淺談應(yīng)收賬款的三個環(huán)節(jié)六項措施

彭興勇

一、更新觀念，強化應(yīng)收賬款管理意識

企業(yè)管理層以往多認為應(yīng)收賬款及其相關(guān)工作隸屬于財務(wù)部門或銷售部門，與其本身或其他部門關(guān)系不大，在新經(jīng)濟環(huán)境下，企業(yè)管理層應(yīng)積極轉(zhuǎn)變認識。財務(wù)部門應(yīng)就應(yīng)收賬款的有關(guān)情況及時與銷售等部門進行溝通，銷售部門與客戶及時聯(lián)系，針對不能按照約定歸還款項的客戶應(yīng)進一步詳談延期付款的具體內(nèi)容，從而保證企業(yè)及時收回應(yīng)收款項。相關(guān)銷售人員應(yīng)從主觀上認識到合同的重要性，合同內(nèi)容應(yīng)細化，具體的簽訂過程應(yīng)規(guī)范化。銷售人員應(yīng)把應(yīng)收款項當做自己的款項，及時跟進，主動追款。

二、應(yīng)收帳款管理的三個階段與管控重點

（一）事前控制部分：從簽約到發(fā)貨的過程

銷售人員在與客戶交往的過程中，應(yīng)全面了解客戶的相關(guān)信息，選擇信用良好的客戶進行交易。銷售人員應(yīng)積極匯總客戶的資料，并把這些資料及時轉(zhuǎn)交給信用部門，信用部門再根據(jù)客戶的資料對其分別評級、區(qū)別管理?；乜钍马椓腥牒贤瑔为殫l款，予以重點審查核對：明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責任，明確回款階段，以及各階段支付比例與支付方式。

（二）事中控制部分：從發(fā)貨到收款的過程

做好貨物查詢工作，及時跟蹤貨款。在發(fā)貨前，商務(wù)部門應(yīng)就銷售合同內(nèi)的有關(guān)內(nèi)容反復(fù)核對；在貨物交付之后，相關(guān)工作人員應(yīng)按照客戶的信用政策及時跟蹤款項。認真記錄回款情況，并及時就應(yīng)收款項的賬齡進行分析。財務(wù)部門應(yīng)執(zhí)行嚴格的定期對賬制度，按時與客戶核對賬目，相關(guān)的管理工作應(yīng)逐步完善，確保賬面清楚，責任劃分明確；針對每一筆款項都做好記錄，并經(jīng)常對其賬齡進行分析。

（三）事后控制部分：從欠款到追收的過程

1.欠款到追收。通常由大區(qū)經(jīng)理全面負責，由其安排到業(yè)務(wù)員個人身上。針對單一的大區(qū)經(jīng)銷商，可以由客服中心定期就相關(guān)款項進行溝通、催收。針對應(yīng)收款項，可以根據(jù)賬齡或難易情況進行分類，再具體分析，找出拖欠的原因，再次落實相關(guān)的催收政策。一般來說，應(yīng)收款項的時限不應(yīng)超過回款期限的1/3（當60天期限時，最后的收款期限為80天內(nèi)）；一旦出現(xiàn)超期的情況，就立刻采取催款行為。

2.對總量進行控制，并實行分級管理。財務(wù)部門主要負責計劃、考核與控制方面的工作。銷售人員應(yīng)積極回收賬款，為直接負責人，其回收情況應(yīng)納入績效考核中。充分利用電話、郵件、信函、走訪等多種催討方式：在約定回款日的一個周前與客戶接洽，預(yù)知其結(jié)款情況，并在結(jié)款當天按時到訪。

3.對已拖欠款項處理時的注意事項

檢查被拖欠款項的銷售文件是否齊備，向客戶提出提供拖款說明的要求，并積極收集信息驗證其真?zhèn)?；建立賬款催收預(yù)案。針對實際情況，設(shè)立三種追討文件，包括預(yù)告、警告與律師函，根據(jù)實際要求及時發(fā)出；告知客戶還款的最后期限及如未還款的后果；最后，應(yīng)積極借助法律手段來維護自身的權(quán)益，提出仲裁或訴訟。

三、應(yīng)收賬款管理的六項重點舉措

（一）資信調(diào)查與信用政策設(shè)計

一個客戶的欠賬風險，80%就在雙方?jīng)Q定合作時已經(jīng)決定了。企業(yè)應(yīng)多角度搜集客戶的有關(guān)信息，采用定性或定量的方式來評估其信息狀況。這些客戶的資料可以通過查閱其賬務(wù)報表來獲得，也可以通過銀行等方面來獲得，還可以通過與客戶有經(jīng)濟往來的組織機構(gòu)來獲得，盡可能的全面了解客戶，科學(xué)地評估其信用品質(zhì)。信用政策是在綜合考慮了利益、成本、風險之后，對客戶的誠信口碑、財務(wù)支付能力等方面的綜合分析后，判斷出客戶從屬的信用等級，從而依循不同的信用政策，借此減少企業(yè)方面所面臨的壞賬風險。

（二）合理設(shè)計合同條款

分析客戶的經(jīng)營模式，大型批發(fā)客戶則現(xiàn)金流應(yīng)該比較少，付款方式大多數(shù)為資金等價，如銀行承兌；終端銷售的客戶的現(xiàn)金能力比較強，其付款的方式多采用小額現(xiàn)金，應(yīng)針對此設(shè)計出可行的現(xiàn)金結(jié)算方式，同時也應(yīng)考慮現(xiàn)金結(jié)算的折扣比例；那些中等規(guī)模的客戶，他們的匯款方式多難以確定，因此，在每次簽訂合同的時候都應(yīng)明確說明匯款的方式與期限，清楚標注違約責任，客戶簽字蓋章認可。

回款的時間應(yīng)在雙方簽訂合同的時候確認，并明確標注若客戶不能按時回款所需承擔的后果，包括減少資信天數(shù)、商品折扣調(diào)整、扣減返利等，最大限度地避免客戶在回款時尋找諸多借口，一定要讓客戶提前備款。

（三）加強內(nèi)部風險教育

對一個企業(yè)而言，資金的風險是最大的風險。在應(yīng)收賬款方面，企業(yè)面對的最大風險是其自我意識不足。針對此，企業(yè)應(yīng)積極在內(nèi)部開展風險教育培訓(xùn)工作，并應(yīng)長期堅持下去。在于客戶往來的各個環(huán)節(jié)中，包括簽訂合同、應(yīng)收賬款管理與催收等方面，業(yè)務(wù)人員應(yīng)具備一定的技巧，企業(yè)在發(fā)貨與催收等方面應(yīng)建立完善的制度。在培訓(xùn)的過程中應(yīng)側(cè)重細節(jié)培訓(xùn)，確保每個業(yè)務(wù)人員都能夠了如指掌。針對客戶可能出現(xiàn)的情況，企業(yè)應(yīng)充分考慮與分析，并設(shè)計出科學(xué)的應(yīng)對方案，確保業(yè)務(wù)人員能夠從容地應(yīng)付客戶。有條件的企業(yè)可以針對催收業(yè)務(wù)設(shè)立專門的部門，不斷總結(jié)經(jīng)驗，對業(yè)務(wù)人員持續(xù)進行培訓(xùn)。

（四）科學(xué)地安排追款，建立管理制度

從實踐中看，應(yīng)收賬款的管理是一個系統(tǒng)的過程。要從傳統(tǒng)的等款、要款思路轉(zhuǎn)變?yōu)槎⒖?、追款上來。制定企業(yè)內(nèi)部的應(yīng)收賬款獎懲制度和針對客戶的應(yīng)收款獎懲制度，明確相應(yīng)的責任人，建立動態(tài)的評審和考評體系。

（五）采用應(yīng)收賬款融資以減少風險

應(yīng)收賬款質(zhì)押也是應(yīng)收賬款的一種融資方式，主要有三種方法：第一是抵借，第二是出售，第三是代理。利用應(yīng)收賬款融資有很多優(yōu)點：直接獲取資金，能夠使企業(yè)銷售額與應(yīng)收賬款的增長相適應(yīng)。代理機構(gòu)與銀行、公安、法院、保險等部門是密切聯(lián)系的，可以大大減少壞賬，即使發(fā)生了壞賬還可通過加入保險的途徑解決。但是采用應(yīng)收賬款融資是有一定的局限性的，必須以發(fā)達的市場信用為基礎(chǔ)。

（六）及時、妥善處理遺留問題。

業(yè)務(wù)開展本身就要面對許多問題，特別是隨著業(yè)務(wù)量增多，相關(guān)的問題也會增多。問題出現(xiàn)并不可怕，可怕的是沒有及時解決問題，導(dǎo)致問題不斷惡化，最終對業(yè)務(wù)發(fā)展產(chǎn)生不利影響，甚至危及企業(yè)的發(fā)展。對企業(yè)來說，其新老業(yè)務(wù)交接的過程更為敏感，一定要妥善處理問題，降低不良影響。一旦雙方合作出現(xiàn)問題，一定要及時解決，避免問題惡化。業(yè)務(wù)人員無法解決的問題，應(yīng)及時上報給上級部門，力求在最短的時間內(nèi)解決問題。

隨著企業(yè)的做大做強，賒銷肯定不可避免，應(yīng)收賬款的管理將成為企業(yè)銷售過程中的重要工作內(nèi)容。該方面的工作具有一定的系統(tǒng)性，需依賴企業(yè)的創(chuàng)新精神，不斷優(yōu)化管理方式。企業(yè)對內(nèi)部應(yīng)加強培訓(xùn)與教育工作，提升控制力度，健全相關(guān)的制度，對外部客戶應(yīng)加強信用管理，及時獲取客戶的信息資料并加以分析，確保企業(yè)自身的經(jīng)營風險降到最小，從而得以長遠發(fā)展。