淺談合理開發(fā)檔案信息資源的手段

李永航

摘 要：檔案館開發(fā)檔案信息資源是針對檔案載體中貯存有用信息的需求，采用各種手段積極主動地進行發(fā)掘，使其潛在價值轉化為現實的生產力，為國民經濟服務，充分發(fā)揮其經濟和社會效益。開發(fā)利用檔案信息資源能夠推動檔案館服務功能的拓展。面對信息化社會，檔案館傳統(tǒng)的服務方式已經無法滿足更多更廣的社會服務需求，傳統(tǒng)服務項目的局限性已經隨著社會的發(fā)展表現得更加突出。

關鍵字：合理開發(fā);檔案信息

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

當前，多數檔案館的檔案信息資源遠遠未能有效地挖掘出來。因此，要迅速扭轉落后現狀，增強檔案館服務功能、大力推進檔案信息資源開發(fā)利用就成了檔案界的共同選擇。為此，開發(fā)檔案信息資源的手段，成了聯系檔案館與檔案利用者的紐帶。下面結合多年來的工作實踐經驗，介紹幾種常用的開發(fā)手段。

一、利用檢索手段

利用檢索手段開發(fā)檔案信息資源是一種簡捷、有效的方法?？刹扇〉男问接校?/p>

1、建立檢索工具體系。由于檔案館館藏量大，如果沒有一套科學的檢索工具體系，是難以實現對檔案的有效開發(fā)。針對這一情況，檔案館可根據開發(fā)檔案信息的實際需要，編制多種樣式的檔案檢索工具。如案卷目錄、案卷文件目錄、專題目錄等;對科技檔案可編制分類目錄、底圖目錄等基本檢索工具和一些參考檢索工具，從而達到快捷、準確的目的。

2、建立目錄中心。鑒于檔案館專業(yè)種類繁多，且成立時間長短不一，接收檔案范圍不同，館藏量相差懸殊等情況，因而對那些館藏量較少的檔案館，要盡可能把基層檔案室的全部檔案接收進館，爾后，以檔案館為主建立目錄中心，為充分開發(fā)檔案信息資源創(chuàng)造條件。

3、建立開放檔案目錄。這是《檔案法》規(guī)定的檔案館工作任務之一，建立開放檔案目錄，按規(guī)定及時開發(fā)檔案，既體現了依法辦事，又充分發(fā)揮檔案的作用。

4、編制、印發(fā)專題目錄。依據不同的專題編制各種專題目錄，如編制一個單位、一個系統(tǒng)、一個年代的專題目錄，或重要文件、專題文件的專題目錄等。

5、建立計算機檢索系統(tǒng)和縮微檢索系統(tǒng)。這些系統(tǒng)的建立既保護檔案原件，又能快速檢索輸出打印，還能搶救褪色脫變檔案，是現代化管理檔案的手段之一，可謂一舉多得。

二、信息編輯手段

檔案信息編輯手段實際是檔案館的編研工作。主要通過對檔案內容的分析研究，根據社會需要，進行選題、加工、編輯的一種活動，可采取的方式有：

1、匯編。即按一定的選題，對檔案原件進行校核、印證、篩選、復印，并經系統(tǒng)的編排匯編成冊。這種匯編所形成的文集、圖集、數據內容真實、系統(tǒng)完整，可代替原件利用，達到簡便、及時傳播。

2、摘編。即按選題對檔案內容中的原文、原圖、原數據進行分析，摘錄其重要文件，典型圖件常用數據，整理編輯成冊。這種摘編方式具有濃縮精華，忠于原件，指導利用的優(yōu)點。

3、縮編。按選題對圖件檔案內容加以選擇，依一定比例關系將原圖縮小編繪，并對原注記進行適當的增減，輔以說明，經整理裝訂成冊。這種縮編方式的優(yōu)點便于交流、傳播、利用。

4、再創(chuàng)作。就是將檔案資料作為素材來進行再創(chuàng)作，當然這種編研不能隨心所欲，必須嚴格遵循檔案資料的真實記錄來創(chuàng)作。由于它材料翔實、內容豐富、便于流傳，具有很大的利用價值。

三、借閱手段

借閱手段與檔案館日常的接待借閱工作本質上是一致的，它具有針對性強、利用目的明確等特點，因而用來作為開發(fā)手段之一，值得提倡。

1、預約調卷。檔案利用者需獲得某種檔案信息，可事先將所要的檔案名稱、數量及具體利用日期等告知于檔案館，檔案工作人員依據這一內容逐項調出備好，等待用戶前來即可查閱利用，省時方便。

2、送檔上門。檔案利用者由于某些原因不能前來借閱，但急需利用檔案查明情況，要求檔案館提供幫助，此時，檔案工作人員應主動送檔上門，充分發(fā)揚主動服務精神。

3、復制。假設檔案館對前來利用的檔案僅保存一套，用戶又急需使用，此時，就將成套或部分檔案進行復制，提供滿意服務。

4、舉辦展覽。通過檔案陳列展覽或舉辦檔案展覽，使用戶能在大范圍內直接利用檔案，這樣，既提高檔案知明度，又增強社會檔案意識。

四、咨詢服務手段

檔案工作人員運用自己所掌握的專業(yè)知識和科技知識，給予檔案利用者正確解答有關檔案檢索、科技方面的問題，使用戶得到初步了解并滿意而歸的服務。具體形式有：

1、檢索咨詢。即檔案館對前來咨詢檔案的用戶，面對面地回答所提出的有關檔案檢索工具的總類、作用、使用方法等問題。

2、專題咨詢。即為用戶解答利用某項檔案專題方面所提出的問題，或為其繪圖、計算等。

3、綜合咨詢。即為用戶解答利用某一種檔案信息與其相關社會、歷史、技術等方面的問題，使用戶得到全面了解。

五、信息傳播手段

科學技術的發(fā)展和進步為現代社會提供了多種快速的信息傳播手段，下列這些手段具有快速傳播、節(jié)省時間的特點，可提高開發(fā)檔案信息資源的效率。

1、利用信函傳播檔案信息為用戶服務。

2、利用電報傳播檔案信息為用戶服務。

3、利用電話傳播檔案信息為用戶服務。

4、利用傳真?zhèn)鞑n案信息為用戶服務。

5、利用網絡傳播檔案信息為用戶服務。

六、聲像手段

隨著聲像設備的普及應用，聲像技術為檔案館增添了新的檔案載體，開辟了檔案信息資源新的渠道。這種開發(fā)手段以其直觀形象的藝術感染力，受到社會各界的青睞，應予以高度重視，并發(fā)揮其獨特的作用。具體形式有：

1、放錄音。利用錄放機播放錄音，可直接聽到原聲再現，使檔案信息真實可信，方便利用。

2、放錄像。一般而言直接放映素材片效果不佳，則需對素材片進行后期制作，使其錄入信息系統(tǒng)化、條理化，增強藝術感染力。

3、放映幻燈片、電影片、電視專題片。利用這一方式傳播檔案信息，能使人感到身臨其境，收效甚好。

開發(fā)利用檔案信息資源是檔案工作為社會主義現代化建設服務的重要途徑，是檔案工作自我完善的主要內容。檔案工作的最終目的是有效地開發(fā)檔案信息資源，最大限度地服務大局、服務社會、服務人民。只有這樣，才能真正創(chuàng)造出最佳的效益。