網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校檔案工作探析

宋紹梅

摘 要：在以往的傳統(tǒng)環(huán)境下開展高校檔案管理工作主要是以人工為主，自動化水平較低來開展檔案管理工作的，在高校檔案管理工作開展過程中，由于受到其管理人員素質(zhì)與環(huán)境等多方面的因素影響，造成了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理工作效率非常低。高校檔案工作開展過程中，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境已經(jīng)成為了當(dāng)前影響高校檔案管理工作開展的重要影響因素。針對高校檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀，對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案工作的開展情況進(jìn)行合理的分析和探討，對于促進(jìn)高校檔案工作的開展有著非常重要的作用。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境 高校檔案工作 探析

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）10（c）-0226-01

在以往的傳統(tǒng)環(huán)境下開展高校檔案管理工作主要是以人工為主，自動化水平較低來開展檔案管理工作的，在高校檔案管理工作開展過程中，由于其管理人員素質(zhì)、環(huán)境等多方面的因素影響，造成了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理工作效率非常低，因此，在檔案工作開展過程中，正確的認(rèn)識檔案工作存在的不足，并且充分的重視檔案管理工作對于高校發(fā)展建設(shè)的重要性認(rèn)識，進(jìn)一步提高當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校的檔案管理工作開展效率。

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境條件下高校檔案工作開展提出了更高的要求

隨著我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，信息技術(shù)逐漸在各行各業(yè)得到了廣泛的發(fā)展和利用，這些信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，使得檔案管理工作和檔案信息資源發(fā)生了很大的變化，其管理工作的開展和服務(wù)工作的開展都發(fā)生了很大的差異。

第一，檔案信息資源的數(shù)字化。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境條件下，現(xiàn)代信息技術(shù)不斷的滲透到高校檔案信息資源的管理工作開展過程中，現(xiàn)代信息技術(shù)使得高校檔案信息資源內(nèi)容也發(fā)生了很大的分離，形成了以數(shù)字編碼形式存在的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，可以被用戶廣泛的利用。那么信息化技術(shù)的實施，實現(xiàn)了資源的網(wǎng)絡(luò)共享，用戶可以隨時隨地獲取想要的信息資源，同時對于紙質(zhì)保存可能丟失信息資源的情況也進(jìn)行了很大程度的轉(zhuǎn)變，使得信息資源和電子信息檔案完全解決了這樣的問題，提高了資源的利用效率和保存效率。

第二，檔案工作開展的自動化和智能化，高校通過建立相應(yīng)的信息網(wǎng)絡(luò)平臺，使得電子文件在完成其相應(yīng)的建設(shè)工作后，就可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，各個部門之間也可以實現(xiàn)資源的共享，同時在檔案資料整理完成后，可以在第一時間及時的傳給檔案管理部門，檔案管理部門也可以對檔案資料進(jìn)行及時的保存，提高了檔案工作效率，便于將其進(jìn)行分類整理和歸檔，并且能夠及時的將有關(guān)的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行發(fā)布，供人們使用。

第三，檔案資料實現(xiàn)從保存到利用的轉(zhuǎn)變。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是一個公開的環(huán)境，能夠促進(jìn)外部交流的深入，高校檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)拈_設(shè)，一方面能夠保證本校的師生及時的獲取有關(guān)的檔案信息，同時各個高校之間也可以進(jìn)行檔案資料數(shù)據(jù)的共享，使得人們能夠通過上網(wǎng)進(jìn)行資料查詢，從而獲取自己所需要的資料，提供了資料使用的受益面，同時在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，有關(guān)技術(shù)人員也進(jìn)行了不斷的技術(shù)更新和創(chuàng)新發(fā)展，對其各類數(shù)據(jù)庫也不斷的完善。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案工作優(yōu)化途徑探析

第一，檔案資料的信息化基礎(chǔ)建設(shè)和發(fā)展。高校檔案工作在開展過程中，必須要加強(qiáng)對高校檔案部門的設(shè)備投入，在管理工作開展過程中，高校一定要充分的重視和認(rèn)識到高校檔案工作開展過程中必須要加大經(jīng)費的投入，利用先進(jìn)的計算機(jī)軟件和硬件設(shè)備系統(tǒng)，提高硬件系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展水平。那么檔案資源的信息化是促進(jìn)檔案管理工作順利開展的重要基礎(chǔ)，在檔案管理工作開展過程中，一方面要重視傳統(tǒng)的一些紙質(zhì)的檔案資料的管理工作開展，同時也需要重視對電子資源的保存，通過將電子文件直接轉(zhuǎn)化形成電子檔案，從而整合各類檔案信息資源，根據(jù)我校的實際情況設(shè)置分類，方便及時的獲取有用的資料和信息數(shù)據(jù)。

第二，搭建完善的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫是高校資源綜合的一個重要組成部分，數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融合，能夠?qū)Ω咝n案的各類資源和數(shù)據(jù)信息等進(jìn)行分類整理，形成一個完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，然后做好各類工作的開展和實施，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的及時更新，滿足人們的廣泛需求。

第三，不斷開發(fā)和完善信息檢索系統(tǒng)。以往的高校信息檢索系統(tǒng)是不完善的，檢索系統(tǒng)內(nèi)所收藏的各類資源和數(shù)據(jù)信息和實際的資料存在較大的差異，那么在高校檢索過程中，要不斷的完善檢索系統(tǒng)信息，對其檢索系統(tǒng)進(jìn)行合理的推算和編制，在檢索過程中，需要進(jìn)行及時的用戶定制檢索，提供多種類型的檢索途徑，然后幫助用戶能夠應(yīng)用簡單的檢索信息進(jìn)行準(zhǔn)確的檢索，用最簡單的方式獲取最有效的檢索內(nèi)容，提高檢索效率。在檢索過程中，需要對其檢索系統(tǒng)內(nèi)所收藏的各類資源和數(shù)據(jù)信息和實際的資料存在的差異及時的進(jìn)行更新和彌補，使得兩者能夠保持一致。

第四，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下提高檔案信息的安全性。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展給當(dāng)前高校的發(fā)展帶來很大的促進(jìn)作用，但是與此同時，網(wǎng)絡(luò)的不安全因素也給高校檔案管理工作的開展帶來很大的安全管理隱患，在高校檔案管理工作開展過程中，我們需要正確的認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下可能引發(fā)的管理問題和管理漏洞，及時對管理工作的開展給予必要的支持和鼓勵，充分的發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理工作開展的優(yōu)勢，能夠提高其防護(hù)監(jiān)督技術(shù)，避免造成檔案管理工作的漏洞。

在工作過程中，需要制定嚴(yán)格的法律法規(guī)，結(jié)合高校的發(fā)展情況，制定有關(guān)的安全管理制度，并且形成一套嚴(yán)格的監(jiān)督措施來保障高校檔案管理工作的順利開展，可以通過安裝一些殺毒軟件、數(shù)據(jù)系統(tǒng)加密技術(shù)處理等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案工作的安全性能，在登陸系統(tǒng)的過程中，采用實名制的身份認(rèn)證方式，這樣也能夠有效的避免造成信息資源被侵害。

第五，不斷創(chuàng)新服務(wù)方式，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是一項新型的發(fā)展技術(shù)，在服務(wù)工作開展過程中，需要及時了解用戶的需求和滿意度，將自己的意見及時的反饋給高校檔案部門，進(jìn)一步促進(jìn)高校檔案工作的順利開展，針對其存在的問題及時的進(jìn)行更新和服務(wù)方式創(chuàng)新，探索新的服務(wù)質(zhì)量，創(chuàng)造網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高效率的檔案工作。

3 結(jié)語

高校檔案管理工作開展過程中，一方面要充分認(rèn)識和重視高校自身檔案管理工作開展過程中存在的問題以及必要性認(rèn)識；另一方面也需要對其所處的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境條件進(jìn)行合理的評估，從而促進(jìn)高校檔案工作在環(huán)境下的順利開展。

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