檔案管理社會化問題研究

楊曉英

（陜西延長石油鉆井工程有限公司，陜西 延安 716000）

檔案管理社會化問題研究

楊曉英

（陜西延長石油鉆井工程有限公司，陜西 延安 716000）

企業(yè)檔案管理工作比較繁瑣，需要投入大量的人力與物力，才能保證檔案管理工作的正常開展。本文從檔案管理社會化的可行性方面入手，闡述檔案管理方式，提升企業(yè)檔案管理工作效率。

檔案管理；社會化；信息化；發(fā)展

市場經(jīng)濟的發(fā)展推動了企業(yè)管理現(xiàn)代化發(fā)展，這不僅節(jié)約了企業(yè)的運營成本，也提升了企業(yè)的整體工作效率，使其在激烈的市場競爭中博得一席之地。一些企業(yè)為提升檔案管理質(zhì)量，將檔案管理工作委托給社會管理機構(gòu)處理，逐漸形成了檔案管理社會化趨勢。本文從檔案管理社會化可行性以及管理方式的應(yīng)用兩方面入手，對檔案管理社會化問題進行研究。

1　企業(yè)檔案管理工作社會化的可行性分析

1.1提升技術(shù)性

從當前時代發(fā)展情況來看，社會化的本質(zhì)即為信息化，且信息技術(shù)在社會各個角落中都有所體現(xiàn)，為企業(yè)檔案管理工作的社會化提供了技術(shù)保障。企業(yè)可先將檔案管理任務(wù)交付給社會機構(gòu)，通過信息技術(shù)實現(xiàn)交流及傳播，滿足企業(yè)對檔案管理的各方面需求。將檔案管理交托給專業(yè)社會機構(gòu)進行管理，可提升管理效率與管理質(zhì)量，將先進的科學技術(shù)和信息技術(shù)融入到檔案管理工作中，使其更符合社會發(fā)展需求。這種托付式檔案管理可以讓企業(yè)在使用最少資金的情況下，掌握最先進的檔案管理內(nèi)容及檔案動態(tài)，提升企業(yè)整體運行效率及經(jīng)濟效益。

1.2企業(yè)外包的發(fā)展

內(nèi)部工作業(yè)務(wù)外包是社會發(fā)展的一種體現(xiàn)形式，同時也提升了社會分工的精細化程度。企業(yè)要在激烈的市場競爭中不斷發(fā)展，就必須要提升內(nèi)部體系的科學性，保證經(jīng)濟效益。但近年來，我國企業(yè)在各方面的需求有了明顯增長，工作任務(wù)量明顯提升，檔案管理工作作為一項比較繁瑣的必要工作項目，需要企業(yè)投入大量的資金、人力才能保證檔案管理工作質(zhì)量，但這種“勞民傷財”的管理模式，和當前時代背景下的企業(yè)發(fā)展目標相違背，必須通過一些方式對其進行改革，業(yè)務(wù)外包應(yīng)運而生。業(yè)務(wù)外包的出現(xiàn)，為企業(yè)解決檔案管理工作難點提供了可能，企業(yè)可將檔案管理工作通過外包的形式承包給專業(yè)的管理團隊，讓管理團隊對其進行科學化及規(guī)范化的管理，這不僅可以滿足企業(yè)在檔案管理方面的日常需求，還可以將企業(yè)的日常運營成本降到最低，有效提升企業(yè)運轉(zhuǎn)效率，促使企業(yè)更好更快發(fā)展。

1.3健全機構(gòu)與中介服務(wù)

我國已出臺專項法律法規(guī)，對檔案管理機構(gòu)進行管制，法律法規(guī)中對中介機構(gòu)所擁有的權(quán)利和義務(wù)都有著明確的標記，以保證其正常運轉(zhuǎn)。企業(yè)檔案管理工作的社會化是有法律法規(guī)作依靠的，這也為企業(yè)檔案管理社會化提供了條件。市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，使檔案管理中介服務(wù)市場也不斷改革，在服務(wù)內(nèi)容以及服務(wù)方式上都有了明顯改變，與之前的工作方式相比，更加科學化與規(guī)范化，通過這些方式保證企業(yè)檔案管理滿足社會發(fā)展的需求，更好的為企業(yè)與社會發(fā)展服務(wù)。

2　檔案管理社會化的表現(xiàn)形式

2.1集中統(tǒng)一的管理形式

集中統(tǒng)一管理是目前我國企業(yè)檔案社會化的主要表現(xiàn)形式，因為企業(yè)檔案社會化管理和之前使用的檔案管理模式相比，優(yōu)勢比較明顯。可通過集中統(tǒng)一管理的方式來控制企業(yè)不必要的資金輸出，讓企業(yè)管理工作趨于科學化，提升其便捷性。在傳統(tǒng)企業(yè)內(nèi)部管理工作過程中，企業(yè)需按工作級別以及文化程度來劃分管理模式，但這種管理模式使企業(yè)的人才雙向選擇明顯不適用，如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的工作方式進行檔案管理，不僅會影響企業(yè)檔案管理工作的實效性，同時還會影響企業(yè)的未來發(fā)展。集中統(tǒng)一社會化企業(yè)檔案管理工作模式需將企業(yè)檔案管理相關(guān)部件交予專業(yè)管理部門集中管理，通過集中式管理提升工作效率，改變傳統(tǒng)情況下工作混亂的情況，讓檔案管理工作走向集約化和專業(yè)化。

2.2檔案管理集約化

檔案管理在企業(yè)發(fā)展中具有至關(guān)重要的作用，并且檔案管理工作也屬于企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資產(chǎn)管理工作的主要構(gòu)成部分之一，對企業(yè)日后的生產(chǎn)經(jīng)營的正常開展具有十分重要的作用。將檔案管理工作轉(zhuǎn)向社會化，可全面提升檔案管理工作的安全性及準確性，提升檔案管理工作的科學性，為企業(yè)日常工作的正常開展保駕護航。近年來，我國科學技術(shù)不斷發(fā)展，許多新興的科學技術(shù)都被應(yīng)用到社會化檔案管理工作中，從實際發(fā)展情況來看，可將社會化管理的便捷性與全面性納入檔案管理中，簡化檔案管理流程，提升檔案管理效率。自帶檔案是導致檔案遺失的主要原因之一，如果企業(yè)出現(xiàn)大量自帶檔案的情況，必然會提升檔案管理工作的難度，可通過檔案管理集約化的方式來解決該問題，通過強制性的方式，將所有員工檔案集中到社會管理機構(gòu)中進行管理，沒有特殊情況嚴禁外帶。

3　結(jié) 語

隨著時代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式已不能滿足時代發(fā)展的需求，如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，必然會制約企業(yè)的未來發(fā)展。檔案管理是企業(yè)發(fā)展中十分重要的一部分，企業(yè)需投入大量的精力才能保證檔案管理工作質(zhì)量，但通過社會化管理的方式對企業(yè)檔案進行管理，投入較少，整體檔案管理質(zhì)量及管理的科學程度也比較高，可以為企業(yè)發(fā)展提供助力。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.14.156

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1673-0194（2015）14-0202-01

2015-05-22