市政工程檔案采集與管理中存在的問題

龔志軍

（襄陽市市政工程總公司 檔案室，湖北 襄陽 441003）

市政工程檔案是維持市政基礎(chǔ)設(shè)施正常運轉(zhuǎn)的重要參考依據(jù)。隨著城市現(xiàn)代化進(jìn)程加快，市政工程檔案產(chǎn)生的速度和數(shù)量也呈直線上升趨勢，然而，尚不完善的檔案收集體系、管理體系對市政工程檔案利用造成了困難和阻礙。如果這些問題得不到有效解決，將直接影響未來市政基礎(chǔ)設(shè)施的順利運轉(zhuǎn)、維護(hù)和管理。因此，有必要分析市政檔案在收集、管理和利用中存在問題，并對此類問題提出相應(yīng)改進(jìn)對策。

1 市政工程檔案的收集

1.1 市政工程檔案收集的現(xiàn)狀

1.1.1 檔案采集拖沓低效

為保證城建檔案質(zhì)量，工程竣工前，建筑單位應(yīng)當(dāng)通知城建檔案館對檔案進(jìn)行預(yù)驗收，城建檔案館預(yù)驗收后，對檔案提出改進(jìn)意見，建筑單位再參照意見對工程檔案加以補(bǔ)充或修改。但是，實際上，許多城市竣工驗收備案管理制度并不健全，導(dǎo)致預(yù)驗收環(huán)節(jié)無法落實，檔案采集拖沓低效。

1.1.2 檔案接收內(nèi)容不完整

由于市政工程大多為政府工程，一些項目存在先開工后辦手續(xù)的問題，直接導(dǎo)致檔案缺失或前后信息不對應(yīng)。另外，由于市政檔案收集方面的法規(guī)不健全，一些市政工程沒有正規(guī)的規(guī)劃文件作指導(dǎo)，形成的檔案資料參考價值低。

1.1.3 采集意識薄弱

市政檔案的采集需要耗費大量時間和精力，去粗取精。這給檔案采集人員提出了更高要求，檔案采集人員要具備識別和篩選有價值的資料信息的意識及能力。但是，在實際工作中，檔案采集工作人員大多是從工程建設(shè)方抽調(diào)來的，并不具備上述素養(yǎng)和能力，檔案采集意識薄弱。

1.2 改善要點

1.2.1 健全工程竣工驗收備案管理制度，提高檔案采集效率

首先，要建立健全市政工程竣工驗收備案管理制度，城市行政管理部門積極配合和辦理建設(shè)工程竣工驗收備案，對檔案收集的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，提高檔案采集效率。其次，要切實根據(jù)市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)律，逐步完善收集程序。對大型城市建設(shè)工程的檔案收集，要嚴(yán)密跟進(jìn)工程進(jìn)度，實行分階段、全方位覆蓋的資料采集。最后，要關(guān)注工程驗收后產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和資料，對有利用價值的文件，要悉心整理歸檔。

1.2.2 增強(qiáng)市政部門之間的溝通協(xié)作，建立健全相關(guān)法律法規(guī)

政府和建設(shè)行政部門要加強(qiáng)對市政基礎(chǔ)設(shè)施檔案采集工作的重視，促進(jìn)各部門間的溝通協(xié)作，尤其是規(guī)劃、建管等直接相關(guān)部門，使其積極參與市政工程檔案的收集和移交工作。只有先獲得各職能部門的合同協(xié)作，才能疏通工程檔案的收集渠道。此外，要完善市政工程檔案的政策和制度保證，工程檔案的收集、保管、整理和移交，要堅決明確責(zé)任人，建立管理工作責(zé)任追究制度，從而提高市政工程文件材料的收集水平

1.2.3 強(qiáng)化采集意識

首先，檔案工作者要用專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范自己的工作，主動學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法，用先進(jìn)的工作方式武裝自己。其次，檔案采集人員要深入市政工程各環(huán)節(jié)，監(jiān)督、指導(dǎo)相關(guān)數(shù)據(jù)、圖紙、模型的生成，積極協(xié)助項目單位收集和編制文件材料，發(fā)揮工程技術(shù)施工人員在處理市政工程資料中的作用。最后，要舉辦宣傳教育。一方面，宣傳檔案的重要性，呼吁相關(guān)部門單位重視檔案的采集和整理工作；另一方面，對檔案工作成績突出的個人和單位作出表揚獎勵，從而激發(fā)檔案工作者的工作熱情。

2 市政工程檔案的管理

2.1 市政工程檔案管理的現(xiàn)狀

2.1.1 管理水平低下

在市政工程建設(shè)中，檔案管理不受重視。在許多建設(shè)項目中，檔案管理甚至弱化為可有可無的環(huán)節(jié)。檔案管理手段傳統(tǒng)、落后，導(dǎo)致市政工程檔案殘缺失真現(xiàn)象頻發(fā)，直接降低檔案的參考和利用價值。管理水平低下的另一個表現(xiàn)是信息化程度低。隨著計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，檔案管理要實現(xiàn)信息化以適應(yīng)時代需求，需要為硬件配套現(xiàn)代化設(shè)施裝備。但是，這涉及諸多部門人力和財力上的配合，大多數(shù)城市檔案館還不具備這個條件。

2.1.2 市政工程檔案相關(guān)法規(guī)制度欠缺

現(xiàn)階段，我國關(guān)于檔案管理的規(guī)則章程，如《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》，只要切實按照文件要求來管理檔案，就可以保證檔案管理效率。但是，在實際操作過程中，普遍存在執(zhí)法不嚴(yán)、違章違規(guī)的現(xiàn)象，規(guī)則和章程形同虛設(shè)。這主要是由于規(guī)整對違規(guī)懲處力度低，責(zé)任認(rèn)定不明確等。加之當(dāng)前檔案管理工作尚缺乏明確和健全的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，無形中增加檔案管理的難度。

2.1.3 從業(yè)人員管理技能不足

現(xiàn)今的市政工程檔案不再像過去以紙質(zhì)為主，取而代之的是更豐富的形式，包括音像資料、模型、電子文件等。這對現(xiàn)代市政工程檔案管理人員提出了更高要求，其既要具備熟練的計算機(jī)操作技能，又要有一定檔案管理專業(yè)素養(yǎng)。但是，在實際中，市政工程檔案管理人員中很少有從事過檔案科研開發(fā)的專業(yè)人員，對檔案分類匯編和信息檢索也不專業(yè)。

2.2 市政工程檔案管理的基本要求

2.2.1 保證市政工程檔案完整、準(zhǔn)確、及時

市政工程檔案首先應(yīng)當(dāng)是完整的。檔案的收集要從工程施工開始，跟蹤到竣工驗收后。這一過程中產(chǎn)生的任何數(shù)據(jù)資料，應(yīng)當(dāng)客觀真實，嚴(yán)格如實地反映實際情況。對工程檔案的處理和歸檔要及時，以便有需要時隨時調(diào)用查閱。

2.2.2 保證市政工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

標(biāo)準(zhǔn)化是市政工程檔案管理的基本要求?！盁o規(guī)矩不成方圓”，具體到工程檔案管理上，意味著從檔案收集、整理，到歸檔驗收、移交，都要遵循檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要求。

2.2.3 保證市政工程檔案的延續(xù)性

市政工程檔案發(fā)揮的作用并不止于工程結(jié)束，往往在其后一段時間內(nèi)，甚至若干年后仍然存在利用價值。城市基礎(chǔ)設(shè)施重新規(guī)劃、翻修等，都需要調(diào)用曾經(jīng)的工程檔案，因此，要保證市政工程檔案的延續(xù)性，使其具有可調(diào)余地。

2.2.4 逐步實現(xiàn)市政工程檔案的自動化

現(xiàn)代社會的市政工程管理工作量大，程序繁雜，人工操作無論在效率和準(zhǔn)確性上，都不能滿足市政工程的高速進(jìn)程。實現(xiàn)市政工程檔案自動化管理，將市政管理檔案納入計算機(jī)管理體系，有效提高工程檔案管理和利用效率。

2.3 改善要點

2.3.1 逐步推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

首先，對傳統(tǒng)館藏檔案進(jìn)行信息化處理，對館藏檔案采取按需掃描的模式過濾掉利用價值低的檔案，具體可根據(jù)借閱信息和館藏檔案的對比分析結(jié)論，摘取利用價值高的檔案，掃描下來并建立信息化檔案目錄，并將此目錄和經(jīng)過信息化處理的檔案內(nèi)容相關(guān)聯(lián)，再輸入互聯(lián)網(wǎng)供用戶使用。其次，依照不同地區(qū)的經(jīng)濟(jì)情況，提出不同的信息化發(fā)展目標(biāo)。條件好的地區(qū)和檔案部門，可率先完成信息化建設(shè)任務(wù)，并開發(fā)本地區(qū)的檔案管理軟件，建設(shè)檔案管理局域網(wǎng)。缺乏條件的地區(qū)和檔案部門，可先構(gòu)建局域網(wǎng)，提高信息化建設(shè)的外在條件，達(dá)到信息化建設(shè)的要求后，再結(jié)合實際，逐步完成各階段任務(wù)。

2.3.2 完善管理制度，形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

要實現(xiàn)檔案管理的平穩(wěn)有序，就要建立統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理技術(shù)規(guī)范，主要包括檔案管理軟件和硬件的施工標(biāo)準(zhǔn)。其次，加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程的操作規(guī)范，兼并過多管理層次以減少繁瑣的業(yè)務(wù)流程，增加檔案管理的強(qiáng)度和幅度，提升管理效能。最后，完善檔案管理運行機(jī)制，形成以國家檔案局為首，各地區(qū)、檔案部門為分支的檔案管理體系，由上到下地健全檔案管理制度和管理績效評價體系，嚴(yán)格根據(jù)法律法規(guī)執(zhí)行檔案管理工作。

2.3.3 加強(qiáng)人才培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

現(xiàn)代化市政工程檔案管理工作，無論是自動化，還是人工操作，都離不開人的參與，可以說檔案管理人員的知識素養(yǎng)和操作能力直接決定檔案管理工作的成效。提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，首先，要對他們進(jìn)行理論培訓(xùn)，使管理人員從理念上意識到現(xiàn)代化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別，及從事這項工作應(yīng)具備的技能；其次，要對他們進(jìn)行操作能力培訓(xùn)，由專業(yè)檔案管理人員帶頭操作示范，展示新型檔案管理的具體操作方法；最后，動員檔案管理人員進(jìn)行持續(xù)學(xué)習(xí)，了解檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，加深對現(xiàn)代化檔案管理理論的理解。

3 市政工程檔案的利用

3.1 市政工程檔案利用的現(xiàn)狀

3.1.1 利用程度低

市政工程檔案在城市建設(shè)和管理中的作用不可小覷，每一個建設(shè)工程項目產(chǎn)生的檔案材料為日后城市管理、擴(kuò)建和改造提供直接的依據(jù)和憑證。但是，第一，由于目前社會上對市政工程檔案認(rèn)識不足，且沒有充分了解其重要性和存在價值，導(dǎo)致市政工程檔案往往被束之高閣。第二，雖然有檔案法和其他法律法規(guī)，但由于缺少具體法律訴訟細(xì)節(jié)而導(dǎo)致執(zhí)法不力；第三，市政工程檔案自身存在半封閉的管理方法，使其與外界產(chǎn)生隔膜；第四，社會宣傳程度不夠。這些原因都造成市政工程檔案長期以來利用程度低的問題。

3.1.2 可供利用的市政檔案館藏不全，利用價值低

館藏不全主要有以下幾方面原因。第一，目前，在大多數(shù)工程中，施工員兼職檔案員，其缺乏檔案管理專業(yè)素養(yǎng)，沒有明確的收集目的和整理能力，在工程施工過程中不能主動生成檔案資料，一旦發(fā)生資料遺失，缺乏合理途徑找回。第二，檔案收集過于被動。檔案館和市政部門坐等檔案上門，延誤檔案進(jìn)館時間，造成時間上的錯位而導(dǎo)致文件資料難以補(bǔ)齊，一些市政工程項目如電力、水利等檔案資料，目前還是空白領(lǐng)域。第三，檔案館一味追求館藏數(shù)量而忽視檔案利用價值，無論重要項目還是小微項目，其產(chǎn)生的檔案資料一律接納入館，不僅降低檔案的整體價值，還浪費大量人力、物力和財力。

3.1.3 檔案館服務(wù)手段落后

隨著城市化進(jìn)程不斷加快，市政工程檔案利用范圍不斷擴(kuò)大，檔案利用者需要在最短時間內(nèi)以最快速度找到需要的材料，這對檔案管理人員的工作方式和工作能力提出了更高要求。檔案管理人員要根據(jù)使用者的需求協(xié)助他們準(zhǔn)確快速地找到目標(biāo)檔案，在使用者進(jìn)行口頭咨詢時，要有能力做出口頭或書面答復(fù)，并且還要熟悉檔案館藏資料的種類、數(shù)量，熟練掌握各種硬件設(shè)施的使用方法。但是，目前，檔案館在咨詢服務(wù)和智能服務(wù)方面還很滯后，仍然以提供文獻(xiàn)為主要服務(wù)方式。同時，對檔案利用者的需求研究十分被動，很少進(jìn)行宣傳、講座、展覽。城建檔案本身的保密保護(hù)政策也使它的利用方式始終以館內(nèi)利用為主，共享程度低。

3.2 改善要點

3.2.1 擴(kuò)大社會影響，開發(fā)利用市政工程檔案資源

首先，要通過有效宣傳，使群眾意識到市政工程檔案的重要性，既要宣傳使用市政檔案的效益，又要宣傳忽略市政檔案的損失，潛移默化地提高群眾檔案意識。其次，注意提高檔案的實用性，通過提供檔案原件、編研等服務(wù)，挖掘目標(biāo)用戶，使更多的人有機(jī)會使用市政檔案。最后，要將檔案意識上升為法律意識，依法合法地使用檔案。相關(guān)部門要建立健全檔案法律規(guī)章體系，營造依法治檔的社會氛圍，從根本上使人們意識到市政檔案存在的嚴(yán)肅性和重要性。

3.2.2 提供專業(yè)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高市政工程檔案的利用價值

完整性和準(zhǔn)確性是檔案利用價值的基本體現(xiàn)，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)采取有效手段，保證市政檔案的完整性和準(zhǔn)確性。首先，可以通過行政手段，規(guī)范各部門單位的檔案工作職責(zé)。當(dāng)前，我國有許多相關(guān)法規(guī)，如《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》等，都是職能單位工作行為的參考依據(jù)。其次，以專業(yè)手段保證市政工程檔案的范圍和質(zhì)量。檔案工作者切實依照檔案專業(yè)知識對檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔，從而保證檔案效能。最后，緊跟城市建設(shè)動態(tài)，對要及時歸檔的文件材料，絕不延誤到工程竣工后，同時，要把好鑒定質(zhì)量關(guān)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

3.2.3 改善服務(wù)手段，豐富服務(wù)方式

首先，除傳統(tǒng)提供文獻(xiàn)的服務(wù)方式外，檔案館還應(yīng)增加二次、三次文獻(xiàn)的服務(wù)比重，提供綜合性的全宗介紹等非文獻(xiàn)服務(wù)。其次，增強(qiáng)檔案使用者的主動性，變被動利用為主動服務(wù)。檔案館及相關(guān)從業(yè)人員要對利用者的需求作出預(yù)測，有目的地為目標(biāo)人群提供服務(wù)。最后，要盡可能實現(xiàn)館內(nèi)外的貫通，將檔案的內(nèi)部利用和外部利用結(jié)合起來，促進(jìn)市政檔案的開放性。市政檔案館要盡力加強(qiáng)館舍建設(shè)和人員培訓(xùn)，在能對可供共享的市政檔案編研成冊的情況下，最大限度地向外界敞開服務(wù)大門，提升市政檔案的社會服務(wù)功能。

［1］周朝鸞,郭偉霞.市政工程資料管理［M］.北京:化學(xué)工業(yè)出版社,2007.

［2］張虹,姬瑞環(huán).檔案管理基礎(chǔ)［M］.北京:中國人民大學(xué)出版社,2005.

［3］吳敏.建筑施工企業(yè)檔案收集工作的實踐反思［J］.工程與建設(shè),2011(2).

［4］何清志.工程檔案管理中的實踐創(chuàng)新［J］.東方企業(yè)文化,2012(16).