圖書情報(bào)資料編目數(shù)據(jù)質(zhì)量宏觀監(jiān)控探索

□ 王軍平

圖書情報(bào)資料系統(tǒng)管理軟件有好幾種，圖書館用的系統(tǒng)多種多樣，外包公司的編目員不可能都很熟悉所有圖書情報(bào)系統(tǒng)軟件，不太可能掌握常用的所有數(shù)據(jù)編目軟件操作，常見的圖書情報(bào)界系統(tǒng)編目軟件有:博菲特、丹誠、北郵、ILAS(圖書館自動(dòng)化集成系統(tǒng))、匯文、清大新洋、圖騰、妙思、冠景、金盤等。再者，中國圖書機(jī)讀目錄規(guī)則與機(jī)讀編目格式標(biāo)準(zhǔn)都很瑣碎繁雜，加上圖書分類法也是比詞典厚。外包加工編目員給圖書館做的編目數(shù)據(jù)出錯(cuò)總是難以避免，但作為監(jiān)督一方圖書館必須高度負(fù)責(zé)地嚴(yán)格監(jiān)督編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量。筆者經(jīng)過多年的數(shù)據(jù)編目和審校鍛煉，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，得出了一些方法較為高效快捷地監(jiān)控圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量，與同行們分享。

一、輸出驗(yàn)收單

(一)改換項(xiàng)目。進(jìn)入格式設(shè)計(jì)點(diǎn)擊某項(xiàng)，右鍵→屬性→字段1，換其他項(xiàng)目或自主寫入項(xiàng)目代碼即可改變提取項(xiàng)目。格式設(shè)計(jì)中默認(rèn)的數(shù)據(jù)提取項(xiàng)目只有出版社、題名、條碼、價(jià)格、責(zé)任者、索取號(hào)、館藏地點(diǎn)、ISBN、卷頁等。這些基本項(xiàng)目，但想找到絕大部分錯(cuò)誤還是不可能的，需要增加提取項(xiàng)目。經(jīng)過多年探索，認(rèn)為增加如下項(xiàng)目，能達(dá)到事半功倍的效果:光盤號(hào)、分類號(hào)、版本、數(shù)量、記錄號(hào)、文獻(xiàn)流通類型、批號(hào)、010d、總價(jià)、附件、館藏分配地點(diǎn)、出版年、館藏地點(diǎn)等。這些項(xiàng)目代碼有些是系統(tǒng)里有的，有些是沒有的，需要尋找再粘貼上。在這里只需增加些項(xiàng)目，就能讓審校數(shù)據(jù)高效省力，還能最大程度地找出數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，后期一條條審校數(shù)據(jù)時(shí)，只要看住幾個(gè)重點(diǎn)，而不用細(xì)看每個(gè)點(diǎn)那樣費(fèi)事了。

(二)增添提取項(xiàng)。進(jìn)入格式設(shè)計(jì)，雙擊其中一個(gè)提取項(xiàng)目，這個(gè)表格中線就會(huì)呈黃綠色，拖拽它，這就增加了一個(gè)項(xiàng)目，接著修改它提取代碼。

(三)提取代碼。若無自帶代碼，要試驗(yàn)、尋找相應(yīng)項(xiàng)目代碼，再粘貼在字段1代碼處就行。經(jīng)過試驗(yàn)尋找到了如下項(xiàng)目代碼:總價(jià):ACQl*ACQo;出版年:210d;附件:215e，010d:010d;館藏地點(diǎn):HLDe;文獻(xiàn)流通類型:HLDf，091d:091d;光盤號(hào):307a;記錄號(hào):ACQd。

(四)頁面調(diào)整。左上角的輸出條件，左右上下都居中，為了便于觀看、打印用稍大字體。為了縮短長度，可讓使用率低的兩個(gè)項(xiàng)目共用表格，用到哪個(gè)項(xiàng)目就設(shè)哪個(gè)代碼。根據(jù)內(nèi)容適當(dāng)設(shè)置表格寬度，重要項(xiàng)目靠前，要比較的項(xiàng)目相鄰設(shè)置。

(五)字段合計(jì)。數(shù)量、索取號(hào)、價(jià)格、分類號(hào)、總價(jià)等需要選上字段合計(jì)。統(tǒng)計(jì)后比對(duì)每頁的合計(jì)結(jié)果，看看結(jié)果是否異樣;檢查分類號(hào)與索取號(hào)的合計(jì)結(jié)果能看出兩項(xiàng)是否一致;再看看價(jià)格對(duì)比是否一致，還要看看出版年合計(jì)是否異樣，可能月份多寫。

(六)檢查輸出驗(yàn)收單。

1．題名、出版社、作者、ISBN、數(shù)量、頁碼等。這些錯(cuò)誤情況簡單、相似，比如依照出版社排列，看看出版社項(xiàng)是否異樣。提取數(shù)據(jù)時(shí)，如果批號(hào)前端一樣，那么同一條編目數(shù)據(jù)的多批次或到書的條碼會(huì)輸出在前后相近，看有無異常。

2．檢查條碼項(xiàng)。記住個(gè)別登記帳的條碼可選合并，也只提取加了條碼的編目數(shù)據(jù)，無條碼的則不輸出來，提取時(shí)合并條碼，若用某大批號(hào)提取，會(huì)把同一條數(shù)據(jù)下不同小批次但批號(hào)前方跟提取條件的大批號(hào)一致的數(shù)據(jù)都輸出，且條碼合并在一起，這導(dǎo)致它們的價(jià)格、數(shù)量合計(jì)失去了準(zhǔn)確性。輸出驗(yàn)收單不存在前述情況，提取的條碼雖是合并的，但只合并某一個(gè)小批次同一數(shù)據(jù)同一到書條的條碼，不合并條碼，會(huì)顯示每一次到書有一條編目數(shù)據(jù)。另外它還會(huì)把條碼沒輸入的數(shù)據(jù)也提取出來。一排序，沒有條碼的編目數(shù)據(jù)就會(huì)排在最前面。這些空白條碼數(shù)據(jù)有些是條碼漏輸了，有些是到書多余了，不同的是個(gè)別登記賬不能提取出空白條碼的數(shù)據(jù)，在這里清晰顯示全部條碼空白的數(shù)據(jù)。大致瀏覽所有條碼，看有無異常顯示的，也看看排最后面的，改正錯(cuò)誤的。

3．館藏分配地點(diǎn)。排序后先看前后頭有無異常的，如出現(xiàn)空白、0或異常于購書冊數(shù)的數(shù)字，或分配地點(diǎn)有異于常規(guī)的，有則修改。

4．記錄號(hào)、批號(hào)。這兩個(gè)主要用作查詢其他數(shù)據(jù)，當(dāng)然也可看看批號(hào)有無顯示異常，也可能是批號(hào)寫錯(cuò)了。

5．版本。合計(jì)勾選上，合計(jì)如果是零，就是沒有多版次版本;大于零則有多版次版本，看看排列的版本有無異常。

6．光盤號(hào)。有光盤的數(shù)提取此項(xiàng)就是要檢查是否都正確添加上了光盤號(hào)，還要和附件項(xiàng)對(duì)比一致。

7．分類號(hào)?？磁c索取號(hào)的合計(jì)是否一致，不一致則看原因。

8．文獻(xiàn)流通類型。排序后看看有無異常的流通類型出現(xiàn)。其他項(xiàng)也相似，如果都對(duì)了，那就排列著很好看的整齊序列，看有無異常情況出現(xiàn)。

二、個(gè)別登記帳

(一)格式設(shè)計(jì)。點(diǎn)開格式設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)的方法同輸出驗(yàn)收單，還能從輸出驗(yàn)收單處復(fù)制來格式設(shè)計(jì)粘貼到此。

(二)運(yùn)用個(gè)別登記帳。

1．條碼。檢查每冊書的館藏地點(diǎn)、條碼、流通類型時(shí)，條碼要不合并輸出，要一一細(xì)看每條數(shù)據(jù)條碼情況。檢查其他輸出提取項(xiàng)目大部分合并條碼，合并后提取的編目數(shù)據(jù)數(shù)量變少。當(dāng)選擇合并編目數(shù)據(jù)的條碼后輸出，同一條數(shù)據(jù)上的幾次到書，凡是前頭一致的幾個(gè)批號(hào)的到書會(huì)合并輸出。圖書復(fù)本條碼一般是連續(xù)輸出的，依條碼排列順序，先檢查編目數(shù)據(jù)排列的兩頭有無異樣的條碼。假如其中哪條數(shù)據(jù)的條碼連續(xù)異常，依照記錄號(hào)或批號(hào)查找到具體問題數(shù)據(jù)，然后修改錯(cuò)誤。編目數(shù)據(jù)記錄號(hào)具有唯一性和簡單性，是一串大致1～7位的數(shù)字，因此使用記錄號(hào)來檢索數(shù)據(jù)是最便捷高效的。

2．版本、210d、ISBN、文獻(xiàn)流通類型、光盤號(hào)、分類號(hào)、索取號(hào)、責(zé)任者、出版社與館藏地點(diǎn)等其他的。這都與檢查條碼類似，一一按某項(xiàng)目排序，見到數(shù)據(jù)異常，就檢索到并改正它。

三、驗(yàn)收分類統(tǒng)計(jì)

(一)自主格式設(shè)計(jì)。驗(yàn)收分類統(tǒng)計(jì)，用作22大分類或擴(kuò)展T后共39大分類的基本統(tǒng)計(jì)，經(jīng)常被用來審核編目驗(yàn)收過的各分類編目數(shù)據(jù)的各類結(jié)果。點(diǎn)擊采訪管理進(jìn)入采訪統(tǒng)計(jì)，進(jìn)入驗(yàn)收分類統(tǒng)計(jì)的格式設(shè)計(jì)，進(jìn)入屬性選項(xiàng)，填上全部基本分類號(hào)，讓縱向空白。統(tǒng)計(jì)可選參數(shù)有:種數(shù)、冊數(shù)、數(shù)量(ILASII有冊數(shù)選項(xiàng)，ILASIII無此項(xiàng))，下面選擇上其他、合計(jì)。這樣設(shè)置參數(shù)后就有冊數(shù)與數(shù)量橫向比較，它們的結(jié)果相同才是正確的，哪個(gè)分類號(hào)統(tǒng)計(jì)結(jié)果不同哪里就有問題。不過自從系統(tǒng)升級(jí)為ILASIII后，那個(gè)冊數(shù)就不顯示了，很遺憾。另外“其他”很有用，凡是分類號(hào)有問題，不能在38大類里統(tǒng)計(jì)的，都會(huì)歸集到“其他”類里，就像個(gè)垃圾袋，凡是被裝到這里的都有問題。

(二)統(tǒng)計(jì)。一般用批號(hào)檢索，統(tǒng)計(jì)一個(gè)批號(hào)時(shí)，右邊鍵值限定空著。其他如館藏地點(diǎn)驗(yàn)收日期等可以根據(jù)需要選擇，沒必要濫選，以免帶來不必要的干擾。

(三)運(yùn)用驗(yàn)收分類統(tǒng)計(jì)。

1．比對(duì)數(shù)量與冊數(shù)(ILASII有此項(xiàng)，ILASIII要用驗(yàn)收分類統(tǒng)計(jì)與書目分類統(tǒng)計(jì)比對(duì)，前者是冊數(shù)即條碼數(shù)，后者是即到書事填的數(shù)字)?？偫ǖ怯涃~中數(shù)量是無效的，與冊數(shù)統(tǒng)計(jì)一樣，兩者都是冊數(shù)也就是條碼的合計(jì)，并不是驗(yàn)收到書時(shí)填的數(shù)。另外書目分類統(tǒng)計(jì)中沒有數(shù)量項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)(有冊數(shù)，ILASIII中它的冊數(shù)其實(shí)統(tǒng)計(jì)的是數(shù)量，或許是ILAS公司沒把后臺(tái)軟件裝好等)。ILASII中驗(yàn)收分類統(tǒng)計(jì)中數(shù)量是驗(yàn)收到書時(shí)填的數(shù)量，能與冊數(shù)相比較，兩者若相同，則一般此兩項(xiàng)都對(duì)，另外也有可能是冊數(shù)和數(shù)量都不對(duì)，這就意味著是較為高級(jí)疑難的問題，或許數(shù)量與冊書錯(cuò)得一樣多，這也會(huì)導(dǎo)致最終兩者的結(jié)果一樣，這需要解決的過程就復(fù)雜很多了。若兩者結(jié)果不一致，那肯定有問題，或許數(shù)量輸錯(cuò)，又或許條碼有出入等。遇到這些兩者不一致的問題，就需要查清哪個(gè)分類的兩者數(shù)字不一致。依照表格順序找到某類，導(dǎo)出這批此分類的具體數(shù)據(jù)，就是輸出驗(yàn)收單(跟個(gè)別登記賬相似)，用列表式輸出驗(yàn)收單的較為方便，按分類號(hào)順序排序，一一查看數(shù)量與條碼數(shù)是否相同。若是遇到某個(gè)批次有問題分類號(hào)的數(shù)據(jù)量太大，按一般排序難以查找到問題數(shù)據(jù)，還可以再逐步細(xì)分有問題的分類號(hào)，細(xì)分的程度要看分類號(hào)復(fù)雜程度與數(shù)據(jù)量大小酌情適當(dāng)細(xì)分。再次統(tǒng)計(jì)，仔細(xì)比對(duì)找出冊數(shù)與數(shù)量不相符的小分類號(hào)，在詳細(xì)數(shù)據(jù)中順序查找到問題數(shù)據(jù)，用記錄號(hào)等檢索到數(shù)據(jù)，改正錯(cuò)誤。還可以比對(duì)冊數(shù)和數(shù)量從個(gè)數(shù)少的著手，能提高效率。若是數(shù)量結(jié)果少，就可以先按數(shù)量排序，空白數(shù)量的數(shù)據(jù)就會(huì)排在前面，問題很明顯。假如所購圖書復(fù)本量基本是三冊，檢查排序后的數(shù)據(jù)，就可以先直接查看數(shù)量不是三的編目數(shù)據(jù)，先忽略數(shù)量是三的，這能極大提高檢查速度。同樣的，假如是冊數(shù)結(jié)果少，那就先按冊書的直接相關(guān)項(xiàng)即條碼排序，沒有輸入條碼的數(shù)據(jù)就排在前面了，其他情況大體如前，也有很多方法都可以在實(shí)踐中摸索出來。

2．其他分類項(xiàng)。在格式設(shè)計(jì)中一定要勾選這個(gè)，它是設(shè)置的常規(guī)分類號(hào)以外的大籮筐，也是數(shù)據(jù)中索取號(hào)正確率的直觀標(biāo)志。假如其他項(xiàng)數(shù)字相當(dāng)大，那很有可能是一個(gè)分類或幾個(gè)分類無法歸入統(tǒng)計(jì)表，那或是漏了某個(gè)大分類，也可能是統(tǒng)計(jì)表中某個(gè)大分類填寫錯(cuò)誤，這種情況還比較好檢查。再者，也可能大小寫字母錯(cuò)誤，或者大寫字母O錯(cuò)寫成數(shù)字0，在一般文檔上看0與O有清楚區(qū)別，但在ILAS系統(tǒng)中它們是不一樣的，實(shí)質(zhì)上電腦認(rèn)大寫字母O是一個(gè)分類，但它認(rèn)得數(shù)字0就不是分類，那些被錯(cuò)寫成數(shù)字0的分類都會(huì)被歸到其他分類項(xiàng)里，大寫字母O和數(shù)字0在系統(tǒng)里只是看著一樣，極易混淆。如果其他項(xiàng)分類結(jié)果不大，以分類號(hào)排序，系統(tǒng)自動(dòng)把分類寫成數(shù)字開頭的或空白分類號(hào)排前頭，也有其他問題分類的排后頭，檢索到問題數(shù)據(jù)改正它們。

［1］深圳圖書館 ILAS研制中心．ILASII2．0系統(tǒng)管理手冊［Z］．深圳:深圳圖書館

［2］朱玉強(qiáng)．基于易語言的ILAS輔助程序設(shè)計(jì)［J］．現(xiàn)代圖書情報(bào)技術(shù)，2010，12

［3］深圳圖書館 ILAS研制中心．ILASII2．0系統(tǒng)操作手冊［Z］．深圳:深圳圖書館

［4］趙伯興，戴行德．論編目業(yè)務(wù)外包環(huán)境下的書目質(zhì)量控制［J］．國家圖書館學(xué)刊，2008，4

［5］國家圖書館《中國圖書館分類法》編輯委員會(huì)．中國圖書館分類法［M］．北京:國家圖書館出版社，2010