信息管理在醫(yī)院綜合檔案管理中的重要性

徐 震

信息管理在醫(yī)院綜合檔案管理中的重要性

徐 震①

文章從目前醫(yī)院綜合性檔案管理的現(xiàn)狀入手，提出了信息管理在醫(yī)院綜合性檔案管理運用中的重要意義，最后對于建立一整套完善的信息化檔案管理系統(tǒng)提出了幾點建議。

信息化 醫(yī)院 綜合性檔案 重要性

近年來，國家對衛(wèi)生信息化建設非常重視。醫(yī)院檔案信息管理如何滿足醫(yī)院乃至社會各方面對醫(yī)院檔案信息利用的需求？如何根據(jù)醫(yī)院檔案形成規(guī)律和特點，建立實用共享的醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)？這是我國各級各類醫(yī)院檔案管理部門目前普遍關注但又尚未解決的新課題。

1 醫(yī)院綜合檔案管理現(xiàn)狀

1.1 缺乏完善的檔案管理體系 目前，我國大部分醫(yī)院的綜合檔案管理制度相對不是很完善，各科室間缺乏有效溝通，應該歸檔的材料一般都由各部門自行保管，使得綜合檔案的管理工作不具備科學性、完整性，容易導致醫(yī)院檔案管理工作的滯后和混亂。

1.2 檔案管理工作不被重視 不少醫(yī)院的綜合性檔案管理問題不受領導重視，是因為有些醫(yī)院管理者認為綜合檔案管理不能直接給醫(yī)院帶來經(jīng)濟效益，且需要消耗大量資金，是可有可無的項目。缺乏領導重視和資金來源的直接后果就是造成檔案管理工作的落后和不規(guī)范[1]。

1.3 檔案管理信息化水平不高 工作效率低下 信息技術在醫(yī)院綜合檔案管理中的應用率還是比較低的，由于缺乏技術支持，致使不少珍貴資料難以保存下來[2]。因為資金投入不足，使得檔案管理者無錢購買相應的軟硬件設施，直接后果就是使用者無法在短時間之內迅速檢索到所需的資料。

2 使用信息化管理醫(yī)院綜合性檔案的重要性

2.1 檔案是醫(yī)院發(fā)展和建設的重要資源 檔案是醫(yī)院工作的重要資源，對醫(yī)院今后的發(fā)展和建設具有重要的指導意義。建立一套科學有體系的綜合檔案管理系統(tǒng)是提高整個醫(yī)院管理水平的基石。

2.2 信息化是時代發(fā)展的必然趨勢 伴隨著計算機技術、信息技術和通訊技術的不斷發(fā)展，不少行業(yè)為了提高工作效率、經(jīng)濟效益和社會效益，紛紛引進了信息化管理這一概念。同樣為了有效開發(fā)利用醫(yī)院的檔案資源，可以充分利用網(wǎng)絡資源，建立屬于自己的檔案數(shù)據(jù)庫。

2.3 方便醫(yī)院職工及時獲取相關資訊 不僅僅是醫(yī)務工作人員，在醫(yī)院工作的每一名職工可以通過便捷的現(xiàn)代化網(wǎng)絡平臺，及時獲取各部門發(fā)布的通知、公告，可以加強職工對醫(yī)院的認知感。同時也可以為醫(yī)院職工的好人好事提供傳播途徑，以增加職工的工作使命感。

3 建立健全醫(yī)院綜合檔案信息管理系統(tǒng)

3.1 整合信息資源 完善信息系統(tǒng) 檔案信息資源整合不是簡單的數(shù)據(jù)庫集合，而是對獨立的檔案信息資源系統(tǒng)中的功能結構進行類聚和重組，形成一個新的檔案信息資源體系，最終建立一個效率更高的系統(tǒng)模塊。目前，國際領先的技術結構是采用 B/S 結構(即 Browser/Server——瀏覽器/服務器)，網(wǎng)絡辦公不再受地域限制，用戶端只需要單一的瀏覽器軟件，通過使用 Internet 的超文本、多媒體傳輸技術，就可以訪問文本、圖像、聲音等信息，完成網(wǎng)上信息查詢、打印、錄入等操作，具有系統(tǒng)負載輕，開放性好，系統(tǒng)維護升級方便等優(yōu)點。

3.2 合理設置綜合性檔案信息管理系統(tǒng)基礎模塊 醫(yī)院綜合檔案信息管理系統(tǒng)最重要的是模塊設置，大多數(shù)醫(yī)院的信息系統(tǒng)包括：醫(yī)療文書檔案、科研教學資料、醫(yī)療設備資料、人力資源資料和黨建、行政管理及其他信息資料這5大模塊。但是對于模塊內容的歸檔存在一定的難度，因為各部門職能不同，自身形成的文件和檔案類別有所差異。在運用計算機對各類文書檔案進行歸檔的時候，必須由專職人員嚴格按照統(tǒng)一的格式、標準進行分類輸入，確保信息系統(tǒng)的準確性、實用性[3]。

3.3 加大資金投入 配備基礎網(wǎng)絡通訊設備 醫(yī)院要真正實現(xiàn)綜合性檔案的開發(fā)利用和資源共享，必須要加大資金投入力度，配備基礎的網(wǎng)絡通訊設備，以醫(yī)院局域網(wǎng)為基礎，利用網(wǎng)絡傳遞運輸技術、通訊技術、掃描技術、多媒體技術、數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮與上傳技術等輔助手段，為醫(yī)院綜合性檔案信息化管理提供保障。

檔案信息化建設勢在必行，為開創(chuàng)檔案管理工作的新局面創(chuàng)造良好的條件。以往對檔案管理所采取的傳統(tǒng)的手工管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)下快速發(fā)展的社會需求，并且正在逐步被先進的應用計算機技術、網(wǎng)絡技術等信息化管理模式所取代。隨著信息化程度的穩(wěn)步提升，醫(yī)院綜合性檔案管理工作也有著巨大的變化，檔案信息管理系統(tǒng)正逐漸步入規(guī)范化、科學化的時代。

1 陳文德.醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].產(chǎn)業(yè)觀察,2015，(8)：171.

2 朱方華，宮潔麗，王建軍，等.利用信息管理系統(tǒng)對醫(yī)院綜合檔案進行管理[J].河北醫(yī)藥,2013，(3)：773-774.

3 古玲，苑志勇.基于B/S結構的檔案信息管理系統(tǒng)研究[J].華中科技大學學報(自然科學版)，2005，33(1)：50-51.

·本文編校 曹家和·

2015-07-03；

2015-08-31)

①南京市婦幼保健院 南京市 210004