檔案管理的創(chuàng)新思路的探討

河北省環(huán)境地質(zhì)勘查院

摘要：在信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的今天，檔案信息量愈來(lái)愈大，信息數(shù)據(jù)愈來(lái)愈繁雜，檔案管理工作也因此面臨更大的挑戰(zhàn)，如何做好事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新工作是成為當(dāng)今社會(huì)研究的重要課題之一。本文首先分析了事業(yè)單位檔案管理的原則及檔案管理創(chuàng)新意義，然后歸納了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題，最后詳細(xì)闡述了檔案管理的創(chuàng)新思路。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新；事業(yè)單位；制度；信息化

一、事業(yè)單位檔案管理的原則及檔案管理創(chuàng)新意義

事業(yè)單位是國(guó)家機(jī)構(gòu)的組成部分，其檔案是事業(yè)單位所有信息的匯聚地，必須在一定的標(biāo)準(zhǔn)與原則下進(jìn)行管理：

首先，規(guī)范、靈活相統(tǒng)一原則，即事業(yè)單位檔案管理方法應(yīng)該規(guī)范、靈活，在遵循相關(guān)規(guī)定下根據(jù)單位自身的特點(diǎn)對(duì)檔案檔案進(jìn)行靈活管理，以此保證檔案管理方法的實(shí)用性；

其次，職責(zé)、權(quán)益兼顧原則，即事業(yè)單位檔案管理制度中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部及工作人員的工作職責(zé)及權(quán)益都有明確的范圍確定，當(dāng)出現(xiàn)檔案管理的紕漏問(wèn)題，能公平處理和責(zé)任到人；

再次，制定、執(zhí)行并重原則，即事業(yè)單位檔案管理制度的制定要保證合理、科學(xué)和系統(tǒng)，并確保其執(zhí)行效率，促進(jìn)檔案管理制度在實(shí)踐過(guò)程中的不斷完善；

毋庸置疑，在社會(huì)發(fā)展的新時(shí)期對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)于滿足新時(shí)期事業(yè)單位全面改革具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。首先，通過(guò)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的系統(tǒng)教育與培訓(xùn)，能強(qiáng)化其檔案管理技巧，有利于檔案管理效率的提升；其次，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案管理工具的使用，能夠獲得更為精準(zhǔn)的檔案資料的詳細(xì)數(shù)據(jù)，進(jìn)而大大提升了事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化水平；最后，通過(guò)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工具及管理人員等方面的優(yōu)化，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題，是推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理走向現(xiàn)代化的重要途徑。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作不夠重視

國(guó)家對(duì)檔案管理工作有明文規(guī)定，制訂了《檔案管理辦法》《檔案法》等法律法規(guī)供相關(guān)單位學(xué)習(xí)與貫徹，但是實(shí)際工作中事業(yè)單位并不重視相關(guān)的法律規(guī)定，對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠，貫徹力度不到位，就導(dǎo)致檔案管理工作在實(shí)際工作中并沒(méi)有發(fā)揮正常的作用，長(zhǎng)此以往，容易導(dǎo)致檔案管理工作混亂，影響單位工作的發(fā)展。

（二）檔案管理工作中的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱

目前事業(yè)單位中檔案管理工作基礎(chǔ)比較薄弱，雖然一些單位已經(jīng)建立了檔案管理制度，但是在實(shí)際工作中卻沒(méi)有真正落實(shí)到位，許多檔案在整理過(guò)程中不夠規(guī)范，沒(méi)有按照要求進(jìn)行檔案歸整，導(dǎo)致嚴(yán)重的組卷混亂現(xiàn)象。同時(shí)，事業(yè)單位沒(méi)有進(jìn)行有效的檔案鑒定與監(jiān)督工作，許多工作未能按照相關(guān)的法定程序進(jìn)行，引發(fā)了一系列問(wèn)題。

（三）檔案管理的設(shè)施比較落后

由于事業(yè)單位對(duì)檔案管理不夠重視，導(dǎo)致單位內(nèi)部的檔案管理部門的現(xiàn)代化設(shè)施不夠齊全，設(shè)施趨于落后狀態(tài)，例如，部分檔案管理室空氣比較污濁，庫(kù)房簡(jiǎn)陋，甚至有些儲(chǔ)藏室內(nèi)竟然還堆放著易燃物品；辦公條件簡(jiǎn)陋，未能實(shí)現(xiàn)三室（辦公室、接待室、檔案室）分開(kāi)辦公等，這些因素都影響著行政事業(yè)單位的檔案管理工作。

（四）從事事業(yè)單位檔案管理工作的人員專業(yè)素質(zhì)偏低

一般情況下，人們認(rèn)為檔案管理工作只是進(jìn)行相關(guān)信息的收集和整理，卻不知事業(yè)單位檔案管理工作需要檔案管理工作人員具有較高的專業(yè)技能和職業(yè)道德修養(yǎng)。許多事業(yè)單位并沒(méi)有聘請(qǐng)到專業(yè)素質(zhì)較高的工作人員，大大降低了事業(yè)單位信息的流通速度。

三、檔案管理的創(chuàng)新思路分析

（一）創(chuàng)新檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理能力

一項(xiàng)完善的管理制度通常都是保證工作效率的重要基礎(chǔ)，基于當(dāng)前事業(yè)單位

檔案管理工作的現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題，創(chuàng)新檔案管理制度，建立一套適合于事業(yè)單發(fā)展實(shí)際的檔案管理制度已顯得極為迫切。

首先，事業(yè)單位應(yīng)該在單位檔案管理的特點(diǎn)基礎(chǔ)上建立與之相適應(yīng)的科學(xué)合

理的管理制度，并確定好檔案管理制度的創(chuàng)新方向及內(nèi)容，重點(diǎn)對(duì)單位檔案管理的機(jī)構(gòu)設(shè)置及崗位設(shè)置進(jìn)行制度規(guī)定，對(duì)制度中的內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，不斷與時(shí)俱進(jìn)。

其次，要堅(jiān)持制度約束的地位平等性，在檔案管理制度的創(chuàng)新中，其制度既要對(duì)檔案管理人員約束，也要對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行約束，以此保證檔案管理的獨(dú)立性與規(guī)范性。

最后，要在檔案管理制度中確保獎(jiǎng)懲分明，對(duì)于檔案管理工作中高度負(fù)責(zé)的職工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于為了自身利益而惡意篡改檔案信息的非法人員進(jìn)行懲罰，以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

（二）創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理水平

在現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展的形勢(shì)下，不斷發(fā)展的事業(yè)單位要想充分發(fā)揮出檔

案信息的作用，就應(yīng)該采用科學(xué)的現(xiàn)代信息手段對(duì)檔案信息進(jìn)行高效管理。為此，

事業(yè)單位應(yīng)該積極引進(jìn)適合自身發(fā)展與需要的現(xiàn)代檔案管理軟硬件設(shè)施，并在確

保單位內(nèi)檔案信息傳遞準(zhǔn)確且及時(shí)的條件下，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代信息技

術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)文字類、圖片類資料等檔案信息的紙質(zhì)化與數(shù)據(jù)格式并存，以此確保檔案信息的安全、完整。與此同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)提供有用的檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享，以此提高檔案管理的質(zhì)量。

（三）創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段，提高檔案利用效率

在我國(guó)各領(lǐng)域中，檔案利用效率低下的現(xiàn)象是一個(gè)極為普遍的現(xiàn)象，事業(yè)單位檔案同樣也不例外。因?yàn)槭聵I(yè)單位對(duì)檔案管理工作的不重視，使得檔案利用率

低，相反，又因?yàn)闄n案利用率較低，而又因影響到事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視程度。因此，事業(yè)單位應(yīng)該重視起檔案開(kāi)發(fā)利用工作，通過(guò)檔案管理服務(wù)手段的創(chuàng)新，而促進(jìn)檔案利用率的提升。具體而言，事業(yè)單位可以通過(guò)內(nèi)部局域網(wǎng)，增強(qiáng)網(wǎng)站的信息檢索功能，并模仿數(shù)字化圖書(shū)館的建立方式，提高檔案服務(wù)手段。除此之外，事業(yè)單位檔案管理部門還可以建立高效的在線服務(wù)系統(tǒng)，為用戶提供在線服務(wù)功能，以此促進(jìn)檔案利用率的提升，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作水平的提升。

（四）創(chuàng)新檔案管理保密工作，保證檔案資料安全

事業(yè)單位的檔案資料十分重要，因此要對(duì)資料進(jìn)行保密工作，首先在庫(kù)房選址和建造問(wèn)題上，要根據(jù)國(guó)家規(guī)定進(jìn)行建筑物設(shè)計(jì)和施工，要將庫(kù)房與閱覽室、辦公室分開(kāi)，為防止資料被盜竊，還要保證庫(kù)房門窗牢固；加強(qiáng)庫(kù)房的管理，安排專業(yè)人士看管和巡視庫(kù)房，無(wú)關(guān)人員禁止入內(nèi)；在管理庫(kù)房檔案資料的人員選擇上，要選擇專業(yè)技能高、能區(qū)分保密檔案與保管檔案（保管檔案是指能夠反映事業(yè)單位的文化歷史的檔案，保密檔案是指那些能夠影響到國(guó)家利益與安全的限制級(jí)檔案）的人才，確保檔案在保存過(guò)程中的完整性。

（五）創(chuàng)新檔案管理培訓(xùn)機(jī)制，提高檔案管理人員素質(zhì)

隨著事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化趨勢(shì)的增強(qiáng)，事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也亟待強(qiáng)化。為了提升事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，筆者認(rèn)為應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，結(jié)合單位自身檔案管理實(shí)施的現(xiàn)狀，建立以網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)為主、實(shí)體培訓(xùn)為輔的培訓(xùn)機(jī)制。通過(guò)對(duì)管理人員方案管理技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，引導(dǎo)其進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)學(xué)習(xí)，以及各種檔案管理理論與是實(shí)踐知識(shí)學(xué)習(xí)，不斷強(qiáng)化其自身專業(yè)技能，以推動(dòng)檔案管理人員為檔案管理工作做出更大的貢獻(xiàn)。

結(jié)語(yǔ)

綜上，事業(yè)單位的檔案管理工作是十分重要的，面對(duì)目前檔案管理工作中存在的不足，事業(yè)單位應(yīng)在遵循檔案管理原則的基礎(chǔ)上突破傳統(tǒng)管理模式，不斷從以上幾點(diǎn)進(jìn)行創(chuàng)新，探索符合事業(yè)單位發(fā)展的檔案管理方式方法。

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