高校離退休教職工檔案信息化建設(shè)存在的問題及應(yīng)對策略

晁衛(wèi)華

（河南大學(xué) 離退休工作處，河南 開封 475001）

“全國檔案事業(yè)發(fā)展‘十二五’規(guī)劃”已明確重要任務(wù)，即加快檔案信息化建設(shè)。對高校離退休人員來說，檔案信息化是信息時(shí)代檔案發(fā)展的重要選擇，也是保障高校離退休人員權(quán)益的一種客觀體現(xiàn)。

1 高校離退休教職工檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1 高校離退休教職工檔案信息化是時(shí)代發(fā)展的要求

高校離退休教職工檔案是高校檔案的一部分，也是服務(wù)管理高校離退休人員的重要依據(jù)，“全國檔案事業(yè)發(fā)展‘十二五’規(guī)劃”明確要求，高校檔案部門要積極做好檔案信息化的建設(shè)。隨著老齡化進(jìn)程的加快，高校離退休教職工隊(duì)伍日益壯大，推進(jìn)高校離退休教職工檔案信息化建設(shè)，是信息時(shí)代更好服務(wù)高校離退休人員的重要選擇。

1.2 高校離退休教職工檔案信息化建設(shè)可以提高檔案信息資源利用能力

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子政務(wù)已經(jīng)在政府辦公、信息交換等方面逐漸成為了主要的操作模式。檔案信息資源的開發(fā)主要是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，目的主要是提高利用率，實(shí)現(xiàn)效益最大化。高校離退休教職工檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)信息化建設(shè)要求，推動管理走向科學(xué)化、規(guī)范化，將使各業(yè)務(wù)部門在信息獨(dú)立、分散的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)資源共享。

1.3 高校離退休教職工檔案信息化為社會化管理服務(wù)做好信息儲備

“中國老齡事業(yè)發(fā)展‘十二五’規(guī)劃”明確提出“做好離退休人員管理服務(wù)工作，充分利用社區(qū)資源面向全體老年人開展服務(wù)，切實(shí)把為離退休老年人服務(wù)工作納入社區(qū)服務(wù)范圍?！睙o疑為高校離退休人員社會化管理指明了方向。建立數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化的離退休人員檔案，將有助于家庭、單位、社區(qū)相結(jié)合的管理和服務(wù)模式的信息融合,是實(shí)現(xiàn)離退休檔案社會化管理的方向和必然趨勢。

2 高校離退休教職工檔案信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 離退休教職工檔案管理工作重視不夠

多數(shù)高校對離退休工作重視不夠，認(rèn)為離退休工作不是學(xué)校的重點(diǎn)工作，因此在軟、硬件投入及經(jīng)費(fèi)支持等方面不能受到足夠的重視。更有人存在偏見，錯(cuò)誤認(rèn)為離退休教職工不能給單位直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益了，檔案管理也就無足輕重，以至于離退休教職工檔案的收集、整理及管理開發(fā)等工作困難重重，故相關(guān)部門確實(shí)應(yīng)引起足夠的的重視。

2.2 “多頭”管理影響了離退休教職工檔案管理質(zhì)量

離退休教職工的工資待遇檔案、任職檔案、房產(chǎn)檔案、在職及退休后檔案，都分別記錄、保存在不同的部門，這種“多頭”管理的現(xiàn)象在現(xiàn)實(shí)工作中較為普遍,顯然與檔案新規(guī)要求實(shí)行集中統(tǒng)一、歸口管理的管理體制[1]不相符，且易造成檔案不完整,工作需要部門間配合時(shí)，也易出現(xiàn)互相推諉,影響工作開展。

2.3 技術(shù)手段滯后造成離退休教職工檔案共享受限

由于對離退休人員的檔案重視不夠，“多頭”管理存在檔案不完整現(xiàn)象，部分還在針對檔案的分類整理、快速檢索、開發(fā)與利用等方面運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段較落后[2]。且很多高校離退休人員信息管理系統(tǒng)無法融入學(xué)校整體自動化系統(tǒng)之中，各業(yè)務(wù)部門之間協(xié)作效率低下，造成檔案資源不能共享。因此，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段挖潛離退休人員檔案價(jià)值亟待提高，以便更好發(fā)揮離退休人員繼續(xù)為社會服務(wù)的作用。

3 加強(qiáng)高校離退休教職工檔案信息化建設(shè)的對策

3.1 提高檔案信息化意識，強(qiáng)化信息觀念

高校離退休教職工檔案信息化建設(shè)質(zhì)量，是衡量離退休服務(wù)管理工作重視程度的依據(jù)，故須高度重視高校離退休教職工檔案的價(jià)值。在提高認(rèn)識的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化信息觀念，用服務(wù)觀念指導(dǎo)高校離退休人員檔案信息化建設(shè)。

3.2 健全離退休教職工檔案管理工作機(jī)制

一方面，要明確全校相關(guān)部門及人員的工作職責(zé)，建立相關(guān)部門間協(xié)調(diào)配合機(jī)制；另一方面，規(guī)范離退休人員檔案業(yè)務(wù)流程，健全和完善檔案管理制度，完善檔案查閱、利用等相關(guān)制度，使高校離退休檔案管理工作有章可依。

3.2 強(qiáng)化高校離退休教職工檔案標(biāo)準(zhǔn)

高校檔案部門應(yīng)根據(jù)國內(nèi)外檔案標(biāo)準(zhǔn)及發(fā)展趨勢，制定出高校和社會以及高校內(nèi)部合理、規(guī)范、統(tǒng)一的具體操作辦法，建立一套能夠勝任高校離退休人員檔案信息化工作的檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)，這樣可以在數(shù)據(jù)的獲取與資源共享過程中少走彎路。

[1]人力資源社會保障部.關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知（人力資源社會保障部〔2014〕90號）[Z].2014.

[2]魯玲.高校離退休人員檔案管理芻議[J].檔案管理,2010(2).