兒童專科醫(yī)院排班考勤系統(tǒng)的開發(fā)及應用

凌 靚 楊 琦 羅 毅

兒童專科醫(yī)院排班考勤系統(tǒng)的開發(fā)及應用

凌 靚①楊 琦①羅 毅①

根據醫(yī)院現(xiàn)有工作情況和排班模式，設計一套以排班為基礎的考勤系統(tǒng)，以改善醫(yī)院人事管理的現(xiàn)狀，提高醫(yī)院管理的效率。

排班 考勤 排班考勤系統(tǒng)

由于醫(yī)院醫(yī)療工作的特殊性，醫(yī)院臨床科室的考勤工作一直采用手工上報的方式。即由科室考勤員完成本科室的考勤工作，每月統(tǒng)計匯總至人事部門，人事部門整理全院的人員變動、考勤情況。這種方式流程復雜，操作繁瑣，而且歷史數(shù)據容易丟失、查詢不方便，增加了人力物力的消耗[1]。為有效規(guī)避現(xiàn)有考勤模式的不足之處，2014年本院與某軟件公司合作研發(fā)，探索了一套能適合現(xiàn)代化醫(yī)院管理需求的排班考勤模式，以提高考勤數(shù)據的準確性和有效性。

1 排班考勤工作的沿革

1.1 手工紙質報送 簡單的手工抄報考勤，工作量較大，存在許多主觀、人為因素，透明度較差，傳遞過程冗長，難以達到人事管理的目標。排班考勤數(shù)據在全院不能實現(xiàn)共享，造成行政職能科室間的信息不對稱。

1.2 Excel表格上傳 隨著醫(yī)院信息技術平臺的不斷完善，2010年醫(yī)院自行開發(fā)了Excel表格上傳系統(tǒng)，將電子排班、考勤報表上傳到系統(tǒng)，由人事部門下載匯總?？记陧椖坎粩嗉毣?，能有效記錄職工的進修學習、工作出勤情況。但是，此類考勤方式通常是由考勤員當月回想上月出勤情況。醫(yī)護人員的崗位流動十分頻繁，以回憶的方式填報考勤往往會出現(xiàn)多考、漏考、錯考等問題，不真實的考勤數(shù)據給員工的工資計算、績效考核帶來眾多問題。同時，從財務核算的角度直接影響職工的獎金收入、成本核算等工作[2]。

2 排班考勤系統(tǒng)的設計

排班考勤系統(tǒng)實質上是一種基于Web系統(tǒng)的預先排班，由排班生成考勤數(shù)據的信息化系統(tǒng)，即由各臨床科室預先做好每一周期的排班計劃(通常為1周)，該計劃在實際執(zhí)行時可以根據具體情況進行排班變動和調整。當月排班完成，次月初考勤員根據排班數(shù)據，轉化成考勤記錄，人事部門統(tǒng)一生成全院考勤匯總信息。該系統(tǒng)可以實時查詢員工的排班情況，更有利于提供考勤數(shù)據匯總查詢等功能，實現(xiàn)排班考勤信息在各行政職能部門之間的共享[3]。

2.1 考勤單元設置 由于醫(yī)院的科室區(qū)域劃分和業(yè)務流程的特殊性，單一的考勤單元設定方式不能滿足科室需求，醫(yī)院在合理區(qū)分科室職能的基礎上，采用多樣化的考勤單元設定。臨床科室以所在病區(qū)為單位設立考勤單元；醫(yī)技科室可以按照職工的工作地點設立考勤單元，如藥劑科具體可分為門診藥房、中心藥房、配置中心等；非醫(yī)療崗位，如行政機關、后勤保障部門可以按部門、班組設立考勤單元。多元化考勤單元的設定，便于員工在一定的服務區(qū)域，實現(xiàn)跨科考勤工作。

2.2 班次與出勤類型設置 醫(yī)院是全日制服務行業(yè)，臨床、護理崗位實行24小時循環(huán)排班，在常規(guī)班次的基礎上，每個科室可根據自身業(yè)務特點、工作繁瑣程度、忙閑時間段等情況，按照一定的規(guī)則自定義班種，由人事部門審核同意后自行使用。班種確定后，考勤項目就可以按班次歸類，大致分為：正常、病假、事假、帶薪假、探親假、婚假、進修、升造等。

2.3 人員角色分類 科室排班考勤人員由排班員、考勤員組成，經過嚴格的權限設定，不同角色分工不同。排班員主要負責基礎信息定義和維護，包括增減排班單元內的人員、班種定義等模塊；負責對應科室排班計劃的制訂、查詢、修改。根據情況，可以選擇性地查詢出排班原始計劃、排班執(zhí)行最新情況。排班計劃在執(zhí)行期間，遇到特殊情況時可在原有的計劃上修改排班，操作靈活性較強?？记趩T根據預排班的數(shù)據生成科室成員的考勤數(shù)據，在系統(tǒng)中上報人事部門。

2.4 排班考勤系統(tǒng)功能 主要是通過多方面數(shù)據管理維護，實現(xiàn)全院考勤記錄、出勤變動情況的跟蹤及查詢。系統(tǒng)主要功能有6項。(1)員工管理模塊：主要定義醫(yī)院員工的基礎信息，包括工號、姓名、入院工作日期、科室名稱、職稱職務、操作權限等，員工可自助查詢本人的基本信息。(2)考勤單元定義模塊：1個考勤單元可包括1個排班單元或者多個排班單元，在此模塊可以對考勤單元進行維護。(3)班種定義模塊：科室做排班計劃時，可根據本科室業(yè)務特點，在此模塊中設計個性化班次種類。(4)排班單元定義模塊：主要對醫(yī)院科室進行基礎信息的維護，包括科室成員維護、班種信息維護。(5)生成考勤模塊：考勤員根據排班數(shù)據，次月初生成考勤數(shù)據?？记趩T也可對生成的考勤數(shù)據進行手工維護，包括修改、上報等工作。(6)排班考勤查詢模塊：系統(tǒng)對排班考勤數(shù)據匯總統(tǒng)計后，實現(xiàn)資源共享，可根據權限設置滿足各職能部門實時查詢排班考勤數(shù)據的需求。

3 排班考勤系統(tǒng)的特點

3.1 使用便捷 系統(tǒng)不需要安裝客戶端，所有安裝了Windows操作系統(tǒng)的計算機均可通過互聯(lián)網使用排班考勤系統(tǒng)。因此，無論用戶辦公地點集中還是分散，都可以通過局域網或廣域網，在授權范圍內進行考勤相關工作，使得信息交流及時、暢通，查詢統(tǒng)計方便、準確[4]。

3.2 邏輯嚴謹 本著方便職工的原則，設計了職工請假審批、出國審批、外出進修審批等人事流程，職工可在醫(yī)院內部任意一臺電腦上完成請假流程，中層干部可在手機客戶端完成本科室人員的請假審批工作。流程結束后數(shù)據自動寫入排班考勤系統(tǒng)，實現(xiàn)了排班—請假—考勤的無縫對接，增強了排班考勤的邏輯嚴謹性。

3.3 行業(yè)對口 專門針對醫(yī)院特殊的業(yè)務模式設計排班考勤系統(tǒng)，支持多種類型的排班考勤需求，通過排班管理模塊統(tǒng)計中夜班費；通過考勤管理模塊計算缺勤扣款，靈活定義、動態(tài)查詢。

3.4 權限設置 數(shù)據的安全性、真實性、保密性是醫(yī)院高度關注的問題，系統(tǒng)提供了多種角色登錄方式，根據要求對每個業(yè)務操作員進行權限控制，確保數(shù)據的安全性、可靠性。

4 排班考勤系統(tǒng)的應用

排班考勤系統(tǒng)的開發(fā)歷經了前期調研、專題討論分析、系統(tǒng)設計及開發(fā)的過程，整個過程始終圍繞醫(yī)院人力資源管理的要求，旨在提高考勤數(shù)據的準確性、及時性、透明性。此系統(tǒng)已在院內正式全面運行，通過多次組織科主任、護士長和考勤員培訓學習，各個角色的操作已基本得到掌握，經過試用—發(fā)現(xiàn)問題—檢測—修改系統(tǒng)，逐步完善了排班考勤系統(tǒng)，以達到合理配置人力資源、提高醫(yī)療工作效率的目標[5]。

1 丁睿.醫(yī)院考勤管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[D].廈門:廈門大學,2013.

2 陳璐,陳湘玉.電子排班系統(tǒng)的開發(fā)及應用[J].中華護理雜志,2012，47(12):1118-1119.

3 王劉.醫(yī)院人事考勤管理現(xiàn)狀及對策[J].醫(yī)院管理論壇,2011,(9)：54-55.

4 程超.網絡考勤系統(tǒng)在醫(yī)院管理中的應用[J].醫(yī)院與社會，2011,24(6)：58-59.

5 張梅,崔劍.醫(yī)院考勤工作經驗與網絡化管理設計[J].中醫(yī)藥管理雜志,2011,19(5)：446-448.

·本文編校 李 敏·

2015-05-31)

①蘇州大學附屬兒童醫(yī)院組織人事處 蘇州市 215003