檔案管理信息化建設(shè)研究

陳玉帝

（濟(jì)南市食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)中心，濟(jì)南 250000）

檔案管理信息化建設(shè)研究

陳玉帝

（濟(jì)南市食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)中心，濟(jì)南 250000）

信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，即盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。如何利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已成為檔案管理工作的重要課題。本文主要分析實(shí)施檔案管理信息化的必要性以及檔案管理信息化的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，并提出加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的措施。

檔案管理；信息化；重要性；問(wèn)題；改善

1　實(shí)施檔案管理信息化的必要性

檔案是企事業(yè)單位在社會(huì)活動(dòng)中形成的文件資料，是所有活動(dòng)及往來(lái)的記錄，反映了企事業(yè)單位的所有情況，是其各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)。檔案資源擔(dān)負(fù)著保存歷史以及積累經(jīng)驗(yàn)的重要責(zé)任。由于檔案管理工作不容易引人注意，也不容易取得明顯成績(jī)，長(zhǎng)期以來(lái)，多數(shù)企事業(yè)單位的檔案管理，依然以紙質(zhì)為重要載體，以手寫(xiě)抄錄為主要記錄方式。分類時(shí)很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，導(dǎo)致需要用時(shí)不能迅速找到，查詢效率較低，修改流程比較繁瑣。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展以及信息大規(guī)模電子化、集成化，檔案的種類和數(shù)量急劇增長(zhǎng)，其形成量之大，覆蓋面之廣，是前所未有的，而且利用者也對(duì)檔案工作提出了更高要求。他們希望檔案部門(mén)能及時(shí)無(wú)遺漏地向其提供所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每一個(gè)需要利用的地方。因此，改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務(wù)。檔案管理信息化是通過(guò)現(xiàn)代化的手段把實(shí)體化的檔案管理模式向數(shù)字化的信息管理轉(zhuǎn)變。側(cè)重點(diǎn)從檔案實(shí)體的管理工作轉(zhuǎn)移到通過(guò)檔案的保管，以信息化的方式為人們提供必要的檔案信息服務(wù)。因此，當(dāng)前的檔案管理工作急需引進(jìn)現(xiàn)代化和信息化較強(qiáng)的技術(shù)來(lái)應(yīng)對(duì)這種局勢(shì)。

2　檔案管理信息化現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

2.1設(shè)施投入不足

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息資源開(kāi)發(fā)和技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，高質(zhì)量檔案信息化的實(shí)現(xiàn)必須投入大量的人力、財(cái)力、物力。在進(jìn)行信息化檔案建設(shè)的過(guò)程中，工作人員要根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求配置相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，并根據(jù)檔案信息的特點(diǎn)選擇適當(dāng)?shù)南到y(tǒng)軟件進(jìn)行信息統(tǒng)計(jì)，這樣能有效地提供檔案管理的效率。盡管現(xiàn)階段檔案信息化已成為檔案管理工作的主流趨勢(shì)，但很多事業(yè)單位仍然缺乏與之配套的功能齊全、操作簡(jiǎn)易的應(yīng)用軟件。主要表現(xiàn)為以下兩點(diǎn)。（1）多數(shù)檔案軟件不具備信息管理功能，缺乏通用性。（2）一些企業(yè)沒(méi)有根據(jù)自身特點(diǎn)有針對(duì)性地選取合適的軟件，而是選取文書(shū)檔案的軟件來(lái)代替專業(yè)的檔案管理軟件，使得在資料整理上花費(fèi)較多時(shí)間，檔案歸類工作具有很大的難度，從而直接影響檔案的使用。

2.2信息化水平低

與國(guó)外企事業(yè)單位相比，我國(guó)檔案管理信息化起步較晚，大多數(shù)檔案部門(mén)仍然是傳統(tǒng)的手工管理與計(jì)算機(jī)管理并存，并以手工管理為主，以計(jì)算機(jī)管理為輔。因此，檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中還存在許多困難和問(wèn)題，具體表現(xiàn)為：許多事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作，依舊偏重于手工操作和對(duì)紙質(zhì)檔案的整理，使檔案管理信息化成為一紙空文；部分單位的資料檢索、調(diào)閱檔案工作等仍以手工操作，無(wú)紙化閱檔基本沒(méi)有實(shí)施，這既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

2.3檔案管理人員素質(zhì)有待提高

專業(yè)的檔案管理人員在事業(yè)單位中仍然相當(dāng)缺乏。人員是檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素，即使擁有一流的設(shè)備，沒(méi)有高質(zhì)量的檔案管理人員，檔案管理工作也不會(huì)長(zhǎng)久發(fā)展?，F(xiàn)代化的檔案管理工作在引進(jìn)和發(fā)展現(xiàn)代化辦公設(shè)備與辦公技術(shù)的同時(shí)，需要的是既掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還會(huì)使用計(jì)算機(jī)的管理人才。但從現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，很多單位的檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，缺乏相關(guān)管理知識(shí)，無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代檔案管理的需求。

3　加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是保證檔案管理正常實(shí)行的基礎(chǔ)、是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，在檔案管理信息化的推進(jìn)過(guò)程中需要增加相關(guān)的硬件設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)等。在加強(qiáng)檔案信息化管理時(shí)，只有保證檔案管理的硬件設(shè)施是符合標(biāo)準(zhǔn)的，才能保證檔案的信息化能正常的行。因此，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)摒棄檔案管理的傳統(tǒng)觀念，對(duì)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、錄入設(shè)備和輸出設(shè)備等硬件做好調(diào)查，從而為檔案管理工作者配置較好的硬件設(shè)施。加大對(duì)計(jì)算機(jī)硬件和軟件的投入力度，逐步配套和建立起適應(yīng)高信息量、快運(yùn)算速度的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)。此外，為便于軟件升級(jí)，保證不同開(kāi)發(fā)商提供的軟件能相互兼容，必須提高數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、一致性和可續(xù)性。

3.2完善檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)

沒(méi)有良好的技術(shù)與系統(tǒng)支持，檔案管理工作質(zhì)量與工作效率將難以提升。檔案管理信息化不足的根源是企業(yè)未能建立高效的檔案管理信息系統(tǒng)，另外，一些企業(yè)雖然認(rèn)識(shí)到檔案管理信息系統(tǒng)的重要性，并建立了相應(yīng)的管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)建設(shè)與完善工作并未根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況作出調(diào)整，使企業(yè)檔案管理工作效率難以提升。

3.3加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

和傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，信息化技術(shù)對(duì)檔案管理人員提出了更高要求，在信息化管理模式下文件的自動(dòng)登記、歸檔、查詢以及傳遞等都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。因此有必要培養(yǎng)一批專業(yè)的檔案管理人員，以保證我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。作為檔案信息化管理人員要不斷地通過(guò)自我學(xué)習(xí)或參與培訓(xùn)的方式，提高自身的專業(yè)素質(zhì)水平和工作能力。對(duì)單位來(lái)講，應(yīng)對(duì)專兼職檔案管理人員的綜合素質(zhì)及工作能力進(jìn)行系統(tǒng)評(píng)估，根據(jù)工作人員的素養(yǎng)、能力狀況及小組培訓(xùn)人員所擅長(zhǎng)的業(yè)務(wù)類型，安排專兼職檔案管理人員接受系統(tǒng)的素質(zhì)建設(shè)和規(guī)劃實(shí)際培訓(xùn)工作。同時(shí)，還要通過(guò)實(shí)踐鍛煉、相互交流指導(dǎo)等途徑增強(qiáng)教育和培訓(xùn)效果。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.14.152

G270.7

A

1673-0194（2015）14-0198-01

2015-05-22