基于信息檢索技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)的高校檔案管理特點(diǎn)研究

金丹，孫靖靖

（遼寧醫(yī)學(xué)院，遼寧 錦州 121002）

基于信息檢索技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)的高校檔案管理特點(diǎn)研究

金丹，孫靖靖

（遼寧醫(yī)學(xué)院，遼寧 錦州 121002）

在檔案信息化建設(shè)的背景下，新型信息檢索技術(shù)已成為不可或缺的組成部分。高校作為科技發(fā)展的前沿陣地，高校檔案信息資源的寶貴程度不言而喻，傳統(tǒng)的檢索方式遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足高校各項(xiàng)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)速度，新型的計(jì)算機(jī)信息檢索技術(shù)亟待服務(wù)于高校的檔案領(lǐng)域。本文立足于高校檔案信息化的發(fā)展趨勢(shì)，研究高校檔案管理工作的特點(diǎn)，意為今后的信息檢索技術(shù)在高校檔案工作中的順利推進(jìn)做鋪墊。

信息檢索技術(shù)；高校檔案；特點(diǎn)

2008年9月，中華人民共和國(guó)教育部聯(lián)合國(guó)家檔案局共同制定頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》 （簡(jiǎn)稱教育部27號(hào)令），其中規(guī)定了“組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作”，“將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展”。[1]該辦法的出臺(tái)標(biāo)志著高校檔案信息化事業(yè)序幕的開(kāi)啟，更為高校檔案工作的信息化發(fā)展指出了具體的目標(biāo)。

檔案信息檢索工作是檔案信息化建設(shè)的重中之重，新型的信息檢索技術(shù)既可以應(yīng)用于日常的檔案服務(wù)利用工作之中，又可以適用于新型社交媒體的檔案服務(wù)互動(dòng)環(huán)節(jié)，無(wú)論是檢索質(zhì)量、應(yīng)用效果還是服務(wù)理念、服務(wù)范圍和服務(wù)水平都將實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍?，F(xiàn)代信息檢索技術(shù)的使用效果直接展示檔案信息化的發(fā)展程度。

高校檔案工作是國(guó)家檔案事業(yè)體系中的一個(gè)重要組成部分，相較于當(dāng)前地方檔案信息化建設(shè)情況來(lái)看，高校檔案工作既有其固有的優(yōu)勢(shì)，也有先天的缺陷和不足，這些特點(diǎn)，對(duì)高校信息化建設(shè)的開(kāi)展和信息檢索技術(shù)的應(yīng)用有著巨大的影響。

一、高校檔案工作的綜合性

高校是一個(gè)集黨務(wù)、行政、教學(xué)、科研等多種社會(huì)功能于一體的特殊環(huán)境，一所能夠進(jìn)行正常運(yùn)轉(zhuǎn)的高校就像一個(gè)發(fā)展中的社會(huì)，其包含的內(nèi)容不僅僅是人員、財(cái)務(wù)、物資和一切運(yùn)行秩序上的管理，還有非常重要的兩項(xiàng)內(nèi)容更是高等學(xué)校的立足之本，即教育和科技發(fā)展與交流。

高校工作涉及其全方位的建設(shè)，如：教學(xué)管理、學(xué)生管理、后勤管理、科研建設(shè)、基礎(chǔ)建設(shè)、人才的培養(yǎng)與交流、資金的分配與運(yùn)轉(zhuǎn)、資產(chǎn)的采購(gòu)與使用、黨政工作的正常運(yùn)行、校辦企業(yè)或附屬單位的管理、校際及國(guó)際的交流與合作等等。高校檔案部門應(yīng)運(yùn)于這種復(fù)雜的環(huán)境之中，依托于這樣一個(gè)多功能的載體，與其他基層檔案部門相比，必會(huì)有其特殊性。

1995年國(guó)家檔案局根據(jù)高等學(xué)校的多功能和其日益發(fā)展的需要，特別發(fā)布實(shí)施《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》 （中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T 10-1994），統(tǒng)一了全國(guó)高等學(xué)校的檔案實(shí)體分類，實(shí)現(xiàn)高等學(xué)校檔案實(shí)體分類、編號(hào)、排架、檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，使高等學(xué)校檔案和檔案工作的科學(xué)管理得到加強(qiáng)。

目前國(guó)內(nèi)高校統(tǒng)一采用此種分類方法，它把高校檔案確定為十個(gè)一級(jí)類目：即黨群、行政、教學(xué)、科學(xué)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事和財(cái)會(huì)，每個(gè)一級(jí)類目下可以視本校具體情況細(xì)分二級(jí)類目。[2]實(shí)體分類方法無(wú)論是體系結(jié)構(gòu)還是類目設(shè)置都體現(xiàn)了教學(xué)、科研檔案在高校檔案的中心地位和黨政管理檔案統(tǒng)率全局的作用。它既以國(guó)家有關(guān)檔案工作的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，遵循檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和形式邏輯原則，又從高校工作實(shí)際出發(fā)，照顧到高校檔案的綜合性和特殊性，體現(xiàn)了檔案管理的發(fā)展和創(chuàng)新。

高校檔案的包羅萬(wàn)象還有一個(gè)主要表現(xiàn)就是特殊載體檔案的收集。隨著社會(huì)的進(jìn)步，高校的活動(dòng)內(nèi)容也愈加豐富多彩，舉辦大型學(xué)生活動(dòng)、主辦外事事務(wù)交流、斬獲各項(xiàng)榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)等等，不勝枚舉，每一項(xiàng)有歷史意義和紀(jì)念價(jià)值的活動(dòng)都會(huì)產(chǎn)生大量的實(shí)物檔案和聲像檔案，他們也為高校的發(fā)展留下了濃墨重彩的一筆。

除此之外，有些高校檔案部門還接收了組織人事檔案和學(xué)生檔案，這兩類檔案在地方單位通常有專門的保存機(jī)構(gòu)，而一般的基層檔案部門是沒(méi)有相關(guān)管理權(quán)限的。

高校檔案工作的綜合性是較其他基層檔案部門最大的不同，其繁多的檔案類別和類型是一般檔案部門所無(wú)法比擬的，當(dāng)然這也就需要更高效更科學(xué)的信息化手段來(lái)對(duì)如此大量和多樣的檔案進(jìn)行管理，更為先進(jìn)的現(xiàn)代檢索技術(shù)應(yīng)用迫在眉睫。

二、高校檔案職能的多樣性

高等學(xué)校的多重職能自然決定了高校檔案職能的多樣性。

基層檔案部門的首要職能就是為本單位黨政工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供檔案保障。高校檔案中的黨群和行政兩大類檔案就是本校黨政工作的資料庫(kù)，它涵蓋紀(jì)律檢查、組織發(fā)展、對(duì)外宣傳、統(tǒng)一戰(zhàn)線、職工大會(huì)、共青團(tuán)、人事交流、工程審計(jì)、安全保衛(wèi)、后勤保障、圖書檔案及其他一切黨政事務(wù)的文件、總結(jié)及相關(guān)文字材料，為學(xué)校的發(fā)展沿革和規(guī)劃制度的擬定提供了文字參考。

高校檔案職能的另一個(gè)重點(diǎn)就是高校的教學(xué)與科研，檔案類別中的教學(xué)和科學(xué)研究是專門為此服務(wù)的。教學(xué)檔案中包含的教學(xué)事務(wù)、學(xué)科建設(shè)、教案教材、生產(chǎn)實(shí)習(xí)、學(xué)位授予與畢業(yè)等的內(nèi)容為教學(xué)工作的穩(wěn)定和持續(xù)發(fā)展提供線索和依據(jù)；科學(xué)研究檔案則為教師學(xué)術(shù)水平的提高和學(xué)?？蒲袑?shí)力的加強(qiáng)提供參考。高校檔案在高校教學(xué)與科研這兩個(gè)重頭戲中都扮演著不可或缺的角色。

學(xué)校的主體是學(xué)生，高校檔案自然少不了對(duì)學(xué)生的服務(wù)功能。學(xué)生的入學(xué)、畢業(yè)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、成績(jī)信息、學(xué)位取得等情況都在教學(xué)類檔案中有所體現(xiàn)，這些檔案在學(xué)生的畢業(yè)、就業(yè)、升學(xué)、出國(guó)等活動(dòng)中發(fā)揮了重大的作用。

高校的社會(huì)屬性也決定了高校檔案的社會(huì)職能。隨著社會(huì)和高校的發(fā)展，高校的社會(huì)化程度加深，高校檔案部門早已開(kāi)啟了面向社會(huì)的服務(wù)窗口，向外來(lái)閱檔者提供所需憑證或證明、向地方編史修志部門提供大事記或其他相關(guān)編研成果、向所在地居民提供校史館的參觀和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。高校檔案正在逐漸遠(yuǎn)離“神秘”，積極融入社會(huì)。

一般基層檔案機(jī)構(gòu)由于內(nèi)容的單一，導(dǎo)致其服務(wù)對(duì)象的固定，可見(jiàn)高校檔案的作用面之廣、作用力之強(qiáng)是一般檔案機(jī)構(gòu)可望而不可及的。而現(xiàn)代檢索技術(shù)將以高效準(zhǔn)確的預(yù)期檢索效果使其職能得到更好的實(shí)現(xiàn)，使高校檔案信息的憑證、科研等信息價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮。

三、高校信息化技術(shù)水平的先進(jìn)性

教育是立國(guó)之本，高等教育一直是國(guó)家和各級(jí)政府重點(diǎn)扶持的事業(yè)之一，高校一般都具有較強(qiáng)的獨(dú)立性和較為雄厚的資金支持。高校也是國(guó)家的科技力量云集之地，無(wú)論是科學(xué)研究還是一般的行政運(yùn)轉(zhuǎn)，都會(huì)流露出高端的氣息，是高科技的代表。因此，從主觀意念到客觀條件，高校都具有比一般單位更為先進(jìn)的信息化水平。比如辦公自動(dòng)化(OA)、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)(CAD)、計(jì)算機(jī)輔助制造(CAM)都是由高校較早開(kāi)始廣泛使用和普及的，很多高校21世紀(jì)初就已開(kāi)始電腦辦公和無(wú)紙化辦公，一些重點(diǎn)高校甚至更早就開(kāi)啟了他們的計(jì)算機(jī)時(shí)代。

在學(xué)校信息化的大環(huán)境里，高校檔案工作自然也受益匪淺。目前，對(duì)于很多基層檔案部門來(lái)說(shuō)，人手一臺(tái)電腦還是下一個(gè)信息化目標(biāo)，而同時(shí)期的高校檔案部門對(duì)計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等信息化設(shè)備早已沒(méi)有了新鮮感，一些學(xué)校甚至可以自行研發(fā)檔案管理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)管理，這些都為現(xiàn)代化檢索技術(shù)提供了必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。

高校是培養(yǎng)高等人才的搖籃，因此高校非常注重對(duì)“進(jìn)人”、“用人”工作的把關(guān)。隨著高等教育的擴(kuò)招普及，高校對(duì)工作人員的素質(zhì)要求也一年高過(guò)一年，在高校教育環(huán)境的熏陶下，高校工作人員的文化素質(zhì)和對(duì)信息化設(shè)備的操作能力通常優(yōu)于一般的基層檔案部門的工作人員，高校的檔案利用者多為教師和學(xué)生，對(duì)新的檢索模式也有著較強(qiáng)的接受和應(yīng)用能力。

人、財(cái)、物的優(yōu)勢(shì)為高校檔案信息化建設(shè)奠定了良好的基礎(chǔ)，為計(jì)算機(jī)檢索和新媒體檢索平臺(tái)的順利推進(jìn)提供了有利的保障。

四、高校檔案管理體制的缺失性

一般高校均歸于所屬地方教育部門或國(guó)家教育部領(lǐng)導(dǎo)，并接受他們的行政監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，個(gè)別專業(yè)性比較突出的高等院校則隸屬于其對(duì)口的國(guó)家省部級(jí)單位。我們不難看出，國(guó)家對(duì)高校發(fā)展的監(jiān)管力度主要集中在黨政管理和專業(yè)教育方面，而具體到學(xué)校的檔案管理工作，其關(guān)注度則幾乎可以忽略不計(jì)。

高等學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)完整，獨(dú)立運(yùn)轉(zhuǎn)空間較大，因此其檔案機(jī)構(gòu)的建制往往不受外界的管制，而是與學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模、發(fā)展程度、現(xiàn)有機(jī)構(gòu)編制等內(nèi)部因素緊密相連。

雖然目前已有一些地區(qū)以教育部門的名義成立了高校檔案學(xué)會(huì)，但其實(shí)質(zhì)上只是一個(gè)民間組織，學(xué)會(huì)內(nèi)部的任職多為兼職。這與地方檔案管理部門相比，專業(yè)性上的差距不言而喻，業(yè)務(wù)監(jiān)管效果更是微乎其微。其積極方面也是很局限地停留在宣傳檔案管理的新精神，以及兄弟院校之間的檔案業(yè)務(wù)交流與合作。這些問(wèn)題就導(dǎo)致高校檔案管理往往會(huì)缺少科學(xué)的管理理念和方法以及上級(jí)主動(dòng)的業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)，也使高校檔案事業(yè)和信息化建設(shè)陷入了發(fā)展的“瓶頸”，從而也容易制約新型檢索技術(shù)的應(yīng)用規(guī)模。

五、高校檔案專業(yè)人才儲(chǔ)備的短缺性

俗話說(shuō)“成事在天而謀事在人”，專業(yè)人才是一項(xiàng)事業(yè)順利開(kāi)展的關(guān)鍵所在，尤其在現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，專業(yè)人才已經(jīng)成為業(yè)務(wù)管理炙手可熱的決定性因素。高校之內(nèi)雖然是人才匯集，但檔案工作就像高校這個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)器上的小齒輪，雖然重要卻往往不會(huì)被作為重點(diǎn)環(huán)節(jié)而受到特別的重視。

高校內(nèi)的檔案工作隊(duì)伍通常由各個(gè)專業(yè)人員混雜而成，業(yè)務(wù)知識(shí)的匱乏、專業(yè)意識(shí)的淡薄，致使這些非專業(yè)的檔案人員很難全身心投入到檔案工作當(dāng)中去，這也導(dǎo)致了檔案工作人員流動(dòng)頻繁，檔案的管理和發(fā)展不能保持連續(xù)性和平穩(wěn)性。[3]

雖然人員問(wèn)題是在大多數(shù)基層檔案部門中普遍存在的，但就影響性來(lái)說(shuō)，對(duì)高校檔案管理的消極作用尤為重大。因?yàn)楦咝n案無(wú)論是數(shù)量還是類型都要比一般的基層檔案部門有著更為可觀的數(shù)字，專業(yè)管理的重要性也就顯得愈發(fā)突出。

專業(yè)人才的短缺不能使高校檔案的作用充分發(fā)揮，同時(shí)更拖延了其信息化建設(shè)前進(jìn)的步伐。

高校檔案資源豐富、工作特點(diǎn)突出，因此我們?cè)谌珖?guó)范圍內(nèi)推動(dòng)檔案信息化全面建設(shè)的時(shí)候不能盲人摸象、以偏概全，而是要實(shí)事求是、量體裁衣。高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，先進(jìn)、高效的檢索技術(shù)是信息化建設(shè)的重要步驟。我們只有掌握高校檔案管理的特點(diǎn)，了解高校信息化水平的發(fā)展程度，把握高校檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)問(wèn)題，才能一步一個(gè)腳印，把高校檔案信息化建設(shè)和新型檢索技術(shù)的檔案工作應(yīng)用推向更高的臺(tái)階，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的最大化?！?/p>

[1]劉社文.論高校檔案館文化功能建設(shè)及實(shí)現(xiàn)途徑[J].安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2013，（7）：137-140.

[2]石建梅.淺談高校檔案在校園文化建設(shè)中的價(jià)值[J].檔案建設(shè)，2013，（4）：17-19.

[3]曾麗芳.高校檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題及對(duì)策探析[J].中國(guó)管理信息化，2013，（14）：63-64.

University Archives Management Characteristics Based on the Development Trends of Information Retrieval Technique

Jin Dan&Sun Jingjing
（Liaoning Medical University，Jinzhou Liaoning，121002）

On the background of the archival information construction,the new information retrieval technique hasbecomean integralpart.As the forefrontof technologicaldevelopment，archivesvaluable information resource is valuableand the traditionalsearchmethods can notmeet theoperating speed of thework ofcollegesand universities，the new computer information retrieval technique needs to serve the university area of archives.Based on the university archives development trend of information technology，this paper researched the university archives management featuresand providebasic for future developmentof information retrieval technology in university.

information retrieval technology，university archives，features

G461

A

1674-0416（2015）04-0079-03

［責(zé)任編輯：劉 芳］

2015-06-15

本文系2014年遼寧省檔案科研項(xiàng)目“現(xiàn)代信息檢索技術(shù)在高校檔案工作中的應(yīng)用探索”（編號(hào)：L-2014-X-8）的研究成果。

金丹，女，1983年生，遼寧錦州人，館員，管理學(xué)碩士；孫靖靖，女，1976年生，遼寧錦州人，館員，理學(xué)碩士。