加強(qiáng)稅收業(yè)務(wù)檔案利用的探索與實(shí)踐

張志忠 朱水琴

（蘇州地方稅務(wù)局，江蘇蘇州，215005）

蘇州地稅稅收業(yè)務(wù)檔案集約化管理項(xiàng)目鑒定會(huì)

稅收業(yè)務(wù)檔案是各級(jí)稅務(wù)機(jī)關(guān)受理的涉稅資料和依法在各項(xiàng)具體稅收管理活動(dòng)中產(chǎn)生的表證單書(shū)、聲像等歷史記錄，以及納稅人、扣繳義務(wù)人按照經(jīng)過(guò)征納雙方認(rèn)可的電子簽名報(bào)送的數(shù)據(jù)圖文等電子資料。稅收業(yè)務(wù)檔案來(lái)源于稅收征、管、評(píng)、查的全過(guò)程，種類(lèi)多、范圍廣、數(shù)量大、跨度長(zhǎng)、交叉密，給增值利用帶來(lái)較大的難度和限制，未能充分發(fā)揮好服務(wù)稅收工作和納稅人的作用。因此，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，推進(jìn)檔案增值利用是稅務(wù)部門(mén)檔案管理面臨的迫切任務(wù)。

一、稅收業(yè)務(wù)檔案利用的現(xiàn)狀

傳統(tǒng)的稅收業(yè)務(wù)檔案處于封閉式管理之中，檔案管理以保管為主，以案卷不丟失為原則，致使業(yè)務(wù)檔案利用單一，主要限于手工查借閱紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案，制約了檔案作用的發(fā)揮，已不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。

（一）對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)

不少稅務(wù)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在一些誤區(qū)，有的認(rèn)為檔案工作屬保管性工作，是單位的邊沿工作，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外部調(diào)檔、內(nèi)部查資料就行；有的對(duì)檔案工作的重視程度不高，往往把檔案工作視為只需機(jī)械操作的“閑職”；有的簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案現(xiàn)代化就是計(jì)算機(jī)辦理檔案，只要購(gòu)置了計(jì)算機(jī)等硬件，就實(shí)現(xiàn)了檔案管理現(xiàn)代化。這些認(rèn)識(shí)誤區(qū)，使檔案人員在具體工作中不能積極主動(dòng)適應(yīng)現(xiàn)代管理方式，不思創(chuàng)新，嚴(yán)重影響了檔案利用信息化建設(shè)的有效開(kāi)展。

（二）對(duì)檔案利用價(jià)值認(rèn)識(shí)不足

目前，檔案管理部門(mén)較多的資源投入到檔案的收集、整理、裝訂、裝盒、歸檔、消毒、上架、保管等基礎(chǔ)工作。即便有檔案利用開(kāi)發(fā)工作，更多的是針對(duì)文書(shū)檔案，對(duì)稅收業(yè)務(wù)檔案利用開(kāi)發(fā)卻涉足不多，稅收業(yè)務(wù)檔案利用存在信息化利用水平低和利用率低的“兩低”現(xiàn)象。不少稅務(wù)人員缺乏對(duì)業(yè)務(wù)檔案資料及相關(guān)數(shù)據(jù)的研究和應(yīng)用，理解和把握上趨于數(shù)量化、片面化，缺少綜合利用的實(shí)際性與時(shí)效性相結(jié)合的高效能考慮。

（三）對(duì)歷史業(yè)務(wù)檔案的信息化建設(shè)滯后

傳統(tǒng)的檔案管理從收集、整理到裝訂、保管，基本上是手工操作，后期調(diào)閱也以手工為主。在成立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)之前，歷史稅收業(yè)務(wù)檔案由各稅源管理分局歸檔保管，檔案信息化建設(shè)未得到充分重視，業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱效率低、利用率低，致使稅收業(yè)務(wù)檔案利用工作在稅收工作現(xiàn)代化建設(shè)中落下距離。

二、加強(qiáng)稅收業(yè)務(wù)檔案利用的必要性

稅收業(yè)務(wù)檔案的利用，就其基本性質(zhì)來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性和政治性的工作。加強(qiáng)稅收業(yè)務(wù)檔案利用，是稅收各項(xiàng)工作自身發(fā)展的內(nèi)在需求。

（一）加強(qiáng)稅收業(yè)務(wù)檔案利用是優(yōu)化納稅服務(wù)的需要

當(dāng)前納稅人辦理涉稅事項(xiàng)資料較繁雜，同樣的資料在不同的崗位和不同的時(shí)間存在反復(fù)提供和查驗(yàn)，既增加了納稅人的辦稅成本，又影響了稅務(wù)機(jī)關(guān)的工作效率。加強(qiáng)稅收業(yè)務(wù)檔案信息化利用，可以做到一次采集歸檔，多環(huán)節(jié)、多層次的反復(fù)利用，極大地方便納稅人，也減少稅務(wù)機(jī)關(guān)內(nèi)部資料傳遞的麻煩，實(shí)現(xiàn)征納“雙減負(fù)”和“雙贏”。

（二）加強(qiáng)稅收業(yè)務(wù)檔案利用是落實(shí)執(zhí)法責(zé)任的需要

堅(jiān)持依法治稅，必須對(duì)納稅人稅務(wù)登記、納稅申報(bào)、稅收優(yōu)惠等各項(xiàng)涉稅行為進(jìn)行實(shí)時(shí)過(guò)程監(jiān)控管理。而通過(guò)稅收業(yè)務(wù)檔案的信息化利用，依托網(wǎng)絡(luò)快速調(diào)閱涉稅原始掃描件，可以方便地找出涉稅業(yè)務(wù)的不足之處，不僅能做到結(jié)果的監(jiān)督，而且還可提供過(guò)程證據(jù)，為強(qiáng)化執(zhí)法責(zé)任、加強(qiáng)執(zhí)法監(jiān)督提供新的途徑和依據(jù)。

（三）加強(qiáng)稅收業(yè)務(wù)檔案利用是推進(jìn)各項(xiàng)工作的需要

稅收業(yè)務(wù)檔案作為歷史見(jiàn)證，可及時(shí)、系統(tǒng)和有效地為各項(xiàng)工作提供依據(jù)和服務(wù)。加強(qiáng)其利用，為稅收征管、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、稅務(wù)稽查工作提供資料，以及為稅務(wù)行政復(fù)議、訴訟提供證據(jù)方面發(fā)揮重要作用；加強(qiáng)其利用，對(duì)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、加強(qiáng)稅收征管、探索稅收規(guī)律具有非常深遠(yuǎn)的意義；加強(qiáng)其利用，是構(gòu)建信息化稅收征管體系的必然要求和必然趨勢(shì)，是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化、稅務(wù)現(xiàn)代化的重要組成部分。

三、探索稅收業(yè)務(wù)檔案利用的新方式

加強(qiáng)稅收業(yè)務(wù)檔案利用需要夯實(shí)基礎(chǔ)、明確目標(biāo)。通過(guò)實(shí)現(xiàn)稅收業(yè)務(wù)檔案利用的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化、一體化、多元化，不斷提升稅收業(yè)務(wù)檔案的利用價(jià)值。

（一）實(shí)現(xiàn)稅收業(yè)務(wù)檔案利用的數(shù)字化

稅收業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化是整個(gè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)。加快室藏稅收業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化進(jìn)程，以電子文件的歸檔和管理為重點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)稅收業(yè)務(wù)檔案利用的數(shù)字化。蘇州地稅局目前庫(kù)藏紙質(zhì)稅收業(yè)務(wù)檔案632,527卷，按照“存量數(shù)字化”的思路，實(shí)踐了歷史檔案數(shù)字化加工外包項(xiàng)目。第一期和第二期歷史業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化加工外包項(xiàng)目，具體包括掃描約1720萬(wàn)頁(yè)檔案，并將掃描后的圖像文件、文件級(jí)目錄與江蘇省地稅局電子檔案管理系統(tǒng)掛接，轉(zhuǎn)換約300 萬(wàn)頁(yè)電子掃描文件格式，由JPG 單頁(yè)按件合并成PDF 格式，匯總后掛接入電子檔案系統(tǒng)。項(xiàng)目完成后，對(duì)1994年建局以來(lái)尚在保管期限內(nèi)的所有歷史業(yè)務(wù)檔案實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化，為數(shù)字化利用夯實(shí)了基礎(chǔ)。

（二）實(shí)現(xiàn)稅收業(yè)務(wù)檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化

稅收業(yè)務(wù)檔案利用服務(wù)正由傳統(tǒng)面對(duì)面服務(wù)為主向以網(wǎng)絡(luò)服務(wù)為主轉(zhuǎn)變，依托電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上調(diào)閱和傳遞，實(shí)現(xiàn)利用的網(wǎng)絡(luò)化。蘇州地稅局早在2010年提出了集“自動(dòng)化管理、數(shù)字化加工、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)”于一體的檔案信息化管理目標(biāo)，投入專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)1000多萬(wàn)元，大力實(shí)施檔案信息化，配備必要的檔案信息化設(shè)備，于2013年8月開(kāi)始推廣運(yùn)用“江蘇省地方稅務(wù)局電子檔案管理系統(tǒng)”，為加強(qiáng)稅收業(yè)務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)化利用提供保障。各單位、各部門(mén)可以通過(guò)運(yùn)用電子檔案管理系統(tǒng)，依權(quán)限申請(qǐng)查詢(xún)、調(diào)閱各類(lèi)業(yè)務(wù)檔案信息，實(shí)現(xiàn)足不出戶(hù)“一鍵查詢(xún)”，有效提高了稅收業(yè)務(wù)檔案的利用價(jià)值。

（三）實(shí)現(xiàn)稅收業(yè)務(wù)檔案利用的自動(dòng)化

加強(qiáng)稅收業(yè)務(wù)檔案利用，必然要實(shí)現(xiàn)其利用的網(wǎng)絡(luò)檢索自動(dòng)化。蘇州地稅局依托“江蘇省地方稅務(wù)局電子檔案管理系統(tǒng)”，不斷提高利用的自動(dòng)化水平。2015年7月起取消了對(duì)稅源管理人員調(diào)閱其管理對(duì)象電子檔案的審批流程，支持其直接查看管理對(duì)象的檔案信息；運(yùn)用電子檔案管理系統(tǒng)中的“業(yè)務(wù)檔案查詢(xún)”和“按戶(hù)查詢(xún)”模塊，通過(guò)稅務(wù)管理碼和納稅人名稱(chēng)關(guān)鍵詞檢索，可查詢(xún)到該納稅人的所有征管檔案。

（四）實(shí)現(xiàn)稅收業(yè)務(wù)檔案利用的一體化

實(shí)現(xiàn)稅收業(yè)務(wù)檔案信息接收、存儲(chǔ)和提供利用的一體化，使稅收業(yè)務(wù)檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)緊扣，成為一個(gè)有機(jī)的整體，以獲得更高的效率。蘇州地稅局積極創(chuàng)新，推廣應(yīng)用CA申報(bào)方式，依托網(wǎng)上辦稅廳，減少了納稅人紙質(zhì)資料報(bào)送，將納稅人的各種申報(bào)信息通過(guò)CA數(shù)字證書(shū)形式傳遞到稅務(wù)機(jī)關(guān)，形成可隨時(shí)歸檔的電子檔案。自2015年7月開(kāi)始，隨涉稅業(yè)務(wù)操作的電子檔案功能并入了江蘇省地方稅務(wù)局大集中核心征管系統(tǒng)，與省局大集中征管信息系統(tǒng)、納稅服務(wù)部門(mén)前臺(tái)采集的影印系統(tǒng)“三位一體”。影印系統(tǒng)中的電子文件，可直接導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)；征管信息系統(tǒng)記錄反映的征管情況數(shù)據(jù)，通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)可查看所對(duì)應(yīng)的原始紙質(zhì)資料，實(shí)現(xiàn)了稅收業(yè)務(wù)檔案利用的一體化。

（五）實(shí)現(xiàn)稅收業(yè)務(wù)檔案利用的集約化

蘇州地稅局積極創(chuàng)新檔案管理模式，全面整合檔案資源，成立檔案管理中心，依托電子檔案管理系統(tǒng)，大力推進(jìn)檔案集約化管理。檔案管理中心將各稅務(wù)分局、稽查局、各機(jī)關(guān)處室的各類(lèi)檔案按照業(yè)務(wù)流程統(tǒng)一進(jìn)行集中化、規(guī)范化管理，包括收集、整理、編號(hào)、錄入、掃描、裝訂、消毒、入庫(kù)、排架等，確保檔案資料的完整性、安全性和保密性，形成了檔案集中統(tǒng)一管理與服務(wù)的工作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了檔案實(shí)體、檔案信息、檔案利用的高度集中化、電子化，滿(mǎn)足了“征、管、評(píng)、查”等各部門(mén)、各環(huán)節(jié)的利用需求?！岸愂諛I(yè)務(wù)檔案集約化管理項(xiàng)目”作為省檔案局立項(xiàng)管理的科技項(xiàng)目，得到省、市兩級(jí)檔案系統(tǒng)評(píng)審專(zhuān)家的充分肯定，順利通過(guò)省檔案局科技鑒定。

（六）實(shí)現(xiàn)稅收業(yè)務(wù)檔案利用的多元化

改變單一的查詢(xún)利用方式，創(chuàng)新理念和方式，實(shí)現(xiàn)稅收業(yè)務(wù)檔案利用的多元化。蘇州地稅局以加強(qiáng)檔案利用為目的，為檔案管理中心配備了檔案專(zhuān)業(yè)、稅收專(zhuān)業(yè)、會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)、計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)等多領(lǐng)域的本科以上學(xué)歷人員，提供人員保障，探索業(yè)務(wù)檔案利用方式的多元化。借創(chuàng)建5A級(jí)數(shù)字檔案室契機(jī)，改造電子檔案管理系統(tǒng)，以服務(wù)部門(mén)為導(dǎo)向，針對(duì)查詢(xún)率和利用率較高的稅務(wù)登記、納稅評(píng)估，建立可供查詢(xún)的滿(mǎn)足部門(mén)和服務(wù)需要的專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)；開(kāi)展多種形式的稅收業(yè)務(wù)檔案編研，匯編《走近稅收檔案》《2014年度稅務(wù)稽查優(yōu)秀案例》等編研材料，為督查內(nèi)審、稅務(wù)稽查和納稅評(píng)估等提供了有力保障。

四、進(jìn)一步加強(qiáng)稅收業(yè)務(wù)檔案利用的思考

稅務(wù)現(xiàn)代化是一個(gè)系統(tǒng)工程，包括現(xiàn)代化的檔案管理理念、管理方式，現(xiàn)代化的設(shè)備和復(fù)合型、高素質(zhì)的管理人才等。要實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值最大化，就必須實(shí)現(xiàn)檔案利用的現(xiàn)代化和信息化。

（一）增強(qiáng)意識(shí)切實(shí)重視檔案工作

1.強(qiáng)化檔案工作意識(shí)。從思想上重視，摒棄對(duì)檔案工作的各種認(rèn)識(shí)誤區(qū)，領(lǐng)導(dǎo)干部帶頭學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，不斷加大檔案宣教、投入、獎(jiǎng)懲力度。有計(jì)劃地把有關(guān)檔案法律法規(guī)，以及查閱電子檔案方法納入全局學(xué)習(xí)的內(nèi)容，引導(dǎo)干部職工樹(shù)立檔案理念，獲取各部門(mén)對(duì)檔案工作全方位的支持，不斷提升對(duì)檔案工作的重視度和對(duì)稅收業(yè)務(wù)檔案利用的主觀能動(dòng)意識(shí)。

2．提升檔案人員素質(zhì)。以檔案現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，針對(duì)檔案工作者的不同層次、不同崗位，有計(jì)劃、有步驟地對(duì)檔案人員進(jìn)行繼續(xù)教育，持續(xù)進(jìn)行知識(shí)更新，盡快改變檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)老化的狀況。組織各類(lèi)檔案專(zhuān)兼職人員參加檔案局、地稅系統(tǒng)組織的專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案信息化服務(wù)意識(shí)，提高信息化管檔能力，適應(yīng)檔案信息化利用工作的要求。

(二)提高稅收業(yè)務(wù)檔案的利用度

1.提高對(duì)內(nèi)利用度。一是把握有利契機(jī)，以檔案工作省五星級(jí)復(fù)審、5A 級(jí)數(shù)字檔案室創(chuàng)建為抓手，實(shí)現(xiàn)稅收業(yè)務(wù)檔案利用模式、利用效能的創(chuàng)新和提升。二是強(qiáng)化稅收業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作，將存量和增量檔案全部納入數(shù)字化范疇，提高檔案的查全率、查準(zhǔn)率，實(shí)現(xiàn)檔案利用便捷和檔案實(shí)體安全。三是提升稅收業(yè)務(wù)檔案利用效果。以服務(wù)征管為重點(diǎn)，充分利用業(yè)務(wù)檔案信息，掌握納稅人偷逃稅的不良記錄，開(kāi)展重點(diǎn)管理和跟蹤,預(yù)防和打擊偷逃稅行為；以防范執(zhí)法風(fēng)險(xiǎn)為切入點(diǎn)抓檔案利用，通過(guò)檔案收集、規(guī)范整理、準(zhǔn)確鑒定等環(huán)節(jié)，及時(shí)查找稅收?qǐng)?zhí)法風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，最大限度地防范過(guò)錯(cuò)的產(chǎn)生；依托歷史業(yè)務(wù)檔案，建立稽查、風(fēng)評(píng)、會(huì)計(jì)實(shí)驗(yàn)室，作為本單位新進(jìn)人員的實(shí)訓(xùn)基地，為稅收業(yè)務(wù)培訓(xùn)提供支撐。

2.提高對(duì)外利用度。延伸檔案服務(wù)職能，提高對(duì)外利用度。一是維護(hù)納稅人在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的合法權(quán)益，主動(dòng)研究納稅人的稅收業(yè)務(wù)檔案利用需求，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案的便捷利用。二是科學(xué)搭建“稅收業(yè)務(wù)檔案查閱中心”，依托稅務(wù)網(wǎng)站，根據(jù)權(quán)限、不同業(yè)務(wù)類(lèi)型及涉稅事項(xiàng)，科學(xué)建立目錄索引，及時(shí)更新維護(hù)，為納稅人涉稅咨詢(xún)和查閱資料提供支持。三是開(kāi)展稅收業(yè)務(wù)檔案編研，編撰納稅風(fēng)險(xiǎn)提醒、納稅人業(yè)務(wù)檔案視野等編研材料，從歷史業(yè)務(wù)檔案角度提供納稅服務(wù)。

（三）加強(qiáng)稅收業(yè)務(wù)檔案利用的信息化建設(shè)

1.建設(shè)利用新模式。創(chuàng)建新型稅收業(yè)務(wù)檔案的管理模式和利用方式，努力減少納稅人重復(fù)報(bào)送資料的現(xiàn)象，形成以電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔的稅收業(yè)務(wù)檔案管理模式；依托電子檔案系統(tǒng)，形成通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索查閱的利用方式。同時(shí)，加強(qiáng)部門(mén)合作，將稅收業(yè)務(wù)檔案信息化利用融入到稅收工作信息化的大局中考慮，防止形成信息孤島和重復(fù)投入。

2.加強(qiáng)技術(shù)運(yùn)用。加快推進(jìn)檔案信息電子化管理和利用，增強(qiáng)應(yīng)用軟件的適應(yīng)性，不斷提升檔案的利用效率，切實(shí)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策和廣大納稅人。如目前掛接到電子檔案管理系統(tǒng)的影印件屬于海量數(shù)據(jù)，只能按管理碼或納稅人名稱(chēng)等檢索，而不能對(duì)影印文件內(nèi)容檢索，需研發(fā)新技術(shù)，破解海量數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)影印文件內(nèi)容的關(guān)鍵詞檢索，提升電子化檢索效果。

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