江蘇省疾控中心物資管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用及效果評(píng)價(jià)△

方 蕾 陳智高*

·疾病控制與衛(wèi)生監(jiān)督·

江蘇省疾控中心物資管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用及效果評(píng)價(jià)△

方 蕾①陳智高①*

文章主要對(duì)現(xiàn)代信息化物資管理的應(yīng)用與效果進(jìn)行了分析，并對(duì)其工作的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行了簡明扼要的闡述。

疾控中心 物資管理系統(tǒng) 效果評(píng)價(jià)

物資管理系統(tǒng)由固定資產(chǎn)管理、材料管理、查詢統(tǒng)計(jì)和系統(tǒng)維護(hù)4大模塊組成。江蘇省疾控中心(以下簡稱為中心)物資管理系統(tǒng)于2013年7月1日正式使用。經(jīng)各級(jí)使用者與系統(tǒng)的磨合和適應(yīng)，反饋出66個(gè)問題，研究組第一時(shí)間和軟件公司規(guī)劃解決方案，修改問題，完善系統(tǒng)功能。成熟運(yùn)行后，物資管理系統(tǒng)與中心辦公平臺(tái)整合，真正實(shí)現(xiàn)中心物資申購、管理、統(tǒng)計(jì)信息化、規(guī)范化[1]。

1 物資管理系統(tǒng)的升級(jí)和應(yīng)用

1.1 物資管理系統(tǒng)的升級(jí) (1)將中心接種疫苗申購流程加入材料管理模塊中，接種疫苗模塊接近于已使用成熟的辦公用品和試劑耗材模塊的功能，只需要在材料管理模塊中從申請(qǐng)—審批—分配—采購—庫房管理到統(tǒng)計(jì)分析流程性的植入即可。(2)在整個(gè)材料管理模塊中加入經(jīng)費(fèi)來源功能，經(jīng)費(fèi)來源的貫穿，不僅需要將財(cái)務(wù)提供的3大類經(jīng)費(fèi)表(含450種經(jīng)費(fèi))精準(zhǔn)地導(dǎo)入系統(tǒng)，而且在整個(gè)操作流程中需要根據(jù)實(shí)際操作需求適當(dāng)出現(xiàn)或隱藏，在查詢統(tǒng)計(jì)模塊中需要有專門、詳細(xì)的表格呈現(xiàn)，設(shè)置庫存材料經(jīng)費(fèi)查詢和領(lǐng)用材料經(jīng)費(fèi)查詢表，包括各種經(jīng)費(fèi)使用小計(jì)，各科所經(jīng)費(fèi)使用小計(jì)、合計(jì)等，還有相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)維護(hù)對(duì)照碼表，方便經(jīng)費(fèi)變更的及時(shí)維護(hù)、修改。

1.2 物資管理系統(tǒng)的具體應(yīng)用

1.2.1 固定資產(chǎn)信息化管理。信息化管理后，設(shè)備從申購到安裝驗(yàn)收單填寫均在系統(tǒng)中完成，并且建立了設(shè)備檔案,詳細(xì)記錄了每臺(tái)設(shè)備的購入時(shí)間、金額、供貨單位、領(lǐng)用科室。每臺(tái)設(shè)備設(shè)有相應(yīng)條形碼，設(shè)備信息完整、易查，真正實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)的信息化管理，同時(shí)為成本核算提供了準(zhǔn)確的依據(jù)，見圖1。

圖1 物資管理系統(tǒng)固定資產(chǎn)模塊功能

1.2.2 材料信息化管理。材料管理模塊實(shí)現(xiàn)了辦公用品、試劑耗材、接種疫苗從申購到出庫的信息化，物資管理部門通過購買記錄查詢到不同的物品及同種物品的不同價(jià)格，縮短詢價(jià)、比價(jià)時(shí)間，業(yè)務(wù)部門可以查詢材料狀態(tài)和貨期，方便安排實(shí)驗(yàn)進(jìn)程。庫存物資實(shí)行信息化管理后，通過驗(yàn)收、核價(jià)后由計(jì)算機(jī)打印入庫單和出庫單，避免了物品不入庫就被領(lǐng)取和領(lǐng)取物品不填出庫單的現(xiàn)象。庫房管理員通過材料管理模塊可以實(shí)現(xiàn)庫存物資的賬目同實(shí)物核對(duì)、物資領(lǐng)取部門的實(shí)物核對(duì)以及供貨單位的清算結(jié)賬，見圖2。

圖2 物資管理系統(tǒng)材料管理模塊功能

1.2.3 查詢統(tǒng)計(jì)模塊。通過查詢統(tǒng)計(jì)模塊查出耗量大、周轉(zhuǎn)快的物品，管理部門通過市場調(diào)查或直接從廠家獲得信息,以最優(yōu)惠的價(jià)格,完好的品質(zhì)購進(jìn)，既能節(jié)省資金，又能更好、更快地為中心其他科所服務(wù)。同時(shí)，根據(jù)具體查詢條件搜索各類事務(wù)數(shù)據(jù)的查詢，自動(dòng)匯總生成各種報(bào)表，準(zhǔn)確、及時(shí)取得各科室領(lǐng)取物品的金額，提高了成本核算人員的工作效率和核算的準(zhǔn)確性，見圖3。

圖3 查詢統(tǒng)計(jì)模塊功能

2 物資管理系統(tǒng)應(yīng)用前后對(duì)比

2.1 物資申請(qǐng)、審批階段 傳統(tǒng)手工模式(以下簡稱手工組)的物資采購申請(qǐng)采用紙質(zhì)手寫版，申請(qǐng)需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)手寫簽名審批，花費(fèi)時(shí)間每月平均為4個(gè)工作日。使用物資管理系統(tǒng)(以下簡稱系統(tǒng)組)后，只需在系統(tǒng)中輸入申購信息，申請(qǐng)者不用為審批來回奔波，領(lǐng)導(dǎo)通過手機(jī)和電腦即可第一時(shí)間完成審批，申請(qǐng)花費(fèi)時(shí)間僅需1個(gè)工作日。申請(qǐng)—審批階段信息化為領(lǐng)導(dǎo)和申請(qǐng)者節(jié)約時(shí)間和精力是顯而易見的。

2.2 物資分類采購階段 手工組紙質(zhì)申請(qǐng)字跡潦草不清，審批時(shí)難以辨認(rèn)，導(dǎo)致買錯(cuò)規(guī)格、型號(hào)。系統(tǒng)組電子化輸入清楚明了，同名物資自動(dòng)匯總且進(jìn)行比對(duì)提示，便于批量采購。分類詢價(jià)環(huán)節(jié)，以零散試劑采購為例，手工組將手寫訂單匯總成表格，再根據(jù)品牌、種類詢價(jià)比較，每月平均160條采購記錄，訂購成功需要花費(fèi)5～6個(gè)工作日。系統(tǒng)組可根據(jù)不同需求分類導(dǎo)出電子訂單，按照品牌、種類比價(jià)，選定最優(yōu)供應(yīng)商，訂購時(shí)間比手工組節(jié)約60%。

2.3 物資庫房管理階段 手工組每月需要整理幾百條庫房出入庫記錄，清算單位精確到分，工作量大，易出錯(cuò)。系統(tǒng)組由電腦直接計(jì)算出、入庫數(shù)量，統(tǒng)計(jì)核對(duì)小計(jì)和合計(jì)，賬目有序，分毫不差。

2.4 物資核算報(bào)銷階段 手工組核算復(fù)雜，發(fā)票金額和入庫單、出庫單及報(bào)銷黏貼單金額必須一一對(duì)應(yīng)，手工填寫賬目難免手誤，核算不清導(dǎo)致工作重復(fù)低效。系統(tǒng)組電子化的單據(jù)核算清晰，只需核算總價(jià)符合，即使有錯(cuò)也很容易找出，時(shí)效提高50%。

3 采用物資管理系統(tǒng)的效果

3.1 增強(qiáng)了宏觀調(diào)控能力 采用一個(gè)科所一個(gè)系統(tǒng)管理員賬戶的模式，申請(qǐng)物資隨時(shí)可查，有效避免了重復(fù)申購引起的浪費(fèi)。各科所對(duì)于自己申購的物資情況能實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)掌握，加急物資可在系統(tǒng)中備注提示，免去了過程中額外的電話追蹤詢問。從物資申請(qǐng)采購到物資流通的各個(gè)環(huán)節(jié)都受到經(jīng)費(fèi)來源的制約，把經(jīng)費(fèi)與物資有機(jī)地結(jié)合起來，經(jīng)費(fèi)使用部門和財(cái)務(wù)部門能通過系統(tǒng)實(shí)時(shí)查詢經(jīng)費(fèi)使用情況，較好地發(fā)揮了有限經(jīng)費(fèi)的整體保障作用。

3.2 規(guī)范了財(cái)物流通秩序 改變了傳統(tǒng)物資管理的思維定勢(shì)、管理模式和方法。物資管理糾正了采購、管理、供給及核算各環(huán)節(jié)的不可控性。各部門互相監(jiān)督，有效地消除弄虛作假、損公肥私的隱患。

3.3 降低了物資消耗成本 現(xiàn)代信息化物資管理能夠更為清晰地了解每年物資的使用情況，可充分對(duì)下一年的物資采購情況進(jìn)行系統(tǒng)的分析，在有效、科學(xué)地避免購買物資的隨意性與盲目性的同時(shí)，減少了準(zhǔn)備周期和庫存率。

3.4 提供了準(zhǔn)確庫存信息 常用辦公用品和耗材庫數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新、準(zhǔn)確可靠，既保證了中心各科所的使用，又避免了庫存積壓和資源占用，提高了采購資金的循環(huán)利用率。使用現(xiàn)代信息化物資管理方法，不但能夠最大程度地提高物資管理人員的工作效率，還能有效增強(qiáng)物資信息管理的準(zhǔn)確性。

3.5 提高了物資管理效率 物資管理系統(tǒng)可以進(jìn)行各種物品消耗分析、采購分析以及打印各種財(cái)務(wù)報(bào)表，中心物資部門實(shí)行信息化管理后，每月準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)出中心所使用的物資情況，工作效率提高了近1倍。

3.6 保障了科室核算的實(shí)施 經(jīng)費(fèi)來源功能加入系統(tǒng)后，各科室在物資部門申購的物品全部計(jì)入各自經(jīng)費(fèi)核算，杜絕了物資浪費(fèi)。信息化應(yīng)用于中心后勤物資管理，提高各類物資管理的科學(xué)性和合理性，對(duì)減少浪費(fèi)和庫存占用、優(yōu)化物資管理流程、加強(qiáng)物資的定額管理均具有較好的應(yīng)用前景。

物資管理信息化是現(xiàn)代化疾控中心發(fā)展的必然趨勢(shì)，中心順利開展現(xiàn)代信息化物資管理，最大程度減輕了物資管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高了物資管理工作的質(zhì)量。信息化使物資管理工作變得更加細(xì)致化、規(guī)范化，這種信息的網(wǎng)絡(luò)共享性與透明性使得中心的員工清楚地了解中心的物資管理現(xiàn)狀，有利于部門間的相互合作，實(shí)現(xiàn)信息化物資管理的最高效應(yīng)[2]。

1 胡菁穎，薛靚，李秀娥．信息化物資管理的應(yīng)用與效果評(píng)價(jià)[J]．醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2011,32(7)：88-89.

2 李東明.淺析現(xiàn)代信息化物資管理的應(yīng)用與效果簡評(píng)[J].地方經(jīng)濟(jì)，2011，(24)：341.

·本文編校 程福珍·

江蘇科教興業(yè)工程(JKRC2011038)

2015-06-30)

①江蘇省疾病預(yù)防控制中心 南京市 210024

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