論企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用

王紅月

摘要 一直以來，企業(yè)都將生存和發(fā)展的關(guān)注點投放在擴大生產(chǎn)規(guī)模、擴大產(chǎn)品市場等生產(chǎn)銷售領(lǐng)域，卻忽略了隱藏在企業(yè)內(nèi)部的一個經(jīng)濟利益增長點，即企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用。本文首先分析了企業(yè)檔案信息資源對企業(yè)的價值所在，其次對企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用中的現(xiàn)存問題進(jìn)行了分析研究，最后提出了提高企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的途徑。

關(guān)鍵詞 企業(yè) 檔案信息資源 開發(fā)利用

一、企業(yè)檔案信息資源的重要性

1、凝聚企業(yè)文化

企業(yè)的檔案信息資源，記載著企業(yè)從創(chuàng)始之初的弱不禁風(fēng)到成長為參天大樹，記載著企業(yè)所面臨的一個個困境，也記載著企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者一次次正確抉擇幫助企業(yè)渡過難關(guān)的歷程，記載著企業(yè)的堅韌不拔、企業(yè)員工的同心協(xié)力、企業(yè)的不斷創(chuàng)新等等，而這些正是企業(yè)文化的核心內(nèi)容。由此可見，對于一個企業(yè)而言，企業(yè)的檔案信息資源就是這個企業(yè)的“史記”，就是這個企業(yè)的企業(yè)文化的根源所在。

2、積累經(jīng)驗教訓(xùn)

對于一個企業(yè)而言，最重要的不是現(xiàn)有資源，而是在企業(yè)成長過程中所積累的寶貴經(jīng)驗教訓(xùn)，以史為鏡可以知興替，企業(yè)也需要從發(fā)展歷程中不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，從而之后的工作中規(guī)避類似問題的發(fā)生，讓企業(yè)少走彎路，改進(jìn)生產(chǎn)、管理、經(jīng)營和銷售方式。企業(yè)的檔案信息資源，就是將企業(yè)所面臨的一個個問題加以解決所留下來的寶貴經(jīng)驗材料，企業(yè)如果能夠經(jīng)常性的翻閱檔案信息資源，用現(xiàn)有檔案信息資源來指導(dǎo)未來的工作，就能夠減少很多不必要的風(fēng)險。

二、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)存問題

1、檔案管理信息化水平低

從當(dāng)前國內(nèi)企業(yè)當(dāng)信息資源的管理現(xiàn)狀來看，大多數(shù)企業(yè)依然延續(xù)著原始的手工封規(guī)整、封存和保管工作，不能與時俱進(jìn)配備計算機等硬件設(shè)施，也不能配置檔案信息管理系統(tǒng)等軟件設(shè)施，很難實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源管理工作的信息化。而企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用，是需要先進(jìn)的檔案管理模式和管理技術(shù)為基礎(chǔ)的，檔案管理信息化水平低，檔案管理工作質(zhì)量低，無疑增大了企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的工作量和工作難度。

2、重檔案信息資源收集而輕利用

檔案信息的管理不僅僅包括檔案信息資源的封存，同時還包括檔案信息資源的開發(fā)利用，這才是企業(yè)檔案信息資源管理工作的全部。而反觀當(dāng)前國內(nèi)大多數(shù)企業(yè)，大多只注重檔案信息資源的收集、處理、歸檔和保存，但對檔案信息資源的開發(fā)利用則重視不夠，讓寶貴的檔案信息資源成為了裝飾品，失去了其應(yīng)有的價值。

3、檔案信息資源開發(fā)利用人員隊伍缺失問題嚴(yán)重

檔案信息資源管理工作是企業(yè)的一項重要工作，它對工作人員有著嚴(yán)格的要求，需要檔案信息資源管理人員具備較高的政治素質(zhì)、文化素養(yǎng)和保密意識，為了企業(yè)檔案信息資源的安全性，一般而言企業(yè)檔案信息資源管理人員不作調(diào)整。但從國內(nèi)企業(yè)檔案信息資源管理現(xiàn)狀來看，由于崗位工資水平低，崗位工作枯燥乏味，檔案信息資源管理工作人員經(jīng)常性人才流失、人才調(diào)動，這給企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用工作制造了很大阻力。

三、提高企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的途徑

1、加緊企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的信息化建設(shè)

要想做好企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用工作，就必須從規(guī)范好企業(yè)檔案信息歸檔、保存等初期管理工作，必須實現(xiàn)檔案信息資源管理開發(fā)利用的信息化。一方面，企業(yè)應(yīng)為檔案信息管理工作人員配備專門的計算機等硬件設(shè)施；另一方面，企業(yè)應(yīng)與軟件公司、網(wǎng)絡(luò)公司合作，針對企業(yè)特點制作檔案信息資源管理軟件，設(shè)置企業(yè)內(nèi)網(wǎng)，在信息化管理的同時也實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息共享。

2、重視檔案信息資源管理的成果運用

企業(yè)檔案信息資源的重要性主要體現(xiàn)在它對企業(yè)生存和發(fā)展的貢獻(xiàn)上，如果企業(yè)一味的收藏信息資源而不能夠加以充分利用，那就好比是埋在地下的寶藏，雖然貴重但很難實現(xiàn)其價值。所以對于企業(yè)檔案信息資源管理工作而言，不僅僅要注重平時企業(yè)檔案信息的收集、歸檔，同時還要注重檔案信息歸檔后的開發(fā)與利用，養(yǎng)成開展工作先查閱檔案信息資源的良好工作習(xí)慣，少走不必要的彎路。

3、加快企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用人員隊伍建設(shè)

一方面，加強專業(yè)人才的引進(jìn)工作。企業(yè)應(yīng)提高檔案信息資源開發(fā)利用工作人員的薪資待遇，引進(jìn)專業(yè)開發(fā)利用人才，提高工作質(zhì)量。另一方面，加強人才的培訓(xùn)工作。對檔案信息資源開發(fā)利用人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，著力提高其職業(yè)道德，提高其保密素質(zhì)、專業(yè)技能素質(zhì)和政治素質(zhì)等，保證企業(yè)檔案信息資源的安全性。

綜上所述，要做好企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用，就必須走檔案信息開發(fā)利用工作信息化道路，注重成果運用，鍛造高素質(zhì)人才隊伍，確實發(fā)揮檔案信息資源對企業(yè)生存和發(fā)展的巨大推動力。