如何衡量辦公環(huán)境的優(yōu)劣？

于瑞峰

富士康改造計劃中的人體工效學

截止到2014年，富士康已經發(fā)生了16連跳！如今，它正在進行哪些改善？

“老板不會對無價值的改善有興趣”，富士康近期邀請了臺灣國立科技大學研究工效學的李永輝教授，專門成立了人因工程中心，運用工效學的相關知識來改善工廠員工的工作狀態(tài)。

該中心針對富士康的工作地與辦公室環(huán)境，實施了許多關于工作負荷分析、人因性風險評估、產品品質改善、職業(yè)傷害風險下降、辦公室人因改善、效率提升等方面的改善和設計項目，幫助工人在保證健康、舒適、安全環(huán)境的同時，提高工作效率。例如，為降低工人腿部疲勞，增加了地板的柔軟性。

不僅僅是富士康，在這之前，一部分企業(yè)也開始意識到工效學在管理中的應用。

例如，不少公司會選擇使用一些符合人體工程學的辦公設備，以便通過提高員工的工作舒適度來實現工作效率的提升。

簡單來說，工效學研究的是人、機器、環(huán)境在相互作用條件下，如何使人的健康、安全和舒適等達到最優(yōu)化，從而最大限度提高工作效率。

人、機器、環(huán)境三者之間是聯動的關系，其中一個因素的變化，必然導致其余兩個因素發(fā)生相應的改變。目前，對于大多數管理者而言，管理的實現，更多依靠的是技術手段，例如引入信息管理系統。如果管理模式發(fā)生改變，技術手段也會發(fā)生相應變化——但在這個過程中，管理者往往容易忽視辦公（工作）環(huán)境的支撐作用。

你的辦公環(huán)境如何？

有人做過實驗，如果一個人每8分鐘被打斷一次，寫一篇文章就永遠也完不成。因為人從構思到提筆，正好是8分鐘的時間。有調查顯示，能幫助員工出色完成工作的最重要環(huán)境特質，就是不受噪聲和其他視覺、聽覺等因素的干擾，從而能夠集中精力工作。

當然，除了噪聲，影響辦公環(huán)境的因素主要還包括以下幾個方面：微氣候（包括溫度、濕度、氣流速度）、視覺（包括照明和色彩）、人際間的溝通模式等幾個方面。

在以上所有因素中，人際間的溝通模式是最為重要，也是目前很多管理者并沒有意識到的。

如何衡量一家公司辦公環(huán)境的優(yōu)劣？

從宏觀上來講，在于人、機、環(huán)境之間是否達到了最佳的匹配度，從而實現管理效率的提升。評價一家公司的辦公環(huán)境優(yōu)劣，并不在于辦公面積的大小、設施是否高檔，設備是否齊全，而應該更多地著眼于辦公環(huán)境是否能更好地服務于人，是否能夠與公司的業(yè)務流程、溝通模式、工作性質相匹配，最終實現工作效率的提升。

從微觀上來講，管理者需要依據公司員工的工作任務類型來評判。員工所從事的是認知型工作，運動型工作，還是社交型工作？辦公環(huán)境的設置是否能夠很好的滿足工作類型的需求？具體的評判，可以從主觀和客觀兩方面來看，主觀即指員工的滿意度，客觀指的是員工的作業(yè)績效。

打造“第三種辦公空間”

事實上，辦公空間的變化與企業(yè)溝通模式的變化密切相關，隨著創(chuàng)造型知識經濟的興起，企業(yè)開始提倡集體協作的精神，人與人之間交流的需求開始逐漸增大，辦公空間經歷了從封閉式、開放式到景觀式辦公環(huán)境的變化。

傳統的封閉式辦公環(huán)境等級森嚴，管理者的辦公室往往在幽深的走廊盡頭。這種模式主要適用于單獨工作、人際之間溝通較少的工作類型。優(yōu)點是私密性好，受到外界的干擾比較少。

隨著人與人之間溝通需求的增多，開放式的辦公環(huán)境開始替代封閉的獨立辦公室。辦公室之間的這堵墻就被打破了，帶來的弊端就是私密性低，容易受到相互之間的干擾。

目前又出現了第三種辦公空間，叫景觀式的辦公布局，這最早是由德國人提出來的，以群體辦公為代表，大的辦公空間被植物、屏風、家具分割開來。

景觀式辦公空間是一個大的發(fā)展趨勢，人們既有共同空間、高空間利用率，同時又相對獨立，且管理者可以根據企業(yè)的發(fā)展、工作內容的變化，對空間進行隨意的調整，使得空間布局更加柔性化。

在景觀式辦公環(huán)境里，管理者無論怎樣調整格局，最重要的原則是：其環(huán)境必須和團隊成員之間交流的頻繁程度、業(yè)務流程上的溝通需求相匹配。

我們曾為北京鐵路局做過一個“客運專線調度所人機環(huán)境研究”項目，主要研究調度室里的辦公環(huán)境，其中一個內容就是對調度室的座位布局進行設計。

調度室由很多座位組成，這些座位如何分布排列，則關系到工作效率。調度室一共有車、機、電等七個工種。進行機車調度的時候，各個工種之間都需要進行溝通交流。但事實上，工種與工種之間交流的密切程度是不一樣的，并且每一個區(qū)域負責的鐵路線的條數也不一樣。當時，我們通過計算各個工種之間的交流量，并依據工效學原則來決定是按照鐵路線路布局，還是按照工種進行布局。

用辦公環(huán)境啟動“流程改造”

辦公環(huán)境的合理性會影響流程的質量與效率。改善辦公環(huán)境，提高效率，已經成為企業(yè)健康發(fā)展的一個戰(zhàn)略性要素。離開良好的辦公環(huán)境支持，縱有完美的戰(zhàn)略、高效的流程、先進的技術，也難以對公司的效率與效益提升有所幫助。

事實上，管理者要想改善自身的辦公環(huán)境，必須從管理的真正需求出發(fā)，而不是盲目對某些單獨要素進行無關痛癢的改變。

新加坡某大型銀行為了提高客戶滿意度和員工工作效率，決定實施業(yè)務流程的改造。該銀行曾在其國際結算部門，實施過與業(yè)務流程改造相配合的辦公環(huán)境調整項目。

管理層通過重新安排信用證申請、開立、復核、二審、終審等業(yè)務環(huán)節(jié)的座位布局設置，并配合以電腦終端的合理布線與辦公自動化系統的優(yōu)化，大大提高了信用證業(yè)務的工作效率，縮短了客戶服務周期，獲得了不錯的市場反饋與業(yè)績提升。

不同辦公環(huán)境適合不同績效考核

另一方面，辦公環(huán)境也要能夠支撐管理者相關的績效考核方式。

績效考核方式的不同，原則上所要求的辦公環(huán)境布局也就不一樣。如果公司的績效考核是以個人業(yè)績?yōu)榛A的，員工之間的工作范圍邊界是十分清晰的、各員工的績效是沒有關聯的，如果某一個員工的客戶找上門來，在開放的辦公環(huán)境中，就會對其他員工的績效造成影響。那么，封閉式的辦公環(huán)境設計更有利于降低干擾、高效地完成工作。

另一種績效考核的模式是以團隊為準，整個團隊的績效決定團隊成員的工資和薪酬。同樣一個客戶找上門來，如果負責這個客戶的員工恰巧不在，那團隊的其他成員都有責任接待這個客戶，因此開放式的環(huán)境更利于團隊作戰(zhàn)。

管理模式的改變，勢必體現在辦公的環(huán)境上。目前，部分企業(yè)引進了目視管理技術。比如說色彩編碼，這些也都需要在辦公環(huán)境設計中加入工效學原則和標準的考慮。