高校畢業(yè)學(xué)生檔案國(guó)際化利用對(duì)策探究＊

洪拓夷

（湖州師范學(xué)院 檔案館，浙江 湖州313000）

高校畢業(yè)學(xué)生檔案主要分兩塊：一是學(xué)生畢業(yè)時(shí)轉(zhuǎn)換成為正式人事檔案的學(xué)生學(xué)籍檔案，它包主要包括高中檔案、高校學(xué)籍檔案及報(bào)到證等；二是學(xué)生畢業(yè)后被移交并留存高校檔案館保管的學(xué)生檔案，它主要包括錄取名冊(cè)、在校成績(jī)、在校獎(jiǎng)懲、學(xué)籍異動(dòng)材料、畢業(yè)生名冊(cè)、學(xué)位名單等。高校學(xué)生檔案材料來(lái)自多個(gè)部門或多個(gè)學(xué)校（如X＋Y 聯(lián)合辦學(xué)等），檔案管理涉及二級(jí)院系、教務(wù)處、研究生院、檔案館等部門。高校學(xué)生在校期間有關(guān)成績(jī)等材料由其所在二級(jí)學(xué)院保管，期間的國(guó)際化利用證明由二級(jí)學(xué)院開(kāi)具［1］，學(xué)生畢業(yè)后須由檔案館代表學(xué)校出具相關(guān)證明。

目前，高校學(xué)生檔案國(guó)際化利用范圍不斷擴(kuò)大，如留學(xué)、移民、求職等，利用需求數(shù)量越來(lái)越大，但高校檔案國(guó)際化利用服務(wù)尚存在不足［2］，如國(guó)內(nèi)許多普通高校館藏檔案既不符合國(guó)際通用格式，又缺少中英文對(duì)照，缺少國(guó)際化利用的現(xiàn)代手段，服務(wù)內(nèi)容單一，服務(wù)水平和效率有待提高，即便有些學(xué)校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)雙語(yǔ)數(shù)字化檔案，但因其外文翻譯質(zhì)量不高、格式不規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等［3］，難以滿足各國(guó)用戶個(gè)性化利用需求。因此，面對(duì)高校學(xué)生檔案國(guó)際化利用需要和現(xiàn)狀，高校檔案館應(yīng)采取相應(yīng)對(duì)策。

一、提高學(xué)生檔案國(guó)際化利用理念

隨著我國(guó)國(guó)際交往與合作的不斷擴(kuò)大，學(xué)生檔案國(guó)際化利用需求也隨之不斷增長(zhǎng)，如出國(guó)留學(xué)、國(guó)外工作、移民簽證、交流訪問(wèn)、以及在國(guó)內(nèi)外企就業(yè)等，都需要對(duì)申請(qǐng)人學(xué)歷、成績(jī)等進(jìn)行審核，需要查證某學(xué)生的在校學(xué)籍檔案，要求快速、準(zhǔn)確提供中英文對(duì)照的相關(guān)檔案及證明，這是高校學(xué)生檔案國(guó)際化利用的重要內(nèi)容之一，這也是近年來(lái)高校檔案館利用率最高的檔案之一。

高校學(xué)生學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間個(gè)人學(xué)習(xí)與表現(xiàn)的原始記錄，具有法律憑證作用［4］，學(xué)籍檔案是國(guó)外用人單位選聘他國(guó)優(yōu)秀人才的重要參考依據(jù)之一，是對(duì)他國(guó)申請(qǐng)人進(jìn)行審核的重要材料之一，是國(guó)外用人單位鑒定證書(shū)及有關(guān)信息等真?zhèn)蔚奈ㄒ粊?lái)源。

只有關(guān)注學(xué)生檔案國(guó)際化利用需求與增長(zhǎng)趨勢(shì)，從思想深處認(rèn)識(shí)到國(guó)際化利用的價(jià)值與重要性，才能主動(dòng)學(xué)習(xí)和吸收國(guó)外先進(jìn)檔案理論和檔案工作經(jīng)驗(yàn)，才能培養(yǎng)檔案工作國(guó)際化發(fā)展思考習(xí)慣與研究意識(shí)，才能加快我國(guó)高校檔案館建設(shè)工作國(guó)際化發(fā)展。只有高校檔案館創(chuàng)新工作方式和工作體系，與國(guó)際接軌，才能確保我國(guó)高校學(xué)生檔案順利走出國(guó)門走向世界。要認(rèn)識(shí)到，對(duì)學(xué)生檔案國(guó)際化利用的好壞，將直接影響到學(xué)校形象和辦學(xué)國(guó)際化發(fā)展。所以，以學(xué)生檔案國(guó)際化利用為目標(biāo)開(kāi)展高校檔案工作，是高校檔案工作國(guó)際化的重要任務(wù)。

二、引進(jìn)和培養(yǎng)涉外檔案人才

在學(xué)生檔案國(guó)際化利用與檔案工作國(guó)際交流日益頻繁的今天，具備檔案工作國(guó)際交流及檔案服務(wù)國(guó)際化能力的涉外檔案人才至關(guān)重要，它是促進(jìn)高校檔案工作國(guó)際化的前提和保障［5］。所以，檔案館需配備至少一名涉外檔案員，精通英語(yǔ)，熟悉涉外禮儀，同時(shí)具備檔案知識(shí)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力，能整理來(lái)華留學(xué)生檔案，能翻譯利用學(xué)生檔案，能口頭和書(shū)面對(duì)國(guó)外咨詢及求證函準(zhǔn)確回復(fù)和出具［6］，還能夠與國(guó)外同行進(jìn)行檔案研究的學(xué)術(shù)交流。

同時(shí)重視對(duì)現(xiàn)有館員國(guó)際化能力的綜合培訓(xùn)與提升。各個(gè)館員素質(zhì)培育需求既有共性又有明顯差異，根據(jù)骨干館員、普通館員、新進(jìn)館員和臨時(shí)館員的各自需求，采用多層次、多途徑、多元化的培訓(xùn)方式，進(jìn)一步豐富館員相關(guān)知識(shí)，提升相關(guān)工作能力，達(dá)到不同程度提升各層次館員國(guó)際化工作與服務(wù)勝任力。同時(shí)，把館員國(guó)際化綜合素質(zhì)培養(yǎng)作為促進(jìn)檔案館工作的重要抓手，這樣才能提高高校檔案館國(guó)際化綜合素質(zhì)，使其國(guó)際化工作質(zhì)量和國(guó)際化服務(wù)水平逐步提升。

三、加強(qiáng)學(xué)生檔案國(guó)際化利用基礎(chǔ)建設(shè)工作

（一）深化傳統(tǒng)歸檔工作

學(xué)生在校期間其學(xué)籍檔案材料一直是動(dòng)態(tài)變化的，檔案館要加強(qiáng)與有關(guān)部門的聯(lián)系，主動(dòng)收集畢業(yè)生學(xué)籍的后續(xù)補(bǔ)充材料，如學(xué)生的取消處分、轉(zhuǎn)復(fù)學(xué)、補(bǔ)考及格、肄業(yè)等有關(guān)材料。盡管學(xué)生檔案國(guó)際化利用以學(xué)生在校成績(jī)等證明材料為主，但根據(jù)社會(huì)需求，有必要收集能反映學(xué)生品行狀況和信用行為的情商和誠(chéng)信等材料［7］。同時(shí)，強(qiáng)化數(shù)字校園的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)同步收集存儲(chǔ)功能，加強(qiáng)電子文檔的存儲(chǔ)與備份工作。

（二）建立雙語(yǔ)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

在高校檔案館國(guó)際化利用中，以出國(guó)學(xué)生成績(jī)證明為最多，而往往同時(shí)需要中文成績(jī)單和英文成績(jī)單，還需要平均成績(jī)GPA，所以有必要建立學(xué)生檔案雙語(yǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，采用雙語(yǔ)互聯(lián)檢索目錄，可供選擇使用或?qū)φ帐褂茫袡n案內(nèi)容都有英文對(duì)照模板及統(tǒng)一輸出格式。同時(shí)增加國(guó)際化需求相關(guān)項(xiàng)目和內(nèi)容，如在英文輸出格式中增加GPA 項(xiàng)，并由系統(tǒng)根據(jù)轉(zhuǎn)換公式自動(dòng)算出，而對(duì)非常規(guī)評(píng)分體系無(wú)法參與GPA 換算的或其他情況的，則需在輸出格式中增加說(shuō)明項(xiàng)。一般情況下，檔案工作人員可以直接利用計(jì)算機(jī)檢索、輸出、制作所需檔案，這既滿足了用戶需要，又提高了工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

（三）做好學(xué)生檔案翻譯利用工作

做好學(xué)生檔案翻譯利用工作可以采用手工翻譯與機(jī)器翻譯相結(jié)合。手工翻譯要求標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，要多參考國(guó)外課程，保證原意、精煉、準(zhǔn)確、地道，以確保翻譯后的學(xué)生檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性和可信度。機(jī)器翻譯可以建立檔案翻譯利用子系統(tǒng)，系統(tǒng)包括各種模塊和模板，如構(gòu)建各國(guó)專用的套錄格式模塊，地道的各國(guó)課程等專用詞匯庫(kù)模塊，學(xué)籍材料導(dǎo)入與翻譯模塊，成績(jī)數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)計(jì)算與分析模塊等。在各模塊子系統(tǒng)內(nèi)建立各種翻譯模板庫(kù)，如成績(jī)翻譯模板、有關(guān)證明翻譯模板等［8］。

在翻譯過(guò)程中若遇到我國(guó)個(gè)性或特色化的東西，如中外差異巨大課程名稱等，很難翻譯出內(nèi)涵的，要做一些必要的翻譯解釋說(shuō)明［9］，這樣才能體現(xiàn)出我國(guó)高校檔案館服務(wù)的高質(zhì)量和高水平。

（四）加快學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

結(jié)合高校數(shù)字化校園建設(shè)發(fā)展，構(gòu)建數(shù)字化學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)檢索利用平臺(tái)。老檔案數(shù)字化，新檔案電子歸檔，盡快實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案歸檔的全數(shù)字化［10］，以便檔案館能實(shí)時(shí)或及時(shí)獲取學(xué)生檔案材料，并提供網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。本校畢業(yè)生可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程校驗(yàn)方式直接使用自己的數(shù)字檔案，相關(guān)用戶可以在臨時(shí)授權(quán)下查看有關(guān)學(xué)生檔案。可見(jiàn)，紙質(zhì)學(xué)生檔案數(shù)字化上網(wǎng)利用，既能保護(hù)紙質(zhì)學(xué)生檔案，又能接受更多人同時(shí)利用。

四、改進(jìn)學(xué)生檔案的管理與利用

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)

根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)校檔案館實(shí)際，建章立制，建立健全學(xué)生檔案管理與利用工作體系。既要健全學(xué)生檔案管理辦法，具體規(guī)定崗位職責(zé)和工作流程等；又要考慮人的主觀能動(dòng)因素，建立必要的激勵(lì)機(jī)制、競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和綜合評(píng)價(jià)指標(biāo)等，明確獎(jiǎng)懲，定期檢查，加強(qiáng)監(jiān)督，以調(diào)動(dòng)和增強(qiáng)館員的責(zé)任心和事業(yè)心。由學(xué)校牽頭建立各部門間的長(zhǎng)期協(xié)作機(jī)制，加強(qiáng)與各相關(guān)部門之間的協(xié)調(diào)、交流與合作，避免學(xué)生檔案材料上交不及時(shí)、檔案材料不當(dāng)修改、甚至造假等問(wèn)題的出現(xiàn)。同時(shí)，對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)過(guò)程所產(chǎn)生的檔案材料的收集，進(jìn)行必要的質(zhì)量督查與考核。

（二）規(guī)范國(guó)際化利用程序

高校檔案館要公開(kāi)本學(xué)校檔案管理與利用辦法、學(xué)生檔案利用流程、查證輸出內(nèi)容格式樣例、以及檔案啟封印規(guī)范等，確保用戶思路清晰，手續(xù)符合規(guī)定，利用順暢。在提供利用時(shí)要遵守規(guī)章，工作過(guò)程規(guī)范，專人專崗，一檔多人經(jīng)手，互相制約，互相監(jiān)督，層層把關(guān)，如調(diào)卷、制證、審核、簽字、蓋章、送出，均需經(jīng)過(guò)三人之手，確保檔案真實(shí)性，杜絕不當(dāng)利用。證明體例規(guī)范，證明材料格式統(tǒng)一，翻譯內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，紙張信封專用（印有校名校徽等），印章標(biāo)準(zhǔn)有效，啟封口章嚴(yán)格規(guī)范等，以維護(hù)高校檔案的權(quán)威性和利用的嚴(yán)肅性。

（三）提高檔案利用效率

可用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)替代傳統(tǒng)手工登記，登記項(xiàng)目可包括證件掃描、指紋讀取、頭像拍照等。這種登記方式項(xiàng)目多，選擇性大，速度快?？梢园鸭堎|(zhì)檔案和電子檔案聯(lián)合使用，用途互為補(bǔ)充。盡量采用電子檔案提供利用，盡量使用傳真和網(wǎng)絡(luò)等完成遠(yuǎn)程檔案利用。需要紅章紙質(zhì)檔案材料的，要參照人事檔案轉(zhuǎn)遞方式，選用機(jī)要轉(zhuǎn)遞方式送出，避免丟失或延誤。

（四）完備相關(guān)補(bǔ)充說(shuō)明

盡管學(xué)生檔案原始記錄是不可改變的，但國(guó)內(nèi)外情況的差異性和學(xué)校發(fā)展的變化性是不可避免的，如中國(guó)特色課程和評(píng)價(jià)體系、學(xué)校合并或更名造成學(xué)籍標(biāo)題與檔案所屬現(xiàn)行高校校名不一致等。所以，有時(shí)有必要再出具一份補(bǔ)充說(shuō)明，用于解釋證明，以減少或避免因此而給利用者帶來(lái)的不必要的麻煩。

注重用戶對(duì)檔案利用服務(wù)的評(píng)價(jià)，建立用戶反饋機(jī)制和溝通渠道，如采用網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)、實(shí)地調(diào)查和電話回訪等方式收集相關(guān)信息［11］，在分析和總結(jié)的基礎(chǔ)上，據(jù)此了解用戶潛在需求，旨在不斷開(kāi)拓思路，創(chuàng)新方法，改進(jìn)工作，提供更好的國(guó)際化利用服務(wù)，不斷提高用戶滿意度，以保持或提高高校檔案館良好的社會(huì)形象和信譽(yù)。

五、結(jié)語(yǔ)

在檔案國(guó)際化利用不斷增長(zhǎng)的新的發(fā)展趨勢(shì)下，為了適應(yīng)高校學(xué)生檔案國(guó)際化利用工作的需要，高校檔案館應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新理念，積極探索學(xué)生檔案開(kāi)發(fā)與利用的新方法，主動(dòng)調(diào)整或建立與國(guó)際接軌的新的檔案工作規(guī)劃，做好檔案館基礎(chǔ)建設(shè)工作，不斷規(guī)范高校檔案管理工作，不斷創(chuàng)新學(xué)生檔案國(guó)際化利用策略，不斷推進(jìn)高校檔案工作與研究國(guó)際化發(fā)展。

［1］李清，嚴(yán)建南.高校出國(guó)學(xué)生成績(jī)檔案利用的思考［J］.檔案與建設(shè)，2009（9）.

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