基于MARC的高校圖書館受贈文獻(xiàn)組織管理創(chuàng)新

丁娜

摘 要：接受文獻(xiàn)捐贈是現(xiàn)代高校圖書館文獻(xiàn)采訪的重要輔助方式之一，對收集珍貴文獻(xiàn)、補(bǔ)充館藏資源、節(jié)約購置經(jīng)費(fèi)有著特殊的優(yōu)勢。目前國內(nèi)高校圖書館對受贈文獻(xiàn)的處理過于簡單，受贈文獻(xiàn)自身的內(nèi)容價值和捐贈者身份的研究價值均沒有得到充分體現(xiàn)。該文從MARC記錄的編制入手，探索準(zhǔn)確、詳盡、規(guī)范揭示受贈文獻(xiàn)特性和價值的辦法，以期能利用技術(shù)手段使受贈文獻(xiàn)物盡其用，便于檢索和統(tǒng)計(jì)，擴(kuò)大宣傳鼓勵捐贈。

關(guān)鍵詞：高校圖書館 受贈文獻(xiàn) MARC 機(jī)讀目錄格式

中圖分類號：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）12（a）-0197-02

2015年12月31日，教育部印發(fā)了新的《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》。明確提出“高等學(xué)校應(yīng)鼓勵社會組織和個人依法積極向圖書館進(jìn)行捐贈和資助”，圖書館在文獻(xiàn)信息資源建設(shè)中要“尋訪和接受社會捐贈”。

目前國內(nèi)高校圖書館對受贈文獻(xiàn)的處理過于簡單，有的甚至還停留在手工階段，不能達(dá)到完全揭示和積極宣傳鼓勵的作用。MARC（全稱：Machine-Readable Cataloging，機(jī)器可讀目錄，簡稱：機(jī)讀目錄），是描述文獻(xiàn)著錄項(xiàng)目的國際標(biāo)準(zhǔn)格式。圖書館利用它可以將文獻(xiàn)內(nèi)容經(jīng)過計(jì)算機(jī)處理，以代碼形式在一定載體上形成目錄，從而實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源的計(jì)算機(jī)檢索和資源的共享和傳輸。筆者在實(shí)際工作中，利用圖書館MARC編制過程中的創(chuàng)新和實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)了受贈文獻(xiàn)特征的最大化揭示、受贈文獻(xiàn)自身價值的體現(xiàn)發(fā)揮和對捐贈者以及捐贈行為的鼓勵、宣傳和吸引。

1 受贈文獻(xiàn)的價值

接受文獻(xiàn)捐贈是現(xiàn)代高校圖書館文獻(xiàn)采訪的重要輔助方式之一，對收集珍貴文獻(xiàn)、補(bǔ)充館藏資源、節(jié)約購置經(jīng)費(fèi)有著特殊的優(yōu)勢。

高校圖書館接受的贈送文獻(xiàn)一般以圖書居多，主要有個人贈書、團(tuán)體贈書兩大類。個人贈書包括個人作品捐贈、個人藏書捐贈、個人資助的文獻(xiàn)捐贈等；團(tuán)體贈書包括出版社樣書捐贈、基金會組織的外文原版書捐贈、社會團(tuán)體的文獻(xiàn)捐贈以及呈繳性質(zhì)的文獻(xiàn)捐贈等。受贈文獻(xiàn)來源的特殊性，決定了其具有不同的價值。

1.1 文獻(xiàn)資源本身的價值

在高校圖書館的受贈文獻(xiàn)中，有許多是通過正常訂購渠道購買買不到的、或者未正式出版的文獻(xiàn)，甚至有的是已絕版資料、未公開發(fā)行的資料和私人的特別收藏等，具有較高的學(xué)術(shù)價值和經(jīng)濟(jì)價值。此外，受贈文獻(xiàn)的出版形式也逐漸多種多樣，有圖書、期刊、報(bào)紙、光盤等，也有專著、內(nèi)部資料、手冊、手稿等，這在很大程度上擴(kuò)充了圖書館館藏的品種，拓展了特色館藏資源的類型。

1.2 捐贈者身份的研究價值

在高校圖書館的受贈文獻(xiàn)中，捐贈者的身份具有一定的研究價值。比如許多專家學(xué)者的個人藏書捐贈給圖書館，其中有針對自己所從事的專業(yè)而購買的研究資料，也有自己的專業(yè)研究的著作、手稿、研究草稿等，這些贈書不但珍貴而且反映了某個學(xué)科發(fā)展的歷程和未來方向，不但能夠豐富特色館藏，還能提升圖書館知名度，擴(kuò)大社會影響力。

2 目前常規(guī)處理方法及問題

2.1 常規(guī)辦法

很多高校圖書館對贈書的管理工作越來越重視，比如中山大學(xué)圖書館，不但建立了相關(guān)的贈書管理制度，還配備專門人員負(fù)責(zé)贈書工作，有的甚至還設(shè)立了贈書閱覽室或贈書專架來展示和收藏贈書。

但對捐贈文獻(xiàn)的組織加工和揭示上，許多高校圖書館處理的比較簡單。常見辦法一是把捐贈文獻(xiàn)等同購買的普通圖書，一起編目加工入庫；二是在捐贈文獻(xiàn)的題名頁或版權(quán)頁加蓋“捐贈”圖章，在書目信息數(shù)據(jù)庫中不做任何描述；三是在機(jī)讀目錄的某個字段進(jìn)行簡單的著錄，一般著錄為：010##$aISBN $d價格（贈送），表明為受贈書即可。

2.2 存在的問題

無法準(zhǔn)確揭示受贈文獻(xiàn)的特性。受贈文獻(xiàn)不同于一般的普通圖書，文獻(xiàn)來源的不同必須區(qū)分開來。而在圖書館的編目過程中，如果受贈文獻(xiàn)屬于復(fù)本，與正常購買方式的文獻(xiàn)在同一記錄中著錄，就不容易揭示受贈文獻(xiàn)單冊的具體性質(zhì)。

無法充分揭示捐贈者的身份特征。在MARC的編制中，沒有具體的字段來反映捐贈者信息，那么就無法體現(xiàn)文獻(xiàn)捐贈者的身份價值，也不能體現(xiàn)對捐贈者的尊重和激勵。

無法進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索，不便進(jìn)行宣傳。如果對受贈文獻(xiàn)和捐贈者沒有進(jìn)行相應(yīng)檢索點(diǎn)的設(shè)置，目錄和統(tǒng)計(jì)等信息無法提取，致使很多圖書館還在手工處理，也不能讓讀者通過OPAC迅速檢索到捐贈者、捐贈內(nèi)容以及典藏地點(diǎn)等信息，圖書館也沒有發(fā)揮宣傳捐贈者、弘揚(yáng)文化的作用，不能將捐贈者的共享知識的心愿傳遞給渴求知識的讀者，沒有真正物盡其用。

3 基于Marc的受贈文獻(xiàn)信息組織實(shí)踐

3.1 自定義字段定義實(shí)踐

對受贈文獻(xiàn)進(jìn)行編目，既要遵循編目規(guī)則的要求，又要遵循機(jī)讀目錄格式的原則，必須符合規(guī)范，不能隨意著錄或者添加信息。

考慮到受贈文獻(xiàn)來源的特殊性，考慮到捐贈者身份的價值性，再考慮到受贈文獻(xiàn)是新增還是館藏復(fù)本增加的多樣性，除了按照MARC的數(shù)據(jù)規(guī)范要求，對受贈文獻(xiàn)的外部形態(tài)、出版發(fā)行、內(nèi)容、收藏等信息進(jìn)行準(zhǔn)確著錄以外，筆者所在的北京交通大學(xué)圖書館新增了一個自定義字段909，專門用于受贈文獻(xiàn)相關(guān)信息的著錄，并對捐贈者身份進(jìn)行區(qū)分。

具體定義為：捐贈信息909字段，本字段選擇使用，可重復(fù)。

909##$a該館代碼。

$b登錄號（注：所捐文獻(xiàn)的登錄號）。

$g校友姓名（注：捐贈者身份屬于校友的著錄該子字段）。

$c職稱、職務(wù)、學(xué)銜。

$f生卒年。

$p校友任職機(jī)構(gòu)/地址。

$4贈（注：非贈予者不用此字段）。

$h普通捐贈者姓名。

$i國外捐贈者姓名。

$l復(fù)本數(shù)（注：該捐贈者捐贈的文獻(xiàn)總數(shù)）。

$t捐贈時間。

$w校友文庫號（注：捐贈者身份屬于校友的編號）。

3.2 基于Marc的受贈文獻(xiàn)著錄實(shí)踐效果

用一個字段集中解決所有受贈文獻(xiàn)的信息揭示問題，簡單明了，區(qū)分受贈文獻(xiàn)和其他來源文獻(xiàn)，并不受文獻(xiàn)語種的限制。

設(shè)置檢索點(diǎn)，便于讀者通過聯(lián)機(jī)公共檢索目錄（OPAC）檢索到相應(yīng)信息。

進(jìn)行分類分級管理，對校友的捐贈集中擺放收藏，并在此基礎(chǔ)上抽取相關(guān)字段建立了校友文庫，作為該校特色資源庫長期建設(shè)。

方便統(tǒng)計(jì)和宣傳?？梢愿鶕?jù)捐贈時間進(jìn)行年度匯總總結(jié)，可以根據(jù)捐贈者身份進(jìn)行統(tǒng)計(jì)宣傳。

總之，高校圖書館應(yīng)大膽創(chuàng)新，做好受贈文獻(xiàn)的組織管理工作，使受贈文獻(xiàn)在學(xué)校的人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和學(xué)科建設(shè)中發(fā)揮應(yīng)有的作用，吸引更多的愛心捐贈者為學(xué)校的文獻(xiàn)信息資源建設(shè)添磚加瓦。

參考文獻(xiàn)

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