關(guān)于基層計生檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

馮梅

摘 要：我國自改革開放以來的幾十年里，經(jīng)歷了從人口的高增長時期逐漸過度到人口的自然和諧增長的階段，直至今天，人口依然呈平穩(wěn)增長的狀態(tài)，使得環(huán)境與人口的增長能夠維持在較為和諧的關(guān)系上。這主要得意于計劃生育政策下的基層計生檔案管理工作的不斷完善。雖然目前的計生檔案管理已經(jīng)得到了逐步的完善，但是仍存在著大量問題，需要有關(guān)部門進(jìn)行反思，并及時解決。

關(guān)鍵詞：基層；計生檔案管理；思考

近幾十年里，我國一直致力于緊抓計劃生育的政策，近幾年來，計劃生育政策在我國產(chǎn)生了很明顯的效果，因而在對人口的控制上也對政策進(jìn)行了修改。但是在當(dāng)前，計劃生育所面臨的新的問題也影響了計生工作的發(fā)展?；鶎佑嬌鷻n案管理工作是我國計生工作中的一個重要的方面，但是在這一重要的方面中存在著很多尖銳的問題。國家應(yīng)當(dāng)加大基礎(chǔ)設(shè)施的投資，正視在計生工作中的問題，設(shè)計出最優(yōu)的解決方案。

1 基層計生檔案管理工作中存在的問題

1.1 計生管理工作人員分工不當(dāng)

目前，我國并沒有建立一支形成良好體系的計生檔案管理隊伍。由于工作人員稂莠不齊，計生管理內(nèi)部也比較混亂。由于計生檔案管理工作的內(nèi)容龐雜，勞動量比較大，很多人都不愿意從事這方面的工作。所以專業(yè)工作者所占的比例相對較少，很多都是非專業(yè)人員，這就降低了管理工作的專業(yè)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。再者就是管理工作人員分工不合理，存在很多管理部門人員不夠，管理薄弱，或者一人多職的情況。一個人身兼數(shù)職，這就使得很多方面顧及不到，然而一些部門人手又過多，導(dǎo)致了勞動力的浪費(fèi)。

1.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是計生管理工作中的基礎(chǔ)和保障，如果沒有良好的基礎(chǔ)設(shè)施，那么計生管理也是不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，很容易出現(xiàn)問題。我國現(xiàn)階段就存在著這樣的問題，政府對基層計生檔案管理中的投入不足，使得在對基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)方面比較簡陋。檔案室的條件簡陋，用具陳舊落后，安全設(shè)施方面也無法做到位，導(dǎo)致檔案無法很好的保管起來，甚至?xí)箶?shù)據(jù)丟失。

1.3 高層管理者不夠重視

計生工作的高層管理者對基層計生檔案管理工作這一分支重視程度不夠，管理者不能提高自身的重視程度，其表現(xiàn)就是在人力、財力、物力等方面的投入不夠，人力以及資金無法得到滿足，自然無法完善對計生檔案的管理。同樣，管理者的態(tài)度也在很大程度上決定了職工的心理和態(tài)度。管理者態(tài)度隨意，員工也無法提高自己的重視程度，這就使得計生檔案管理工作在自上而下都是十分松散的，不能形成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)捏w系。

1.4 對檔案的保存不完善

檔案有著數(shù)量巨大且不易保存的特點(diǎn)，再加之檔案保存室條件差，環(huán)境惡劣，使得檔案更難被保存好。我國的很多工作室通風(fēng)條件差，室內(nèi)較潮濕，紙質(zhì)檔案容易受潮腐化。更有甚者，保險箱中還存有蛀蟲，使檔案遭受蟲蛀。

1.5 檔案收集整理方面不到位

由于很多檔案整理的工作人員專業(yè)性不強(qiáng)，導(dǎo)致了在檔案收集整理方面存在著很大的疏漏。很多人的在檔案的專業(yè)知識方面薄弱，不能很好地分辨出檔案，使很多檔案無法被錄入，導(dǎo)致檔案的流失。還有一些音頻視頻等文件，錄完之后沒有及時歸檔，造成了檔案的遺失。再就是在人員調(diào)動的時候，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一整理移交檔案，在此過程中又會發(fā)生檔案的丟失。

1.6 沒有得到制度保障

我國缺乏在基層計生檔案管理方面的法律制度，沒有得到法律制度的保障，就無法規(guī)范高層領(lǐng)導(dǎo)以及工作者的行為，失去了行為準(zhǔn)則的工作，是很難讓工作者更加細(xì)心地去完成一項任務(wù)的。領(lǐng)導(dǎo)者在態(tài)度上會松懈，進(jìn)而導(dǎo)致在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上不按照章程來，馬馬虎虎，使得檔案在保存上面臨著風(fēng)險。缺乏制度保障的工作任務(wù)就像風(fēng)中的柳絮一樣，沒有了依托。

2 解決方案

2.1 對計生管理工作的人員進(jìn)行合理分工

合理的分工是一個部門的工作能夠比較順利的進(jìn)行的前提之一。管理者必須綜合工作者的各方面，優(yōu)缺點(diǎn)以及能力傾向等，還分配他們的工作部門，使得每一位工作人員都能最大限度地發(fā)揮出自己的優(yōu)勢，也能實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)的最優(yōu)化。同樣，對工作人員的合理分工，既不會造成勞動力的浪費(fèi)，也不會使有些部門疏于管理，這樣能夠同樣兼顧好計生檔案管理工作中的各個方面，使這個系統(tǒng)能夠更順利地完成任務(wù)。同時，還應(yīng)當(dāng)啟用高素質(zhì)的專業(yè)型人才，拒絕使用兼職人員，建立一直專業(yè)、高素質(zhì)、高水平的計生管理工作者。

2.2 加大對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入

有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加大對計生檔案管理工作方面的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入。使得計生工作部門有充足的資金來建設(shè)檔案室等。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)合理地分配好資金，更好地發(fā)揮資金的作用。將每一筆錢都花的有效果。要定期對檔案室進(jìn)行必要的檢查維修的工作，建設(shè)好合格規(guī)范的檔案室。同時，還要做好對檔案室的通風(fēng)、除蟲、防潮等任務(wù)，以確保檔案的安全。必要時應(yīng)當(dāng)購置相關(guān)的設(shè)備，對檔案進(jìn)行備份，不至于丟失檔案。

2.3 提高高層管理者的重視程度

管理者的態(tài)度對一個部門的運(yùn)行來說十分關(guān)鍵。必須要提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。應(yīng)當(dāng)對領(lǐng)導(dǎo)組織定期的學(xué)習(xí)任務(wù)，對領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行考核，讓他們深刻理解檔案的重要性。要聯(lián)系相關(guān)的部門，經(jīng)常開展對檔案的宣傳活動，來提高高層管理者的重視程度。

2.4 完善檔案的保存方式

檔案的保存是基層計生檔案管理工作中的重中之重，既然是檔案管理工作，那么對于檔案的保存來說就尤為重要。檔案的保存做不到位，使得檔案丟失，那么一切都工作，包括檔案的收集整理等都將失去意義?？梢姡欢ㄒＷC好檔案的完好。那么，就要對檔案的保存方式進(jìn)行完善。首先就是保證好建立合理嚴(yán)密的檔案室，檔案室要做到通風(fēng)、防潮、防蟲、防火等，還要保證檔案室的整潔，不能堆放雜物。同時，不僅要保存好紙質(zhì)的檔案，還要將各類數(shù)據(jù)在計算機(jī)中進(jìn)行備份，不致使檔案徹底丟失。提升檔案保存的專業(yè)化水平，普及信息化，增加掃描儀、監(jiān)控器等必要的電子設(shè)備。

2.5 強(qiáng)化對檔案的收集整理

在對檔案的收集整理中，并不是一個工作人員就能完成這項任務(wù)的，對檔案的收集整理往往是很多部門很多的工作人員共同完成的，以保證檔案收集整理的細(xì)致和準(zhǔn)確性，能夠使檔案更好的保存，在查閱檔案時也更加方便快捷，同時也不至于使檔案丟失，檔案能夠得到更好的保存。

2.6 完善檔案管理制度

我國是一個依法治國的國家，要在法律上就提出相應(yīng)的制度，使檔案管理方面得到制度的保障。有了檔案管理制度，就能更好的提高管理者的重視程度，能夠更好的約束員工的行為。法律的效用是巨大的，一旦樹立起對檔案的法律意識，就是形成對檔案的維護(hù)的強(qiáng)烈愿望，使檔案管理真正的做到有法可依。

3 結(jié)語

在基層計生檔案管理工作上，我國還有很多方面需要完善。其中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是基層計生檔案管理中的重頭戲，搞好基礎(chǔ)建設(shè)，計生檔案管理就有了保障。其次，要糾正領(lǐng)導(dǎo)者的態(tài)度，使領(lǐng)導(dǎo)者扮演好“領(lǐng)頭羊”的角色。再次，要對工作人員進(jìn)行合理的分工，使得每個工作者都能各司其職。最后，抓好對檔案的保存、收集和整理工作。這樣，我國的基層計生檔案管理工作就能更進(jìn)一步。

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