醫(yī)院人事檔案管理服務(wù)路徑的探討

張建華

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的迅速發(fā)展，醫(yī)院規(guī)模和功能不斷擴(kuò)大和完善，各級各類醫(yī)療機(jī)構(gòu)的人員進(jìn)出、人才流動日益頻繁，職工的職稱評審、年度考核、醫(yī)德考評等日益規(guī)范，對各類考核評價結(jié)果的運(yùn)用日益增多，這就要求人事檔案管理工作必須適應(yīng)形勢，擴(kuò)大檔案收集范圍，使檔案資源建設(shè)的觸角由歷史向現(xiàn)實(shí)延伸、由職能管理部門向基層一線科室延伸、由單一的紙質(zhì)檔案向多種類型、多種載體檔案延伸。增加檔案人工作、學(xué)習(xí)、考核以及參與社會活動等各方面的鮮活內(nèi)容，為檔案資源注入新成份、新要素，逐步形成多元化的人事檔案信息資源體系，并主動提供服務(wù)，這也正是新形勢賦予人事檔案管理工作的新內(nèi)涵和活力所在。

1 目前醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問題

由于歷史、政策、管理和技術(shù)上的種種原因，目前人事檔案管理工作仍然存在各種各樣的問題，并在一定的程度上嚴(yán)重制約了人事檔案的提供利用，主要表現(xiàn)在以下幾個方面:

1．1 人事檔案的嚴(yán)肅性受到挑戰(zhàn) 人事檔案的前提是真實(shí)，應(yīng)是一個人在整個社會實(shí)踐活動中的真實(shí)記錄和客觀反映。這就要求所收集的檔案材料必須實(shí)事求是、真實(shí)可靠，不能摻雜水分，更不能有虛假、夸張和主觀臆斷的情況。但在實(shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)在人事檔案內(nèi)屢屢出現(xiàn)履歷材料內(nèi)容前后不一致現(xiàn)象，如有的材料中出生年月與身份證不一致、同1份檔案內(nèi)不同材料的出生年月不一樣;有的材料中由于在職學(xué)習(xí)培訓(xùn)的材料沒有及時補(bǔ)充，造成學(xué)歷變化無法印證;有的材料中由于政策不統(tǒng)一致使參加工作時間認(rèn)定困難等等［1］。因?yàn)闄n案材料中出現(xiàn)的前后矛盾、真假難辨現(xiàn)象，不僅使其真實(shí)性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性大打折扣，而且也給組織人事部門在辦理退休、崗位調(diào)整、調(diào)資晉級、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘工作上增加了工作量，帶來不必要的麻煩。

1．2 人事檔案的參考價值降低 人事檔案材料應(yīng)全面、歷史、客觀地反映一個人的真實(shí)面貌，應(yīng)是個人、組織對一個人的全面“畫像”，以使考察者在翻閱檔案時能夠一目了然，如見其人，是考察人、使用人的重要參考和依據(jù)。但現(xiàn)有人事檔案中“厚古薄今”“千人一面”的現(xiàn)象十分普遍，鑒定材料往往是千篇一律的空話套話，凸顯個人特色的個性化材料偏少，能反映個人鮮明性格特點(diǎn)的材料在檔案中難覓蹤跡，失去了真正意義上的參考作用［2］?？己瞬牧媳緫?yīng)是人事檔案中份量最重，最能反映個人德、能、勤、績方面的核心材料，但像“年度考核”年年重抄一遍的現(xiàn)象時有發(fā)生，甚至出現(xiàn)了同一科室、同一崗位千篇一律的現(xiàn)象。在職稱評審、績效考核等材料中更多注重的是個人業(yè)務(wù)和工作業(yè)績，卻不能全面反映個人的德、能、勤、績、廉，難以在考察提拔干部、選賢薦能或人才交流中起到應(yīng)有的參考作用。

1．3 人事檔案的管理手段落后 隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，醫(yī)院增員加速，員工個人檔案材料也迅速增多，使人事檔案管理工作日趨繁重。雖然近年來醫(yī)院的檔案工作得到了明顯重視，但由于各種因素的影響，醫(yī)院的檔案管理工作仍處于傳統(tǒng)、封閉或半封閉的狀態(tài)，長期存在的館藏面窄、量小，而缺乏系統(tǒng)性和完整性;服務(wù)手段單一，內(nèi)容層次較低;檔案信息化建設(shè)發(fā)展步伐緩慢，管理技術(shù)滯后;檔案服務(wù)意識不強(qiáng)等問題依然存在，難以適應(yīng)醫(yī)院改革與發(fā)展的需要［3］。尤其是在當(dāng)今高科技信息時代，人才交流頻繁，如何有效鑒別人才中魚龍混雜的情況，即對人事檔案管理工作提出了新的要求。因而，目前人事檔案管理傳統(tǒng)觀念所表現(xiàn)出的重藏輕用、重紙質(zhì)檔案輕電子檔案、重文書檔案輕專門檔案等觀念，顯然無法滿足新形勢下人事檔案管理工作的需要。

2 對策

2．1 增強(qiáng)服務(wù)觀念是人事檔案工作的根本 要增強(qiáng)人事檔案服務(wù)工作的預(yù)見性、主動性、前瞻性和有效性，延伸檔案工作的觸角，拓展檔案工作的空間，全面積極有效地為醫(yī)院改革發(fā)展建設(shè)服務(wù)，真正做到醫(yī)院重點(diǎn)工作推進(jìn)到哪里、檔案工作就延伸到哪里，需要哪些服務(wù)、檔案工作就能提供相應(yīng)服務(wù)［4］。同時認(rèn)真重視檔案的公開功能和文化功能，注重利用檔案信息資源，制作典型示范、警示教育圖片、影像資料等為教育實(shí)踐活動提供檔案服務(wù)［5］。

2．2 提高檔案意識是做好人事檔案工作的基礎(chǔ)人事檔案的形成，涉及到個人和很多部門，只有樹立強(qiáng)烈的檔案意識，才會自覺地將工作、學(xué)習(xí)、生活中形成的各種材料，主動按照檔案資料的規(guī)范要求轉(zhuǎn)化為檔案。(1)領(lǐng)導(dǎo)重視，就能促進(jìn)檔案信息化建設(shè)、檔案法制建設(shè)、檔案隊(duì)伍建設(shè)。對檔案工作給予有力支持，為檔案工作健康、持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造基本條件。(2)提高了員工的檔案意識，就會促使每一個人在檔案材料的形成中始終保持嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，避免錯漏，自覺將材料及時上交入檔，維護(hù)檔案材料的真實(shí)、可靠和完整。(3)提高了檔案管理人員的檔案意識，就可增強(qiáng)其工作責(zé)任心，及時地發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，不斷開動腦筋，轉(zhuǎn)變思維方式、工作方式和行為方式，更好地將檔案理論應(yīng)用于工作實(shí)踐，在實(shí)踐中充分發(fā)揮檔案信息和檔案工作應(yīng)有的作用。

2．3 提升檔案材料的真實(shí)性是人事檔案管理的關(guān)鍵 在人事檔案管理工作中，要以黨和國家的有關(guān)政策為標(biāo)尺度量入檔材料，堅(jiān)持原則，認(rèn)真審核，科學(xué)鑒定，嚴(yán)格把關(guān)，維護(hù)人事檔案材料的嚴(yán)肅性和真實(shí)性。做到不經(jīng)審查的材料不歸檔，手續(xù)不全的材料不歸檔，內(nèi)容不實(shí)的材料不歸檔，填寫不符合規(guī)定的材料不歸檔，國家不承認(rèn)的不歸檔，與政策不符的不歸檔［6］。

2．4 檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)人事檔案工作可持續(xù)發(fā)展的必由之路 要適時根據(jù)醫(yī)院的規(guī)模和發(fā)展方向，完善制度設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高政策水平和甄別能力，如實(shí)地對人事檔案進(jìn)行信息化管理，建立人才信息庫，有效地利用人事檔案資源，讓有現(xiàn)實(shí)價值的個人檔案信息從傳統(tǒng)的人事檔案中游離出來，做好檔案、資料、情報信息的一體化服務(wù)，使各種信息互相補(bǔ)充，互相滲透，以增強(qiáng)人事檔案信息的社會化服務(wù)功能。

2．5 強(qiáng)化考績材料充實(shí)是人事檔案管理工作的重要內(nèi)容 隨著人事分配制度改革的深化，加強(qiáng)對專業(yè)技術(shù)人員的日?？己顺蔀獒t(yī)院優(yōu)化人員素質(zhì)、強(qiáng)化專業(yè)管理、提高技術(shù)水平的重要內(nèi)容。而準(zhǔn)確完整的人事檔案是選用人才的重要工具，因而人事檔案工作要想在新形勢下有所作為，就必須主動與醫(yī)院的各項(xiàng)工作聯(lián)系起來，在服務(wù)和利用上做文章，并在崗位設(shè)置、編制規(guī)劃、職稱評審、競爭上崗等具體工作中，及時準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供可靠的參考依據(jù)。同時，人事檔案管理工作要全面、客觀地反映檔案人的全貌，就應(yīng)及時地補(bǔ)充完善反映業(yè)務(wù)技術(shù)水平的日?？己瞬牧弦约芭嘤?xùn)、進(jìn)修、年度考核、醫(yī)德檔案等工作實(shí)績材料，要將單位對工作人員的工作成績、工作能力的考察評價、考核結(jié)果、科研課題、成果論文、新技術(shù)引進(jìn)、教學(xué)水平、獎懲晉職、職稱評審等重要依據(jù)作為為醫(yī)院人事檔案管理一項(xiàng)常規(guī)工作，不斷完善人事檔案這一信息載體的服務(wù)功能［7］。這項(xiàng)工作完成的質(zhì)量如何，不僅關(guān)系到對檔案人的客觀評價，也影響到檔案材料質(zhì)量的高低，更反映了檔案管理人員的能力水平。

1 唐高計(jì)．大學(xué)生就業(yè)與人事檔案［J］．蘭臺世界2007，(7):13．

2 黃順利．淺談高校干部人事檔案的基礎(chǔ)工作［J］．檔案時空，2007，(12):31．

3 高江寧．淺析高校人事檔案管理中若干“不合時宜”的問題［J］．蘭臺世界，2006，(13):12．

4 儲玉紅．人事檔案信息失真的原因及其規(guī)避措施［J］．武漢職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2005，(5):39．

5 劉琴．人事檔案管理研究述評及趨勢展望［J］．檔案學(xué)研究，2011，(5):20 －21．

6 于業(yè)龍．淺談新時期如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理［J］．中國傷殘醫(yī)學(xué)，2007，(4):26 －27．

7 胡玉娥，王金杰．醫(yī)院干部人事檔案目標(biāo)管理［J］．現(xiàn)代醫(yī)院，2006，(1):114 －115．