企業(yè)年金檔案管理的現(xiàn)狀及建議

摘要：近年來，我國企業(yè)年金運(yùn)營管理工作呈現(xiàn)出了更為復(fù)雜的特點(diǎn)，在相應(yīng)的繳費(fèi)、賬戶、投資等眾多環(huán)節(jié)中形成的檔案信息較多，與之相對應(yīng)的書面與電子記錄管理量逐年上升。年金檔案管理能夠幫助企業(yè)更好地梳理資金流向，對于提升資金利用效率，實(shí)現(xiàn)更為高效合理的資金利用有著重要的影響。因此，企業(yè)應(yīng)全面提升對于企業(yè)年金檔案管理的重視，本文基于此探討了企業(yè)年金檔案管理的現(xiàn)狀及建議的相關(guān)內(nèi)容，旨在提供一定的參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)年金；檔案；管理

中圖分類號：F046.4 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）025-000-01

隨著2004年國家和社會保障部《企業(yè)年金試行辦法》和《企業(yè)年金基金管理辦法》等相關(guān)政策法規(guī)的相繼出臺，我國企業(yè)年金制度規(guī)范化發(fā)展獲得了更為有利的政策支持，眾多企業(yè)開始意識到企業(yè)年金在吸引人才、提升工作主動(dòng)性以及構(gòu)建企業(yè)文化方面的重要作用，進(jìn)而參與構(gòu)建了年金制度。

一、當(dāng)前企業(yè)年金檔案管理存在的問題

（一）缺乏統(tǒng)一的企業(yè)年金檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和模式

現(xiàn)階段，我國在企業(yè)年金管理工作中對于相應(yīng)制度規(guī)范的細(xì)化性依然存在一定的不足，《企業(yè)年金基金管理辦法》中的指導(dǎo)依據(jù)也相對概括，尤其針對檔案管理僅提出了“自合同終止之日起至少保存15年”的年限要求，缺乏對于信息歸檔、存放管理、查閱調(diào)用管理等方面的詳細(xì)要求。實(shí)際上，企業(yè)年金制度執(zhí)行過程中形成的檔案信息包括了職工個(gè)人賬戶資料、各項(xiàng)資金往來等眾多內(nèi)容，缺乏行之有效的管理標(biāo)準(zhǔn)將導(dǎo)致一系列的管理混亂問題。部分企業(yè)在年金檔案形式、分類歸檔辦法、管理組織設(shè)置等方面依然隨意性較大，導(dǎo)致了部分年金檔案的缺失。

（二）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施缺失

受客觀條件的影響，部分企業(yè)在年金檔案管理中的資金與人員年投入較少，不能針對年金檔案管理設(shè)置專職部門進(jìn)行管理，同時(shí)也無法提供專門的檔案室，年金檔案管理人員與場所同其他管理環(huán)節(jié)存在一定的影響與干擾，歸類不明確，歸口不統(tǒng)一的現(xiàn)象較為普遍。這種基礎(chǔ)設(shè)施的缺失使得部分企業(yè)在年金檔案管理工作中難以采取系統(tǒng)性的信息化管理，在年金檔案管理中的人為影響因素較大，不能通過有效的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)全面的信息檔案收集管理，出現(xiàn)人員調(diào)動(dòng)與或業(yè)務(wù)調(diào)整的情況下，將導(dǎo)致年金檔案流失的問題，進(jìn)而給企業(yè)與個(gè)人造成收益損失。

（三）檔案管理人員專業(yè)水平偏低

人員專業(yè)性與業(yè)務(wù)能力不足同樣是限制當(dāng)前年金檔案管理工作有序開展的重要因素，制度的執(zhí)行與相應(yīng)管理技術(shù)方法的應(yīng)用離開了人員素質(zhì)的支持只能是空中樓閣。當(dāng)前較為突出的是年金檔案管理人員兼職工作，各分部管理內(nèi)容之間無法協(xié)同作用，檔案一體化管理程度不高，不能實(shí)現(xiàn)集中化管理，極易導(dǎo)致年金檔案管理工作各自為政與檔案流失。同時(shí)，在傳統(tǒng)檔案管理方法與理念的影響，企業(yè)對于年金檔案管理人員的信息化素質(zhì)要求不高，通常將年金檔案管理視作較為清閑的崗位，缺乏對于管理人員的信息化管理能力的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員你的水平始終得不到提升。

綜上，年金檔案管理工作業(yè)已成為當(dāng)前企業(yè)年金管理中的薄弱環(huán)節(jié)，而隨著且與生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模的不斷擴(kuò)大，此環(huán)節(jié)的影響將更為顯著，傳統(tǒng)的管理模式與方法將難以改變大量檔案信息管理不力的問題。因此，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展情況，深入研究分析企業(yè)年金檔案管理工作中存在的不足，尋求更為規(guī)范與有效的管理辦法，提升年金檔案管理水平。

二、加強(qiáng)企業(yè)年金檔案管理的建議

（一）引起各級關(guān)注，爭取更大的支持

首先，企業(yè)應(yīng)全面提升年金檔案管理的重視程度，充分認(rèn)識對于年金檔案管理要求與方法，明確檔案管理工作的正確方向。其次，應(yīng)強(qiáng)調(diào)企業(yè)年金與社會保障體制發(fā)展之間的進(jìn)一步融合，通過有效的改革創(chuàng)新提升年金檔案管理水平，將年金檔案納入保障體系之內(nèi)，從而正確更大的支持。第三，應(yīng)加強(qiáng)宣傳，擴(kuò)大企業(yè)年金檔案管理工作的影響，提高公民對企業(yè)年金的認(rèn)知度，對企業(yè)年金檔案管理的重視程度，充分發(fā)揮當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的技術(shù)優(yōu)勢，提升年金檔案管理宣傳的傳播效果，借助新媒體平臺實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)高效的宣傳，爭取各級領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)主管單位的重視與支持。最后，應(yīng)強(qiáng)調(diào)規(guī)范化制度體系的制定，針對當(dāng)前企業(yè)年金檔案管理工作的實(shí)際需求，建立配套的企業(yè)年金檔案管理辦法，使企業(yè)年金檔案管理工作盡快規(guī)范有序的進(jìn)行。

（二）建立健全機(jī)構(gòu)，形成規(guī)范管理

1.應(yīng)該在各層次、各類企業(yè)年金管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部成立專門的企業(yè)年金檔案工作領(lǐng)導(dǎo)組織，明確責(zé)任，各負(fù)其職。

2.要配備專職企業(yè)年金檔案管理人員，至少應(yīng)指定專門的兼職人員負(fù)責(zé)收集整理企業(yè)年金檔案，將企業(yè)年金檔案管理工作納入日常工作目標(biāo)考核中，應(yīng)與主要經(jīng)辦工作同要求、同布置、同監(jiān)督、同落實(shí)。同時(shí)還要加強(qiáng)對專兼職企業(yè)年金檔案管理人員的日常培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3.應(yīng)配置與企業(yè)年金檔案管理工作相關(guān)的配套基礎(chǔ)設(shè)備和軟硬件設(shè)施。應(yīng)該安排專門存放企業(yè)年金檔案的房間，按照其他檔案管理的基本“十防”要求配備設(shè)備，以符合人社部對企業(yè)年金檔案“自合同終止之日起至少保存15年”的要求。

4.應(yīng)該對企業(yè)年金檔案管理的范圍進(jìn)行統(tǒng)一劃定，按照各類企業(yè)年金管理機(jī)構(gòu)所轄的業(yè)務(wù)不同，設(shè)定不同的檔案管理細(xì)則，按照年度和種類分門別類，定期整理、裝訂成冊，以便于查找和審閱。同時(shí)建立企業(yè)年金檔案室的準(zhǔn)入制度，對查閱企業(yè)年金檔案的權(quán)限進(jìn)行設(shè)定。

（三）創(chuàng)新管理模式，提供人性化服務(wù)

企業(yè)年金制度的建立其根本目的在于通過企業(yè)與個(gè)人聯(lián)合繳費(fèi)的形式提升員工收益，從而保證離退休職工在退休后能夠獲得更為理想的回報(bào)。因此，在年金檔案管理工作中，相應(yīng)管理模式的應(yīng)用應(yīng)立足于以人文本的理念，注重人性化服務(wù)，為退休人員準(zhǔn)確、順利、便捷的的領(lǐng)取年金創(chuàng)造條件。創(chuàng)新企業(yè)年金檔案管理模式，應(yīng)首先實(shí)現(xiàn)全面性的年金檔案細(xì)化，將退休人員可領(lǐng)取年金的信息進(jìn)行詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)錄入，如企業(yè)年金組成、個(gè)人與企業(yè)繳費(fèi)比例、投資收益等進(jìn)行全面的樹立歸檔，確保職工的調(diào)閱查用。同時(shí)，應(yīng)進(jìn)一步重視信息化技術(shù)手段的應(yīng)用，借助相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理軟件或平臺系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)更為高效的年金檔案管理，為員工建立相應(yīng)的電子檔案，通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)高效的信息公開與分享，幫助員工隨時(shí)與經(jīng)辦人員進(jìn)行溝通，借助相應(yīng)的數(shù)據(jù)管理與分析功能及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)年金管理工作中存在的問題與不足，從人性化服務(wù)的角度加以改善與優(yōu)化。

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作者簡介：尹海蓉（1973-），女，黑龍江穆棱人，本科，經(jīng)濟(jì)師，研究方向：企業(yè)年金。