高等學(xué)校檔案管理的問題與策略

南京曉莊學(xué)院心理健康教育與研究中心 沈 紅

高等學(xué)校檔案管理的問題與策略

南京曉莊學(xué)院心理健康教育與研究中心 沈 紅

近幾年，各個(gè)行業(yè)對檔案資料管理工作的重視程度不斷提高，各大院校也是如此。一些高校管理層和工作人員在這一方面投入的精力慢慢增多，為了加強(qiáng)這方面的管理工作采取了不少方法，不過從總體上來看仍然存在很多不足之處。所以，筆者針對高等學(xué)校檔案管理工作以及相關(guān)措施進(jìn)行分析，旨在為日后的高校檔案管理工作提供一些建議。

高等學(xué)校 檔案管理 問題策略

信息技術(shù)水平的不斷提高為高校檔案管理工作提供了更有利的技術(shù)保障，同時(shí)也使以往的工作內(nèi)容與技術(shù)發(fā)生了一系列變化。在科學(xué)技術(shù)水平不斷提高的新的歷史階段，學(xué)校檔案管理工作將如何構(gòu)建一個(gè)新的模式體系，是現(xiàn)階段高校檔案管理工作需要面對的主要問題。

一、高等學(xué)校檔案管理的基本概述

1.高校檔案資料及檔案資料的工作認(rèn)識

作為檔案資料管理中的一種，高等院校在從事教育教學(xué)活動、科研與管理活動的過程中形成了具有一定利用價(jià)值的不同類型的原始資料記載。高校資料在于檔案管理本身所具有的意義，也就是保存價(jià)值和使用價(jià)值。但是高校檔案管理工作只具有一種意義，即參考使用意義，不過這種使用意義在一定環(huán)境的影響之下能夠?qū)崿F(xiàn)。參考使用意義可以調(diào)整為兩種意義，也就是保存意義和使用意義。同時(shí)，學(xué)校檔案的兩種作用都可以得到更好地利用。因此，學(xué)校檔案資料管理的領(lǐng)域和涉及的東西應(yīng)該多于該項(xiàng)工作本身，它是學(xué)校所有管理工作中最為關(guān)鍵的一部分。學(xué)校一系列管理活動都離不開其提供的信息數(shù)據(jù)與資料，它分廣義與狹義兩種，本文主要討論的是狹義的高校檔案資料管理工作，即收集、整理、保存、使用等。

2.檔案資料的規(guī)范化管理

在企業(yè)發(fā)展管理過程中，我們最先發(fā)現(xiàn)了規(guī)范化管理這個(gè)詞語，在泰羅管理中，它是一種思想方面的管理活動，側(cè)重的是在具體的管理過程中要將人的價(jià)值具體地表現(xiàn)出來。在對人的特殊性的表現(xiàn)中，通過制定一套所有人共同認(rèn)可的規(guī)范體系指導(dǎo)大家的觀念與思想。所以，檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化管理可以將其準(zhǔn)定為：以科學(xué)的發(fā)展觀念為基礎(chǔ)，使該項(xiàng)管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、體系化。檔案資料規(guī)范化管理的具體內(nèi)容如下：

1.形成規(guī)范化的管理系統(tǒng)，即讓業(yè)內(nèi)人士肯定，同時(shí)又可以讓所有相關(guān)行業(yè)共同遵守與執(zhí)行的思想觀念與原則。一般狀態(tài)下，這些規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該由相關(guān)行政部門負(fù)責(zé)制定，或者是相同領(lǐng)域內(nèi)專門的組織機(jī)構(gòu)共同制定。

2.以人為本的資料規(guī)范化管理在各項(xiàng)規(guī)則規(guī)范制定過程中應(yīng)該充分體現(xiàn)人本主義思想理念，主要指對檔案資料進(jìn)行管理過程中的“人”的參與，不管是對資料的管理，還是對資料的利用分配都要體現(xiàn)人性化。

二、高校檔案資料管理存在的問題及原因

1.對檔案資料的認(rèn)識有誤區(qū)

部分院校將檔案資料與檔案工作分不清楚，把檔案管理的相關(guān)政策、法規(guī)、規(guī)范原模原樣地應(yīng)用到檔案管理工作中，結(jié)果使管理工作的成本大大升高，削弱了對該項(xiàng)管理工作的效率，使得人力、物力、財(cái)力被盲目地消耗掉，影響管理工作效率的普遍提高。主要原因是業(yè)內(nèi)管理人士沒能充分認(rèn)識檔案資料管理工作的主要意義，對文件性質(zhì)資料的參考利用價(jià)值沒有一個(gè)準(zhǔn)確的價(jià)值觀念。

另外，有的管理人員在檔案管理工作中態(tài)度不端正，將其與學(xué)校管理工作割裂開來，沒有給予檔案工作相應(yīng)的重視。學(xué)校上層管理人員忽視檔案管理工作，檔案管理工作在學(xué)校的地位受不到重視，工作難度較大，相關(guān)活動無法有效開展。

2.高校各二級管理單位的檔案資料管理意識不強(qiáng)

相關(guān)的管理部門缺乏檔案和相關(guān)資料管理的正確認(rèn)識，將管理活動看成是他們的一項(xiàng)負(fù)擔(dān)，無須花費(fèi)精力去做，這項(xiàng)工作開展與否不會對學(xué)校整體管理活動的開展起到任何影響。同時(shí)，這些活動還會對其他一些活動的有效開展產(chǎn)生很大影響。所以，這些部門的相關(guān)管理工作總體而言處于比較混亂的狀態(tài)，而且在某些情況下存在很大疏漏，有的直接放在接口處。

另外，因?yàn)闄n案管理工作者是檔案工作的主要落實(shí)人員，所以一定要具有很好的綜合能力才能完成這個(gè)任務(wù)。由于領(lǐng)導(dǎo)不重視、制度不完善，檔案工作在學(xué)校中沒有什么實(shí)質(zhì)性的進(jìn)步，在管理工作者配備方面也存在一些問題。檔案管理工作者是退休的教師或從其他崗位上調(diào)來的，不管是在理論知識還是在實(shí)踐操作上都有很大不足，工作手段需要進(jìn)一步調(diào)整，極大影響了檔案管理的有效實(shí)施。

3.檔案資料收集范圍不全

檔案資料收集的判斷參考物是檔案管理工作主要的參考標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)階段檔案管理工作的有效開展主要以《四川省高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》為參考標(biāo)準(zhǔn)。不過這項(xiàng)規(guī)定是全校整體管理范圍不斷提高的重要標(biāo)準(zhǔn)，使很多本應(yīng)得到有效管理的工作沒能得到有效管理。

4.缺乏相關(guān)考評機(jī)制

現(xiàn)階段，各個(gè)院校對相關(guān)工作的開展都有一套完整的考核體系，不過根據(jù)文件性質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)并沒有什么參考標(biāo)準(zhǔn)，既缺少對該項(xiàng)內(nèi)容的宏觀查考，同時(shí)也沒有對相關(guān)內(nèi)容的其他方面的考核。由于該項(xiàng)工作受到的重視度不高，也可以說檔案資料的真正價(jià)值沒有得到更好地體現(xiàn)。

另外，隨著高校檔案管理活動有效進(jìn)行，其各方面的制度保障有待進(jìn)一步完善。根據(jù)具體的情況要求，現(xiàn)階段高校的檔案管理工作仍然缺乏有效引導(dǎo)，從檔案的收集、分析、整理到各個(gè)環(huán)節(jié)都需要有人進(jìn)行正確引導(dǎo)。

三、高等學(xué)校檔案管理問題的解決策略

1.統(tǒng)一檔案與檔案資料的認(rèn)識

按照資料種類主要分成兩部分：圖情資料與文件資料，這兩部分資料的主要差別就是原始性與編譯性。前者是經(jīng)過加工的資料文件，不是在管理過程中產(chǎn)生的，對過程不存在任何記錄性作用，這一部分的主要特點(diǎn)就是原始資料的記載，需要很多具體的工作過程才能得以完善。文件資料就是我們所說的檔案性資料，檔案是文件發(fā)展的歸宿與精品，其實(shí)就是資料要呈現(xiàn)的一部分。檔案是檔案資料之中比較重要的一部分，檔案資料是檔案的綜合部門。換句話說，這種資料文件也要分成兩部分，在保存期限上具有10年期限。

2.加強(qiáng)宣傳，提升檔案資料意識

作為記錄和反映高校發(fā)展過程的真實(shí)性數(shù)據(jù)，檔案資料具有很強(qiáng)的不可替代性。檔案資料管理工作質(zhì)量的好壞是衡量學(xué)校管理能力與整體實(shí)力的主要參考標(biāo)準(zhǔn)，它在高校迎接各類教育教學(xué)檢查與評估中所起的功效是巨大的。我們一方面要加大宣傳力度，讓它得到更好地體現(xiàn)，另一方面要援引重要的案例加以分析，全面引起人們對檔案管理工作的重視程度，以達(dá)到檔案管理工作效率的不斷提高，為該項(xiàng)工作的開展提供良好的基礎(chǔ)性保障。

檔案資料管理是學(xué)校發(fā)展的關(guān)鍵內(nèi)容，只有充分認(rèn)識該項(xiàng)活動的重要性，才能制定長遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃，有針對性地開展各檔案管理工作。上層管理人員應(yīng)當(dāng)積極推動該項(xiàng)工作不斷進(jìn)步，提高整體工作效率，并且通過各個(gè)崗位共同努力，為檔案管理工作的高效開展提供基本性保障，不斷推動檔案資源的優(yōu)化組合，使檔案管理工作不斷完善。

3.創(chuàng)新檔案資料管理模式

全面加大力度推動檔案資料分級（層）集中管理方式的形成。檔案資料的管理形式主要分為“一統(tǒng)集中式管理”和“分級（層）集中式管理”兩類。第一種是將學(xué)校各個(gè)崗位工作過程中產(chǎn)生的有價(jià)值的文件資料交由學(xué)校指定的部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，其他任何崗位上的管理工作者都不能對此進(jìn)行干預(yù)。該管理模式是檔案管理發(fā)展最高境界的一種管理模式，要求相關(guān)工作人員必須具備強(qiáng)烈的管理意識，專業(yè)的管理技能與綜合素質(zhì)，還要掌握一定的現(xiàn)代化管理技能，這樣才能提高管理工作的整體效率。第二種管理模式則是指把形成的檔案資料按根據(jù)具體的內(nèi)容逐層劃分。按不同級（層）次的材料來源分成不同級（層）次的同一層次的集中管理。這種管理的方法其實(shí)是向第一種管理方法的緩慢轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)階段，大多數(shù)學(xué)校對檔案資料管理使用的模式主要就體現(xiàn)在以上兩種，也就是根據(jù)對學(xué)校層面的有一定的積極意義的檔案資料交由集中管理部門進(jìn)行管理，針對相關(guān)崗位形成的過程材料由不同的部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

4.強(qiáng)化與創(chuàng)新考核機(jī)制考核

為了進(jìn)一步推動各項(xiàng)工作有效開展，從而提高考核的整體效果，必須要在原來的基礎(chǔ)上形成一種連帶責(zé)任的考核體系，有效地將各個(gè)考核機(jī)制體系反應(yīng)出來。明確劃分各個(gè)崗位管理人員的責(zé)任，如單位領(lǐng)導(dǎo)占5%，分管檔案資料工作領(lǐng)導(dǎo)占10%，檔案資料工作人員占5%等，形成一個(gè)由上往下的考核管理機(jī)制。這種考核會形成上下各層人員的工作聯(lián)動效應(yīng)，從而達(dá)到提高各級人員對這項(xiàng)工作重視度的效果，調(diào)動他們參與檔案資料工作的積極性，保證各單位檔案資料工作能夠正常、有效地發(fā)展。

5.劃定各級（層）檔案資料收集范圍

明確收集資料目標(biāo)具有十分重要的意義，只有制定清晰、明確、可操作性強(qiáng)的不同層級的歸類方案，才能確保檔案資料能夠有序、完整地保存下來，并能及時(shí)滿足查閱者的需求。由于現(xiàn)階段不少院校使用的是分級（層）管理方法，所以檔案整理范圍應(yīng)該注重層級性。由于級（層）效果不明顯，其收集具體內(nèi)容也具有很大不同，但總的來說其規(guī)律是從整體到局部的，由簡單到復(fù)雜。

但是，不論是哪一種檔案資料都應(yīng)該保證具有一定的可行性。具體方法是：學(xué)校各個(gè)崗位按照各類估算的具體標(biāo)準(zhǔn)需求，結(jié)合所在崗位的責(zé)任范圍擬制相關(guān)材料報(bào)送給學(xué)校，接著由學(xué)校委派相關(guān)工作者集中審定相關(guān)層次的收集內(nèi)容。只有通過這種方式才能保證各層次職能與職責(zé)履行效果的實(shí)現(xiàn)，才能真正發(fā)揮檔案資料服務(wù)學(xué)校管理、科研與教育的作用。

6.全面加強(qiáng)檔案資料信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

要想進(jìn)一步提高高校教學(xué)、科研和管理在使用各類資料文件、數(shù)據(jù)信息方面的便利性與高效性，必須提高高校檔案資料的網(wǎng)絡(luò)科技化的整體水平。第一，國內(nèi)相關(guān)部門協(xié)調(diào)相關(guān)行業(yè)研制相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)體系。第二，學(xué)校加大力度實(shí)現(xiàn)檔案資料管理工作整體的信息化程度，構(gòu)建一個(gè)信息量豐富的數(shù)據(jù)中心系統(tǒng)。第三，各個(gè)院校將檔案信息智能化建設(shè)工作與高校數(shù)字化建設(shè)工作緊密相結(jié)合，保證檔案資料數(shù)據(jù)化與學(xué)校其他工作內(nèi)容同步進(jìn)行?，F(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)逐漸應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域中，各個(gè)院校的檔案管理工作應(yīng)該實(shí)現(xiàn)智能化與自動化管理的水平。

四、結(jié)束語

綜上所述，高校檔案工作在各個(gè)學(xué)校發(fā)展的過程中發(fā)揮著積極、有效的作用，可以為上層管理人員制定正確的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，提供具體的參考標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)也可以為相關(guān)工作的開展提供更多指導(dǎo)。所以，高校必須正確認(rèn)識，加強(qiáng)高校檔案管理的整體意識理念，在市場經(jīng)濟(jì)體制下進(jìn)行明確定位，進(jìn)一步拓展檔案工作的服務(wù)內(nèi)容，創(chuàng)新檔案工作的服務(wù)體系，更好地為學(xué)校的發(fā)展提供幫助，提高學(xué)校管理工作的整體水平，促進(jìn)學(xué)校向一個(gè)新的階段發(fā)展，為我國教育事業(yè)的發(fā)展做貢獻(xiàn)。

[1]王艷玲．淺談高校檔案管理信息化建設(shè)[J]．現(xiàn)代情報(bào)，2007．06

[2]李寒冰．高校檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D]．大連海事大學(xué)，2014

ISSN2095-6711/Z01-2015-08-0212