采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制問題探析

□文/王偉杰 紀海榮

（大連財經(jīng)學(xué)院風(fēng)險管理與內(nèi)部控制研究中心 遼寧·大連）

一、采購業(yè)務(wù)的概念

通過觀察我國企業(yè)的經(jīng)營管理我們不難發(fā)現(xiàn)，采購發(fā)揮著非常重要的作用。尤其是制造企業(yè)產(chǎn)品的成本中外購元件和原材料占了相當大的比例，企業(yè)采購部門的績效直接關(guān)系著制造企業(yè)的生死存亡。物資采購是企業(yè)經(jīng)營的一個核心環(huán)節(jié)，反映一個企業(yè)的諸多戰(zhàn)略能力，然而目前我國企業(yè)的采購業(yè)務(wù)流程控制問題卻層出不窮，例如徇私舞弊、以次充好，甚至編制虛假的采購控制系統(tǒng)，這些現(xiàn)象的產(chǎn)生正是由于平時疏于管理而導(dǎo)致的。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)和管理理論的不斷發(fā)展采購業(yè)務(wù)又出現(xiàn)了許多新的內(nèi)控問題、并引起企業(yè)管理者前所未有的重視。

二、企業(yè)采購業(yè)務(wù)存在的問題

1、采購及管理體系設(shè)置不嚴密。在很多企業(yè)，多個部門都有采購權(quán)很容易出現(xiàn)重復(fù)采購的現(xiàn)象，為企業(yè)增加了不少的采購成本。并且各部門之間的聯(lián)系不嚴密，由于溝通不及時就導(dǎo)致了庫存積壓現(xiàn)象嚴重，使得采購的物資浪費和損耗嚴重現(xiàn)象頻繁發(fā)生。

2、采購部門不能嚴格按照預(yù)算計劃制定采購計劃。各個企業(yè)在進行采購之前必定制定采購計劃，而這些計劃的編制依據(jù)是往年的生產(chǎn)經(jīng)營實際情況以及未來年份生產(chǎn)經(jīng)營計劃。我們都知道社會是一個不斷發(fā)展的，同樣我們也需要用動態(tài)的眼光看待企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營狀況，不斷地調(diào)整銷售以及生產(chǎn)計劃，這樣就對企業(yè)各個部門的溝通性要求很高，但是往往在企業(yè)內(nèi)部就缺乏溝通，同時很多企業(yè)也忽視了對采購價格的控制，無形之中增加了企業(yè)的采購成本。

3、企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部相互監(jiān)督不力。隨著企業(yè)發(fā)展的需要很多企業(yè)都設(shè)立了采購部門，主管采購業(yè)務(wù)并負責(zé)掌握供應(yīng)商及供貨信息等資料。每當企業(yè)需要進行采購時，采購部門依據(jù)采購計劃進行詢價然后進行供貨商之間從價格到質(zhì)量的比較，從而確定采購計劃及候選供應(yīng)商名單并提交給上級主管部門審批申請付款。然而，上級主管部門、財務(wù)部門、質(zhì)量檢驗僅限于對已經(jīng)發(fā)生的采購業(yè)務(wù)進行質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格及價格等方面的一致性復(fù)核，而對采購前期工作如物料供應(yīng)的市場調(diào)研、供應(yīng)商的選擇、供貨談判及訂立合同等不重視，這導(dǎo)致了采購不合理。

4、采購業(yè)務(wù)在企業(yè)各部門間的職責(zé)分工不明確，復(fù)核審批制度不健全。生產(chǎn)部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門相互支持和配合度不夠，詢價、下單、驗收等本應(yīng)該相互獨立的活動全部由采購人員完成，極易產(chǎn)生舞弊，甚至與供應(yīng)商串通，收受供應(yīng)商的回扣，損害公司利益；且由于采購人員專業(yè)能力不夠全面，容易導(dǎo)致采購物質(zhì)量不高，使得產(chǎn)品質(zhì)量難以保證。

5、采購業(yè)務(wù)沒有形成一個成熟的制定執(zhí)行系統(tǒng)。在信息化如此發(fā)達的今天，一個合理的管理系統(tǒng)無疑是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的一個助推器，然而企業(yè)往往忽略了科學(xué)的管理方法，單純的依靠經(jīng)驗和成功的案例進行管理，導(dǎo)致企業(yè)盲目地制定自身的發(fā)展計劃，從而引起采購時的不合理、徇私舞弊、重復(fù)采購的現(xiàn)象頻發(fā)。甚至很難保證企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量與生產(chǎn)效益。

三、企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

1、企業(yè)的內(nèi)部控制制度不健全。對于很多企業(yè)和傳統(tǒng)企業(yè)而言，內(nèi)部控制是一個較為新鮮的概念，因此很多企業(yè)對內(nèi)部控制的認識不是很到位，導(dǎo)致企業(yè)對于內(nèi)部控制的重視程度不夠，這些就是企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)控制度不健全的主要原因。即使有的企業(yè)設(shè)立了內(nèi)控制度，但是卻沒有很好地進行執(zhí)行，讓這些制度成為了擺設(shè)。

2、沒有充分了解供應(yīng)商，并進行多元比較。常言道：“貨比三家”，而我國大多數(shù)企業(yè)在采購時習(xí)慣在那些經(jīng)常光顧的有合作經(jīng)驗的供應(yīng)商處進行采購，而沒有用科學(xué)發(fā)展的眼光對供應(yīng)商進行一個合理的分析和比較，，沒有建立對供應(yīng)商的采購評估體系，對供應(yīng)商缺乏全面客觀的評價。

3、采購人員專業(yè)技能不過關(guān)?，F(xiàn)在企業(yè)內(nèi)存在著這樣一個現(xiàn)象，哪個部門都有采購權(quán)，各部門雖然派指定人員進行采購，但是卻很少有專業(yè)的采購人員進行采購，盲目壓低采購價格，采購是單純的從價格方面下手，一味追求低價是物資質(zhì)量下降，當值產(chǎn)品質(zhì)量不合格。產(chǎn)生退換貨現(xiàn)象降低了企業(yè)的信譽，使得企業(yè)競爭力下降。

4、采購程序不夠規(guī)范。在我國的大多數(shù)企業(yè)當中，企業(yè)采購流程的設(shè)計不科學(xué)，沒有對采購實施預(yù)算控制，很多企業(yè)采購缺乏計劃性及預(yù)算控制，現(xiàn)在大多數(shù)我國的生產(chǎn)企業(yè)的生產(chǎn)部門沒有利用科學(xué)的手段在生產(chǎn)年份初期制定全年的采購計劃，和各個生產(chǎn)階段的生產(chǎn)采購規(guī)劃，只有在缺少某種物資時才由采購部門進行采購，導(dǎo)致生產(chǎn)過程銜接不好，甚至嚴重的時候不得不暫停生產(chǎn)，直到所需物資補齊，或者有些企業(yè)不按生產(chǎn)計劃制定采購計劃，盲目囤積大量物資，導(dǎo)致物資浪費甚至過期積壓，為企業(yè)造成了嚴重的損耗。

四、相關(guān)建議

1、重新制定采購業(yè)務(wù)流程以及管理體系。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的特色以及發(fā)展狀況制定一套屬于自己的采購業(yè)務(wù)流程以及管理體系，從自身出發(fā)，結(jié)合其他企業(yè)相關(guān)的成功經(jīng)驗，做到生產(chǎn)前做好預(yù)算，生產(chǎn)中及時查驗物資，生產(chǎn)后及時補給，只有這樣才能讓企業(yè)的生產(chǎn)不斷進行，減少損失。

2、對采購業(yè)務(wù)進行預(yù)算控制。采購預(yù)算控制是企業(yè)年度預(yù)算控制的重要部分。采購預(yù)算是采購計劃的貨幣體現(xiàn)，是根據(jù)銷售預(yù)測或生產(chǎn)計劃，對所需物資的數(shù)量及成本等做出的詳實計劃。采購計劃是指采購部門為了配合企業(yè)的銷售和生產(chǎn)，根據(jù)市場需求、企業(yè)生產(chǎn)能力和采購環(huán)境容量等制定的采購清單和采購工作日程表。制定采購計劃是開展采購活動的第一步，是對整個采購活動的整體安排。

3、加強對采購業(yè)務(wù)的監(jiān)督力度。加強采購業(yè)務(wù)流程控制，明確相關(guān)人員職責(zé)權(quán)限。在我看來將采購權(quán)從各個部門分離出來形成一個單獨的采購管理部門是加強采購監(jiān)督行之有效的一個措施，將職責(zé)明確分離，各司其職，但是與此同時也要加強各部門之間的聯(lián)系，及時報告物資情況，專業(yè)人員進行分析后，進行合理的采購。其次采購的執(zhí)行也要進行執(zhí)行分離，明確采購業(yè)務(wù)不同崗位的職責(zé)分工，從而提高工作效率，避免相互推諉，也有利于績效考核，形成向上的進取精神。

4、加強對供應(yīng)商的管理。企業(yè)應(yīng)建立完善而系統(tǒng)的供應(yīng)商管理制度，對供應(yīng)商的資信、經(jīng)營狀況等進行動態(tài)跟蹤。首先，采購部門應(yīng)建立一整套標準化的評價供應(yīng)商的評分系統(tǒng)，應(yīng)包括如供貨能力、價格、質(zhì)量、服務(wù)、違約的償付能力和誠信度等評分維度。采購部門通過對供應(yīng)商的信息進行詳細的記錄和維護，使得選擇供應(yīng)商的流程更加有效和優(yōu)化，采購人員也能夠?qū)Ω鱾€供應(yīng)商有一個較為客觀、全面的評價；其次，生產(chǎn)技術(shù)部門要判斷供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品是否符合訂單的要求，從生產(chǎn)部門的角度對供應(yīng)商進行評價；再次，質(zhì)檢部門也應(yīng)參與對供應(yīng)商的評價工作，從質(zhì)檢部門的角度對供應(yīng)商進行評價；最后，財務(wù)部門應(yīng)核查憑證的正確性，除重點審查其數(shù)額、款項、種類等，保證相互一致且手續(xù)完備之外，還應(yīng)該對供應(yīng)商的償付能力提出自己的判斷。

5、企業(yè)加強對采購業(yè)務(wù)的重視，任用專業(yè)人才進行采購業(yè)務(wù)管理。很多企業(yè)雖然設(shè)立了采購部門，但是卻沒有給予應(yīng)有的重視，單純的企業(yè)任務(wù)就是生產(chǎn)銷售而把最基本的采購原材料給忽略了，因此首先筆者建議企業(yè)應(yīng)該加大對于采購的重視，其次加強對于采購人員的培訓(xùn)，因為采購原材料并不單純的是買你沒有的東西，更需要相關(guān)工作人員根據(jù)企業(yè)的自身情況制定出計劃，怎么買、買多少、買誰的這一系列的問題都有需要科學(xué)進步的知識和技能來制定，只有這樣才能既節(jié)約企業(yè)的生產(chǎn)成本，也促進了企業(yè)生產(chǎn)的高效運轉(zhuǎn)，減少退換貨現(xiàn)象的產(chǎn)生，將企業(yè)的發(fā)展推向更大更廣的平臺。

五、結(jié)束語

千里之行始于足下，采購業(yè)務(wù)對于一個企業(yè)而言，是生產(chǎn)經(jīng)營的第一環(huán)節(jié)，沒有采購就沒有接下來的任何一個環(huán)節(jié)的進行，一個合理的采購計劃同樣也是一個企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要保障，因此采購部門的自身管理對于整個采購業(yè)務(wù)也是尤為重要的，這是做好企業(yè)成本管理的先鋒軍，做好監(jiān)督工作，提高管理水平，防止企業(yè)內(nèi)部人員貪污腐敗現(xiàn)象，造成企業(yè)內(nèi)部管理松散，建立健全的規(guī)章制度和獎罰機制，同時對施工過程中存在的不足不能松懈。對較大的費用和重大開支加強監(jiān)督和審核，從而我們不難發(fā)現(xiàn)，加強采購流程的內(nèi)部控制是尤為重要的，一方面應(yīng)縱向完善流程，橫向健全控制制度，形成由線到面的控制布局，進行全面控制；另一方面抓住流程中關(guān)鍵控制點作為重點控制，每一點都有相關(guān)控制人，使采購控制能落到實處，每一點上都有控制目標，實現(xiàn)了目標控制，相應(yīng)就規(guī)避與減小了采購風(fēng)險。同時，建立采購監(jiān)督和自我評價機制。通過日常監(jiān)督對采購各個環(huán)節(jié)建立與實施內(nèi)部控制的情況進行常規(guī)、持續(xù)地監(jiān)督檢查；通過專項監(jiān)督對某些異動情況進行有針對性地監(jiān)督檢查，以發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制缺陷并及時進行整改，通過定期對采購內(nèi)部控制的有效性進行自我評價，以防范風(fēng)險。企業(yè)要想有長遠的發(fā)展就要用發(fā)展的眼光看問題，不能局限于本生產(chǎn)年度的計劃制定，要在不斷的生產(chǎn)經(jīng)營過程中總結(jié)經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，只有這樣才能將企業(yè)做大做強。

［1］孫麗艷.淺議加強企業(yè)存貨采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制［J］.財經(jīng)界（學(xué)術(shù)版），2011.6.

［2］宗印鳳主編.如何做好內(nèi)部控制.機械工業(yè)出版社，2011.

［3］蔣素英.淺談采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計.經(jīng)濟師，2009.

［4］趙敏華.淺議公安機關(guān)裝備采購的內(nèi)部控制.市場周刊·理論研究，2010.