以“區(qū)塊鏈+電子公文”實現(xiàn)電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理研究

馮群敬

摘要：隨著全球現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，以及全國“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”工作的全面部署推進，越來越多的政務(wù)辦公場景中產(chǎn)生大量電子文件，探索電子文件單套歸檔成為新時代發(fā)展的必然趨勢?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出了電子檔案單套制管理先行先試的相關(guān)要求，即“在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質(zhì)檔案）管理試點”。本文結(jié)合南京市建鄴區(qū)實施的國家單套制試點項目，談?wù)劺脜^(qū)塊鏈技術(shù)實現(xiàn)電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理的實現(xiàn)路徑。

關(guān)鍵詞：區(qū)塊鏈+電子公文;歸檔;管理;

一、何為電子文件單套制歸檔

按照文件生命周期理論，可以廣義地分為兩大階段：形成階段、歸檔階段。

在文件形成階段：文件在生成、處理、流轉(zhuǎn)過程中會出現(xiàn)：純紙質(zhì)流轉(zhuǎn)、純電子流轉(zhuǎn)、紙質(zhì)和電子同步流轉(zhuǎn)、電子流轉(zhuǎn)和簽發(fā)環(huán)節(jié)打印紙質(zhì)領(lǐng)導(dǎo)簽字后再掃描以電子形式進入系統(tǒng)繼續(xù)流轉(zhuǎn)等情形?！败墶敝傅氖俏募纬蓵r有幾種載體，如果只有一種載體（紙質(zhì)或電子）則稱為“單軌”運行，如果有電子和紙質(zhì)兩種載體則稱為“雙軌”運行。

在文件歸檔階段：在文件歸檔時，主要有：只歸檔紙質(zhì)文件、只歸檔電子文件、紙質(zhì)和電子同時歸檔三種情況?！疤住敝傅氖窃谖募w檔時有幾種載體，如果只有一種載體（紙質(zhì)或電子）則稱為“單套”歸檔，如果有電子和紙質(zhì)兩種載體則稱為“雙套”歸檔。歸檔后文件就變成了檔案。

在檔案“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略背景下，目前在文件歸檔時均采用“雙套”歸檔方式：即在歸檔檔案時需要同時歸檔紙質(zhì)和電子兩種載體。

雖然有些地方早已經(jīng)實現(xiàn)在文件形成時的電子載體“單軌”運行，但是在歸檔時專門打印出紙質(zhì)載體與電子載體同步歸檔。此種做法造成資源重復(fù)浪費、增加管理成本、增加檔案管理人員的工作量，人力、物力和財力都造成了極大浪費，有違實現(xiàn)信息化提高工作效率和降低工作成本的初衷。

所謂電子文件單套制歸檔，即文件在形成時以電子形式“單軌”運行，在歸檔時只歸檔電子載體文件不歸檔紙質(zhì)載體文件。

“單套制”的管理模式能極大的節(jié)省空間和資源，可以充分、高效利用人力、物力、財力，也為實現(xiàn)真正的無紙化辦公奠定了基礎(chǔ)，踐行習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想的綠色發(fā)展觀。

2021年1月1日實施的《中華人民共和國檔案法》：“第三十七條 電子檔案應(yīng)當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?！泵鞔_了電子檔案的法律地位，為單套制管理的電子檔案作為憑證使用掃清了法律障礙。

二、區(qū)塊鏈技術(shù)概述

區(qū)塊鏈技術(shù)是利用塊鏈式數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來驗證和存儲數(shù)據(jù)、利用分布式節(jié)點共識算法來生成和更新數(shù)據(jù)、利用密碼學(xué)的方式保證數(shù)據(jù)傳輸和訪問的安全、利用自動化運行的智能合約來編程和操作數(shù)據(jù)的一種全新的分布式基礎(chǔ)架構(gòu)和計算范式。

從區(qū)塊鏈的組織結(jié)構(gòu)和運行原理來看，可以狹義地將區(qū)塊鏈視為一種以區(qū)塊為單位的、按照時間順序前后相連的單向鏈式數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，通過共識機制、密碼學(xué)組件和系統(tǒng)容錯等技術(shù)保證分布式網(wǎng)絡(luò)中節(jié)點共享數(shù)據(jù)的一致性和安全性。從應(yīng)用角度來看，區(qū)塊鏈是一種集成了密碼學(xué)算法、分布式網(wǎng)絡(luò)、共識機制、博弈論等技術(shù)的復(fù)合分布式網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，利用鏈式區(qū)塊結(jié)構(gòu)存儲數(shù)據(jù)，利用共識機制實現(xiàn)數(shù)據(jù)的更新和共享，利用密碼學(xué)技術(shù)保證數(shù)據(jù)的安全性，利用自動化腳本代碼實現(xiàn)可編程性和自治性，利用經(jīng)濟學(xué)激勵機制激發(fā)節(jié)點自主維護系統(tǒng)穩(wěn)定，構(gòu)成了一種全新的、自治的分布式系統(tǒng)。

區(qū)塊鏈具有以下幾個特點：

1、在技術(shù)層面上，區(qū)塊鏈具有“去中心化”、無需信任、透明開放等特征。

2、在數(shù)據(jù)層面上，區(qū)塊鏈能夠通過共識機制保持各節(jié)點數(shù)據(jù)一致，防止數(shù)據(jù)被篡改，并能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)應(yīng)用全過程的記錄和追溯。

3、在業(yè)務(wù)層面上，區(qū)塊鏈能夠自動執(zhí)行智能合約，通過合理設(shè)計優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、創(chuàng)新應(yīng)用模式。

在此基礎(chǔ)上，最終實現(xiàn)區(qū)塊鏈上的數(shù)據(jù)難以纂改、全程可追溯、開放共享等特征，與電子文件單套制歸檔對真實性、完整性、安全性、可用性、全生命周期管理、開發(fā)利用等方面的要求不謀而合。

三、建鄴區(qū)“電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理”建設(shè)實踐

長期以來，職能部門對雙套制的依賴心理主要來自于對電子文件的不了解、不信任以及對電子簽名、電子印章的法律效力存在質(zhì)疑等諸多因素，其中，最大的難點在于由于電子文件信息本身的不穩(wěn)定性、可操作性及信息內(nèi)容與形式之間的可分離性等特性，對如何長期安全地保管電子檔案缺乏行之有效的應(yīng)對辦法及管理經(jīng)驗。

而隨著區(qū)塊鏈技術(shù)的不斷成熟，在公共服務(wù)、金融經(jīng)濟等領(lǐng)域的應(yīng)用不斷深入，人們對區(qū)塊鏈技術(shù)的認識逐漸清晰。在區(qū)塊鏈中，數(shù)字簽名、時間戳、數(shù)字摘要等技術(shù)得以集成運用，采用分布式數(shù)據(jù)存儲方式，每個節(jié)點都保存同樣的數(shù)據(jù)塊并參與數(shù)據(jù)驗證和維護，通過共識機制構(gòu)建了去中心化的信任機制。而且，在區(qū)塊鏈環(huán)境下，電子文件和電子檔案的元數(shù)據(jù)與源文件特征信息均可捆綁封存在區(qū)塊中，實時記錄，在電子文件形成、流轉(zhuǎn)、歸檔、長期保存和利用過程中產(chǎn)生的行為都會留痕，實現(xiàn)電子文件全生命周期的可追蹤、可監(jiān)管，以上特性大大提高了電子文件和電子檔案信息的真實性、完整性、安全性和可用性，有利于實現(xiàn)電子檔案信息的長期保存和利用。

建鄴區(qū)信息中心在前期“全國示范數(shù)字檔案室”和“全國示范數(shù)字檔案館”建設(shè)的基礎(chǔ)上，利用區(qū)塊鏈技術(shù)與協(xié)同辦公系統(tǒng)、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)有機結(jié)合，探索形成電子公文以電子形式歸檔和管理的有效路徑，實現(xiàn)了電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理目標。

1、打造協(xié)同辦公系統(tǒng)單套制環(huán)境

建鄴區(qū)系統(tǒng)辦公系統(tǒng)采用集中建設(shè)模式，區(qū)委區(qū)政府統(tǒng)領(lǐng)，區(qū)委辦區(qū)政府辦負責(zé)業(yè)務(wù)需求，信息中心負責(zé)項目建設(shè)，承擔全區(qū)黨委政府部門和園區(qū)街道的公文和通知的收發(fā)交換業(yè)務(wù)。

電子公文形成辦理階段的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)集中在協(xié)同辦公系統(tǒng)中完成。通常發(fā)文要經(jīng)過擬稿、核稿、簽發(fā)和蓋章等環(huán)節(jié)，形成正本、正本轉(zhuǎn)換件、擬稿紙、定稿文件和痕跡文檔五個組件;而收文要經(jīng)過登記、擬辦、批示、辦理和辦結(jié)等環(huán)節(jié)，形成正本、正本轉(zhuǎn)換件和傳閱單三個組件。為了保證電子公文達到“四性”要求，首先在形成的源頭就要保證元數(shù)據(jù)采集的全面性，電子文件組件的完整性與電子文件的安全性。

為了滿足電子公文單套歸檔的要求，在原有的協(xié)同辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，對電子公文發(fā)文流程和收文流程進行改造，重點加強電子公文生成全過程的“四性”保障，實現(xiàn)元數(shù)據(jù)采集、文件安全檢查、關(guān)鍵元數(shù)據(jù)和文件信息上區(qū)塊鏈存證、與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的接口完善等功能。

2、打造數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)單套制環(huán)境

建鄴區(qū)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)采用集中建設(shè)模式，區(qū)委區(qū)政府統(tǒng)領(lǐng)，區(qū)檔案局（館）負責(zé)業(yè)務(wù)需求，信息中心負責(zé)項目建設(shè)，承擔全區(qū)62家檔案室的檔案整理編目、歸檔、保管利用和移交等業(yè)務(wù)。為了保證電子檔案達到“四性”要求，從電子公文流轉(zhuǎn)至檔案管理系統(tǒng)、整理編目到歸檔再到長期保管、移交的全過程都要保證元數(shù)據(jù)采集的全面性，電子文件組件的完整性與電子文件的安全性。

為了滿足電子檔案單套管理的要求，在原有數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，按照核心業(yè)務(wù)流程“電子公文歸檔管理階段、電子檔案移交接收階段”要求，對與協(xié)同辦公系統(tǒng)的接口進行改造，重點加強電子公文歸檔階段和電子檔案移交接收階段的“四性”檢測，實現(xiàn)關(guān)鍵階段檔案管理數(shù)據(jù)上區(qū)塊鏈存證，以及鏈上鏈下檔案數(shù)據(jù)的比對審計。

將協(xié)同辦公系統(tǒng)與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)對接，利用數(shù)字簽名、電子簽章和區(qū)塊鏈技術(shù)，在文件辦理完畢后即時向檔案室的電子檔案管理系統(tǒng)提交需歸檔的電子文件數(shù)據(jù)。確保在電子文件形成、流轉(zhuǎn)、歸檔、長期保存和利用的整個生命周期中都不會出現(xiàn)非電子形式的文件載體。

3、應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)在電子文件全程管理中保障“四性”

區(qū)塊鏈是分布式數(shù)據(jù)存儲、點對點傳輸、共識機制、智能合約、加密算法等多種計算機技術(shù)融合的新型應(yīng)用模式。在“區(qū)塊鏈+電子文件“的應(yīng)用場景中，通過搭建區(qū)塊鏈底層設(shè)施，緊緊圍繞電子公文生成、歸檔、管理全生命周期嵌入智能合約，自動執(zhí)行電子公文元數(shù)據(jù)及組件的采集、校驗及上鏈動作，加強電子公文和電子檔案“四性”檢測，確保上鏈數(shù)據(jù)真實、完整、安全和可用，為實現(xiàn)單套制管理奠定基礎(chǔ)。

為了更好發(fā)揮區(qū)塊鏈特性，實現(xiàn)電子公文單套歸檔和電子檔案單套管理的目標，建鄴區(qū)在搭建區(qū)塊鏈過程中，著重把握以下三個要點：

一是區(qū)塊鏈類型的選擇。區(qū)塊鏈按準入機制來分，可以分成三種類型：公有鏈、私有鏈和聯(lián)盟鏈。公有鏈公開透明，世界上任何個體或者團體都可以加入公有鏈，在公有鏈發(fā)起交易，合法的交易均能夠獲得該區(qū)塊鏈的有效確認，但共識的效率較低。每個人都可以接入公有鏈，公有鏈的每個節(jié)點都是平等的，去中心化程度最強，比特幣區(qū)塊鏈就是公有鏈的典型代表。私有鏈有點像一個屬于個人或者公司的私有賬本，只對個人企業(yè)內(nèi)部開放，效率會比公有鏈高很多，但過于封閉，去中心化程度最弱。聯(lián)盟鏈半公開，是某個群體或組織內(nèi)部使用的區(qū)塊鏈，需要預(yù)先指定幾個節(jié)點為記賬人，每個區(qū)塊的生成由所有預(yù)選記賬人共同決定。而且聯(lián)盟鏈的數(shù)據(jù)由聯(lián)盟內(nèi)部成員共同維護，只對組織內(nèi)部成員開放，去中心化程度適中。鑒于檔案管理的特殊性，筆者認為，建鄴區(qū)單套制管理使用的區(qū)塊鏈宜采用聯(lián)盟鏈進行建設(shè)。

二是電子文件上鏈方式的確定。一般來說，電子文件上鏈方式具體有兩種：一種是電子文件封裝上鏈，即將電子文件全部組件和電子文件元數(shù)據(jù)以封裝簽名的形式上鏈存儲。其優(yōu)點是安全性高，電子文件各組件及元數(shù)據(jù)全部上鏈，確保了電子文件本身的無法纂改及過程可追溯，適用于電子檔案單套制管理的要求，其缺點是對于存儲空間要求較高;另一種是電子文件組件不上鏈，電子文件組件的哈希值上鏈。即計算出每份電子文件的哈希值，將哈希值傳輸至鏈上，電子文件組件在鏈下可信保存的管理模式。哈希值是每份電子文件的身份證，不同的文件得到的哈希值均不相同。將哈希值存儲于鏈上，鏈下同時多節(jié)點存儲電子文件組件，即使鏈下某份電子文件被篡改，只需將鏈上的與鏈下的哈希值比對，即可判定哪份電子文件為真。該上鏈方式對鏈上存儲的空間要求較小，安全性較前一種略低。建鄴區(qū)經(jīng)過綜合分析，統(tǒng)籌考慮了效率和安全，選擇電子文件哈希值上鏈的方式建設(shè)。

三是電子文件上鏈節(jié)點的選定。為確保電子文件的真實性、完整性、可用性、安全性并結(jié)合“前端控制”理論，區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)從文件的起草、簽發(fā)開始，到文件的整理、歸檔、保存、移交的全過程均進行“四性”保障，電子文件生命周期的各重要節(jié)點都均上鏈存證。首先，在電子公文生成階段，系統(tǒng)應(yīng)按照《DA/T46-2009 文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》的相關(guān)要求實時捕獲元數(shù)據(jù)，并將包含電子文件組件哈希值和元數(shù)據(jù)的信息包上鏈存證，電子文件組件同步存入可信存儲中;其次，在電子公文歸檔階段，應(yīng)將符合《DA/T48-2009 基于XML的電子文件封裝規(guī)范》包含有組件、元數(shù)據(jù)信息的電子檔案封裝包哈希值再次上鏈存證，電子檔案封裝包同步存入可信存儲之中。在電子文件的全生命周期的各個環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)操作行為都應(yīng)上鏈存證，并可通過區(qū)塊鏈對電子文件進行溯源。

四、結(jié)束語

電子文件單套制歸檔及電子檔案單套制管理是時代催生的產(chǎn)物和發(fā)展的必然結(jié)果，建鄴區(qū)在本次試點過程中牢牢守住檔案安全防線，認真研究區(qū)塊鏈技術(shù)，做好電子公文源頭管理、前端控制，完善電子公文在線歸檔管理流程，做好電子檔案“四性”保障，運用先進的信息技術(shù)確保電子檔案的真實可信、長期可用，實現(xiàn)了貫穿電子公文生命周期全過程的“單軌”運行和“單套”管理，是在“無紙化”辦公條件下電子文件在線歸檔的一種創(chuàng)新模式，也是新技術(shù)賦能傳統(tǒng)業(yè)務(wù)的一次突破，具有較強的示范意義。目前，該試點項目得到由國家檔案局、國務(wù)院電子政務(wù)辦公室、國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室組織的驗收專家組的一致好評，并順利通過了電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理試點工作驗收。

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