分析企業(yè)人事檔案管理存在的問題

劉玲(黑龍江省高速公路管理局牡丹江高速公路管理處)

分析企業(yè)人事檔案管理存在的問題

劉玲
(黑龍江省高速公路管理局牡丹江高速公路管理處)

摘要:我們通常說的人事檔案主要是指在組織、人事等諸多部門在進行人事管理工作的過程中所形成的，是對相關(guān)人的個人品德、工作作風以及工作能力等諸多信息的一個綜合記錄，同時人事檔案也是對相關(guān)人進行全面、綜合考察或是進行管理的重要憑證。但是，由于我國持續(xù)不斷的快速發(fā)展使得在社會注意市場經(jīng)濟的發(fā)展過程中企業(yè)的規(guī)模不斷的擴大，雇員的數(shù)量也在不斷的增多，這就使得企業(yè)的人事檔案管理出現(xiàn)了一定的問題。

關(guān)鍵詞:企業(yè);人事檔案;管理;問題

1　現(xiàn)階段人事檔案管理中存在的問題

1.1對檔案的重視程度較低

隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷深入發(fā)展，我國的經(jīng)濟體質(zhì)以及人才制度都出現(xiàn)了巨大的變化，并且人才交流方式也逐漸呈現(xiàn)出以雙向選擇為主，這樣的發(fā)展方式突破了不同所有制身份對就業(yè)人員所造成的影響。這樣為一些人才在追求自身價值的擇業(yè)過程中提供了極大的便利，但是也有些人認為人事檔案的本質(zhì)是將組織進行政治化的一種產(chǎn)物，這一產(chǎn)物并不適用于市場經(jīng)濟的今天，所以將以前的人事檔案保存到今天已經(jīng)失去了其存在的意義，只有將舊的放下，這樣才有助于人們打開新的局面。由于很多私營企業(yè)或是個人都具有這樣的思想，就使得大多數(shù)人在去新單位報道上班的時候，其人事檔案經(jīng)常的存放在原單位或是依然寄存在各級人才交流中心，這就造成了人事檔案中出現(xiàn)了空缺的現(xiàn)象。

同時也有一部分較為陳舊的檔案管理理念是這樣認為的，人事檔案的管理工作應(yīng)該是一項較為簡單的靜態(tài)工作，所以，在這一工作上不能投入太多的精力與時間，這就造成了在人事檔案管理的過程中經(jīng)常會碰到一個人兼好幾個職位，并且一些人事檔案管理的硬件設(shè)施也配備落后，造成了檔案管理缺乏標準化以及規(guī)范化的情況。

1.2檔案管理工作缺乏相關(guān)的制度

在多年的人事檔案管理工作中，始終大范圍的存在著對人事檔案重視程度較低的情況，這種對工作重視程度不夠的情況造成了人事檔案存在著內(nèi)容并不完整的情況，更有甚者還會出現(xiàn)人事檔案與相關(guān)人之間出現(xiàn)了不匹配的情況，這對企業(yè)人事部門的工作開展情況造成了極大的影響。

通常來講，在人事檔案管理的過程中絕大多數(shù)的人事檔案都僅僅記錄著姓名、性別等基本信息，而對于可以反映出人員工作經(jīng)歷、工作成績的材料等一些動態(tài)的檔案資料基本都處于一種缺失的狀態(tài)，這就造成了現(xiàn)在絕大多數(shù)的人事檔案都處于一種不完整的狀態(tài)，并不能準確的反映出一個人的真實情況。特別是對于一些工作能力較強的員工，其擔任的職務(wù)以及薪水等都發(fā)生了巨大的改變，但是這些內(nèi)容在他的人事檔案上并沒有任何形式的體現(xiàn)，從而使得人事檔案信息不能準確的反映出一個人的綜合情況。

1.3檔案管理人員的編制不斷減少

雖然我國人事檔案管理經(jīng)過了多年的發(fā)展，但是在今天仍然受到一些傳統(tǒng)思想的影響，使得對人事檔案管理的重視程度不夠。專職的檔案管理人員不斷的被裁掉，使得絕大多數(shù)的檔案管理人員都身兼數(shù)職，造成了對檔案管理工作的照顧不周。同時還存在著檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不強，頻繁更換的情況，使得一些檔案管理人員并不能勝任這一工作。同時在經(jīng)濟不段發(fā)展的同時，企業(yè)的規(guī)模也在不斷的擴大，企業(yè)的雇員數(shù)量也在不段的增加，人事檔案的數(shù)量也呈現(xiàn)出快速增長的趨勢，這些都對人事檔案管理造成了一定的影響。

1.4人事檔案的利用價值較低

一般來講，由于檔案資料并不能準確的反映出相關(guān)的人員的綜合情況，使檔案的利用價值出現(xiàn)了一定程度的降低。同時，由于一些企業(yè)對檔案管理的重視情況不夠，并沒有對人員的檔案進行實時的動態(tài)記錄，造成了人員與檔案的不匹配，這兩點原因都在一定程度上造成了企業(yè)人事檔案的利用率較低。

2　對企業(yè)人事檔案的管理方式進行優(yōu)化

2.1提升企業(yè)檔案管理人員對檔案管理工作的重視程度

為提升人事檔案的管理效率，對于企業(yè)或是個人來講都需要對一些落后的觀念進行及時的更新，這樣可以有效的提升對人事檔案管理的重視程度。在市場經(jīng)濟的環(huán)境中，任何的競爭歸根結(jié)底都是人才的競爭，所以對于一個企業(yè)來講，如果不能正確的進行人事檔案的管理就不能很好的使用人才。所以，作為企業(yè)來講，必須要提升對人事檔案管理的重視程度，構(gòu)建出完善的人事管理制度，將人事檔案管理工作作為企業(yè)的重要基礎(chǔ)。

2.2加強企業(yè)人事檔案管理硬件資源的建設(shè)

隨著科技的不斷發(fā)展與創(chuàng)新，計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，必將會給人事檔案管理工作帶來翻天覆地的變化。在人事檔案管理工作中引入計算機技術(shù)，是人事檔案管理現(xiàn)代化的一個重要標志，通過計算機技術(shù)的引入，可以在極大程度上提升人事檔案管理的效率，同是也可以降低工作人員的勞動強度。

2.3加強人事檔案管理工作隊伍的建設(shè)

由于人事檔案管理具有政策性強、保密性強以及專業(yè)性強等特點，所以，對于企業(yè)來講，要提升人事檔案的管理效率就必須要先有針對性的提高人事檔案管理工作人員的素質(zhì)。抓好隊伍建設(shè)，堅持不懈地對檔案管理人員進行職業(yè)道德教育以及現(xiàn)代科技知識的培訓，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力，更好地為企業(yè)服務(wù)。

2.4加大利用價值

通常來講，人事檔案的價值并不是可以直接顯現(xiàn)出來的，其價值屬于是一種潛在的價值，只有通過對人事檔案加以利用才能使其價值凸顯出來。合理的對人事檔案進行管理與利用，可以有效的發(fā)現(xiàn)人才。等于企業(yè)來講，是否可以在競爭日益激烈的市場環(huán)境中生存、發(fā)展，事都可以建立起符合企業(yè)發(fā)展的人才信息網(wǎng)絡(luò)，充分的對信息資源進行利用，這些都會對企業(yè)的生存、發(fā)展造成的一定的影響。

3　結(jié)語

檔案的管理是一項具有較高專業(yè)程度的系統(tǒng)工作，同時檔案管理工作也包含了非常多的內(nèi)容。隨著我國進入市場經(jīng)濟的發(fā)展階段，在檔案管理工作中出現(xiàn)了很多的問題，但是這些問題并沒有任何的經(jīng)驗可以借鑒，所以職能在實際的工作中盡可能的完善檔案管理制度，增強檔案管理人員的工作能力，勇于開拓創(chuàng)新，推動檔案管理的健康發(fā)展。

參考文獻:

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收稿日期:2014－12－28

中圖分類號:U492

文獻標識碼:C

文章編號:1008－3383(2015)05－0170－01