國內(nèi)核電企業(yè)文號檔號配置一體化的措施與反思

紀(jì)紅衛(wèi)

（臺山核電合營有限公司，廣東臺山，529228）

國內(nèi)核電企業(yè)特別是按照專業(yè)化運(yùn)作的工程公司、運(yùn)營公司和承擔(dān)工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)營任務(wù)的業(yè)主公司，在文件管理、檔案管理一體化（以下簡稱文檔一體化）方面取得了令人矚目的成績，得到核電界、檔案界人士的普遍肯定。它們在踐行文檔一體化的過程中，一直在關(guān)注檔案管理如何繼承文件管理成果以及文件的檔案化管理問題，并在文號檔號配置一體化方面進(jìn)行了積極的探索，形成了有效的措施，對提高文件工作、檔案工作（以下簡稱文檔工作）效率、效益產(chǎn)生了直接的影響，但也客觀存在著值得反思的問題。

1 國內(nèi)核電企業(yè)文號檔號配置一體化的措施

國內(nèi)核電企業(yè)在文檔一體化的實(shí)踐中，在文號檔號配置一體化方面的措施主要有如下三種：

1.1 檔號套用文號

核電企業(yè)在引進(jìn)國外先進(jìn)核電技術(shù)的同時(shí)，也引進(jìn)了國外的廠房、設(shè)備、系統(tǒng)和文件的編碼規(guī)則，在進(jìn)行了優(yōu)化和創(chuàng)新后，在檔號配置時(shí)套用文號的部分或全部內(nèi)容。此舉使核電工程人員、生產(chǎn)運(yùn)營人員在平時(shí)的廠房、設(shè)備、系統(tǒng)管理活動(dòng)中，所使用的廠房、設(shè)備、系統(tǒng)代碼與文號（核電系統(tǒng)內(nèi)部分人員習(xí)慣于稱為文件編碼或代碼）、檔號（核電系統(tǒng)內(nèi)部分人員習(xí)慣于稱為檔案編碼或代碼）使用同一規(guī)則，減少了他們與文件管理、檔案管理人員（以下簡稱文檔人員）的溝通成本，無形中提高了工作效率。檔號套用文號后，對核電文檔人員的要求是提高了，它不僅要求文檔人員必須熟悉文檔工作本身內(nèi)容，還必須相對熟悉核電各專業(yè)領(lǐng)域的常用代碼。檔號套用文號是核電領(lǐng)域文號檔號配置一體化的起點(diǎn)層級，也使得核電行業(yè)的檔案在檔號外觀特征上更有核電專業(yè)的印記。

在經(jīng)過大亞灣核電基地、秦山核電基地、田灣核電基地的多臺核電機(jī)組檔案管理的實(shí)踐驗(yàn)證后，國家能源局于2011年7月發(fā)布的《核電檔案分類準(zhǔn)則與編碼規(guī)則》（NB/T-20042-2011）以行標(biāo)的形式固化了這一實(shí)踐成果，在全國范圍內(nèi)順利推廣。該標(biāo)準(zhǔn)要求，“檔案代碼采用組合編碼，分為五組，依次為全宗號（單位）代碼、項(xiàng)目代碼、分類號、特征碼、順序號”［1］。其給出的推薦檔號結(jié)構(gòu)為：X-X-LNNN-X-［N］NNN，其中第二組“項(xiàng)目代碼”（X）和第四組“特征碼”（X）的長度根據(jù)需要確定，包含核電工程人員、生產(chǎn)運(yùn)營人員非常熟悉和習(xí)慣使用的項(xiàng)目代碼、機(jī)組號、建/構(gòu)筑物代碼、系統(tǒng)代碼、設(shè)備類型標(biāo)識代號、核燃料循環(huán)號、機(jī)組大修號、年度、組織機(jī)構(gòu)代碼、員工號、合同號、訂單號等［2］。以某核電企業(yè)檔號中的特征碼為例，檔號009-H15.12-EVR-P-0001 表 示XX 公 司1號機(jī)組的EVR系統(tǒng)安裝活動(dòng)中形成的需永久保存的安裝竣工報(bào)告第一個(gè)案卷；這里的“EVR”為安全殼冷卻通風(fēng)系統(tǒng)代碼，即所謂的“特征碼”，在公司的內(nèi)部程序里早以約定為為安全殼冷卻通風(fēng)系統(tǒng)代碼，在各類文件中也以此代稱。

在檔號配置過程中套用文號，實(shí)際上起到檔案管理繼承文件管理、業(yè)務(wù)管理成果的作用，促使核電文檔人員與核電工程人員、生產(chǎn)運(yùn)營人員使用同一語言對話。可見，各類“項(xiàng)目代碼”和“特征碼”，可以無一例外地出現(xiàn)在對應(yīng)的文件文號中，作為其重要組成部分；文號中的這些內(nèi)容又無一例外地被檔號套用，作為檔號的重要組成部分。也就是說，凡事核電系統(tǒng)內(nèi)各專業(yè)領(lǐng)域通用的各類代碼，都可以作為檔號的重要組成部分。

1.2 文號代替檔號

國內(nèi)部分核電企業(yè)在實(shí)施文檔一體化過程中，尤其是在引進(jìn)國外核電文件管理措施管理中，發(fā)現(xiàn)部分文件尤其是技術(shù)文件本身具有唯一性，無論是在管理信息系統(tǒng)中檢索還是實(shí)體排架，按照文號來管理就可以基本解決檔案管理的日常需要，并且是直接可以按照文件級實(shí)施管理，再編制一套檔號僅僅屬于形式上的統(tǒng)一，實(shí)在沒有必要。于是，他們在征得檔案行政主管部門的同意后，以文號來代替檔號，并通過程序約定、宣布這些類別文件的文號就是檔號。例如，“在秦山三核，文件再形成過程中自然地進(jìn)行了分類，管理人員按其形成時(shí)的文件號碼‘BSI’碼和文件種類編碼，進(jìn)行常規(guī)載體文件的上架排列，完全可以達(dá)到分類清楚、組件合理?！保?］類似的做法在嶺澳核電站二期工程也得到體現(xiàn)，他們對于按照7 組、19 位編碼的工程技術(shù)文件按件整理歸檔，以文號代替檔號，完全可以體現(xiàn)檔案整理充分利用原有基礎(chǔ)、保持文件之間的歷史聯(lián)系、方便保管和利用的原則，并達(dá)到簡化整理的要求。文號代替檔號是檔號套用文號的升級版，是核電領(lǐng)域文號檔號配置一體化的中端層級，它使得核電系統(tǒng)的部分檔案在檔號外觀特征上與文號趨同，其按件整理歸檔和不重新配置檔號的做法，不僅減少了工作量，提高了工作效率，更受到核電文檔人員和核電工程人員、生產(chǎn)運(yùn)營人員的普遍歡迎。

文號代替檔號的做法在國內(nèi)核電企業(yè)普及程度不及檔號套用文號，但其要求檔案管理繼承文件管理全部成果的指導(dǎo)思想?yún)s值得探討。其實(shí)施前提有三：其一，實(shí)施文號代替檔號的該類別文件中，文號本身要有嚴(yán)格的編制方法，既體現(xiàn)文件的唯一性和可擴(kuò)展性，又便于理解和操作，成為核電工程人員、生產(chǎn)運(yùn)營人員及文檔人員共同認(rèn)可的管理工具。其二，實(shí)施文號代替檔號后的該類別檔案，必須在企業(yè)內(nèi)部的檔案管理體系中給予合理的解釋和定位，在管理上不應(yīng)對核電企業(yè)的檔案分類、編碼體系產(chǎn)生致命的沖擊。其三，以文號代替檔號，需要所在核電企業(yè)征求檔案行政管理部門的意見，獲得認(rèn)可后再進(jìn)行實(shí)施，防止因核電企業(yè)本身認(rèn)識的局限對存在的問題視而不見。文號代替檔號的做法在傳統(tǒng)的檔案管理理論中，只能作為個(gè)案或特例來解釋。而在國內(nèi)核電這樣一個(gè)受國外核電文件控制實(shí)踐影響較深的行業(yè)中，某些類別的文號本身很成熟，受到多個(gè)核電站建設(shè)和運(yùn)營的驗(yàn)證，可以看成是另外一種展示方式的檔號，只是我們認(rèn)識它、實(shí)踐它的時(shí)間稍微滯后而已。隨著國內(nèi)檔案學(xué)理論的發(fā)展、在建核電項(xiàng)目的增多和核電信息化建設(shè)的深入，越來越多的核電文檔人員發(fā)現(xiàn)：用控制嚴(yán)格的文號來代替檔號，其實(shí)只是我們遵循檔案自然形成規(guī)律、檔案管理繼承文件管理成果的一種具體體現(xiàn)罷了。

1.3 建立文檔號

除了編碼體系規(guī)范的技術(shù)文件外，核電企業(yè)還有公文類、報(bào)告類、紀(jì)要類、信函類、商務(wù)類、財(cái)務(wù)類、程序類等類文件。這些類型的文件有著核電行業(yè)和每個(gè)核電企業(yè)的具體解讀。因?yàn)樯婕暗胶税踩唾|(zhì)量管理，在過去的實(shí)踐中這些文件的編碼也非常復(fù)雜，在各自的專業(yè)領(lǐng)域中自成體系。如何對這些文件管理中按照檔案化的方式去管理，提高文件在成長過程中的檔案質(zhì)量保證，也引起了國內(nèi)核電企業(yè)的重視和探索。如果前述檔號套用文號、文號代替檔號的措施是檔案管理對文件管理成果被動(dòng)的繼承的話，那么建立文檔號則可以看成是檔案管理方從產(chǎn)生源頭控制文件產(chǎn)生質(zhì)量的一種主動(dòng)出擊，是核電領(lǐng)域文號檔號配置一體化的高端層級，在文件形成階段就體現(xiàn)文號檔號配置一體化的要求。建立文檔號是從大亞灣核電站的生產(chǎn)運(yùn)營階段最早實(shí)踐的，他們以檔號為基礎(chǔ)，“生產(chǎn)文件檔案我們分為G 類，文件編碼結(jié)構(gòu)和檔案編碼結(jié)構(gòu)一樣”；“檔案與文件的唯一區(qū)別在于流水號前面的“/”和“-”，文件流水號用斜杠，組卷歸檔后，檔案號前面改為橫杠即可?！保?］這些做法后來被其他核電企業(yè)吸收和改進(jìn)，對整個(gè)核電領(lǐng)域文檔一體化的開展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。

建立文檔號的實(shí)質(zhì)就是以檔案分類和保管期限表為依據(jù)，對部分類別文件在形成階段就參照檔號的要求編制文號，使文件一產(chǎn)生便具有檔案的基因、按照檔案化要求來管理文件，同時(shí)這一文號又可以作為檔號使用。建立文檔號具有如下特征：第一，強(qiáng)制的特征，核電企業(yè)通過發(fā)文明確某些類別的文件必須參照檔案的檔號來編制文件的文號，并且通過檢查和取號控制來保證該措施的落實(shí)。第二，兼容的特征，文檔號既是文號，又是檔號，是文號檔號的合稱。它放在文件控制體系中成立，放在檔案管理體系中符合，所以筆者認(rèn)為稱之為文檔號更為合適。第三，提前的特征，文檔號實(shí)質(zhì)上是將檔號的配置提前到文件形成階段。如果文件在專業(yè)領(lǐng)域中已有編碼，則另外編制一套符合檔案化管理要求的文檔號，這時(shí)候的新建的文檔號可以是檔號的身份，也可以是該份文件的第二個(gè)文件編碼；如果文件在專業(yè)領(lǐng)域中沒有編碼，則文檔號就是這份文件的文號，也是檔號。

2 國內(nèi)核電企業(yè)文號檔號配置一體化的反思

通過以上文號檔號配置一體化三種類型措施的實(shí)踐，國內(nèi)核電企業(yè)從基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)則上找到了文檔一體化的突破口，并因?yàn)槠渚唧w的文號檔號配置規(guī)則“接地氣”、貼近核電企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，而受到核電各專業(yè)領(lǐng)域人員的歡迎。但是，縱觀國內(nèi)核電企業(yè)文號檔號配置一體化的實(shí)踐效果，仍然有一些問題值得我們共同反思。

2.1 文號檔號配置一體化的推行時(shí)機(jī)

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。文號檔號配置一體化作為國內(nèi)核電企業(yè)文檔一體化的重要內(nèi)容，也需要盡早有一個(gè)較好的規(guī)劃，抓住好的推行時(shí)機(jī)，方能在后續(xù)的工作中取得成功。

從理論上講，一個(gè)核電企業(yè)的大批量文件產(chǎn)生之前，是啟動(dòng)文號檔號配置一體化、做好文號檔號配置相關(guān)規(guī)則的最佳時(shí)機(jī)。早期的核電系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)反饋表明，“在實(shí)際工作中，在一個(gè)具體的單位里，檔案工作的起步往往是遲于文件工作的。故而無論是從空間還是從時(shí)間看，檔案工作都會(huì)面臨如何正確對待文件工作歷史遺產(chǎn)的問題”［5］。因而，國內(nèi)早期建設(shè)的核電站，不可能在項(xiàng)目一批準(zhǔn)就謀劃企業(yè)的文檔一體化問題，更不用說考慮如何采取文號檔號配置一體化等具體實(shí)際操作方法了。但是，隨著國內(nèi)檔案界對文檔一體化研究的深入，在早期核電項(xiàng)目的建設(shè)中后期以及后續(xù)建設(shè)的核電項(xiàng)目，相關(guān)核電企業(yè)的文檔人員就能從中吸取教訓(xùn)，可以根據(jù)本企業(yè)具體情況盡早謀劃文號檔號配置一體化的問題了。

就實(shí)踐來說，隨著國內(nèi)核電企業(yè)文檔人員對核電業(yè)務(wù)的不斷熟悉，在核電這樣一個(gè)重視安全和質(zhì)量的領(lǐng)域中，將文檔工作納入到公司的安全和質(zhì)量管理體系中，借助于公司安全和質(zhì)量管理體系，文號檔號配置一體化更容易做得廣泛和深入。從提出檔號套用文號，再到文號代替檔號，又到建立文檔號的三種措施看，國內(nèi)核電企業(yè)在文號檔號配置一體化的措施上是一個(gè)比一個(gè)大膽、一個(gè)比一個(gè)深入、一個(gè)比一個(gè)直接。事實(shí)上，保留核電專業(yè)活動(dòng)和文件管理的代碼成果，以核電工程人員、生產(chǎn)運(yùn)營人員的需要為主導(dǎo)落實(shí)文號檔號配置一體化，既是核電安全和質(zhì)量管理的需要，也是核電企業(yè)文檔工作發(fā)展的需要；文檔人員抓住了所在核電企業(yè)的安全和質(zhì)量管理需要，也就抓住了文號檔號配置一體化的時(shí)機(jī)。

2.2 文號檔號配置一體化的可接受度

文號檔號配置一體化的可接受度問題，表面上看是一個(gè)文檔業(yè)務(wù)問題，實(shí)質(zhì)上是一個(gè)核電企業(yè)文檔工作為誰服務(wù)的方向性問題，它是決定一個(gè)核電企業(yè)文號檔號配置一體化乃至文檔一體化能否取得成功的關(guān)鍵因素。

從一方面來講，文號檔號配置一體化之所以能夠在核電企業(yè)實(shí)施和推廣，不只因?yàn)樵诶碚撋峡尚校€因是實(shí)踐中需要，關(guān)鍵是找到了文號檔號配置一體化的“同盟”。核電企業(yè)的檔號為什么可以套用文號？是因?yàn)橛泻穗姽こ倘藛T、生產(chǎn)運(yùn)營人員作為文檔人員的“同盟”，這些“同盟”非常熟悉文號中的機(jī)組號、建/構(gòu)筑物代碼、系統(tǒng)代碼、設(shè)備類型標(biāo)識代號，非常樂意接受在檔號中保留這些內(nèi)容的做法，減少他們歸檔整理和后續(xù)利用文檔的障礙。如果文檔人員將檔號搞得過于復(fù)雜，只有文檔人員自己懂，表面上看好像很有學(xué)問，實(shí)際上無異于把自己當(dāng)成新“卷閥”，自絕于核電領(lǐng)域的核心業(yè)務(wù)，那么文號檔號配置一體化的措施必然因核電工程人員、生產(chǎn)運(yùn)營人員的抵制而難以推行。

就另一方面來說，處理好文號檔號配置一體化的可接受度問題，無疑需要核電文檔人員與核電工程人員、生產(chǎn)運(yùn)營人員建立有效溝通渠道，了解對方在文檔領(lǐng)域的真實(shí)需求，而不是簡單的有求必應(yīng)，喪失文檔工作的相對獨(dú)立性。在核電項(xiàng)目加快部署的形勢下，有完整核電站建設(shè)和運(yùn)營經(jīng)驗(yàn)的核電人才已非常短缺，并且核電領(lǐng)域的專業(yè)劃分非常細(xì)，有些核電企業(yè)出現(xiàn)了諸如核電工程人員、生產(chǎn)運(yùn)營人員對文檔工作不熟悉、不理解文號檔號配置一體化措施和作用，由此產(chǎn)生費(fèi)解于文號檔號配置一體化的情況。比如說，文檔人員在推行建立文檔號來對文件在形成階段進(jìn)行檔案化管理的措施過程中，有些部門的人員覺得增加了他們的工作量，仍然習(xí)慣于將沒有文號的文件在歸檔關(guān)口集中交給文檔部門的做法，給文號檔號配置一體化的深化帶來影響。今后，如何在核電企業(yè)內(nèi)部培養(yǎng)和壯大文檔人員的“同盟”，研究文號檔號配置一體化的可接受度問題，應(yīng)當(dāng)是核電企業(yè)文檔一體化的重要實(shí)踐內(nèi)容。

2.3 文號檔號配置一體化的業(yè)務(wù)管控

在高度信息化的核電行業(yè)，文號檔號配置一體化的深入開展需要在業(yè)務(wù)管控上予以強(qiáng)化，具體包含業(yè)務(wù)規(guī)則約束和管理系統(tǒng)管控兩個(gè)方面。

制定文號檔號配置一體化的業(yè)務(wù)規(guī)則是核電企業(yè)文檔一體化的重要內(nèi)容，它需要納入到核電企業(yè)的文檔管理程序中去，獲得程序體系的保證。目前看來，大部分核電企業(yè)都能在程序中就檔號套用文號進(jìn)行約定，而對文號代替檔號、建立文檔號則表現(xiàn)較為謹(jǐn)慎，處于觀望狀態(tài)。除了各方的實(shí)踐基礎(chǔ)和業(yè)務(wù)觀點(diǎn)不一致外，在核電行業(yè)文檔業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)中沒有及時(shí)給予文號代替檔號、建立文檔號等措施以足夠關(guān)注和提煉也是重要原因。建議國家能源局適時(shí)啟動(dòng)《核電檔案分類準(zhǔn)則與編碼規(guī)則》（NB/T-20042-2011）的后續(xù)修訂工作，在修訂過程中應(yīng)關(guān)注上述問題，起碼應(yīng)從文檔一體化的角度，對已經(jīng)存在的文號代替檔號、建立文檔號等措施在修訂過程中給予必要的肯定和一定的操作空間。

文號檔號配置一體化的深入開展還需要有功能齊全的文檔管理系統(tǒng)提供管控。其中，逐步減少系統(tǒng)外的文件形成幾率，全面走向系統(tǒng)管控是文號檔號配置一體化的發(fā)展方向。核電企業(yè)文號檔號配置一體化的系統(tǒng)管控需要關(guān)注兩個(gè)方面內(nèi)容：其一，文檔部門能否建成符合文號檔號配置一體化要求的文檔管理系統(tǒng)；其二，文檔部門能否成功地將相關(guān)類別文件“趕到”系統(tǒng)中去形成、流轉(zhuǎn)、歸檔。前者是一個(gè)技術(shù)問題，可以在接到真實(shí)的需求后盡快實(shí)現(xiàn)；后者是一個(gè)管理問題，需要借助于信息化的強(qiáng)制手段才能實(shí)施。解決了這兩個(gè)方面問題，就可以保證約定類別文件在管理系統(tǒng)中從一形成開始就符合檔案管理要求，并且時(shí)刻處于文檔人員的管控之下。今后，核電企業(yè)文號檔號配置一體化的系統(tǒng)管控面臨著一個(gè)難題是：如何在文檔管理系統(tǒng)中拓展文號檔號配置一體化的文件類別范圍，進(jìn)而擴(kuò)大影響和效應(yīng)。從核電企業(yè)文檔部門角度講，當(dāng)然希望所有類別的文件從形成到最終銷毀或永久保存都在文檔管理系統(tǒng)中進(jìn)行，并且在文件一形成就配置文檔號以保證文檔管理的效率、效益。但實(shí)際上，在種類繁多、形成環(huán)境各異的核電文件中，文檔部門能夠直接在管理系統(tǒng)中管控的只能是主要類別文件，其他都是間接管控或借助于各部門的力量管控。由此看來，核電企業(yè)文檔部門的文號檔號配置一體化的深化仍然需要與文件形成部門展開持續(xù)的協(xié)同。

［1］、［2］核電檔案分類準(zhǔn)則及編目規(guī)則NB/T-20042-2011［S］國家能源局2011年7月1日批準(zhǔn)，2011年11月1日實(shí)施。

［3］石魁先，王永效.試論企業(yè)科技檔案的立卷改革［J］.檔案，2002(2):34.

［4］韓國先.淺談大亞灣核電站文檔管理［J］.貴州檔案，2002(3):33.

［5］姚乃興.工程文件和檔案管理［M］.北京:原子能出版社,1998(11):159.