提高煙草企業(yè)辦公室管理工作水平的措施

凱里市煙草專賣局[分公司

摘要：隨著現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展需求，以及新型企業(yè)管理制度的創(chuàng)新，企業(yè)辦公室管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。要提高企業(yè)核心競爭力，實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)，需要我們不斷解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，與時俱進，開拓創(chuàng)新。推動企業(yè)辦公室管理工作的健康發(fā)展，開創(chuàng)企業(yè)高效發(fā)展的新局面。在目前的市場大環(huán)境下，要強化對辦公室工作的管理，必須認(rèn)識到辦公室管理工作的重要意義，對于我國的國有企業(yè)的運營、管理以及發(fā)展都有著非常重要的推動作用。國有企業(yè)就必須重視辦公室的管理，并采取科學(xué)合理的方式對企業(yè)的辦公室管理工作進行優(yōu)化與完善，提高煙草企業(yè)內(nèi)部的管理水平與整體質(zhì)量，從而提高辦公室的工作效能，提高企業(yè)整體的工作效率，有效地促進企業(yè)各項管理的推動及業(yè)務(wù)的有序開展。

關(guān)鍵詞：煙草企業(yè)；辦公室管理；水平；措施

1 引言

辦公室管理在管理科學(xué)中是一項非常重要的實踐課題，它是公共和私人組織的橋梁。煙草企業(yè)辦公室管理與一般的辦公室管理有一定的相同之處，但是也有其行業(yè)的特殊性，尤其煙草資源的有限性和它對社會發(fā)展的重要作用，使得煙草企業(yè)的辦公室管理工作變得更加重要，直接影響著人們的生活水平。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和國有企業(yè)改革的不斷深入，煙草企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者們越來越重視辦公室的作用，做好辦公室工作是推進企業(yè)良性發(fā)展的前提保證。

2 強化煙草企業(yè)辦公室管理工作的重要意義

2.1 紐帶作用

在現(xiàn)代的國有企業(yè)中，辦公室是為管理者服務(wù)、溝通上級和下級、完成事務(wù)的主要地方，是有效連接不同職能部門以及內(nèi)部員工之間的橋梁，促進內(nèi)部工作的進行，承擔(dān)著下情上達(dá)與上情下達(dá)的重要責(zé)任，與此同時，辦公室是企業(yè)指揮、決策以及執(zhí)行的有效協(xié)調(diào)部門，對機關(guān)各部門和下屬各單位進行綜合協(xié)調(diào)，承擔(dān)著綜合權(quán)衡以及宏觀調(diào)控的職能。辦公室在對基層部門的情況進行及時全面的了解的同時，還要輔助領(lǐng)導(dǎo)對各項工作進行布置，處于領(lǐng)導(dǎo)與基層之間的一個中介性的位置。

2.2 參謀作用

在我國的國有企業(yè)中，辦公室管理承擔(dān)著以企業(yè)的中心工作為核心，將企業(yè)的各方面的信息及時、準(zhǔn)確提供給上層領(lǐng)導(dǎo)，從而進行各種調(diào)查研究組織與開展的工作，為領(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供科學(xué)有效的依據(jù)；對企業(yè)各項重大事項的處理辦公室管理還要提出具有針對性的建議，要領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖來處理好各個重要文件的起草工作，對企業(yè)的整體運行、管理及發(fā)展有著不可忽視的推動作用。辦公室作為行政部門之一，是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人進行科學(xué)決策以及有效管理的綜合辦事機構(gòu)，承擔(dān)著協(xié)調(diào)各方關(guān)系、承上啟下、聯(lián)系各方的重要責(zé)任，是任何其他部門都無法代替的。做好辦公室管理工作主要包括做好辦公室的各項基礎(chǔ)管理工作、服務(wù)策劃工作、團結(jié)協(xié)調(diào)工作等幾個方面。為了更好使辦公室管理工作發(fā)揮作用，需要工作人員搞好服務(wù)，努力提升團隊的業(yè)務(wù)素質(zhì)，積極配合好相關(guān)部門，做好協(xié)調(diào)工作，從而促使辦公室管理能夠發(fā)揮出橋梁樞紐和參謀助手的作用。

3 新時期下辦公室管理工作面臨的挑戰(zhàn)

3.1 思想觀念發(fā)生改變

辦公室需要處理的事務(wù)非常復(fù)雜，涉及的面也廣，需要整體工作總體目標(biāo)和規(guī)劃。很多的工作人員認(rèn)為辦公室所處理的事務(wù)和機構(gòu)的效益無關(guān)，認(rèn)為只要領(lǐng)導(dǎo)交辦的眼前事情做完做好就行，不會積極主動去思考，所以不清楚辦公室工作應(yīng)該做到什么程度，缺乏自己工作規(guī)劃和目標(biāo)。對個人對自己的崗位也缺乏正確定位，不深入了解基層干部職工的需求和社會對單位的需求，認(rèn)為辦公室是機關(guān)中樞，是指揮機構(gòu)，什么都作單方面決定，這種觀點是錯誤的，辦公室所處理的繁雜事務(wù)關(guān)系到機構(gòu)的發(fā)展，還有全隊干部職工和整個單位形象。如果不處理好這些細(xì)小繁雜的事，職責(zé)定位不準(zhǔn)，很可能對單位或者機構(gòu)產(chǎn)生不良的影響。

3.2 人員的素質(zhì)發(fā)生改變

隨著經(jīng)濟水平的提高和社會的不斷進步，機構(gòu)以及單位面臨激烈的市場競爭，如果辦公室人員的素質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量不高，那么就不能進行合理的內(nèi)部控制，也不能適應(yīng)社會競爭的要求，并且還會出現(xiàn)更大的問題。有些單位辦公室人員精神面貌萎靡不振，沒有進取之心，辦公室的服務(wù)質(zhì)量都非常低，不積極主動為領(lǐng)導(dǎo)建言獻策，部分人覺得工作創(chuàng)新思路提得越多就是自己給自己增加更多麻煩，僅僅停留在接電話、傳文件、寫材料的基礎(chǔ)上，在一定程度上影響了辦公室工作的有效開展。目前很多單位都沒有意識到這個重要的問題，沒有對辦公室工作人員進行培訓(xùn)，人員缺乏激情與活力，業(yè)務(wù)素質(zhì)很低，工作也處于被動的狀態(tài)，不能夠處理好辦公室事務(wù)。

3.3 管理思想偏激

現(xiàn)代化的辦公室管理模式目前還無法取代過去很長一段時間以來已經(jīng)逐漸形成的辦公室綜合管理模式，無法全面開展現(xiàn)代化的綜合管理工作。在開展具體工作的時候，部分單位為了彰顯自我，經(jīng)常存在著一些偏激管理思想。在實際工作中一些單位經(jīng)常脫離實際情況，制定一些盲目、不可實現(xiàn)的目標(biāo)，這樣的情況無法有效調(diào)動工作人員的積極性，很多目標(biāo)往往制定太高，致使其無法完成，對工作人員的熱情也是一種極大的打擊。還有部分單位制定的工作目標(biāo)太低，以至于工作效率嚴(yán)重下降，在短時間內(nèi)予可以完成的目標(biāo)使得經(jīng)常延誤，長此以往，必然導(dǎo)致工作人員形成惰性。

4 提高煙草企業(yè)辦公室管理工作水平的措施

根據(jù)煙草企業(yè)辦公室管理面臨的各種問題，為了改善辦公室管理工作的模式，使得其在煙草企業(yè)的經(jīng)營管理中能夠發(fā)揮較好的作用，提高其工作效率，促進企業(yè)經(jīng)濟效益的增加，需要采取以下措施加以保證。

4.1 建立健全辦公室管理制度

煙草企業(yè)的辦公室管理制度需要進行重新制定，以使執(zhí)行力得到良好的實施。辦公室管理工作有其自身的規(guī)律和特點，制定制度的過程中應(yīng)該考慮其工作的特殊性，辦公室工作人員需要結(jié)合管理制度進行工作，履行崗位職責(zé)，合理的行使企業(yè)所賦予的權(quán)利，因此應(yīng)該對辦公室管理工作制定全面規(guī)范的制度，只有這樣才能充分發(fā)揮辦公室的職能，提高其工作效率。

4.2 推動管理工作創(chuàng)新

為了推動辦公室管理工作的創(chuàng)新，需要提高辦公室管理工作人員的綜合素質(zhì)，對他們進行必要的理論培訓(xùn)和政策法規(guī)的學(xué)習(xí)，不斷積累理論知識，加強文化底蘊，建立終身學(xué)習(xí)的理念，從而營造一種學(xué)習(xí)的氛圍。在這樣的學(xué)習(xí)環(huán)境下加強創(chuàng)新意識的培養(yǎng)，要將思維創(chuàng)新、觀念創(chuàng)新和內(nèi)容創(chuàng)新進行綜合考慮，全面的搜集各方面的信息，加強對問題的認(rèn)識和了解，必要時進行調(diào)查研究，從而創(chuàng)新工作模式，運用新方法做好領(lǐng)導(dǎo)的好助手。

4.3 提高工作協(xié)調(diào)能力

增強工作的協(xié)調(diào)能力是提高辦公室工作效率的必要手段，辦公室的內(nèi)外協(xié)調(diào)和溝通對于各部門的工作效率有良好的促進作用，推動了煙草企業(yè)的和諧與穩(wěn)定。辦公室工作人員無論從事任何崗位，都需要結(jié)合企業(yè)目前的實際情況進行，從發(fā)展和穩(wěn)定的大局出發(fā)，工作中要按照規(guī)定辦事，同時也要根據(jù)事情的職責(zé)劃分來進行適當(dāng)處理，加強與企業(yè)的其他部門的溝通與協(xié)調(diào)，了解基層信息，將企業(yè)員工的具體情況進行建檔并分開處理，提出解決方案供領(lǐng)導(dǎo)者參考，只有這樣不斷加強處理事情的經(jīng)驗和能力，才能發(fā)揮更好更大的作用。

5 結(jié)束語

辦公室是企業(yè)中比較常見的工作機構(gòu)，也是企業(yè)形象的外在表現(xiàn)形式，具有服務(wù)、執(zhí)行以及管理職能，其能夠更好的幫助領(lǐng)導(dǎo)進行工作，為上級主管部門的決策提供科學(xué)的依據(jù)，同時企業(yè)的生存與發(fā)展離不開辦公室的有效運作，其獨特的性質(zhì)在企業(yè)發(fā)展過程中具有很大影響力。在新的國際與國內(nèi)形勢之下，國有企業(yè)只有強化對辦公室的管理工作，提高辦公室的工作效率，才能在激烈的市場競爭中取得有利的地位，為企業(yè)的發(fā)展提供更好的保障。