做好檔案保管利用和開放過程中的保密工作

劉婷婷

摘 要：保守檔案秘密是檔案管理人員的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的基本義務(wù)，應(yīng)將庫房作為檔案保密的重點(diǎn)，不斷提高管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)絕密檔案的日常管理，做好檔案保管過程中的保密工作；要加強(qiáng)制度、隊(duì)伍建設(shè)和監(jiān)督措施，做好檔案利用過程中的保密工作；要做好檔案審查、解密工作，向個人開放部分人事檔案信息，做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作。只有這樣才能切實(shí)完善工作職能，充分合理保管、利用和開放檔案信息資源，盡可能地發(fā)揮其社會價值，為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案管理 檔案保管 檔案利用 檔案開放 保密

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）12（a）-0185-02

檔案是一種重要的社會信息資源，具有原始真實(shí)憑證、權(quán)威性和“今世賴以知古、后世賴以知今”的社會價值。要做到檔案信息資源共享，重視保管和保護(hù)檔案載體以及開發(fā)和利用檔案信息工作，檔案信息資源在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中的作用無法用其他信息資源來替代。保守檔案秘密是檔案管理人員的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的基本義務(wù)，只有這樣才能切實(shí)完善工作職能，充分合理保管、利用和開放檔案信息資源，盡可能地發(fā)揮其社會價值，為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 檔案保管過程中的保密工作

1.1 庫房管理是檔案保密的重點(diǎn)

應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和基本要求單獨(dú)興建檔案庫房。有的單位在辦公樓內(nèi)設(shè)立檔案庫房是無可厚非的，但應(yīng)保證庫房選擇的科學(xué)性和合理性。從檔案保密的角度來看，最底層辦公室不應(yīng)作為檔案庫房，為防盜竊應(yīng)專門加固庫房門窗；應(yīng)將檔案庫房與辦公室和閱覽室等房間盡量分開。應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理檔案庫房，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和單位實(shí)際制定嚴(yán)格的庫房管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行，除管理人員外一律禁止其他人員入內(nèi)。科學(xué)管理檔案庫房是做好檔案保密、保證檔案安全的基礎(chǔ)和重點(diǎn)。

1.2 提高管理人員的整體素質(zhì)

一般來說，具有相當(dāng)權(quán)限的檔案管理人員具有早知密、多知密和深致密的特點(diǎn)，地位和身份較為特殊，不同于一般管理人員，負(fù)有保守黨和國家秘密的重大責(zé)任?？梢姍n案管理人員素質(zhì)是做好檔案保密工作，保證工作質(zhì)量的關(guān)鍵所在。絕密檔案管理人員必須樹立強(qiáng)烈的保密意識以及不折不扣的責(zé)任心和事業(yè)心，繃緊神經(jīng)，工作作風(fēng)和工作態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)，以強(qiáng)有力的措施嚴(yán)格禁止泄露儲存在頭腦中的無形秘密。

檔案管理人員可能接觸并閱讀密級檔案資料，相關(guān)人員在參加社會活動時可將這些秘密資料帶到各種不同的場所，在與不同的人進(jìn)行溝通交流時，會在悄無聲息中泄露相關(guān)秘密。可見，不管在何種場所與和人進(jìn)行溝通交流，檔案管理人員均應(yīng)遵紀(jì)守法，將保守檔案秘密作為自己的神圣職責(zé)和法定的義務(wù)，容不得半點(diǎn)含糊。

1.3 加強(qiáng)密級檔案的日常管理

管理人員進(jìn)行密級檔案調(diào)閱、移出、銷毀等活動時，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行辦理。調(diào)閱密級檔案要有指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，嚴(yán)格履行登記和相關(guān)人員簽字手續(xù)，在指定場所和規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行合理使用。使用完畢后，應(yīng)及時清對和檢查密級檔案資料的完整性和有效性，出現(xiàn)失密泄密時應(yīng)立即按規(guī)定查明原因，及時采取補(bǔ)救措施，將損失降低到最低程度。

2 檔案利用過程中的保密工作

利用密級檔案過程中，要做好相應(yīng)的監(jiān)督工作，這是做好保密工作的關(guān)鍵所在。通過監(jiān)管活動，加強(qiáng)制度和隊(duì)伍建設(shè)，采取監(jiān)督措施，可將不利于檔案保密的各種不良行為得到及早發(fā)現(xiàn)并予以制止和糾正，做到檔案的有效利用并保證其完整性和安全性。

2.1 制度建設(shè)

應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)并結(jié)合單位實(shí)際制定與檔案利用有關(guān)的閱覽、外借、復(fù)制等制度，做到嚴(yán)密而簡明，執(zhí)行簡單，切實(shí)貫徹實(shí)施，并根據(jù)工作實(shí)際不斷充實(shí)和完善。不同層次利用者的利用范圍不同，應(yīng)合理地確定和劃分，逐步完善審批手續(xù)，保證檔案利用有法可依，有章可循，在提高利用效果的同時，確保不失密、不泄密，保證檔案的完整性和安全性。

2.2 隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人員是制度的制定者和執(zhí)行者，其素質(zhì)的高低直接影響檔案尤其是密級檔案的完整性和安全性。這要求檔案管理人員要有堅(jiān)定的政治素質(zhì)，嫻熟的業(yè)務(wù)能力和高超的文化素質(zhì)。同時在提供利用服務(wù)過程中，要善于運(yùn)用溝通交流技巧，敏銳地觀察和處理檔案利用過程中出現(xiàn)的問題，提高利用效果。

2.3 監(jiān)督措施

在檔案利用過程中，要根據(jù)利用對象、利用目的和密級檔案的實(shí)際情況的不同，掌握其心理和思想動機(jī)，通過安裝攝像監(jiān)視器等得力措施，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。要防止為獲取憑證利用者偷撕、拍照、掃描或涂改檔案，及時提醒利用者不得出現(xiàn)對檔案資料劃線，不得沾口水閱讀檔案資料等不良行為的出現(xiàn)。檔案管理人員要做到嘴勤、眼勤、手勤和腦勤，對利用完的案卷和文件進(jìn)行及時、仔細(xì)檢查和翻閱，及時發(fā)現(xiàn)和查處問題，并將相關(guān)問題和處理在利用登記簿上備注說明，讓其簽字確認(rèn)。對發(fā)現(xiàn)的損毀檔案等嚴(yán)重違法行為，應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)，及時報(bào)告，病案規(guī)定及時查處，盡可能降低造成損失的程度。

3 檔案開放中的保密工作

要正確認(rèn)識和看待檔案的秘密性及其時效性和利用范圍，在檔案開放利用時，應(yīng)做好密級檔案的保密工作。

3.1 做好檔案審查工作

檔案開放利用前應(yīng)按規(guī)定積極做好審查工作，對檔案的開放和使用范圍的控制進(jìn)行科學(xué)準(zhǔn)確地區(qū)分和判定，是檔案開放的重要環(huán)節(jié)和重要內(nèi)容。

審查按照時間可分為3個基本過程：一是根據(jù)相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員之間審查開放期限內(nèi)的檔案，對其開放和使用范圍控制進(jìn)行初步判定，是為初審；二是由政策水平和業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的管理人員，對初審中不能判定開放與使用范圍的部分檔案進(jìn)行重點(diǎn)審查，合理確定取舍，是為中審；三是根據(jù)初審和中審實(shí)際情況，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)通過審查和綜合分析，權(quán)衡利弊，做出是否批準(zhǔn)檔案開放結(jié)論，是為終審。

3.2 做好檔案解密工作

密級檔案分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三個級別，是根據(jù)《中華人民共和國保密法》及其配套法規(guī)來劃分密級的。檔案管理人員必須根據(jù)檔案密級的不同，采取不同的管理措施，盡可能提高密級檔案利用程度。檔案密級不是一成不變的，具有一定的實(shí)效性。應(yīng)解密而未解密的檔案資料不利于檔案的開放利用。對于期限已滿的密級檔案，應(yīng)按照規(guī)定降低密級或公開（解密）檔案資料，合理確定和劃分利用范圍。密級更改是由原密級確定的機(jī)關(guān)、單位或其上級機(jī)關(guān)完成的，《中華人民共和國保守國家秘密法》第16條規(guī)定“國家秘密事項(xiàng)在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級和保密期限的機(jī)關(guān)、單位或者其上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時解密?！?/p>

3.3 向個人開放部分人事檔案信息

應(yīng)向個人開放一些非保密人事檔案信息，權(quán)利人有查閱權(quán)利而不具有修改權(quán)，這是檔案管理人員應(yīng)秉持的基本原則。向個人開放部分人事檔案信息，可增強(qiáng)檔案意識，方便公民利用人事檔案信息，加強(qiáng)人事檔案管理，為公眾提供高質(zhì)量的人事檔案信息利用服務(wù)。

人事檔案信息的內(nèi)容日趨豐富，人們越來越重視人事檔案提供的豐富信息。在新的歷史條件下，能夠更完美地體現(xiàn)其憑證和依據(jù)作用，進(jìn)一步發(fā)揮其在人才選拔、人才流動過程中的重要作用，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.4 做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作

這是檔案開放的前提。提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量，建立健全檔號，編制檢索工具，準(zhǔn)備好副本為做好檔案開放的基礎(chǔ)工作主要內(nèi)容。要將工作做實(shí)做牢，保證檔案開放工作的順利開展。

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