“關(guān)停并轉(zhuǎn)企業(yè)”會計檔案亟待盤點(diǎn)整理

張益君

（江蘇文峰集團(tuán)辦公室，江蘇南通，226007）

上世紀(jì)90年代以來，隨著我國改革開放的不斷深入，不少國有企業(yè)、集體企業(yè)在計劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)過渡的過程中，不能適應(yīng)發(fā)展形勢的要求，逐步被市場所淘汰，走向“關(guān)停并轉(zhuǎn)”。這些企業(yè)的職工雖然早已進(jìn)行調(diào)配分流，企業(yè)資產(chǎn)也相繼作了處置，但企業(yè)遺留下來的檔案，特別是會計檔案很多還沒有進(jìn)行盤點(diǎn)整理。這些企業(yè)雖不復(fù)存在，但企業(yè)會計檔案的歷史憑證作用并沒有消失，它在反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)往來、處理經(jīng)濟(jì)糾紛、涉及民生利益等方面仍然具有重要的證據(jù)作用。因此，做好“關(guān)停并轉(zhuǎn)企業(yè)”會計檔案的盤點(diǎn)整理，其意義不言而喻。

一、“關(guān)停并轉(zhuǎn)企業(yè)”會計檔案盤點(diǎn)整理已成當(dāng)務(wù)之急

近年來，“關(guān)停并轉(zhuǎn)企業(yè)”的會計檔案經(jīng)常被查閱利用，有的是為解決經(jīng)濟(jì)糾紛尋找證據(jù)而來，有的是為房產(chǎn)登記查找原始票據(jù)而來，有的是為辦理退休手續(xù)證明自己工齡而來，等等。查找利用的目的可以說是多種多樣，查找利用的人數(shù)也呈逐步增加趨勢?？墒沁@些檔案早已物非原主，而且有的是幾易其主。因此，無論是這些檔案的管理者，還是利用者，他們面對一堆堆、一捆捆、一袋袋或一箱箱雜亂無章、滿是灰塵的會計檔案，往往是無從下手，要找到想要的材料簡直是大海撈針，相當(dāng)困難。這是歷史遺留問題，也是當(dāng)前亟待解決的一個問題。盡快對這些檔案進(jìn)行盤點(diǎn)整理、登記造冊、上架歸位，為需求者提供利用服務(wù)，已成為當(dāng)務(wù)之急，也是檔案工作者的應(yīng)有職責(zé)。

二、從“關(guān)停并轉(zhuǎn)企業(yè)”會計檔案特點(diǎn)出發(fā)做好盤點(diǎn)整理工作

“關(guān)停并轉(zhuǎn)企業(yè)”在“關(guān)停并轉(zhuǎn)”之初，往往重視人員的分流安置、資產(chǎn)的交接處理等工作，而對企業(yè)檔案一般都擱置一邊，無暇過問。尤其是會計檔案，由于數(shù)量多、內(nèi)容雜、利用頻次低，就像一個燙山芋，無人愿接，無人愿管，包包扎扎墻角放，蟲蛀鼠咬任由它。因此，“關(guān)停并轉(zhuǎn)企業(yè)”的會計檔案普遍都存在著時間跨度長、材料較為雜亂、完整性差等問題。

“關(guān)停并轉(zhuǎn)企業(yè)”的會計檔案帶有歷史檔案性質(zhì)，我們對它進(jìn)行盤點(diǎn)整理，首先要有一個重新鑒定的過程。

一是在初步考察企業(yè)發(fā)展歷史沿革的基礎(chǔ)上，對所有的會計檔案進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，包括憑證、賬簿、報表等要按種類進(jìn)行分類，按時間順序進(jìn)行梳理排隊。通過盤點(diǎn)，摸清檔案的齊全完整和質(zhì)量好壞情況。本著對歷史負(fù)責(zé)的精神，對短缺的檔案要通過有關(guān)單位部門想方設(shè)法給予查找彌補(bǔ)，盡可能收集齊全；對確實(shí)難以找到的檔案（少年缺月的憑證、賬簿等）或損壞嚴(yán)重、無法修復(fù)利用的檔案等，要做好相關(guān)統(tǒng)計和情況記載，以便日后備查。

二是根據(jù)會計檔案保管期限要求和檔案價值屬性，對這些檔案進(jìn)行認(rèn)真鑒定，作出取舍和處置安排。

三是對要銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊，制出清單；對要保留的檔案，如原來沒有全宗號的，重新確定全宗號，并視情做好保管期限劃分，以及重新包角、裝訂、修復(fù)、編號、貼標(biāo)簽等處理。

對重新整理好的檔案，要做好編目編號、檔案系統(tǒng)電子錄入等工作，要讓其進(jìn)“室”、進(jìn)“館”，并制成紙質(zhì)與電子雙重檢索工具，為方便查閱利用創(chuàng)造條件。

三、“關(guān)停并轉(zhuǎn)企業(yè)”會計檔案盤點(diǎn)整理要注意的有關(guān)問題

1.要統(tǒng)一思想認(rèn)識，下決心做好盤點(diǎn)整理工作。

據(jù)了解，目前仍有不少單位和部門對“關(guān)停并轉(zhuǎn)企業(yè)”會計檔案是否要進(jìn)行盤點(diǎn)整理還心存疑慮，拿不定主意，總認(rèn)為這些企業(yè)早就“關(guān)?！?、早就“并轉(zhuǎn)”，再重新整理這些會計檔案沒有必要；再說這些企業(yè)的會計檔案本身利用率就不高，花費(fèi)一定的財力、人力進(jìn)行整理有些得不償失。這是認(rèn)識上的誤區(qū)，也是不應(yīng)該有的態(tài)度。這些企業(yè)雖然已經(jīng)“關(guān)停并轉(zhuǎn)”，但它們在歷史上曾有過輝煌，對國家和社會有過貢獻(xiàn)，整理好會計檔案，并提供利用，能從一個側(cè)面展示企業(yè)的發(fā)展歷史，也是企業(yè)檔案完整性要求的體現(xiàn)。這些會計檔案利用率不高，并不代表沒有利用需要?！瓣P(guān)停并轉(zhuǎn)企業(yè)”職工是社會的弱勢群體，讓沉睡多年的檔案為他們提供查閱利用，無疑起到了雪中送炭的作用。所以，一定要提高認(rèn)識，統(tǒng)一思想，下決心把“關(guān)停并轉(zhuǎn)企業(yè)”會計檔案整理好，讓它在服務(wù)民生中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.在盤點(diǎn)鑒定的過程中，要切忌“一刀切”。

“關(guān)停并轉(zhuǎn)企業(yè)”會計檔案，是企業(yè)在存續(xù)期間經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)狀況原始而真實(shí)的記錄。這些檔案一般都普遍存在整理滯后多年的問題。所以，在整理的過程中，應(yīng)區(qū)別于一般性、常規(guī)性會計檔案，以歷史的辯證的觀點(diǎn)來分析對待。在檔案的鑒定、材料的取舍上，不能怕麻煩、圖省事，搞“一刀切”。在涉及保管期限等方面，要具體問題具體分析，靈活處理。對涉及財務(wù)管理、經(jīng)營分析等屬于文書檔案范疇的材料，要另行組卷。特別要注意的是，對原分散裝訂在憑證中的企業(yè)各年度、各月份的“職工工資表”，要完整抽取出來，單獨(dú)裝訂，永久保存。這是反映職工從業(yè)經(jīng)歷的重要依據(jù)，也是會計檔案查找利用最多的一項內(nèi)容。

3.要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，確保盤點(diǎn)整理工作有序進(jìn)行。

“關(guān)停并轉(zhuǎn)企業(yè)”會計檔案的盤點(diǎn)整理是一個系統(tǒng)工程，也是一項“苦臟累”的艱苦工作，必須組織專項整理隊伍，有組織、有計劃地進(jìn)行。目前社會上有不少單位或部門聘請專業(yè)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行盤點(diǎn)整理，雙方制定合約，最后以整理好的檔案來計件付費(fèi)，這也不失為一個很好的辦法。但是，作為“關(guān)停并轉(zhuǎn)企業(yè)”會計檔案的管理方、發(fā)包方，不能一“請”了之、一“包”了之，而要明確盤點(diǎn)整理工作的負(fù)責(zé)人、聯(lián)系人，及時掌握盤點(diǎn)整理工作動態(tài)，實(shí)時做好盤點(diǎn)整理工作的溝通指導(dǎo)和配合工作，為盤點(diǎn)整理提供應(yīng)有條件，確保盤點(diǎn)整理工作有序進(jìn)行，同時加強(qiáng)盤點(diǎn)整理過程中的安全保密防范工作，從而達(dá)到盤點(diǎn)整理的質(zhì)量和進(jìn)度要求。