高職院校教學(xué)秘書隊伍建設(shè)的探討與研究

周晨露

摘 要：教學(xué)管理隊伍的發(fā)展是一個系統(tǒng)工程，涉及到多方面的工作，高職院校教學(xué)質(zhì)量水平的提高，不僅需要教學(xué)手段的創(chuàng)新，還需要有效的教學(xué)管理工作，教學(xué)秘書是教學(xué)管理鏈中不可或缺的一環(huán)，作為最基層的教學(xué)管理人員，教學(xué)秘書起著非常重要的溝通橋梁作用。據(jù)當前調(diào)查，教學(xué)秘書隊伍在教學(xué)管理隊伍問題尤為突出，且對教學(xué)秘書領(lǐng)域存在問題的研究較少。該文從調(diào)查和分析高職院校教學(xué)秘書隊伍的現(xiàn)狀入手，對其背后出現(xiàn)的深層次問題進行了深入分析，并提出了一些合理可行的方案。

關(guān)鍵詞：高職院校 教學(xué)秘書 教學(xué)管理 隊伍建設(shè)

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）08（c）-0250-02

高職院校教育教學(xué)質(zhì)量水平的提高，需要我們對教學(xué)工作以及教學(xué)手段的創(chuàng)新，同時還需要合理的教學(xué)管理工作，教學(xué)秘書是教學(xué)管理隊伍中的一支中堅力量，作為最基層的教學(xué)管理者，教學(xué)秘書起著溝通的主要作用。目前國內(nèi)對教學(xué)秘書隊伍存在問題方面的研究概括起來主要分為：教學(xué)秘書隊伍管理缺乏規(guī)范化，崗位缺乏專業(yè)性，工作效率較低，缺乏創(chuàng)新意識，再教育機會較少，職業(yè)發(fā)展與培養(yǎng)被淡化，直接導(dǎo)致教學(xué)秘書工作缺乏積極性和主動性。該文從調(diào)查和分析上海農(nóng)林職業(yè)技術(shù)學(xué)院及其他幾所兄弟高職院校教學(xué)秘書隊伍建設(shè)的基本現(xiàn)狀著手，深入分析問題背后更加深層次的原因，提出合理可行的解決對策和有效措施，討論和探究了高職院校教學(xué)秘書隊伍的建設(shè)。

1 隊伍建設(shè)的基本現(xiàn)狀及存在問題分析

1.1 基本現(xiàn)狀分析

從年齡結(jié)構(gòu)來看：調(diào)查人員平均年齡為34歲，可見教學(xué)秘書隊伍中青年居多。盡管中青年人在工作中頭腦比較活躍，不過缺乏閱歷，處理突發(fā)事情能力稍弱。從專業(yè)背景來看：教學(xué)秘書應(yīng)具備一定的教育知識，才能更好地適應(yīng)工作的需要，但調(diào)查的狀況是，具有教育管理方面專業(yè)背景的人員很少，大多數(shù)所學(xué)專業(yè)與目前崗位的不相關(guān)。在職稱方面：都處于中級職稱或以下，這些結(jié)果說明了教學(xué)秘書隊伍在能力和專業(yè)知識等方面都較為薄弱。

教學(xué)秘書崗位設(shè)置沒有明確的要求也是現(xiàn)狀之一，很多剛踏入校門的教師在教學(xué)秘書崗位完成見習(xí)期，而后就轉(zhuǎn)崗去做專職教師了，人心不穩(wěn)，流動性相對較大。教學(xué)秘書忙于處理各種繁亂的教學(xué)事務(wù)，不知道自己職業(yè)的發(fā)展空間，崗位的重要性沒有得到充分的重視也是導(dǎo)致現(xiàn)在隊伍流動性較大的重要因素。教學(xué)秘書隊伍整體隊伍年齡結(jié)構(gòu)不合理，沒有形成合理的年齡梯隊，造成教學(xué)管理工作脫節(jié)。

1.2 主要存在問題分析

1.2.1職業(yè)倦怠感增強

在調(diào)查中顯示，教學(xué)秘書都能比較好地完成本職工作。但是由于工作的壓力太大，突發(fā)的事情太多，大部分都表現(xiàn)出來職業(yè)倦怠。由于高等院校招生規(guī)模在大幅增長，增強了系部教學(xué)管理工作的難度。日常的教學(xué)秘書工作相當繁雜，從預(yù)排課、調(diào)停課、定教材到考務(wù)工作、歸檔整理以及外聘教師工作量的核算等等，都離不開教學(xué)秘書。工作略有疏忽就會影響教學(xué)的秩序，造成教學(xué)事故，這給教學(xué)秘書的心理造成了極大的壓力，他們經(jīng)常疲于應(yīng)付各種工作，導(dǎo)致了個人水平很難提高。還要不停的跟老師和學(xué)生協(xié)調(diào)溝通，人際關(guān)系比較復(fù)雜，工作難度很大。

1.2.2 創(chuàng)新能力偏弱

在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，教學(xué)秘書接受過教學(xué)管理專業(yè)知識培訓(xùn)的比例比較低，而且絕大部分在最近的3年中沒有教科研成果?？蒲袆?chuàng)新能力的強弱是衡量一個職業(yè)群體業(yè)務(wù)素質(zhì)高低的標志，也是一個職業(yè)群體專業(yè)化發(fā)展程度的標志[1]。教學(xué)秘書忙于應(yīng)付各項事務(wù)，難以自主更新知識，適應(yīng)需要。然而，運用信息化手段加強教學(xué)秘書工作的管理，是形勢所迫。教學(xué)秘書幾乎沒有機會參與和工作直接相關(guān)的項目的研究，造成了教學(xué)秘書隊伍整體的創(chuàng)新能力薄弱。

1.2.3 隊伍穩(wěn)定性較差

從調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，大部分都不愿意從事教學(xué)秘書工作，并希望轉(zhuǎn)崗。其中工作繁忙責(zé)任重大、晉升空間小是造成整個隊伍穩(wěn)定性不佳的根本原因。教學(xué)秘書平時默默無聞，無論是個人的能力還是工作的價值都不容易被別人了解和認可。目前在國內(nèi)許多高職院校中，教學(xué)秘書被認為只是辦雜事的、跑腿的，福利待遇和職業(yè)聲望均不高，在職位晉升、職稱評定、培訓(xùn)進修、評獎評優(yōu)等方面都處在相對弱勢地位，待遇與工作效益不相平衡，這些直接影響到工作的積極主動性。這樣一來，教學(xué)秘書無法安心本職工作，也就造成了隊伍不穩(wěn)定的現(xiàn)狀。

2 教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的內(nèi)涵與作用

2.1 常規(guī)教學(xué)管理、穩(wěn)定教學(xué)秩序的作用

學(xué)院教學(xué)管理的指示教學(xué)秘書要堅決貫徹，對接收到的文件、通知等在第一時間快速、準確地轉(zhuǎn)達給系部主任、相關(guān)任課教師和學(xué)生，以確保教學(xué)秩序正常、有序進行。系部老師調(diào)、停課，等級考試報考，期末材料收集等常規(guī)性的工作都應(yīng)該及時準確地讓相關(guān)任課教師和學(xué)生知道。教學(xué)秘書還需有處理突發(fā)的教學(xué)事件的能力，對教學(xué)管理工作給予力所能及的幫助。教學(xué)管理工作是一類非常復(fù)雜的事務(wù)性工作，教學(xué)秘書執(zhí)行著領(lǐng)導(dǎo)層的決策，幫襯系部教學(xué)管理的運行，責(zé)任重大。

2.2 溝通的橋梁作用

教學(xué)秘書要學(xué)會借助有效的手段協(xié)調(diào)系部與各部門的關(guān)系，建立起相互合作、相互促進，融洽和諧的關(guān)系。教學(xué)秘書要涉及教務(wù)處與教師之間、教師與教師之間、教師與學(xué)生之間的溝通和傳達，要在現(xiàn)有的環(huán)境和條件下，盡可能地滿足每位老師和學(xué)生的合理需要，為他們提供服務(wù)。教學(xué)管理工作涉及方方面面，是信息傳遞反饋的重要渠道，更是保證教學(xué)工作正常運行的關(guān)鍵所在。

2.3 得力助手的作用。

提高教學(xué)質(zhì)量的前提和基礎(chǔ)，是加強日常的教學(xué)管理工作，教學(xué)秘書作為各系部主任的助手，因日常教學(xué)事務(wù)性工作較多，系部領(lǐng)導(dǎo)又無力承擔(dān)所有，這就需要教學(xué)秘書協(xié)助處理。同時，教學(xué)秘書要在新課程安排、期未教學(xué)材料檢查和考核方面給系部領(lǐng)導(dǎo)提供參考意見，貫徹實施教學(xué)管理任務(wù)，根據(jù)教學(xué)要求，使教學(xué)工作井井有條地進行。教學(xué)秘書的工作起到協(xié)調(diào)、溝通、平衡作用，也給正常的教學(xué)運行起到了保障作用。

2.4 管理信息和資料的作用

教學(xué)秘書要全面了解教學(xué)管理的資料和文件，并分類存儲，對于系部的教學(xué)計劃、授課計劃、教學(xué)大綱、課表等都要做好整理和歸檔工作，方便教學(xué)管理。教學(xué)管理信息的長期對穩(wěn)定系部的教學(xué)秩序具有非常重要的作用。

一直以來，不少人認為基層教學(xué)管理只是一般的操作過程，這是對基層教學(xué)管理工作認識的嚴重偏差。

3 提高教學(xué)秘書水平及隊伍穩(wěn)定性的舉措

3.1 學(xué)院重視教學(xué)秘書的合理訴求，保證隊伍穩(wěn)定與發(fā)展。

3.1.1 科學(xué)配備，穩(wěn)定隊伍

教學(xué)秘書是高職院校中極其重要的隊伍。系部的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該堅持“以人為本”的思想，重視教學(xué)秘書的工作，給予教學(xué)秘書一定的人文關(guān)懷，保證隊伍的穩(wěn)定發(fā)展。同時要優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，科學(xué)的配備人數(shù)。應(yīng)根據(jù)實際情況把教學(xué)秘書的工作量化，制定出合理的工作標準。在學(xué)生較多的系部，可以借鑒輔導(dǎo)員隊伍配置的方法，教學(xué)秘書數(shù)量要根據(jù)學(xué)生比例進行配備。只有科學(xué)設(shè)崗才能穩(wěn)定隊伍使教學(xué)管理工作有序、高效地進行[2]。教學(xué)秘書工作也可以引進一部分有教育管理學(xué)專業(yè)背景的人才，這樣可以保證教學(xué)管理水平正常發(fā)揮和實施教學(xué)質(zhì)量正常監(jiān)控。

3.1.2 完善制度，加強培訓(xùn)

教學(xué)秘書隊伍建設(shè)要有配套的制度體系來保障，科學(xué)的安排教學(xué)秘書職業(yè)規(guī)劃。只有制度明確了，才能按照崗位的內(nèi)容和職責(zé)來辦事，并得到相應(yīng)的待遇。學(xué)校應(yīng)該給業(yè)務(wù)能力強的教學(xué)秘書在評聘高一級別職稱時優(yōu)先考慮，對在此崗位工作已滿一定年限且希望轉(zhuǎn)崗的人員優(yōu)先安排轉(zhuǎn)崗，給與激勵政策，支持學(xué)歷的進修，解決后顧之憂。對于教學(xué)秘書崗位的工作人員來說，確定的工作前景無疑是最重要的一顆定心丸[3]。通過一系列制度的保障吸引更多人才加入進來。此外，通過培訓(xùn)、組織教學(xué)秘書與其他單位的相關(guān)人員接觸交流，學(xué)習(xí)別人的先進經(jīng)驗，提高自身管理水平。

3.2 自身努力學(xué)習(xí)， 提高教學(xué)秘書綜合水平

3.2.1 重視政治素質(zhì)與職業(yè)道德

教學(xué)秘書要有較高的政治素質(zhì)，正確認識自己所從事工作的意義，努力掌握現(xiàn)代教育思想。不斷提升思想素質(zhì)、增強責(zé)任感，樹立“先做人后做事”的觀念。此外，要有崇高的職業(yè)道德，教學(xué)秘書是決策的執(zhí)行者，所從事的工作大多是一些日常繁瑣的事務(wù)，因此必須具有責(zé)任感和奉獻精神。

3.2.2 提高自身能力水平與創(chuàng)新能力

提高教學(xué)秘書的綜合水平要求教學(xué)秘書自身加強學(xué)習(xí)，教學(xué)秘書的工作在學(xué)校教學(xué)管理中非常重要，必須具備專業(yè)知識，包括創(chuàng)新能力、文書能力、口頭表達能力、計算機能力等，并及時做好總結(jié)及規(guī)劃，不斷完善自己的知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)能力，具有較強的判斷力，才能保持教學(xué)管理的正常有序進行。

3.2.3 完善心理素質(zhì)與處理人際關(guān)系能力

教學(xué)秘書既要傳達上級教學(xué)管理部門的文件，又要為系部的師生服務(wù)， 要求教學(xué)秘書在日常工作中必須具備良好的心理素質(zhì)。教學(xué)秘書要經(jīng)常保持開朗的心情，以積極向上的工作態(tài)度感染學(xué)生和老師，以友好、寬容的態(tài)度與人相處，建立融洽和諧的互動合作關(guān)系。

4 結(jié)語

該文根據(jù)對高職院校教學(xué)秘書的定量調(diào)研數(shù)據(jù)及相關(guān)結(jié)果，提出提升教學(xué)秘書教學(xué)管理水平的對策。通過對高職院校教學(xué)秘書隊伍現(xiàn)狀及存在問題的研究和探索，提出提高教學(xué)秘書水平的措施及教學(xué)秘書隊伍建設(shè)的相關(guān)建議，從而不斷提高高職院校整體教學(xué)管理水平，保證教學(xué)工作穩(wěn)定、高效地開展。加強一線教學(xué)秘書隊伍建設(shè)具有非常重要的現(xiàn)實意義[4]，不僅能提升學(xué)院的教學(xué)管理水平，增強其核心競爭力，而且充分發(fā)揮教學(xué)秘書的工作能效，還可以為學(xué)院以后的教學(xué)工作發(fā)揮更大的作用。

參考文獻

[1] 徐亞，孫雪燕.高職院校系部教學(xué)秘書現(xiàn)狀調(diào)查及思考——以江蘇城市職業(yè)學(xué)院為例[J].當代職業(yè)教育，2013（11）：88-90.

[2] 甄軍芳，徐志先.高職院校系部秘書隊伍建設(shè)存在的問題及對策——以石家莊職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例[J].石家莊職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2013（3）：61-64.

[3] 姜思佳.高職院校教學(xué)秘書工作分析[J].科教導(dǎo)刊（上旬刊），2011（8）：182-183.

[4] 沈志英.高職院校一線教學(xué)秘書隊伍建設(shè)探討[J].湖州職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2012（3）：74-76.