如何做好紙質(zhì)檔案的管理

許明蓉

（廈門(mén)水務(wù)集團(tuán)有限公司，福建廈門(mén) 361007）

如何做好紙質(zhì)檔案的管理

許明蓉

（廈門(mén)水務(wù)集團(tuán)有限公司，福建廈門(mén) 361007）

隨著科技的發(fā)展、互聯(lián)網(wǎng)的誕生，計(jì)算機(jī)已經(jīng)遍及到各家各戶、各行各業(yè)。各單位、各企業(yè)也都采用了電子檔案來(lái)備份文件。電子檔案也以其方便、簡(jiǎn)潔的優(yōu)勢(shì)得到了大家的喜愛(ài)。但是，很多重要的文件，尤其是古老的檔案都是紙質(zhì)檔案，因此做好紙質(zhì)檔案的保護(hù)工作尤為重要。闡述紙質(zhì)檔案的管理現(xiàn)狀及其相關(guān)因素分析，提出一些具體的保護(hù)措施。

紙質(zhì)檔案；影響因素；保護(hù)措施

檔案是一個(gè)單位、一個(gè)企業(yè)甚至是一個(gè)國(guó)家的重要?dú)v史記錄。我國(guó)檔案形成較早，各個(gè)時(shí)期對(duì)于檔案的稱呼也有所不同。它是記錄歷史以及重要事件的具體憑證，是重要的原始文獻(xiàn)。重要的歷史記錄都是以紙質(zhì)檔案為主的文件，因此，保護(hù)好紙質(zhì)檔案的管理工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、紙質(zhì)檔案的管理現(xiàn)狀

紙質(zhì)檔案一般是指由紙張為載體的檔案記錄，如書(shū)籍、報(bào)紙、文獻(xiàn)、文件等紙質(zhì)物品。這些檔案由于材質(zhì)特殊，容易受到環(huán)境的影響和腐蝕，因此，要想良好的保護(hù)好紙質(zhì)檔案就必須采取有效的措施。

在信息化時(shí)代的今天，檔案也逐漸由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，雖然電子檔案方便、簡(jiǎn)潔，但是紙質(zhì)檔案對(duì)于一個(gè)企業(yè)，甚至是一個(gè)國(guó)家來(lái)說(shuō)都至關(guān)重要。其原始性、真實(shí)性較強(qiáng)，記錄的是最原始的數(shù)據(jù)、最真實(shí)的歷史事跡。紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的年代久遠(yuǎn)，其具有很好的歷史價(jià)值，且應(yīng)用較為廣泛，應(yīng)得到良好的保護(hù)。但是就當(dāng)前的紙質(zhì)管理現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)，很多紙質(zhì)檔案不但沒(méi)有得到良好的保護(hù)，而且一些企業(yè)還存在亂堆亂放、無(wú)人理睬的狀況。并且，在高速發(fā)展的今天，辦公室的效率也在逐漸提高，人們都會(huì)采用電子檔案來(lái)代替紙質(zhì)檔案，且紙質(zhì)檔案較為繁多、復(fù)雜，工作人員在有限的時(shí)間里也無(wú)暇顧及對(duì)紙質(zhì)檔案的整理、統(tǒng)計(jì)。甚至還有的個(gè)別借閱人員為了圖方便、省事，竟然私自拆分原始檔案[1]。以上種種現(xiàn)象表明，我國(guó)紙質(zhì)檔案的保護(hù)流于形式，沒(méi)有真正做好對(duì)其的保護(hù)工作。這不但影響紙質(zhì)檔案的使用壽命，而且會(huì)讓很多珍貴的資料“毀于一旦”，情況不同樂(lè)觀。

二、影響紙質(zhì)檔案管理的相關(guān)因素

（一）檔案工作人員的保護(hù)意識(shí)薄弱

紙質(zhì)檔案要想得到良好的保護(hù)，工作人員必須要有足夠的保護(hù)意識(shí)，這樣在保存檔案時(shí)才能夠做到盡職盡責(zé)。但是，當(dāng)前很多檔案管理人員缺少良好的工作態(tài)度，對(duì)檔案的收集、整編、歸檔、入庫(kù)各項(xiàng)環(huán)節(jié)沒(méi)有做到嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致。對(duì)檔案的日常維護(hù)，如除塵、防蟲(chóng)等工作也是敷衍了事，沒(méi)有對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行深層次的維護(hù)管理。

由于紙質(zhì)檔案的材質(zhì)較為特殊，容易受外部環(huán)境的影響，因此，對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理工作要認(rèn)真、細(xì)致。對(duì)于存放檔案的庫(kù)房要盡量保持一定的溫度和濕度，一旦溫度、濕度超過(guò)一定的標(biāo)準(zhǔn)，那么紙質(zhì)檔案就受收到腐蝕，一些字跡就會(huì)模糊不清，紙張也會(huì)嚴(yán)重受損。對(duì)此，相關(guān)的管理人員必須要保證庫(kù)房的干爽，做好保護(hù)工作。但實(shí)際上，檔案管理工作者很難認(rèn)真做到以上幾點(diǎn)，對(duì)庫(kù)房的巡邏、溫度、濕度值的掌握都沒(méi)有良好的進(jìn)行[2]?！皽貪穸裙芾怼笔枪ぷ魅藛T對(duì)檔案保護(hù)的日常工作，不僅要每天觀察、測(cè)試庫(kù)房的溫度、濕度，還要分析一段時(shí)間內(nèi)庫(kù)內(nèi)、庫(kù)外的溫度值和濕度值，一旦發(fā)現(xiàn)溫濕度不符合紙張存放的度數(shù)，就必須要采取相關(guān)措施進(jìn)行解決。對(duì)于借閱檔案的人員也沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格登記，只是在紙上登記借閱人的姓名和借閱日期，并沒(méi)有將信息輸入到計(jì)算機(jī)管理范疇。這樣一來(lái)，管理人員不能很好掌握檔案的利用率，不清楚哪些檔案利用率較高、哪些檔案利用率較低，從而就會(huì)影響對(duì)利用率較差的檔案紙張變化情況的掌握以及采取相應(yīng)的保護(hù)措施[3]。

（二）檔案利用者的保護(hù)意識(shí)有待提高

很多檔案利用者在借閱檔案以后，并沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行保護(hù)。在借閱檔案以后，對(duì)其翻閱和復(fù)印時(shí)也不管不顧，只圖自己方便省事；無(wú)論手上是否干凈，桌子上是否有灰塵，都一味無(wú)視。這樣一來(lái)，就會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成一定的損害，減少檔案的使用壽命。還有很多借閱者在借閱檔案后并沒(méi)有及時(shí)歸還，導(dǎo)致檔案丟失的事件也屢屢頻發(fā)，借閱者對(duì)于丟失檔案也只是寫(xiě)個(gè)情況說(shuō)明，并沒(méi)有按照《檔案法》的相關(guān)規(guī)定予以處罰。檔案利用者淡薄的保護(hù)意識(shí)和規(guī)章制度的不嚴(yán)謹(jǐn)也是導(dǎo)致紙質(zhì)檔案遭受破壞的重要原因之一[4]。

（三）檔案的防護(hù)措施不健全

由于紙質(zhì)檔案的材質(zhì)特殊，容易受到外部環(huán)境的影響。如光照、溫度、濕度等的影響。紙質(zhì)檔案的化學(xué)成分一旦受到光照的影響就會(huì)產(chǎn)生化學(xué)反應(yīng)，容易影響紙張的原有性質(zhì)。存放地點(diǎn)的濕度一旦超過(guò)了一定的范圍，也會(huì)對(duì)紙張?jiān)斐捎绊憽２粌H加速紙質(zhì)檔案使用壽命的耗損，極大地?fù)p害紙質(zhì)檔案，溫度過(guò)高的話會(huì)產(chǎn)生各種生物的繁殖，也會(huì)對(duì)紙張?jiān)斐善群ΑＲ虼?，各單位、各企業(yè)要做好檔案防災(zāi)措施。但是就目前現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)，很多單位對(duì)此并沒(méi)有引起足夠的重視，尤其一些地理?xiàng)l件較為惡劣的省份來(lái)說(shuō)，防護(hù)措施更應(yīng)該全面、細(xì)致。有些地區(qū)較為潮濕，應(yīng)該做好防潮準(zhǔn)備。

（四）紙質(zhì)檔案的防災(zāi)措施不健全

防災(zāi)措施主要指當(dāng)災(zāi)難來(lái)臨之際，企業(yè)、單位有預(yù)防和緊急避難的相關(guān)措施。尤其對(duì)于比較偏遠(yuǎn)的山區(qū)，其惡劣的地質(zhì)條件極其容易引起洪災(zāi)、山體垮塌的現(xiàn)象，一旦災(zāi)難來(lái)襲，企業(yè)和單位必須要有有效的應(yīng)急方案，這樣才能盡最大限度減少損失。但就目前的現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)，很多企業(yè)和單位并沒(méi)有合理的應(yīng)急預(yù)案，即使有，也只是理論知識(shí)，缺乏實(shí)踐，缺少演習(xí)。因此，一旦發(fā)生各種危險(xiǎn)，企業(yè)很難進(jìn)行合理避難，也不利于紙質(zhì)檔案的保護(hù)工作。

三、紙質(zhì)檔案管理的保護(hù)措施

（一）做好宣傳工作，提高工作人員的保護(hù)意識(shí)

做好紙質(zhì)檔案的管理工作，首先就要提高工作人員的保護(hù)意識(shí)。管理人員是保護(hù)紙質(zhì)檔案的關(guān)鍵因素，因此，加大宣傳力度，提高他們的保護(hù)意識(shí)尤為重要。各單位、各企業(yè)要做好宣傳工作，定期強(qiáng)調(diào)保護(hù)紙質(zhì)檔案的重要性；潛移默化地培養(yǎng)員工的職業(yè)道德素養(yǎng)，提高他們的責(zé)任感，高效的完成本職工作。

企業(yè)單位須定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行知識(shí)培訓(xùn)，完善他們的理論知識(shí)，并且提高他們的技術(shù)水準(zhǔn)。只有讓工作人員自身主動(dòng)學(xué)習(xí)、認(rèn)真工作，才是保護(hù)紙質(zhì)檔案的關(guān)鍵因素。提高工作人員的思想意識(shí)，可以讓他們?cè)鰪?qiáng)工作的自覺(jué)性，培訓(xùn)他們的專業(yè)技能，可以讓工作人員在處理各項(xiàng)難題時(shí)游刃有余。

除了要提高管理人員的保護(hù)意識(shí)，宣傳力度還要擴(kuò)大到整個(gè)企業(yè)，讓借閱者在借閱檔案的同時(shí)也要對(duì)其注重保護(hù)，降低用戶對(duì)檔案破壞的可能性。企業(yè)單位的管理人員可以在檔案管理室粘貼告示以及借閱的詳細(xì)規(guī)則和條例，借閱者不得擅自損壞檔案，不得逾期不還，一旦發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、涂抹現(xiàn)象，根據(jù)相關(guān)條例予以處罰。對(duì)于借閱的紙質(zhì)檔案，管理人員應(yīng)嚴(yán)格記錄在案；對(duì)于遺失檔案的用戶，也應(yīng)按照《檔案法》嚴(yán)格給予懲治。

相關(guān)部門(mén)還應(yīng)制定好各項(xiàng)規(guī)章制度，提高懲治力度，讓檔案保護(hù)工作能夠有效地進(jìn)行下去。一旦發(fā)現(xiàn)不規(guī)范操作以及亂涂亂撕現(xiàn)象，給予追求責(zé)任。對(duì)于檔案的整理、歸納等各項(xiàng)環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格執(zhí)行。一旦強(qiáng)有力的規(guī)范產(chǎn)生，工作人員才能按照規(guī)章制度辦事，做好本職工作。

（二）提高保護(hù)措施，加強(qiáng)防范

由于紙質(zhì)檔案的材質(zhì)較為特殊，容易受到外部環(huán)境的影響，因此，管理人員應(yīng)提高相應(yīng)的保護(hù)措施，加強(qiáng)防范。對(duì)于紙質(zhì)檔案的保護(hù)管理，須從以下幾個(gè)方面入手，即從庫(kù)房的溫度、濕度、清潔、消毒、光照等五大方面進(jìn)行管理和防范。

紙質(zhì)檔案應(yīng)單獨(dú)存放在空氣良好、干爽的庫(kù)房。在檔案入庫(kù)之前，相關(guān)工作人員應(yīng)對(duì)庫(kù)房進(jìn)行消毒、清潔工作。除塵、除蟲(chóng)工作要仔細(xì)、認(rèn)真，將污染源隔絕在庫(kù)房外。對(duì)于庫(kù)房的濕度、溫度以及光照因素也要嚴(yán)格控制，防止檔案因外部環(huán)境因素而減少使用壽命。最大限度的降低紙質(zhì)檔案的損害率，維護(hù)紙質(zhì)檔案的完整和安全。

由于紙質(zhì)檔案的化學(xué)成分容易與光照產(chǎn)生一定的化學(xué)反應(yīng)，因此在存放檔案的庫(kù)房中應(yīng)采取一定的避光措施，避免陽(yáng)光直射?？梢酝ㄟ^(guò)人工照明來(lái)代替陽(yáng)關(guān)的亮度。對(duì)于灰塵的處理，除了日常的清潔工作之外，還應(yīng)采取相關(guān)的防護(hù)措施，如在換氣窗上蓋上紗網(wǎng)，在入室口安裝過(guò)濾設(shè)備等。管理人員還應(yīng)確保庫(kù)房的濕度、溫度在一定的標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)，可以安裝烘干機(jī)等設(shè)備來(lái)保證室內(nèi)的干爽。

除了要保證庫(kù)房的溫度、濕度以及光照的影響之外，還應(yīng)定期對(duì)其進(jìn)行清潔和消毒，避免灰塵積壓損害紙質(zhì)檔案。同時(shí)，還要注重對(duì)紙質(zhì)檔案的消毒工作，以免霉菌滋生、生物繁殖。一旦發(fā)現(xiàn)任何情況，要及時(shí)清潔、及時(shí)處理。

（三）提高管理人員處理突發(fā)事件的能力，有效保護(hù)檔案

除了上述基本保護(hù)措施之外，各單位、各部門(mén)還應(yīng)根據(jù)企業(yè)的自身特點(diǎn)加強(qiáng)提高管理人員處理突發(fā)事件的能力。尤其是那些地質(zhì)條件較為復(fù)雜的企業(yè)，應(yīng)合理制定好防火、防洪、防地質(zhì)災(zāi)害的應(yīng)急措施。

目前，各個(gè)單位、企業(yè)的檔案管理工作還僅僅停留在檔案的收集、整編等工作內(nèi)容上，而忽略了身邊的環(huán)境因素，一旦發(fā)生危險(xiǎn)，毫無(wú)應(yīng)對(duì)能力。因此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)培訓(xùn)員工的應(yīng)急能力，定期進(jìn)行培訓(xùn)工作，同時(shí)注重實(shí)戰(zhàn)演習(xí)。這樣，在災(zāi)難來(lái)臨之時(shí)，工作人員才能夠有秩序地進(jìn)行撤離和保護(hù)檔案的工作。對(duì)于日常的管理工作，相關(guān)部門(mén)還應(yīng)制定有效的管理措施。對(duì)于提前發(fā)出警報(bào)的工作人員給予獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于擅自離崗或監(jiān)守自盜的人予以懲罰。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，紙質(zhì)檔案是企業(yè)重要的歷史記錄，是較為全面的歷史文獻(xiàn)，因此，對(duì)于紙質(zhì)檔案的保護(hù)尤為重要。各單位、各企業(yè)應(yīng)采取積極措施，提高管理人員的保護(hù)意識(shí)，加強(qiáng)保護(hù)管理工作。要“防患于未然”，制定全面的、有效的管理措施。相關(guān)技術(shù)人員也應(yīng)不斷學(xué)習(xí)和掌握保護(hù)紙質(zhì)檔案的技術(shù)和有效方法，從而降低對(duì)紙質(zhì)檔案的損害，提高其使用壽命。

[1]丁勇，陶革.淺談如何做好紙質(zhì)檔案的保護(hù)工作[J].天然氣勘探與開(kāi)發(fā)，2012，（4）：22-23.

[2]李丹秋.淺談如何做好地質(zhì)檔案的管理工作[J].檔案管理與利用，2013，（6）：33-34.

[3]程巧玲.淺談紙質(zhì)檔案管理的保護(hù)工作[J].科技咨詢，2011，（15）：44-45.

[4]賈利巖.電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的并存于互動(dòng)[J].山西檔案，2012，（22）：33-35.

C939

A

1673-291X（2015）05-0265-02

2015-01-14

許明蓉（1966-），女，福建廈門(mén)人，館員，從事檔案管理研究。

[責(zé)任編輯 杜娟]