信息時代檔案管理工作幾點建議

□文/王 霞劉 劍（.河北聯(lián)合大學(xué)；.河北聯(lián)合大學(xué)附屬醫(yī)院 河北·唐山）

信息時代檔案管理工作幾點建議

□文/王 霞1劉 劍2
（1.河北聯(lián)合大學(xué)；2.河北聯(lián)合大學(xué)附屬醫(yī)院 河北·唐山）

安全性、標(biāo)準(zhǔn)化、開放性隨著信息時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)越來越不能適應(yīng)時代的要求，因此必須對檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新，以繼承和發(fā)展的創(chuàng)新思想，在繼承傳統(tǒng)檔案管理工作精華的基礎(chǔ)上，應(yīng)用信息技術(shù)發(fā)展傳統(tǒng)檔案管理工作。

一、安全性

由于計算機(jī)的廣泛使用，網(wǎng)絡(luò)時代的到來，產(chǎn)生了大量電子文件。可以預(yù)料，不用幾年時間，我國各種組織機(jī)構(gòu)的文件都將主要由電子方式制作和傳送，現(xiàn)在以保管為基礎(chǔ)的實態(tài)檔案館將成為虛擬檔案館。虛擬檔案是通過計算機(jī)來完成檔案功能，和紙質(zhì)載體的實體檔案不同，這些虛擬檔案雖然不一定存在檔案館，但卻是在檔案館管理控制之下的文件，而虛擬檔案的傳遞、檢索、利用都是通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)的。

二、標(biāo)準(zhǔn)化

在知識經(jīng)濟(jì)時代和信息革命到來之際，伴隨著信息高速公路的建設(shè)，檔案信息的全面數(shù)字化從技術(shù)上將不成問題。然而在傳統(tǒng)檔案信息化的過程中，還是借用傳統(tǒng)檔案的著錄和標(biāo)引來揭示其信息的特征，效率低、準(zhǔn)確性差，遠(yuǎn)遠(yuǎn)趕不上檔案數(shù)字化進(jìn)程，檔案無法在網(wǎng)上交流。為此，信息時代檔案管理工作必須進(jìn)行著錄標(biāo)引革命。

三、開放性

在信息化浪潮下，國家對信息資源開發(fā)重視程度在不斷提高。隨著以信息技術(shù)為依托的檔案生成和管理電子平臺的設(shè)計、實施和推廣，檔案開放利用自然而然地擴(kuò)及到了數(shù)字化檔案信息利用領(lǐng)域，使得“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”具備了與傳統(tǒng)“檔案開放原則”在思想上、理論上、政策法規(guī)上的一致性。目前主要通過網(wǎng)站建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)發(fā)布、數(shù)據(jù)庫在線檢索、Email傳遞等方式提供服務(wù)，數(shù)字化檔案信息的利用越來越受到注重，利用過程堅持“以人為本”，無論是網(wǎng)站設(shè)計的信息構(gòu)建和信息發(fā)布內(nèi)容的選擇，都在技術(shù)人性化的趨勢中開始考慮人本精神的體現(xiàn)，“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”在精神內(nèi)涵上繼承了“檔案開放原則”的人本理念和人權(quán)思想，以保證社會所有公民對數(shù)字化形式檔案信息的方便獲取和自由利用權(quán)利。

四、信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新

在信息時代，檔案管理工作思想、內(nèi)容和服務(wù)方式發(fā)生了重大變化，作為檔案管理工作者不得不打破常規(guī)的運作方式，進(jìn)一步探索和掌握一套適應(yīng)信息技術(shù)的新工作程序和方法。檔案管理思想觀念創(chuàng)新——由管理向服務(wù)轉(zhuǎn)變。因此，檔案管理工作由“管理”向“服務(wù)”轉(zhuǎn)變是時代的要求。

拓展服務(wù)領(lǐng)域——信息服務(wù)的社會化、多主體。檔案部門既要面對各級機(jī)關(guān)、各個單位等在一切社會活動中會利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。對檔案信息的單一需求必將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

創(chuàng)新服務(wù)手段——主動地個性化服務(wù)。（1）建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門應(yīng)充分利用網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為各個單位提供更好的服務(wù)；（2）電子文件的自動上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題；（3）開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化，人們希望不出門就能夠獲得上述服務(wù)，而有了信息技術(shù)的幫助，通過開展網(wǎng)上服務(wù)，這一切都完全可以實現(xiàn)。

檔案管理工作環(huán)節(jié)的創(chuàng)新——實現(xiàn)信息化。檔案工作主要包括八個環(huán)節(jié)：收集、整理、分類、檢索、利用、統(tǒng)計、編研。檔案管理工作信息化，就是要把信息技術(shù)應(yīng)用到檔案工作的八個環(huán)節(jié)中去，以提高檔案管理效率和服務(wù)水平。

收集——多種載體檔案?，F(xiàn)代科技的發(fā)展，使檔案的種類、數(shù)量越來越多，檔案的載體形式和記錄方式發(fā)生了較大的變化。計算機(jī)和多媒體技術(shù)的發(fā)展，改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下的局面，使紙質(zhì)檔案與非紙質(zhì)檔案的比重和轉(zhuǎn)換逐步發(fā)生變化。無紙化辦公將使新概念文件、新形態(tài)載體和新積存方式的檔案信息應(yīng)運而生；加工（整理、分類）——建立與各種檔案發(fā)展相適應(yīng)的加工標(biāo)準(zhǔn)多種載體檔案的出現(xiàn)，與傳統(tǒng)檔案管理的保管方法、分類方式和傳輸方式截然不同。目前，針對這些新型檔案，我們的檔案管理理論、標(biāo)準(zhǔn)和方法雖然不斷改進(jìn)，但仍無法完全滿足時代變革的需要，已經(jīng)滯后于檔案管理的實踐；利用（檢索、利用、統(tǒng)計、編研）——檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。實現(xiàn)檔案信息資源服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，是檔案信息化的重要標(biāo)志，也是檔案數(shù)字化的最終目標(biāo)。檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上被傳輸、檢索和利用，眾多的檔案信息不再是散布于各個檔案館的孤立個體，而是由相互連接的館藏構(gòu)成的、海量豐富的、交互共享的、便捷迅速的、安全屏保的檔案信息網(wǎng)絡(luò)中的一個環(huán)節(jié)。檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化將實現(xiàn)檔案領(lǐng)域的各種資源信息的人類共享。實現(xiàn)方式包括：網(wǎng)上閱覽——通過內(nèi)部主頁查閱文檔；電子閱覽室——根據(jù)辦公區(qū)域分布和服務(wù)半徑，設(shè)立若干電子閱覽室，用戶通過電子閱覽專用計算機(jī)可以得到所有相關(guān)領(lǐng)域的最新的電子文件，但須防止用戶將電子文件下載轉(zhuǎn)出和打印，從而確保檔案的安全性；內(nèi)部主頁——通過本單位的內(nèi)部主頁，方便地得到全文信息，并可訂閱信息以實現(xiàn)自動跟蹤其更新情況，從而實現(xiàn)將各項工作所需要的文件、檔案（涵蓋圖書、情報、資料）統(tǒng)一從內(nèi)部主頁上提供利用。信息時代已經(jīng)到來，檔案作為一種重要的社會信息資源越來越受到社會各界的重視，但與時代發(fā)展相匹配的信息時代檔案管理工作體系還在建設(shè)之中。要堅持繼承和發(fā)展的思想，以安全性、標(biāo)準(zhǔn)化和開放性為原則，不斷創(chuàng)新信息時代檔案管理工作?！?/p>