信息技術在高校學籍檔案管理中的應用

摘要：學籍管理是對學生成長軌跡的真實記錄，也是學校教學管理工作的重要組成部分。隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，信息技術管理方法在高校學籍檔案管理的應用克服了傳統(tǒng)檔案管理的諸多弊端。文章從內容管理、載體管理、使用管理等三個方面對信息技術在高校學籍檔案管理中的應用進行了介紹，以供參考。

關鍵詞：信息技術；高校檔案管理；學籍檔案管理；內容管理；載體管理；使用管理 文獻標識碼：A

中圖分類號：G647 文章編號：1009-2374（2015）13-0040-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.13.021

高校學籍檔案是指高校在招生、教學、畢業(yè)等過程中對學生個人情況和學?？己说脑加涗?，一般包括高中學籍成績、體檢表、黨團關系、評優(yōu)評先材料、大學考核成績、獎勵處分等內容。學籍管理不僅是對學生成長軌跡的真實記錄，也是學校教學管理工作的重要組成部分，是保持學校正常教學秩序的重要途徑。隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，信息技術管理方法在高校學籍檔案管理中得以應用，克服了傳統(tǒng)檔案管理的諸多弊端。其應用主要表現(xiàn)在內容管理、載體管理、使用管理三個方面，下文進行具體論述。

1 內容管理

隨著高校擴招以及校企合作的擴大，傳統(tǒng)的人工檔案管理突顯出太多的弊端。使用計算機、網(wǎng)絡、服務器等現(xiàn)代信息技術對學籍內容進行管理，不僅能夠將學生的各項檔案信息轉化成數(shù)據(jù)，建立起資源檔案庫，還能方便校方統(tǒng)計和調用。

學籍檔案內容管理是一個內涵豐富的概念，其內容包括多種形式，對于學籍檔案而言，主要包括元數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)的關系。內容管理的具體實施是在管理目標的要求下，進行內容建模、元數(shù)據(jù)提取、設定元數(shù)據(jù)信息、設定管理內容之間的關系。以學生體檢表為例，其元數(shù)據(jù)主要包括學生姓名、學號、入學時間、專業(yè)、班級，數(shù)據(jù)主要有體檢項目、體檢結果等，建模后的體檢元數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)的關系如表1所示。另外，復雜的元數(shù)據(jù)可能具有層次結構，可以通過多個相互關聯(lián)的表實現(xiàn)。由此可見，表1進行檔案元數(shù)據(jù)的存放，圖1進行關系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理，通過資源服務器進行內容的存儲，并通過應用服務器向外提供

服務。

表1 體檢表檔案元數(shù)據(jù)建模

屬性名 屬性分類 說明

Student ID 數(shù)字字符 學生學號，如20030541022

Student Name 字符型 學生姓名，如張明明

Registered-r Date 日期型 入學時間，如2003/9/1

Major 字符型 專業(yè)，如臨床護理

Class 字符型 班級，如預防醫(yī)學001班

圖1 體檢結果管理建模

通過學籍檔案管理系統(tǒng)還可以實現(xiàn)在線學籍管理系統(tǒng)的有機整合。具體做法是通過在現(xiàn)有的在線學籍管理系統(tǒng)中添加動態(tài)學籍檔案生成模塊（可以采用圖片、文檔等多種形式，其中PDF格式是目前比較常用的選擇），然后利用從關系數(shù)據(jù)庫中提取的元數(shù)據(jù)直接生成電子檔案和元數(shù)據(jù)信息，再經(jīng)由內容管理系統(tǒng)的應用程序編程接口，在元數(shù)據(jù)服務器和資源服務器中進行存儲。這一系統(tǒng)的整合大大節(jié)約了人力、物力，提高了自動化處理效率。

2 載體管理

我國高校學籍檔案一般包括紙質材料、電子文檔及其他各類特殊載體材料，按照規(guī)定應保持各類材料質地優(yōu)良、無破損、聲像清晰和干凈整潔。在現(xiàn)實中，往往由于入學教育的缺失、學籍管理手段的落后以及學籍管理決策功能不足等原因，導致高校學籍檔案管理中存在不少問題，如輕視學籍管理、隨意更改學籍信息等，在一定程度上影響了學生管理和學校的教學秩序。傳統(tǒng)的紙質檔案目前仍在大規(guī)模應用，如錄取表、學籍卡、成績表、畢業(yè)生審批登記表等，這些檔案資料在經(jīng)多次查閱、復印后會出現(xiàn)不同程度的磨損，甚至損壞。電子文件是隨著計算機技術的發(fā)展而產生的新質文件，通過編碼和解碼進行數(shù)字形式的信息呈現(xiàn)，其生成、存儲、讀取的載體是計算機和各種硬盤、光盤、磁盤，并能通過網(wǎng)絡進行異地傳輸，具有高度共享性，不受時間和地點的限制。只要保存技術到位，不易產生損毀，并能無限復制?？梢姡m然紙質檔案目前仍有存在的必要性，但電子檔案是今后檔案管理的主要發(fā)展方向。

在制作電子檔案管理時應當注意以下問題：（1）將紙質檔案文件轉換成電子文件時，必須與紙質等文件之間建立起準確、可靠的標識關系；（2）采取嚴格的加密認證等措施，切實保證電子文件不被非正常使用和改動；（3）做好備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質或縮微膠片拷貝件保留；（4）收集用文字處理技術形成的電子文件時應注明文件存儲格式和屬性；（5）收集圖形、視頻電子文件時，應注意其壓縮算法和相關軟件。

此外，還要注意電子檔案保存的有效性：（1）每年對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設備更新情況進行一次檢查登記；（2）按時進行抽樣機讀檢驗；（3）進行設備環(huán)境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；（4）每隔四年，對磁性載體上的電子檔案進行一次轉存。

3 使用管理

在信息化社會中，信息服務越來越普遍，傳統(tǒng)的檔案服務方式應不斷改革和發(fā)展。高校檔案管理人員應將過去那種檔案查詢的服務模式轉變?yōu)闄n案信息的開發(fā)利用模式。學籍檔案的應用者可以按照系統(tǒng)用戶分為學籍檔案申請者和學籍檔案使用者，其中申請者主要是指學生本人，使用者指的是接受申請的單位。通過現(xiàn)代信息使用管理技術，可以分別進行使用，既方便申請者查閱和申請調取某些檔案信息，也能方便校方進行查閱、統(tǒng)計和管理。

檔案管理者的工作重心應轉移到引導用戶檢索上來。首先，將檔案信息設置索引編號，進行重新歸檔。其次，對用戶進行檢索培訓和引導。值得一提的是，目前二維碼的應用是非常廣泛的，在學籍管理系統(tǒng)中也可以進行開發(fā)利用，雖然在高校系統(tǒng)中二維碼還屬于一個新領域，但相信不久的將來將會有廣泛應用。例如畢業(yè)生的身份識別模塊，它是特別針對需要獲取學籍檔案的畢業(yè)生而設計的。由于學號是一一對應的，是學生的唯一標識，因此管理系統(tǒng)可以將學號作為索引檢索學籍檔案數(shù)據(jù)庫，學生所輸入的提示信息如果與數(shù)據(jù)庫中的信息完全一致，則能生成一個屬于該學生的唯一二維碼，這個二維碼保存了該畢業(yè)生的所有個人信息，還能連接到該生的入學名冊、成績單、畢業(yè)證、學位證等的驗證界面上。要進一步推廣二維碼的使用范圍，首先需要提高檔案管理者和利用者對二維碼的認可度，還要加強檔案門戶網(wǎng)站的建設。

基于目前的學籍檔案管理系統(tǒng)，以學生申請網(wǎng)上下載成績單為例，學生調取成績單的程序如下：（1）學生本人登陸學校網(wǎng)站，通過驗證個人信息（用戶名和密碼），進入學籍檔案管理系統(tǒng)，填寫下載成績單的申請表； （2）驗證通過后，網(wǎng)絡服務器向元數(shù)據(jù)庫服務器申請訪問令牌（包括檔案地址和時間有效期等信息）；（3）元數(shù)據(jù)服務器將訪問令牌傳遞給網(wǎng)絡服務器；（4）網(wǎng)絡服務器按照申請者填寫的信息將內容訪問令牌分發(fā)給檔案使用者；（5）檔案使用者向資源服務器索取成績單；（6）資源服務器將成績單返回給檔案使用者。

同樣道理，校方管理者如需調取檔案信息也按照類似步驟進行，既方便又科學，尤其是現(xiàn)在新的教學模式和課外實踐課程的增多給學籍管理帶來了很大難度，利用現(xiàn)代信息技術進行管理則能化難為簡。

4 結語

如何更加科學高效、安全穩(wěn)妥地對檔案信息資源加以開發(fā)和利用，是檔案管理人員面臨的重要課題。抓好落實高校學籍檔案工作并非易事，除了統(tǒng)一認識，制定嚴格的規(guī)章制度外，還應利用科學的管理方法，開發(fā)適用于各院校具體實際的管理系統(tǒng)，形成一個完整的控制鏈。相關工作人員必須解放思想，銳意進取，增強信息服務意識，提升信息服務能力，開拓高校學籍檔案管理與開發(fā)利用的新局面。

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作者簡介：田甜（1982-），女，漯河醫(yī)學高等?？茖W校助理館員。

（責任編輯：陳 倩）endprint