淺析高職高專教學檔案管理

孫美麗

教學檔案管理，是高職高專院校管理工作的基礎(chǔ)，亦是衡量高校教學管理水平的重要指標。隨著科技與社會的發(fā)展，高校的教學檔案管理工作為了能夠更好地適應這一發(fā)展潮流，不斷地豐富和完善其教學檔案的管理工作。高職高專在推進教學檔案管理工作的進程中，將教學檔案管理視為管理工作的重點與中心。

高職高專教學檔案管理高職高專院校，為了能夠適應和融入社會前進與發(fā)展，我國于2008年發(fā)布了《高等學校檔案管理辦法》，這一管理辦法的頒布與實施，能夠規(guī)范高等學校的檔案管理工作，并且能夠推進我國高職高專在檔案管理上的工作開展，豐富其管理的內(nèi)涵。

一、教學檔案的概念及重要性

（一）教學檔案的概念

教學檔案，是指在教學實踐活動與教學管理過程中，形成的具有一定保存價值的文字、圖片、聲像、電子文件等不同形式的歷史記錄性資料。它是對學校開展的所有教學活動的真實的記錄，是教學管理與研究，教師教學工作及學生學習過程中，形成的具有保存價值的一種材料。

（二）教學檔案的重要性

1.教學檔案是強化學校在思想政治工作方面，不可或缺的寶貴資源

在現(xiàn)實的教學檔案管理過程中，把教師在日常教學活動中的表現(xiàn)，提供給學校的領(lǐng)導，并由這一表現(xiàn)作為教師評估的依據(jù)。這樣一來，學校在召開表彰大會時，就會言之有物，言之有據(jù)了。

2.教學檔案能夠提高師資水平，并且是提高其水平的重要手段

教學方法因人而異，這就使得教師在教學過程中，總會有自己的教學經(jīng)驗。利用教學檔案的作用，將老師的教學方法記錄其中，不僅能夠?qū)⒑梅椒ǖ靡杂涗?，還能夠幫助新老師熟悉教學業(yè)務，實現(xiàn)教學的進步。

3.教學檔案是評價學校管理水平和考核教師業(yè)務能力的主要根據(jù)

根據(jù)教學檔案的記錄，學?？梢暂p易的掌握學校在教學管理水平方面的優(yōu)點和缺點，對優(yōu)點進行繼續(xù)，對缺點進行改進，能夠了解到學生在輟學以及曠課等問題產(chǎn)生的原因，還可以衡量教師的教學水平和職業(yè)道德，從而，更好地推動學校在教學檔案管理方面的發(fā)展。

二、我校教學檔案的實體分類

以《高等學校檔案工作規(guī)范》和《高職高專院校教學管理要點》為參照，結(jié)合我校實際情況，科學地將教學檔案劃分為七個一級類目。

1.綜合（JX11）主要包括教學管理和教學基本情況的文件材料。如上級下達的有關(guān)教學工作的文件材料；學校教育事業(yè)發(fā)展規(guī)劃；、學校教學工作計劃和總結(jié)；學校教學管理工作規(guī)章制度匯編；學校教學工作會議記錄；學校教學基本建設(shè)規(guī)劃等。

2.專業(yè)（JX12）包括各專業(yè)的介紹、設(shè)置、批復等材料；省級以上重點專業(yè)建設(shè)的材料。

3.招生（JX13）包括招生簡章；招生計劃；招生錄取審批表；新生花名冊等。

4.學籍（JX14）包括學生的獎懲材料；學籍卡變動情況等。

5.課堂教學與教學實踐（JX15）包括課程安排表；典型教案；教學檢查記錄及報告；各專業(yè)的考試題相關(guān)資料；試卷分析材料；學生成績登記表；教學大綱；教學改革方案；教師教學經(jīng)驗總結(jié)；教學質(zhì)量分析報告等。

6.教材（JX16）包括各專業(yè)使用教材情況資料。

7.畢業(yè)生（JX17）包括畢業(yè)生花名冊；畢業(yè)生審核登記簿；供需見面會資料等。

三、教學檔案管理工作存在的問題

（一）檔案意識薄弱，收集不全

部分教學職能部門及教工對教學檔案管理工作認識不足，在平常教學和教研過程中形成的文件資料不愿意交回綜合檔案室保管，認為這些是自己的教學成果，交回綜合檔案室后，使用時不如放在自己手邊方便。這樣最終導致一些應歸檔的珍貴教學實踐資料散失在部門和個人手中，無法保證教學檔案收集的齊全完整。

（二）教學檔案人員隊伍流動性大，檔案專業(yè)知識缺乏

大多數(shù)教學部門的檔案員，都是由本部門的教學秘書兼管。平時參加檔案相關(guān)培訓的機會很少，檔案專業(yè)知識了解的不夠明確和深入，就只是淺層的管理。由于其受限于管理工作的非專業(yè)性，就會產(chǎn)生人員的流動現(xiàn)象，這些都不利于高校對教學檔案的科學管理。

（三）檔案管理制度不完善

由于其檔案管理的制度不完善，使得學校在展開教學活動，或者表彰大會時所做的報告真實性有待于重新考量。許多檔案管理方面的問題，就會鉆法規(guī)的空子應運而生，比如：教學記錄不夠完善，不能完整、真實的體現(xiàn)出教學檔案的作用，不利于提高學校的管理水平。

四、教學檔案管理工作的改進辦法

針對我校教學檔案管理發(fā)展的現(xiàn)狀，應該采取以下措施來解決在教學檔案管理中存在的問題，并促使其在發(fā)展中能夠更科學和規(guī)范。

（一）加強宣傳，提高檔案意識

高職高專院校必須提高教工檔案意識。通過各種途徑宣傳、學習檔案基本知識和檔案法律，喚醒其對檔案管理的意識，和在教學過程中體現(xiàn)出其重要性。推動高校在檔案管理方面的發(fā)展，更有利于學校管理水平的全面發(fā)展。

（二）提高教學檔案管理人員的專業(yè)性素質(zhì)。

部門教學檔案兼職人員專業(yè)水平有限，不能夠?qū)虒W檔案進行規(guī)范管理。這就要求高職高專院校，需要對管理人員的素質(zhì)進行專業(yè)性的高要求，并對管理人員在技術(shù)方面進行合理的培訓，將教學檔案管理工作推向現(xiàn)代化與數(shù)據(jù)化的發(fā)展進程。

以運城幼兒師范高等專科學校為例，其在教學檔案管理人員的選用方面就應該注重對專業(yè)性的限制，不能過于走馬觀花，要切合實際，提高教學檔案管理人員的自身素質(zhì)，通過培訓等手段將教學檔案的管理人能夠完善其整體素質(zhì)，推進教學檔案管理工作的發(fā)展。

（三）建立健全的管理機制，完善教學檔案管理工作

完善的管理機制，是做好教學檔案管理工作的重要前提和基礎(chǔ)保證。各個高職高專院校應該依據(jù)其相應的法律法規(guī)，與自身的實際情況相結(jié)合，對教學檔案管理工作予以制度上的保障。利用制度的嚴謹性，來規(guī)范管理的高水平化，使其能夠權(quán)責分明，進一步確保管理水平的不斷提高。

在科技幫助的前提下，也要對傳統(tǒng)紙質(zhì)的記錄做更新，定期為其進行重新謄寫的記錄，保證其信息量的完整程度，有助于對高職高專院校教學檔案管理發(fā)展進程的詳細了解，保證高職高專的教學檔案管理，能夠在健康的大環(huán)境下發(fā)展壯大，適應社會發(fā)展的需要。

五、結(jié)語

隨著我國現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展速度的加快，改革的大潮涌向了教育教學檔案管理中來。本文就是通過對高職高專教學檔案管理存在的問題進行合理化的建議，從而促使我國高職高專院校能夠在變化發(fā)展的社會中，完善自身的管理體制，使其能夠更加規(guī)范與科學。

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