醫(yī)學(xué)院校實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品管理的實(shí)踐

趙志強(qiáng), 王 喆, 鄭 麗, 吳 兵

(首都醫(yī)科大學(xué) 設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處, 北京 100069)

資產(chǎn)管理

醫(yī)學(xué)院校實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品管理的實(shí)踐

趙志強(qiáng), 王 喆, 鄭 麗, 吳 兵

(首都醫(yī)科大學(xué) 設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處, 北京 100069)

醫(yī)學(xué)院校實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品具有品目多、數(shù)量多、類型雜的特點(diǎn),也是目前醫(yī)學(xué)院校資產(chǎn)管理的相對(duì)薄弱部分。實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品使用管理的好壞,將直接影響教學(xué)科研相關(guān)工作的正常開展。從醫(yī)學(xué)院校實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品的管理范疇及管理標(biāo)準(zhǔn)、流程規(guī)范、信息公開等方面進(jìn)行了分析,并在工作中進(jìn)行了富有成效的實(shí)踐。

試劑耗材； 管理模式； 創(chuàng)新實(shí)踐

實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品是保障醫(yī)學(xué)院校教學(xué)科研工作順利開展的重要物質(zhì)基礎(chǔ)。隨著醫(yī)學(xué)院校教學(xué)改革的不斷深入和科學(xué)研究的快速發(fā)展,實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品的需求量越來(lái)越大,隨之而來(lái)的管理問(wèn)題也日益凸顯。我校對(duì)實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品實(shí)施有效管理,建立規(guī)范、有序、高效的實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品管理模式，并進(jìn)行了富有成效的探索與實(shí)踐。

1 更新觀念,強(qiáng)化職能

隨著教學(xué)科研工作的迅猛發(fā)展,學(xué)校實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品的使用量已經(jīng)由2009年的2 980.94萬(wàn)元,增加到2014年的9 682.71萬(wàn)元,5年間共計(jì)使用33 433.36萬(wàn)元。能否及時(shí)有效、保質(zhì)保量地做好實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品供應(yīng)管理工作,直接關(guān)系到學(xué)校教學(xué)、科研以及日常工作的順利進(jìn)行。

作為高校資產(chǎn)構(gòu)成重要內(nèi)容的實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品的管理,已經(jīng)引起學(xué)校管理層面的高度重視,也已成為體現(xiàn)醫(yī)學(xué)院校設(shè)備物資管理部門技術(shù)保障、服務(wù)質(zhì)量、工作效率以及管理水平的一個(gè)綜合指標(biāo)[1]。

1.1 重新認(rèn)識(shí)實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品管理工作

為學(xué)校一線教學(xué)科研工作提供高效的服務(wù)保障和有力的技術(shù)支持是學(xué)校設(shè)備物資管理部門管理與服務(wù)職能的重要體現(xiàn),也是我校設(shè)備物資管理部門的一貫工作目標(biāo)[2]。實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品的管理工作與學(xué)校的教學(xué)、科研和行政辦公等各項(xiàng)工作都有著密切的聯(lián)系,是保證學(xué)校各項(xiàng)工作順利開展的重要物質(zhì)基礎(chǔ)。由于醫(yī)學(xué)院校的學(xué)科特點(diǎn),實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品占了很大比例,這也給學(xué)校設(shè)備物資管理部門的工作提出了更高的要求[3]。結(jié)合實(shí)際工作需求,我校確立了“規(guī)范運(yùn)行、服務(wù)保障、提高效率、體現(xiàn)效益”的實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品管理理念,以便更好地發(fā)揮管理與服務(wù)職能,為學(xué)?？焖侔l(fā)展服務(wù)。

1.2 重新定位實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品管理職能

學(xué)校層面高度重視,確定職能、解決編制,決定由設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處的供應(yīng)中心(下稱供應(yīng)中心)集中統(tǒng)一負(fù)責(zé)全校所有實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品的保障供應(yīng)管理，同固定資產(chǎn)一樣作為學(xué)校資產(chǎn)的重要組成部分,加強(qiáng)對(duì)實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品的管理服務(wù)工作[4]。供應(yīng)中心相關(guān)工作連續(xù)幾年列入學(xué)校黨政工作要點(diǎn),從學(xué)校層面予以高度關(guān)注和重視,并在人員編制配備、崗位職級(jí)設(shè)定、運(yùn)行機(jī)制建設(shè)、財(cái)務(wù)及相關(guān)部門配合等方面給予了足夠支持。

2 明確標(biāo)準(zhǔn),實(shí)行分類管理

管理制度的規(guī)范化是實(shí)施有效管理的前提[5]。針對(duì)醫(yī)學(xué)院校實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品的使用特點(diǎn),我校按照試劑耗材用品購(gòu)置管理和實(shí)驗(yàn)辦公用品領(lǐng)用管理兩大類分別管理。

2.1 實(shí)驗(yàn)辦公用品領(lǐng)用管理

對(duì)于數(shù)量較大、使用集中的實(shí)驗(yàn)辦公用品實(shí)行學(xué)校集中采購(gòu)、用戶分散領(lǐng)用的管理模式,主要包括普通用品、按需領(lǐng)用品、管控用品、嚴(yán)控用品、實(shí)驗(yàn)氣體、液氮、液氦、純水、集中配置用品等。

其中管控用品是指包含麻醉藥品、精神藥品和放射源、化學(xué)毒劑、劇毒品、易制毒化學(xué)品等國(guó)家嚴(yán)格管控的物品[6]。在這類物品的管理方式上必須以安全第一,嚴(yán)格管理。實(shí)施網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)訂單申請(qǐng)和訂單說(shuō)明審批并行的模式,強(qiáng)化使用審核管理。采用針對(duì)“全生命周期”的全過(guò)程管理,切實(shí)保障使用安全[7]。

2.2 試劑耗材用品購(gòu)置管理

對(duì)于教學(xué)科研活動(dòng)中需要的試劑耗材用品,實(shí)行學(xué)校進(jìn)行年度公開招標(biāo)遴選、供應(yīng)商遴選入圍、用戶分散采購(gòu)、三方共同驗(yàn)收、供應(yīng)中心統(tǒng)一結(jié)算的管理運(yùn)行機(jī)制,主要包括試劑、藥品及各種材料(高值與低值)。

3 規(guī)范流程,重視過(guò)程管理

當(dāng)前醫(yī)學(xué)院校的發(fā)展由擴(kuò)充規(guī)模的外延發(fā)展轉(zhuǎn)變?yōu)橹刭|(zhì)量、重管理的內(nèi)涵式發(fā)展的過(guò)程中,作為資產(chǎn)構(gòu)成重要部分的實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品的管理必須在管理理念和運(yùn)行機(jī)制上給予足夠的重視[8]。

3.1 梳理工作環(huán)節(jié),完善工作流程

隨著醫(yī)學(xué)院校科研水平的不斷提高,實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品品種越來(lái)越多。根據(jù)該項(xiàng)工作的實(shí)際特點(diǎn),對(duì)其管理采取以流程管理為核心的管理模式,構(gòu)建基于招標(biāo)遴選入圍、學(xué)校統(tǒng)一管理、用戶分散采購(gòu)、學(xué)校嚴(yán)格驗(yàn)收和集中結(jié)算的試劑耗材管理平臺(tái)[9]。對(duì)實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品管理過(guò)程中的所有工作環(huán)節(jié)和具體實(shí)施步驟進(jìn)行重新梳理,著重加強(qiáng)購(gòu)置、驗(yàn)收等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管理,完善管理工作機(jī)制,理順購(gòu)置、入庫(kù)、出庫(kù)、使用之間的關(guān)系。工作流程更加科學(xué)與規(guī)范,形成系統(tǒng)連續(xù)、動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)、全過(guò)程可追溯的工作管理閉環(huán)[10]。

3.2 公開招標(biāo),實(shí)行定點(diǎn)供應(yīng)商供貨

根據(jù)《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》及北京市財(cái)政局、市教委相關(guān)工作要求,學(xué)校的實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品采購(gòu)依據(jù)政府采購(gòu)流程組織公開招標(biāo),遴選資質(zhì)合格的供應(yīng)商作為學(xué)校年度定點(diǎn)供應(yīng)商,為學(xué)校提供實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品的供應(yīng)服務(wù)。利用學(xué)校構(gòu)建的實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)公布中標(biāo)定點(diǎn)供應(yīng)商的基本情況及經(jīng)營(yíng)范圍,建立產(chǎn)品信息庫(kù),實(shí)施網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)管理[4]。遴選標(biāo)準(zhǔn)主要有:供應(yīng)商必須具有合法經(jīng)營(yíng)資格；承諾保證產(chǎn)品質(zhì)量；承諾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任等。這種采購(gòu)方式將競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制引入到購(gòu)置過(guò)程,將各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人分散的實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品購(gòu)置納入學(xué)校統(tǒng)一管理,兼顧了購(gòu)置的自主性、靈活性及管理的規(guī)范性、公正性[11]。

4 信息公開,實(shí)現(xiàn)痕跡管理

全過(guò)程的信息公開是保障實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品的購(gòu)置公平、公正以及提高效率與效益的有效方式。所有實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品的購(gòu)置及管理環(huán)節(jié)均通過(guò)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)完成；所有定點(diǎn)供應(yīng)商和產(chǎn)品的信息均在網(wǎng)上公開,可供實(shí)時(shí)查詢；管理人員對(duì)各工作流程的操作記錄,如訂單操作、資金結(jié)算以及驗(yàn)收管理等均可在網(wǎng)上實(shí)時(shí)查詢。充分利用流程管理方法將各工作環(huán)節(jié)科學(xué)有序銜接,確保學(xué)校經(jīng)費(fèi)的使用安全與有效[12]。

基于網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)下的實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品采購(gòu)為供應(yīng)商提供最大限度的公平競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì),全過(guò)程在廣大師生及財(cái)務(wù)、審計(jì)、紀(jì)檢等職能管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行,增加了購(gòu)置過(guò)程的透明度,努力做到“陽(yáng)光采購(gòu)”。實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品管理平臺(tái)的開發(fā)應(yīng)用,可實(shí)時(shí)進(jìn)行信息查詢,有效鏈接各業(yè)務(wù)操作環(huán)節(jié),形成完整的工作信息鏈條,提高實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品購(gòu)置效率,實(shí)現(xiàn)全工作流程的規(guī)范與高效[13]。

同時(shí)也有效發(fā)揮了資源集中的優(yōu)勢(shì),構(gòu)建了實(shí)時(shí)、迅速的信息溝通渠道。定點(diǎn)供應(yīng)商可以利用管理平臺(tái)進(jìn)行各類新產(chǎn)品及功能展示,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以很方便地獲得所有供應(yīng)商的各類信息,提供更大的選擇與比較空間,選擇更好的產(chǎn)品、更優(yōu)的服務(wù)與更低的價(jià)格。

5 強(qiáng)化服務(wù),體現(xiàn)效能管理

強(qiáng)化對(duì)實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品管理的最終目標(biāo)是為學(xué)校的教學(xué)科研工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。本著“規(guī)范管理,減少環(huán)節(jié),方便師生,注重效率”的原則,從采購(gòu)方式到驗(yàn)收機(jī)制,再到財(cái)務(wù)結(jié)算的各個(gè)環(huán)節(jié),都體現(xiàn)出寓管理于服務(wù)之中的工作理念。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可隨時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)選購(gòu)所需的實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品,查詢相關(guān)購(gòu)置進(jìn)程,并只需網(wǎng)上確認(rèn)并提供經(jīng)費(fèi)來(lái)源即可由管理人員集中辦理財(cái)務(wù)結(jié)算手續(xù)。把項(xiàng)目負(fù)責(zé)人從繁瑣的行政事務(wù)中解脫出來(lái),將更多的時(shí)間投入到教學(xué)科研一線工作中。

將選擇權(quán)交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,充分利用市場(chǎng)機(jī)制中的價(jià)格機(jī)制、供求機(jī)制和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,提高經(jīng)費(fèi)的執(zhí)行效率和使用效益。依托網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)全部工作信息共享,通過(guò)對(duì)實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品使用的全過(guò)程管理,實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、采購(gòu)執(zhí)行人的信息共享、公開和透明,實(shí)現(xiàn)全過(guò)程的內(nèi)控與外部監(jiān)督并行,切實(shí)保證經(jīng)費(fèi)的使用效益。

6 結(jié)束語(yǔ)

我校物資設(shè)備管理部門在實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品管理方面工作起步較早,經(jīng)過(guò)近年來(lái)不斷的工作實(shí)踐,在對(duì)實(shí)驗(yàn)試劑耗材用品管理工作的管理模式、運(yùn)行機(jī)制等方面進(jìn)行了富有成效的探索與實(shí)踐。但我們也清楚地認(rèn)識(shí)到這將是一項(xiàng)長(zhǎng)效機(jī)制,需要我們不斷總結(jié)、提高和完善。定期地、系統(tǒng)地對(duì)管理運(yùn)行機(jī)制的符合性和有效性進(jìn)行梳理、分析和評(píng)價(jià),及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的薄弱環(huán)節(jié)及可能出現(xiàn)的問(wèn)題,提出改進(jìn)和優(yōu)化意見,以便不斷完善運(yùn)行機(jī)制,推動(dòng)醫(yī)學(xué)院校物資管理水平的持續(xù)提高。

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Practices of experimental reagents and consumable supplies management in medical universities

Zhao Zhiqiang, Wang Zhe, Zheng Li, Wu Bing

(Department of Equipment and Laboratory Management, Capital Medical University, Beijing 100069, China)

Medical university experimental reagents and consumable supplies have the characteristics of variety, quantity, and type complex. It is also a relatively weak part of the current assets management in medical universities. The management of experimental reagents and consumable supplies will directly affect the normal work of teaching and research. This article analyzes and researches the management of experimental reagents and consumable supplies from the standard management category, process normalization, information publication, etc., in medical universities. And a productive practice is carried on in working.

reagents and consumables; management mode; innovative practice

2015- 05- 20

趙志強(qiáng)(1979—)，男，山西太原, 工學(xué)博士, 副研究員, 副處長(zhǎng), 從事設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理.

G474

A

1002-4956(2015)8- 0234- 02