高校檔案利用障礙及對(duì)策分析

馬安娜

摘 要：當(dāng)前高校檔案的開發(fā)利用程度較低，但其社會(huì)需求越來越多，如何開發(fā)高校檔案資源并合理利用，是當(dāng)前高校檔案工作者面臨的重要問題。本文分析了當(dāng)前國(guó)內(nèi)高校檔案管理工作中檔案利用存在的障礙，并分析了原因，提出了相應(yīng)的對(duì)策，希望對(duì)國(guó)內(nèi)高校的檔案利用提供一定的借鑒。

關(guān)鍵詞：高校；檔案利用；利用障礙

檔案作為記錄重要信息的載體，在我國(guó)的管理制度中具有重要意義。而高校檔案記錄了學(xué)校在招生、教學(xué)、后勤服務(wù)等工作中的重要信息，還記錄了科研、教學(xué)等重要的科技文化成果，是極其重要的資源。隨著高校工作公開化進(jìn)程的加快，各種信息資源的共享成為當(dāng)今社會(huì)的需求，因此檔案的合理、合法、方便的使用，能夠?yàn)樯鐣?huì)提供優(yōu)質(zhì)資源，更好的實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。高校檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的整理、歸檔和傳播，在保管檔案的同時(shí)將檔案信息提供給用戶使用，在信息化的今天，各高?；緦?shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理。但受到多種因素影響，高校檔案的利用率偏低，很難發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。因此，高校檔案管理人員如何在管理檔案的同時(shí)，更好的解決檔案利用的問題，提高利用效率，是當(dāng)前引起普遍關(guān)注的問題。本文從分析當(dāng)前高校檔案開發(fā)利用中存在的障礙入手，分析現(xiàn)狀并提出相應(yīng)的對(duì)策。

1 當(dāng)前國(guó)內(nèi)高校檔案利用現(xiàn)狀

1.1 我校檔案利用的現(xiàn)狀

根據(jù)我校的《檔案室基本數(shù)據(jù)年報(bào)》報(bào)表統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，近5年檔案年平均利用人次在600左右，且近幾年呈現(xiàn)逐年增加的趨勢(shì)。在應(yīng)用目的上，檔案主要用于工作查考和學(xué)術(shù)研究，這一部分的比例持續(xù)增加并保持穩(wěn)定發(fā)展勢(shì)頭，可見檔案的地位和價(jià)值。但在具體應(yīng)用中，以辦理學(xué)歷認(rèn)證、學(xué)籍證明等常規(guī)利用偏多，無法展現(xiàn)檔案的社會(huì)及經(jīng)濟(jì)價(jià)值[1]。與此同時(shí)，檔案的利用率與館藏總量相比偏低，這一問題隨著信息化建設(shè)的開展、檔案檢索水平的不斷提高有望解決。

1.2 當(dāng)前國(guó)內(nèi)高校檔案利用存在的問題

當(dāng)前國(guó)內(nèi)高校檔案利用往往存在無檔可用及有檔難用的問題。一方面，很多學(xué)校的檔案管理較為分散，檔案質(zhì)量良莠不齊，檔案室只負(fù)責(zé)保存而不監(jiān)管檔案收集質(zhì)量，對(duì)檔案的歸集缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，因此當(dāng)真正利用檔案資源時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量及質(zhì)量都無法滿足應(yīng)用[2]。另一方面，檔案的借閱查詢受到傳統(tǒng)保密觀念的影響和法律法規(guī)的限制，其開放利用受到影響。近幾年逐步公開化，但很多檔案是否能夠被查詢利用還不確定，這也導(dǎo)致了檔案的利用率偏低。而檔案管理者的素質(zhì)高低也直接決定了檔案的使用效率，很多檔案的檢索字段設(shè)置不合理，導(dǎo)致檔案利用者無法準(zhǔn)確檢索并利用。

2 高校檔案存在利用障礙的原因

2.1 管理體制

高校檔案管理體制以管理為主，缺乏必要的服務(wù)意識(shí)，服務(wù)方式落后。首先，檔案整理過程中，早起檔案以立卷方法整理，不易丟失，但同時(shí)無法正確反映卷內(nèi)文件，導(dǎo)致檔案利用時(shí)不能便捷、高效的查詢。在后期的卷改件過程中得到一定解決，但前期的部分檔案質(zhì)量也制約了卷改件的成功性。另外，高校的檔案管理相對(duì)被動(dòng)、孤立、封閉，用戶主要面向?qū)W校內(nèi)部機(jī)構(gòu)，對(duì)開發(fā)新用戶的重視程度低，重保管輕利用的思想嚴(yán)重，檔案資源的共享度低，都制約了高校檔案的利用。

2.2 思想觀念

檔案管理屬于學(xué)校的一項(xiàng)基礎(chǔ)服務(wù)性工作，不能帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)檔案管理工作重視程度普遍不夠，受到重保管輕利用的思想影響[3]，對(duì)檔案收集的范圍和整理比較重視，但忽略收集的質(zhì)量和檔案的利用價(jià)值。并且由于檔案的保密性，大多數(shù)管理人員怕資料泄露對(duì)自身帶來不利影響，因此寧可將檔案束之高閣也拒絕開放使用，使得檔案的可利用率不高。

2.3 人員素質(zhì)

高校檔案管理崗位對(duì)在崗人員素質(zhì)要求普遍不高，多數(shù)人員沒有編制，崗位流動(dòng)性大，因此專業(yè)技能欠缺，知識(shí)面不夠，工作的積極主動(dòng)性也不夠，在當(dāng)前檔案工作網(wǎng)絡(luò)化、信息化、多元化的大形勢(shì)下，很難適應(yīng)當(dāng)前工作。而多數(shù)高校并未在檔案管理人員素質(zhì)上給予足夠的重視，因此影響了檔案管理和利用質(zhì)量。

3 解決高校檔案利用障礙的對(duì)策

3.1 改變觀念，給予重視

高校應(yīng)從領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)檔案管理和檔案利用工作給予充分的重視和關(guān)注，改變過去的傳統(tǒng)觀念，將開發(fā)檔案的利用價(jià)值作為檔案管理工作的重點(diǎn)。從體制上改變檔案搜集管理的方式，做到檔案的統(tǒng)一搜集和集中管理，由專業(yè)的檔案管理人員來統(tǒng)一檔案管理思路，規(guī)范檔案收集標(biāo)準(zhǔn)，真正做到檔案有利用價(jià)值，以此保障有檔可查。另外，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，兼顧政治素質(zhì)、職業(yè)道德和專業(yè)技能，并定期對(duì)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，提高管理人員對(duì)檔案的開發(fā)利用能力。

3.2 加強(qiáng)信息化建設(shè)

對(duì)檔案進(jìn)行信息化、數(shù)字化處理，能夠解決因記錄載體產(chǎn)生的利用障礙，也可通過網(wǎng)絡(luò)互連解決資源共享的問題，因此加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)是解決檔案利用障礙的關(guān)鍵。采用電話、傳真、電郵等方式提供檔案利用服務(wù)，突破檔案利用的時(shí)間和空間限制，各個(gè)學(xué)校建立自己的檔案資源庫(kù)，并且與其他學(xué)校合作開發(fā)共享資源庫(kù)，加強(qiáng)高校合作，可以有效整合資源，為檔案利用者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.3 檔案開發(fā)利用的宣傳工作

大多數(shù)高校的檔案利用處于封閉狀態(tài)，連本校的教職員工對(duì)檔案都不能全面的了解和有效的使用。因此，高校應(yīng)重視宣傳工作，通過宣傳手冊(cè)、宣傳講座等形式[4]，將自己的檔案資源向全社會(huì)公開，吸引更多的需求者，擴(kuò)大檔案利用者的數(shù)量，提升檔案利用價(jià)值。

4 結(jié)論

檔案管理的職能正在由管理向著服務(wù)型轉(zhuǎn)變，在當(dāng)前新形勢(shì)下，如何通過對(duì)檔案的有效管理，解決檔案利用障礙，最大程度的發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，助力社會(huì)發(fā)展，是檔案管理工作者應(yīng)重點(diǎn)思考的問題。我們需要深刻剖析當(dāng)前檔案利用率偏低的原因，并從體制、觀念、人員、方法等多方面入手，積極探索，深化改革，促進(jìn)檔案利用的發(fā)展，為國(guó)家區(qū)域發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1] 邰秀春.高校檔案開發(fā)利用中的問題與對(duì)策分析[J].中國(guó)科教創(chuàng)新導(dǎo)刊，2013（5）：200-201.

[2] 李春梅.高校檔案利用情況調(diào)查及對(duì)策分析[J].蘭臺(tái)世界，2013（9）：45-47.

[3] 朱力.高校檔案利用情況調(diào)查及對(duì)策分析[J].淮北師范大學(xué)學(xué)報(bào)，2013（4）：182-184.

[4] 劉社文.高校檔案利用障礙及對(duì)策分析[J].云南檔案，2012（9）：50-52.