對(duì)行政事業(yè)單位貨幣資金內(nèi)部控制的思考

□文/黃 莉 雷夏露

（西安石油大學(xué) 陜西·西安）

一、行政事業(yè)單位貨幣資金管理的內(nèi)容和作用

通過(guò)分析行政事業(yè)單位貨幣資金相關(guān)文件不難發(fā)現(xiàn)，我國(guó)行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)規(guī)范和控制的建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于企業(yè)，至2012年12月6日才發(fā)布了第71 號(hào)文件《行政單位財(cái)務(wù)規(guī)則》與第72 號(hào)文件《事業(yè)單位會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》，并要求自2013年1月1日起執(zhí)行，之前一直缺少相關(guān)領(lǐng)域規(guī)范。由中國(guó)工業(yè)和信息化部財(cái)務(wù)司于2003年發(fā)布的359 號(hào)文件《行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理規(guī)范——貨幣資金》中提及的關(guān)于貨幣資金管理的內(nèi)容包括崗位分工和審批權(quán)限、現(xiàn)金管理、銀行存款管理、其他貨幣資金管理、票據(jù)和有關(guān)印章的管理、監(jiān)督檢查幾部分。通過(guò)對(duì)貨幣資金進(jìn)行管理可以起到以下幾方面作用：

1、保證資金的安全性、完整性。在所有的資產(chǎn)中，貨幣資金的挪用是引起各種貪污犯罪行為的主要原因之一，加強(qiáng)貨幣資金的管理，可以保證貨幣資金收入、支出的合法合理性，進(jìn)而確保行政事業(yè)單位貨幣資金的完整，預(yù)防盜竊、詐騙和挪用，有效的防止舞弊的發(fā)生。

2、保證貨幣資金的合法性。管理貨幣資金，即檢查貨幣資金取得、使用是否符合中國(guó)人民銀行頒布的《現(xiàn)金管理?xiàng)l例》，辦理各項(xiàng)首付手續(xù)是否完整，通過(guò)詳細(xì)的檢查即可保證貨幣資金的合法性。

3、提高貨幣資金使用效益。加強(qiáng)對(duì)貨幣資金的管理，就能夠合理的調(diào)度行政事業(yè)單位貨幣資金，可以更加有效的使用貨幣資金，使有限的貨幣資金發(fā)揮最大的效用。

二、目前行政事業(yè)單位貨幣資金管理中存在的問(wèn)題

根據(jù)調(diào)查行政事業(yè)單位的貨幣資金使用問(wèn)題，可以發(fā)現(xiàn)行政事業(yè)單位的貨幣資金管理主要存在以下幾點(diǎn)問(wèn)題：

（一）存在白條抵庫(kù)現(xiàn)象。所謂白條抵庫(kù)，是單位庫(kù)存現(xiàn)金管理工作中的一種典型違法行為。具體是指：支出現(xiàn)金時(shí)沒有發(fā)票或收據(jù)等正規(guī)付款憑證，只是用白紙寫了一個(gè)收條或欠條作為現(xiàn)金庫(kù)存。用白條抵庫(kù)，會(huì)使實(shí)際庫(kù)存現(xiàn)金減少，日常開支所需現(xiàn)金不足，還會(huì)使賬面現(xiàn)金余額超過(guò)庫(kù)存現(xiàn)金限額，難以進(jìn)行財(cái)務(wù)管理。雖然國(guó)家有規(guī)定，行政事業(yè)單位應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金進(jìn)行清理，嚴(yán)禁白條抵庫(kù)，但仍有部分行政事業(yè)單位鋌而走險(xiǎn)的用白條抵庫(kù)。

（二）信息不透明為腐敗提供了溫床。信息不公開指行政事業(yè)單位在履行職責(zé)過(guò)程中獲取的信息，沒有定時(shí)以一定形式向公眾和內(nèi)部人員公開、公示。信息不透明、不公開一直以來(lái)都是行政事業(yè)單位的詬病。貨幣資金的使用不透明，使用者則可以憑自己意愿使用貨幣資金，導(dǎo)致貨幣資金被挪用、貪污。這種行為將直接影響人民群眾的利益。行政事業(yè)單位大到領(lǐng)導(dǎo)小到普通工作人員若出現(xiàn)違紀(jì)違法的舞弊行為也會(huì)影響單位內(nèi)工作人員的工作態(tài)度和工作秩序。

（三）崗位設(shè)置不合理。崗位的合理設(shè)置將直接影響內(nèi)部控制的效果。崗位設(shè)置的不合理主要表現(xiàn)在兩方面：一是不相容職務(wù)未分離。有些行政事業(yè)單位內(nèi)仍存在不合理不合法的兼崗現(xiàn)象。比如出納兼任記賬，出納兼任檔案保管，記賬兼任復(fù)核等。這樣使工作人員存在舞弊可能；二是崗位授權(quán)審批制度不合理。授權(quán)審批是對(duì)貨幣資金管理的一項(xiàng)重要措施。貨幣資金使用時(shí)，審批更是一個(gè)不可或缺的環(huán)節(jié)。目前，行政事業(yè)單位并沒有嚴(yán)格遵從審批程序，并且對(duì)于大額重要的支付申請(qǐng)沒有實(shí)行集體決策和審批。

（四）缺乏獨(dú)立的監(jiān)督體制，使監(jiān)督不力。監(jiān)督的獨(dú)立性是不容忽視的。監(jiān)督的效果取決于監(jiān)督機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性和權(quán)威性。監(jiān)督機(jī)構(gòu)人員若與被監(jiān)督單位有關(guān)聯(lián)，則會(huì)直接影響到監(jiān)督的公信度。選擇一個(gè)有能力并獨(dú)立于被監(jiān)督單位的監(jiān)督單位很重要。若一個(gè)單位組織的監(jiān)督機(jī)構(gòu)是由被監(jiān)督部門領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員組成，則大大降低了監(jiān)督結(jié)果的可靠性。不光需要外部的監(jiān)督，還應(yīng)該組織內(nèi)部審計(jì)部門對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督。有些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)需要彼此獨(dú)立的兩個(gè)部門或工作人員進(jìn)行合作，則需要內(nèi)部審計(jì)人員對(duì)這些工作人員的工作過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督；有些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)是有互不隸屬的兩個(gè)部門或崗位一起合作進(jìn)行，則需要內(nèi)部審計(jì)工作人員對(duì)上下級(jí)進(jìn)行監(jiān)督，防止中間產(chǎn)生勾結(jié)等現(xiàn)象。但往往行政事業(yè)單位都忽略了對(duì)這些重要環(huán)節(jié)進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督，這樣久而久之就會(huì)助長(zhǎng)行政事業(yè)單位內(nèi)利用職能之便謀取私人利益等不良工作作風(fēng)的風(fēng)氣。

（五）財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。財(cái)務(wù)人員指專門從事貨幣資金管理的工作人員，也是貨幣資金活動(dòng)經(jīng)手的第一人，工作與資金關(guān)系緊密，因此他們的專業(yè)能力和職業(yè)道德水平直接影響了行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的效果。缺乏專業(yè)人才會(huì)影響行政事業(yè)單位的工作效率，還將影響行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)部門發(fā)展；對(duì)不能勝任崗位的工作人員需要進(jìn)行再教育會(huì)導(dǎo)致行政事業(yè)單位經(jīng)費(fèi)增加。若行政事業(yè)單位能夠聘用或培養(yǎng)相關(guān)專業(yè)的有素質(zhì)人才將不僅能夠節(jié)省單位內(nèi)部經(jīng)費(fèi)還可以使財(cái)務(wù)部門注入新鮮血液，盡快的與時(shí)代發(fā)展接軌。目前，一些行政事業(yè)單位內(nèi)的財(cái)務(wù)人員專業(yè)素養(yǎng)并不高，缺少相關(guān)的專業(yè)知識(shí)、自控能力不強(qiáng)，因此，提高財(cái)務(wù)人員專業(yè)能力迫在眉睫。

三、基于內(nèi)部控制加強(qiáng)行政事業(yè)單位貨幣資金管理的途徑

目前，各級(jí)行政事業(yè)單位應(yīng)借內(nèi)部控制規(guī)范實(shí)施的契機(jī)，結(jié)合各單位具體情況，制定一系列政策措施，實(shí)現(xiàn)貨幣資金管理工作的制度化與規(guī)范化，將各項(xiàng)工作納入合規(guī)管理的范圍。內(nèi)部控制對(duì)于行政事業(yè)單位管理是一個(gè)新思路，可以從以下幾個(gè)方面去加強(qiáng)貨幣資金的控制與管理。

（一）單位層面的貨幣資金管理制度和環(huán)境建設(shè)

首先，創(chuàng)造良好的單位文化。隨著行政事業(yè)單位制度的逐漸完善，人們?cè)絹?lái)越意識(shí)到一個(gè)單位的文化在此單位經(jīng)營(yíng)管理中的重要性，有好的單位文化可以促進(jìn)單位的良好發(fā)展，而一個(gè)差的單位文化則有可能使單位陷入困境。因此，行政事業(yè)單位應(yīng)該注重單位文化的建設(shè)，形成一個(gè)良好的文化氛圍，使單位在高效有序的工作軌道上不斷發(fā)展進(jìn)步。為了建立良好的單位文化，行政事業(yè)單位應(yīng)做到領(lǐng)導(dǎo)班子要身體力行、推進(jìn)單位管理模式的轉(zhuǎn)變、發(fā)揮社團(tuán)組織和宣傳教育的作用等舉措。

其次，建立激勵(lì)約束機(jī)制。任何一個(gè)團(tuán)體都是一個(gè)有機(jī)的整體，整體內(nèi)部有積極向上、能出色完成工作任務(wù)的人，同時(shí)也就有無(wú)所事事、拖延工作時(shí)間人，有獎(jiǎng)有罰是保證單位內(nèi)部健康發(fā)展的一個(gè)重要措施。通過(guò)激勵(lì)約束機(jī)制來(lái)獎(jiǎng)勵(lì)愛崗敬業(yè)、有突出業(yè)績(jī)的人員，懲罰自由散漫，工作怠慢的人員，從而營(yíng)造出一種奮發(fā)爭(zhēng)先，互相促進(jìn)進(jìn)步的工作環(huán)境。

（二）貨幣資金業(yè)務(wù)的崗位控制。行政事業(yè)單位內(nèi)職責(zé)分工可分為橫向控制和縱向控制。橫向控制為不相容職務(wù)分離而縱向控制則為授權(quán)審批，行政事業(yè)單位為了保證貨幣資金使用安全也為了防止工作人員在容易滋生腐敗的工作環(huán)節(jié)利用職務(wù)之便貪污，應(yīng)有效的做到以下三方面的控制工作。

首先，嚴(yán)格確保不相容崗位相互分離。如出納不得兼管稽核、會(huì)計(jì)檔案保管等工作；單位的公章、專用章以及支票等票據(jù)應(yīng)該存放于不同地方，由不同的負(fù)責(zé)人保管；庫(kù)存現(xiàn)金的收入應(yīng)當(dāng)直接送存銀行，不得坐支支票、白條抵庫(kù)和私設(shè)小金庫(kù)。

其次，建立貨幣資金授權(quán)審批制度。審批人員應(yīng)對(duì)需要審批的申請(qǐng)進(jìn)行詳細(xì)的審閱，包括金額、票據(jù)的真實(shí)性等，審閱合格的方可通過(guò)，若審閱過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出并不予通過(guò)，待更正后審閱無(wú)誤才可通過(guò)。尤其是對(duì)大宗貨幣資金流動(dòng)，一定要實(shí)行集體審閱和決策。

再次，建立有效的輪崗制度。貨幣資金管理人員在一個(gè)崗位待的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，會(huì)熟悉自己所管理的業(yè)務(wù)也有能力鉆空子，成功繞過(guò)相應(yīng)的控制流程，加上與上下級(jí)的關(guān)系越來(lái)越親密，形成了屬于自己的“關(guān)系網(wǎng)”，難免會(huì)滋生腐敗，所以貨幣資金崗位工作人員應(yīng)該施行輪崗制度，制定具體的規(guī)章制度，使每個(gè)崗位上的人員定時(shí)進(jìn)行交換，避免工作人員在一個(gè)固定崗位停留過(guò)久。這樣不僅利于行政事業(yè)單位內(nèi)控環(huán)節(jié)的正常安全進(jìn)行，還有利于拓展職位的廣度發(fā)展，讓工作人員多接觸各個(gè)工作崗位，激勵(lì)培養(yǎng)人才。

（三）貨幣資金管理的信息溝通與監(jiān)督機(jī)制

一是建立健全與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)的信息公開制度。行政事業(yè)單位的信息公開是近年來(lái)的改革重點(diǎn)，有利于加強(qiáng)公眾監(jiān)督和自我控制，有利于防范舞弊與腐敗。行政事業(yè)單位的貨幣資金管理具有一定的保密性，但仍需要將可以公示的資料進(jìn)行公開，比如三公經(jīng)費(fèi)支出、投標(biāo)情況公開等。這樣可以使信息更加方便溝通，也可以有利于培養(yǎng)公眾對(duì)行政事業(yè)單位的信任以及幫助管理層決策。

二是發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督作用。目前，行政事業(yè)單位對(duì)貨幣資金審計(jì)比較注重對(duì)于使用結(jié)果的審查和監(jiān)督，而對(duì)于貨幣資金使用的全過(guò)程監(jiān)督還比較薄弱。內(nèi)部審計(jì)應(yīng)當(dāng)對(duì)整個(gè)貨幣資金使用流程執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督并提出完善的意見，這樣可以快速在事前事中事后及時(shí)反饋及時(shí)監(jiān)督，使行政事業(yè)單位能及時(shí)更正存在的錯(cuò)誤及不足，保證資金使用的合法性、效益性。貨幣資金審計(jì)的專業(yè)性較強(qiáng)，因此內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立專設(shè)的貨幣資金監(jiān)督檢查部門，審計(jì)人員應(yīng)具備專業(yè)能力和素質(zhì)。對(duì)貨幣資金業(yè)務(wù)中形成的銀行存款余額進(jìn)行核對(duì)，對(duì)銀行對(duì)賬單、銀行日記賬及銀行存款余額調(diào)節(jié)表進(jìn)行賬實(shí)核對(duì)、賬賬核對(duì)。檢查人員在經(jīng)過(guò)仔細(xì)分析后將發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題寫成書面材料向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，使貨幣資金內(nèi)部控制過(guò)程中存在的問(wèn)題得到及時(shí)的糾正和完善。

（四）加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)。專業(yè)素養(yǎng)包括財(cái)務(wù)人員本身所學(xué)習(xí)的專業(yè)程度也包括進(jìn)入到工作崗位后的后期繼續(xù)教育。只有與時(shí)俱進(jìn)的財(cái)務(wù)人員才能管理好單位內(nèi)的貨幣資金運(yùn)用。

一是行政事業(yè)單位在選拔人才時(shí)應(yīng)關(guān)注其學(xué)歷、專業(yè)等職業(yè)素質(zhì)。只有一個(gè)學(xué)習(xí)與財(cái)務(wù)相關(guān)專業(yè)的人才才能勝任此職務(wù)。隔行如隔山，不同專業(yè)之間有著很大的區(qū)別。財(cái)務(wù)是一個(gè)專業(yè)性很強(qiáng)的專業(yè)，因此要篩選合適的人在此崗位上。

二是加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員思想上的教育。思想決定了行為，只有不斷培養(yǎng)正確的職業(yè)道德價(jià)值觀，才能避免財(cái)務(wù)人員利用職便非法謀取私人利益。因此，行政事業(yè)單位應(yīng)注重培養(yǎng)財(cái)務(wù)工作人員嚴(yán)格履行法定職責(zé)、忠于職守等基本職業(yè)道德思想。

三是加強(qiáng)后期繼續(xù)教育，使知識(shí)不斷完善。會(huì)計(jì)理論是與時(shí)更新的，固守原有的理論顯然是不先進(jìn)的。因此，行政事業(yè)單位應(yīng)定時(shí)定期對(duì)在崗的財(cái)務(wù)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)、再教育，使其能更加好的完成工作任務(wù)。

總之，對(duì)貨幣資金的控制是行政事業(yè)單位內(nèi)部控制中十分重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，因此行政事業(yè)單位應(yīng)該不斷深化對(duì)貨幣資金的管理，建立一個(gè)完善的貨幣資金內(nèi)部控制體制，并且還要提高管理人員對(duì)內(nèi)控體制的重視和工作人員的基本專業(yè)素質(zhì)，使我國(guó)行政事業(yè)單位的工作能夠更好地進(jìn)行。

［1］方周文，張慶龍，聶興凱.行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范實(shí)施指南［M］.立信會(huì)計(jì)出版社，2013.4.

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［4］鄧輝.淺析行政事業(yè)單位資金管理存在的問(wèn)題及對(duì)策［J］.現(xiàn)代商業(yè)，2011.29.