基于生命周期管理的合同追蹤管理系統(tǒng)研究

高潔

【摘 要】合同是組織與組織間所訂協(xié)議的法律表現(xiàn)形式，是現(xiàn)代商業(yè)社會中最重要的商務(wù)文件，企業(yè)合同管理水平與企業(yè)核心競爭力息息相關(guān)。本文分析了西安煙草合同管理現(xiàn)狀，提出了基于生命周期管理的合同追蹤管理系統(tǒng)建設(shè)思路，并就技術(shù)路線及實(shí)施方案進(jìn)行了探討，對企業(yè)合同管理系統(tǒng)建設(shè)具有一定的借鑒意義。

【關(guān)鍵詞】生命周期管理；合同管理；合同管理系統(tǒng)

0 引言

隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的不斷加速，全球企業(yè)在提升管理和防范風(fēng)險方面都在不斷進(jìn)取。作為迅速崛起的世界第二大經(jīng)濟(jì)體，調(diào)整結(jié)構(gòu)并保增長，使中國企業(yè)無一例外地面臨巨大壓力。他們在商務(wù)過程中不僅要以更快的速度來處理更大量的合同，還需要保證對合同周期內(nèi)所有環(huán)節(jié)的監(jiān)管和控制力度不變[1]。

合同是組織與組織間所訂協(xié)議的法律表現(xiàn)形式，是現(xiàn)代商業(yè)社會中最重要的商務(wù)文件，體現(xiàn)著相關(guān)方對于合作在法律和道德意義上的雙重承諾。合同是商業(yè)關(guān)系的完整表達(dá)，包含對方信息、標(biāo)的信息、財務(wù)信息、權(quán)利義務(wù)信息和違約責(zé)任信息等等，在雙方的慎重談判下得以敲定并具有長期法律效力。企業(yè)的大多數(shù)戰(zhàn)略決策與成本節(jié)約策略都反映在與合作伙伴所簽訂的合同當(dāng)中。隨著全球經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、法律法規(guī)要求不斷增加和商業(yè)關(guān)系的日趨復(fù)雜化，合同的復(fù)雜程度也達(dá)到了前所未有的高度[2]。

1 合同追蹤管理系統(tǒng)研究的必要性

目前，西安煙草合同管理仍采用手工方式，由于涉及的部門眾多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，實(shí)時性不強(qiáng)，導(dǎo)致各部門協(xié)作，業(yè)務(wù)流程組建，監(jiān)控制度執(zhí)行方面效率不高，費(fèi)時費(fèi)力等問題，具體表現(xiàn)在如下方面：

1.1 文檔管理困難

傳統(tǒng)紙質(zhì)合同與電子版合同共存，對于不同的人員閱讀參考合同時，存在查找不方便的問題。尤其是決策層需要了解合同文本時需要耗費(fèi)很多時間。

1.2 進(jìn)度控制困難

由于合同數(shù)目多，參與人員多，合同進(jìn)度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很難滿足企業(yè)發(fā)展需要，并且當(dāng)決策層想全局或全程了解合同情況時存在很大障礙。財務(wù)人員的付款依據(jù)也與進(jìn)度密切相關(guān)，但同樣存在障礙。

1.3 信息匯總困難

采用手工或EXCEL管理時，由于不同部門的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，采集也不能夠及時繼續(xù)，匯總工作需要耗費(fèi)大量時間且存在偏差。對于決策時間有一定的影響。

1.4 缺少動態(tài)響應(yīng)機(jī)制

缺少對合同進(jìn)度、結(jié)款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的提醒，不能準(zhǔn)確地預(yù)測近期可能的收支項(xiàng)目，不能幫助企業(yè)進(jìn)行財務(wù)規(guī)劃，掌控現(xiàn)金流，更好地發(fā)揮資金運(yùn)作。

合同追蹤管理系統(tǒng)可以為企業(yè)管理帶來如下價值：

1）規(guī)范合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理。

2）提高合同管理效率。

3）實(shí)現(xiàn)標(biāo)合同的準(zhǔn)化管理和個性化管理的有機(jī)結(jié)合。

4）為決策層提供準(zhǔn)確及時的信息。

2 基于生命周期管理的合同追蹤管理系統(tǒng)建設(shè)

合同管理是企業(yè)經(jīng)營管理的重要制度之一，是企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同，依法進(jìn)行簽訂、履行、變更、解除等一系列行為的總稱，對于合理推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度、嚴(yán)格控制投資成本、改善企業(yè)經(jīng)營管理、實(shí)行經(jīng)濟(jì)承包有著重要意義。本項(xiàng)目在對西安煙草現(xiàn)有合同管理業(yè)務(wù)流程梳理和優(yōu)化的基礎(chǔ)上，設(shè)計并開發(fā)一套西安煙草合同追蹤管理信息系統(tǒng)，解決目前手工方式合同管理中的文檔管理、進(jìn)度控制、信息匯總及預(yù)警機(jī)制等方面存在的困難，實(shí)現(xiàn)規(guī)范的合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、提高合同管理效率、標(biāo)準(zhǔn)化與個性化相結(jié)合、為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確及時信息的目的。

系統(tǒng)著眼于“合同全生命周期管理”，注重合同的起草-審批-蓋章-歸檔流程的合規(guī)控制、預(yù)算-計劃-實(shí)際的資金管控、項(xiàng)目和合同的進(jìn)度控制、業(yè)務(wù)品類和合同標(biāo)的管理統(tǒng)計分析等，支持按項(xiàng)目進(jìn)行核算。系統(tǒng)將實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)對象（如項(xiàng)目、合同、進(jìn)度、資金等）的多角度多維度的管理和統(tǒng)計分析功能，并針對業(yè)務(wù)執(zhí)行關(guān)鍵點(diǎn)（如審批、收付款和進(jìn)度等）進(jìn)行預(yù)警提醒，實(shí)現(xiàn)對操作權(quán)限的合理細(xì)致劃分及合同的按計劃實(shí)施。

系統(tǒng)將包括以下主要功能：

合同起草：提供合同示范文本庫，起草人選擇對應(yīng)的合同范本，填寫合同要素。

合同審批：根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程自定義軟件中合同審批流程，保存所有的審批意見，幫助評審人員參考，最后打印出合同審批單。

合同文件：管理所有與合同有關(guān)的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容，將通用格式的電子版文檔可以直接導(dǎo)入系統(tǒng)中。

結(jié)決算管理：解決企業(yè)的合同資金管理，為合同細(xì)化了何時應(yīng)該結(jié)決算賬款，無論是對收款還是付款均有重要意義，可以及時安排資金調(diào)度及收回款項(xiàng)，既保證按時守信，又合理充分利用資金，降低執(zhí)行風(fēng)險。

進(jìn)度控制：明確記錄合同進(jìn)度，并與計劃情況進(jìn)行對比，方便決策層隨時了解合同動態(tài)執(zhí)行的情況，到底完成到何種程度，完成的百分比是多少，方便決策層調(diào)整進(jìn)度，安排下一步的工作。

商品管理：采用合同商品清單、詢價、報價表單管理對應(yīng)標(biāo)的物型號、規(guī)格等明細(xì)，可以按商品類型、交貨期等信息統(tǒng)計合同商品數(shù)量和金額，為企業(yè)市場策略、財務(wù)規(guī)劃、招投標(biāo)管理等提供依據(jù)。

合同變更：記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據(jù)作為附件導(dǎo)入系統(tǒng)，從而兼顧了變更過程管理的嚴(yán)謹(jǐn)和自動性，關(guān)聯(lián)結(jié)果，有據(jù)可查，權(quán)責(zé)明晰。

預(yù)警系統(tǒng)：系統(tǒng)自動掃描并對所有快到期的結(jié)款、審批、收貨、驗(yàn)收、付款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)或事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)警，幫助用戶提前做好財務(wù)規(guī)劃和分析決策。

報表：從不同角度對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，輔助經(jīng)營決策，多樣化的統(tǒng)計方式，自定義統(tǒng)計條件，并將統(tǒng)計結(jié)果輸出圖形。

3 技術(shù)關(guān)鍵及技術(shù)路線

3.1 系統(tǒng)設(shè)計階段是開發(fā)管理信息系統(tǒng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，因此它的工作質(zhì)量直接影響到新系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性、精確性和運(yùn)行費(fèi)用的高低。所以，整個系統(tǒng)設(shè)計過程的各項(xiàng)工作都必須按照科學(xué)的方法和原則進(jìn)行。本系統(tǒng)將采用先進(jìn)的設(shè)計原則：嚴(yán)格遵循《國家煙草專賣局關(guān)于煙草行業(yè)“十一五”期間信息化建設(shè)整體規(guī)劃》提出的“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一模式、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一流程、統(tǒng)一平臺、統(tǒng)一形象標(biāo)識”原則，避免重復(fù)建設(shè)、信息孤島等現(xiàn)象；

3.2 使用的服務(wù)框架：本系統(tǒng)擬采用MVC模式，即：模型（Model），視圖（View）和控制Controller），基于MVC框架，可以使得web系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)智能分工。其中View層用于與用戶的交互，使用JSP+CSS+javascript實(shí)現(xiàn)，這樣處理可以使得界面具有較高的美觀性；Controller層來分派用戶的請求并選擇恰當(dāng)?shù)囊晥D以用于顯示，同時解釋用戶的輸入并將它們映射為模型層可執(zhí)行的操作，使用的是Servlet+DAO+PO實(shí)現(xiàn)，其中，Servlet是請求中轉(zhuǎn)站，DAO是封裝好的方法程序，PO是定義類。Servlet控制算法流程，調(diào)用DAO中方法，將最終數(shù)據(jù)保存入PO中，返回給瀏覽器。

3.3 先進(jìn)的應(yīng)用軟件構(gòu)架：系統(tǒng)擬采用B/S架構(gòu)，維護(hù)和升級方式簡單，成本低，遵從SOA（Service-Oriented Architecture）標(biāo)準(zhǔn)。SOA是一種粗粒度、松耦合服務(wù)架構(gòu)，服務(wù)之間通過簡單、精確定義接口進(jìn)行通訊，不涉及底層編程接口和通訊模型，它將幫助企業(yè)系統(tǒng)架構(gòu)者以更迅速、更可靠、更具重用性架構(gòu)整個業(yè)務(wù)系統(tǒng)，較之以往，以SOA架構(gòu)的系統(tǒng)能夠更加從容地面對業(yè)務(wù)的急劇變化。

3.4 數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)：數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機(jī)的實(shí)際應(yīng)用數(shù)據(jù)中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的、但又是潛在有用的信息和知識的過程。擬對合同關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)數(shù)據(jù)通過信息關(guān)聯(lián)分析與共享、人工經(jīng)驗(yàn)知識分享與機(jī)器自動學(xué)習(xí)相接的方式，實(shí)現(xiàn)合同預(yù)警、輔助經(jīng)營決策。

4 項(xiàng)目實(shí)施方案

該項(xiàng)目的實(shí)施可分為以下幾個階段：

4.1 流程梳理及需求分析

對全市系統(tǒng)現(xiàn)行合同管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)研及梳理，并對相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行詳細(xì)的需求征集，確定本系統(tǒng)所要實(shí)現(xiàn)的主要功能并對其進(jìn)行分析。

4.2 系統(tǒng)設(shè)計實(shí)現(xiàn)

根據(jù)需求分析的概念模型，進(jìn)行系統(tǒng)平臺的詳細(xì)設(shè)計。本系統(tǒng)將采用J2EE和SQL SEVER為系統(tǒng)的界面設(shè)計和數(shù)據(jù)庫平臺，依次對系統(tǒng)的平臺框架、總體功能和關(guān)鍵要素進(jìn)行設(shè)計實(shí)現(xiàn)。

4.3 系統(tǒng)調(diào)試及試運(yùn)行

系統(tǒng)設(shè)計完成之后，在選定業(yè)務(wù)部門內(nèi)進(jìn)行試運(yùn)行。針對系統(tǒng)運(yùn)行的效果和業(yè)務(wù)部門的反饋信息進(jìn)行系統(tǒng)的調(diào)試和改進(jìn)。

4.4 系統(tǒng)驗(yàn)收及應(yīng)用推廣

在系統(tǒng)調(diào)試完成之后，進(jìn)行系統(tǒng)的應(yīng)用和推廣工作。

5 結(jié)語

通過西安煙草合同追蹤管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用，將完善西安煙草合同管理，解決目前手工方式管理合同在文檔管理、進(jìn)度控制、信息匯總及預(yù)警機(jī)制等方面存在的困難。可以將西安煙草合同管理信息化與合同管理標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行充分融合，從而提升企業(yè)合同管理水平，提升企業(yè)核心競爭力。

[責(zé)任編輯：曹明明]