高職院校固定資產(chǎn)信息化管理探析

（北海職業(yè)學(xué)院 廣西北海536000）

長期以來高職院校固定資產(chǎn)的使用、維修等情況大多是通過手工記錄，耗時費力，且工作效率低，管理不到位，不利于固定資產(chǎn)的合理利用，而且這種管理模式已不適應(yīng)當(dāng)前高職院校固定資產(chǎn)管理的要求，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，固定資產(chǎn)信息化管理提上了日程。

一、固定資產(chǎn)信息化管理及其特點

（一）固定資產(chǎn)信息化管理。固定資產(chǎn)信息化管理就是要依托現(xiàn)代信息技術(shù)通過建立固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)來獲取固定資產(chǎn)全面的信息，從而實現(xiàn)以信息為中心的固定資產(chǎn)管理模式。信息系統(tǒng)應(yīng)詳細(xì)記錄固定資產(chǎn)從申請、審核、批準(zhǔn)、采購、使用、報廢的整個過程的全部信息，在固定資產(chǎn)日常管理中，各部門的管理人員可以通過固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)實現(xiàn)信息鏈接和共享，實時動態(tài)地掌握固定資產(chǎn)情況，并相互配合和監(jiān)督，使資產(chǎn)管理更加科學(xué)、規(guī)范、透明，最大限度地減少賬實不符、固定資產(chǎn)流失、固定資產(chǎn)閑置、固定資產(chǎn)重復(fù)投資的情況。

（二）固定資產(chǎn)信息化管理的特點。（1）信息量大。固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)能反映每一項固定資產(chǎn)（包括已淘汰、報廢的固定資產(chǎn)）的全面信息，且信息的保存時間長，方便使用單位隨時掌握固定資產(chǎn)的詳細(xì)情況，有利于對固定資產(chǎn)的管理。（2）工作效率高。實行固定資產(chǎn)信息化管理除了初建信息系統(tǒng)時需要輸入每一項固定資產(chǎn)的全面詳細(xì)數(shù)據(jù)外，信息系統(tǒng)的日常管理一般只需要輸入少量的固定資產(chǎn)變動數(shù)據(jù)，資產(chǎn)清查時，通過手持與信息系統(tǒng)連接的掃描儀對資產(chǎn)上的標(biāo)簽條碼進(jìn)行掃描，可以及時發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)的變動和流失情況，相對傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)手工管理方法而言，大大提高了工作效率。（3）信息實時化。固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)能實時反映固定資產(chǎn)增減情況，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性，使各部門實時掌握資產(chǎn)動態(tài)情況，強化對資產(chǎn)處置的動態(tài)管理。（4）信息資源共享。固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)往往通過網(wǎng)絡(luò)有效鏈接，通過不同的用戶輸入接口，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的采集和存儲，實現(xiàn)資產(chǎn)信息的共享。各固定資產(chǎn)管理部門通過信息系統(tǒng)可以了解現(xiàn)有固定資產(chǎn)的使用情況和閑置情況，從而更好地調(diào)劑內(nèi)部的固定資產(chǎn)，實現(xiàn)物質(zhì)資源的共享，大大提高了固定資產(chǎn)利用率。（5）管理科學(xué)。固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)具有很多功能模塊，通過功能設(shè)置，建立健全數(shù)據(jù)庫資料，按照“責(zé)任到人”的管理要求，從資產(chǎn)的采購、審核、入庫、調(diào)轉(zhuǎn)、處置到記賬都有明確的責(zé)任人，而且資產(chǎn)的管理人、使用人、存放地點、使用狀況等信息在信息系統(tǒng)中一目了然。一旦資產(chǎn)在某一個環(huán)節(jié)出問題，通過管理系統(tǒng)模塊可以查出管理責(zé)任人，追究其相應(yīng)的責(zé)任?？茖W(xué)的管理，堵住了資產(chǎn)管理漏洞，有效地防止了國有資產(chǎn)的流失。

二、高職院校實行固定資產(chǎn)信息化管理的必要性

（一）高職院校固定資產(chǎn)快速增長的要求。目前，高職院校的固定資產(chǎn)規(guī)?？焖僭黾?，有的高職院校擁有幾億元甚至幾十億元的固定資產(chǎn)，每一項固定資產(chǎn)（包括已報廢的固定資產(chǎn)）的信息都必須記錄，固定資產(chǎn)卡片很多，且隨著固定資產(chǎn)折舊制度的引入，固定資產(chǎn)核算工作大大增加，用手工記錄的方式十分耗時且容易出錯，已不能滿足快速增長的固定資產(chǎn)管理的要求，建立固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)既能快速完成記錄和計算工作，也提高了核算的準(zhǔn)確性。

（二）高職院校實現(xiàn)固定資產(chǎn)信息資源共享的要求。目前，高職院校的固定資產(chǎn)管理存在各自為政，信息相對封閉，各使用單位信息不對稱，對存量資產(chǎn)的情況掌握不足的情況，不利于資產(chǎn)合理利用。建立固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)能很好地解決這些問題，實現(xiàn)資源共享。

（三）高職院校實現(xiàn)固定資產(chǎn)的科學(xué)管理的要求。目前，高職院校的固定資產(chǎn)一般是由財務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一價值核算，固定資產(chǎn)實物則由資產(chǎn)管理處和具體使用部門負(fù)責(zé)管理，管理責(zé)任不夠明晰，沒有責(zé)任到人，一旦遇到管理中的問題，部門之間容易產(chǎn)生互相推諉、推卸責(zé)任的情況。而運用固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)能明確固定資產(chǎn)管理責(zé)任，操作方便，具有很強的透明性。

三、高職院校固定資產(chǎn)信息化管理的有效實施途徑

（一）建立健全固定資產(chǎn)管理制度。健全的固定資產(chǎn)管理制度是固定資產(chǎn)信息化管理工作有效開展的必要保證。高職院校應(yīng)完善固定資產(chǎn)的各項規(guī)章管理制度，建立健全固定資產(chǎn)管理崗位責(zé)任制和內(nèi)部審計制度，確保信息化管理工作順利開展。

（二）選擇適合本校實際的信息管理軟件。每所高職院校固定資產(chǎn)管理都有自身的特點，不能使用完全相同的信息管理系統(tǒng)，因此，高職院校應(yīng)與軟件公司合作，在了解本校固定資產(chǎn)管理要求的基礎(chǔ)上，吸收先進(jìn)的管理理念，綜合運用各種現(xiàn)代化的信息技術(shù)與手段，開發(fā)出一套適合本校情況的開放性強、透明度高、滿足學(xué)校信息化管理的需要可行的信息化管理系統(tǒng)。

（三）做好固定資產(chǎn)信息化管理的基礎(chǔ)工作。（1）做好固定資產(chǎn)條形碼的編制工作。高職院校的固定資產(chǎn)很多，要將眾多的固定資產(chǎn)信息錄入系統(tǒng)，就必須給固定資產(chǎn)合理分類編碼，高職院校應(yīng)該按照會計準(zhǔn)則規(guī)定的固定資產(chǎn)分類標(biāo)準(zhǔn)和條形碼的編碼規(guī)則，對固定資產(chǎn)進(jìn)行編碼。同時在信息系統(tǒng)上設(shè)置自動編碼程序，即使管理人員變動、新增固定資產(chǎn)也不會出現(xiàn)編碼混亂或錯誤的問題。（2）建立健全固定資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)庫。首先，進(jìn)行固定資產(chǎn)的全面清查工作，反復(fù)核對存量固定資產(chǎn)的實物名稱、數(shù)量、金額、保管人、存放地點、使用人和使用狀態(tài)，并做到賬實相符，根據(jù)清查結(jié)果建立固定資產(chǎn)全面的基礎(chǔ)性信息檔案。并在此基礎(chǔ)上，將所有固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)按使用部門進(jìn)行錄入，并根據(jù)前期制定的條形碼編制方法編制出一一對應(yīng)的條形碼，將條形碼貼到對應(yīng)的固定資產(chǎn)實物上。（3）做好資產(chǎn)軟件的安全設(shè)置和權(quán)限設(shè)置。首先，設(shè)置各種安全管理手段，如設(shè)置登錄密碼，對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密等。其次，將用戶劃分為不同等級，確定不同等級用戶對系統(tǒng)使用權(quán)限，確定不同用戶各自應(yīng)履行的職責(zé)，根據(jù)不同權(quán)限確定不同的操作方法。再次，做好備份和審核工作，由資產(chǎn)管理部門及時錄入系統(tǒng)并生成 “驗收單”，然后按次序進(jìn)入財務(wù)、使用部門后，再回到資產(chǎn)管理部門。

（四）加強管理人員的信息管理業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。目前，高職院校大多固定資產(chǎn)管理人員缺乏基本的信息化管理的專業(yè)知識，這直接影響資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)軟件的有效運行，制約了固定資產(chǎn)信息化管理水平的進(jìn)一步提高。因此高職院校應(yīng)重視對管理人員的信息管理業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，加強各高校之間資產(chǎn)信息管理工作的交流與溝通，提高管理人員業(yè)務(wù)能力。