基于財務(wù)共享服務(wù)的會計工作規(guī)范化管控體系研究與實踐

彭凱

摘要：財務(wù)共享服務(wù)的出現(xiàn)潛移默化地影響了整個財務(wù)行業(yè)的發(fā)展，財務(wù)共享管理模式帶來了管控能力的加強、成本的降低和服務(wù)質(zhì)量的提高，已經(jīng)成為企業(yè)提高競爭力、獲取競爭優(yōu)勢的一種重要的管理方式。本文基于財務(wù)共享服務(wù)對會計工作規(guī)范化的作用，較為詳細地研究了財務(wù)共享服務(wù)下會計工作規(guī)范化管控的體系，并以典型案例說明了共享服務(wù)對推進會計工作規(guī)范化所取得的效果。

關(guān)鍵詞：財務(wù)共享服務(wù) 會計工作規(guī)范化 管控體系

經(jīng)營成果的精確計量是財務(wù)管理的基石，而會計核算工作的標準化與規(guī)范化又是會計信息及時、準確的基礎(chǔ)，是內(nèi)部控制體系切實發(fā)揮作用的保障，是科學、正確決策的必要支撐條件。近幾年，國網(wǎng)青海省電力公司統(tǒng)一了會計政策、會計科目和核算流程，會計核算的標準化、規(guī)范化工作取得了顯著效果，會計基礎(chǔ)工作得到了有效加強，會計信息的真實性和完整性得到了有效提高。

一、企業(yè)會計核算規(guī)范化面臨的挑戰(zhàn)

隨著管理精細化水平、信息化水平不斷提升，青海公司的會計核算工作也面臨著一系列新的挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是會計核算和財務(wù)管理標準尚未做到完全規(guī)范化，各單位使用的財務(wù)單據(jù)樣式、財務(wù)審批權(quán)限與流程、原始憑證明細要求等均存在一定差異，會計工作標準化、規(guī)范化水平低；二是分子公司數(shù)量多，省公司對基層單位會計工作缺乏有效的監(jiān)控手段，導致會計核算業(yè)務(wù)整體規(guī)范化水平不高；三是會計工作水平在很大程度上依賴于會計人員的個人能力，而基層單位會計人員的業(yè)務(wù)水平參差不齊，導致各單位財務(wù)數(shù)據(jù)的質(zhì)量和決策支持的能力存在較大差異。

二、財務(wù)共享服務(wù)對會計核算規(guī)范化的推進作用

為了應(yīng)對挑戰(zhàn)，公司不斷探索新的財務(wù)管理模式。2012年，公司開展了財務(wù)共享服務(wù)的研究與嘗試，建立了財務(wù)共享服務(wù)中心。財務(wù)共享服務(wù)與會計工作規(guī)范化是相輔相成的，一方面共享服務(wù)的實施效果很大程度上依賴于會計工作規(guī)范化程度；另一方面共享服務(wù)體系建設(shè)又是推進會計工作不斷規(guī)范的動力之源。財務(wù)共享服務(wù)對會計工作規(guī)范化的促進作用主要表現(xiàn)在以下兩方面：

一是通過建設(shè)過程統(tǒng)一標準。在財務(wù)共享服務(wù)建設(shè)過程中，為了保證業(yè)務(wù)操作的統(tǒng)一性，納入集中共享的業(yè)務(wù)必須進行標準化、規(guī)范化，逐步做到標準統(tǒng)一、流程統(tǒng)一、單據(jù)統(tǒng)一、要求統(tǒng)一，實現(xiàn)業(yè)務(wù)操作規(guī)范化。

二是通過集中處理加強落實。財務(wù)共享服務(wù)實現(xiàn)了將分散的會計核算業(yè)務(wù)集中處理。共享中心的會計核算人員經(jīng)過集中培訓后，統(tǒng)一按照標準化、規(guī)范化的操作要求執(zhí)行，保證了規(guī)范化規(guī)定的有效落實。

三、基于財務(wù)共享服務(wù)的會計工作規(guī)范化管控體系

（一）建設(shè)思路

青海公司在財務(wù)共享服務(wù)建設(shè)過程中，構(gòu)建了以財務(wù)共享服務(wù)為基礎(chǔ)的會計工作標準化、規(guī)范化管控體系，形成了“三個管控機制和兩個支撐體系”，即：動態(tài)完善機制、多級監(jiān)控機制、考核評價機制、信息系統(tǒng)支撐和操作規(guī)范支撐（見圖1）。

第一，動態(tài)完善機制。在財務(wù)共享服務(wù)建設(shè)和運行過程中，通過實時監(jiān)控和動態(tài)評估，監(jiān)測會計工作在標準化、規(guī)范化方面存在的缺陷，實時進行完善，形成動態(tài)完善機制。

第二，多級監(jiān)控機制。“兩級監(jiān)控”，即省公司對共享中心的會計工作規(guī)范化情況進行監(jiān)控，共享中心對基層單位進行監(jiān)控；“雙向監(jiān)控”，即共享中心對基層單位進行監(jiān)控的同時，基層單位對共享中心進行監(jiān)控。

第三，考核評價機制。對共享中心和基層單位會計工作規(guī)范化情況進行考核，形成管理閉環(huán)。

第四，信息系統(tǒng)支撐。一方面將會計工作標準和規(guī)范固化在信息系統(tǒng)中，形成強制執(zhí)行機制；另一方面，通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)上述監(jiān)控與考核機制，提高管理精細化水平和效率。

第五，操作規(guī)范支撐。編制共享中心業(yè)務(wù)操作手冊，加強共享中心操作規(guī)范性。

（二）動態(tài)完善機制

為了確保財務(wù)共享服務(wù)能夠在推進會計工作規(guī)范化方面切實發(fā)揮作用，青海公司建立了制度化、長效化的動態(tài)完善機制，實時監(jiān)控會計工作制度、流程中存在的缺陷，以及執(zhí)行過程中存在的問題，隨時補充完善。動態(tài)完善機制包括三方面內(nèi)容：

1.建立組織體系

省公司財務(wù)部牽頭組建會計核算規(guī)范化工作小組。工作小組由省公司財務(wù)部主管核算工作的主任擔任組長，會計處處長擔任副組長，成員包括財務(wù)共享服務(wù)中心負責人、各單位會計核算業(yè)務(wù)負責人。工作小組的主要職責：一是評估會計工作相關(guān)制度、流程等是否滿足規(guī)范性管理要求，每年至少評估一次；二是組織會計工作規(guī)范性相關(guān)制度與流程的修訂、增補工作；三是檢查相關(guān)制度的執(zhí)行落實情況。

2.規(guī)范操作流程

與財務(wù)共享服務(wù)體系的完善同步，青海公司建立了會計工作規(guī)范性相關(guān)制度與流程的完善、修訂機制，包括定期機制和問題驅(qū)動機制兩類：

（1）定期完善機制：每年由工作小組組織對會計核算相關(guān)制度、流程、科目、政策等進行評估，根據(jù)評估結(jié)果開展完善、修訂工作，并對完善后的效果進行跟蹤、分析。

（2）問題驅(qū)動機制：共享中心及各單位在會計工作中發(fā)現(xiàn)標準化、規(guī)范化方面的問題均可通過監(jiān)控機制、“呼叫與響應(yīng)中心”提交至工作小組。對于緊急問題，工作小組隨時組織分析，制訂解決方案，及時調(diào)整執(zhí)行；對于非緊急問題，每月進行匯總，提出解決方案，并對制度、流程等進行修訂。

（三）多級監(jiān)控機制

1.兩級監(jiān)控機制

（1）監(jiān)控方式。第一級：省公司財務(wù)部通過定期與不定期財務(wù)檢查、會計工作規(guī)范性調(diào)研、不規(guī)范事項記錄等方式對共享服務(wù)中心會計核算規(guī)范性進行監(jiān)控。第二級：共享服務(wù)中心在賬務(wù)處理過程中對基層單位相關(guān)會計工作的規(guī)范性進行監(jiān)控，對出現(xiàn)的不規(guī)范事項進行記錄，定期向省公司財務(wù)部反饋。

（2）監(jiān)控內(nèi)容。監(jiān)控的內(nèi)容是納入共享服務(wù)的、會計核算相關(guān)業(yè)務(wù)的規(guī)范性，如：單據(jù)使用正確性、審批程序完備性、原始憑證完整與合規(guī)性、報賬合規(guī)性等。

2.雙向監(jiān)控機制

財務(wù)共享服務(wù)中心承擔了公司主要的會計核算工作，是會計工作規(guī)范的重點。青海公司在財務(wù)共享服務(wù)體系中設(shè)置了“雙向監(jiān)控”機制，在共享中心監(jiān)控基層單位的同時，基層單位也要監(jiān)控共享中心業(yè)務(wù)處理的規(guī)范性。發(fā)現(xiàn)不規(guī)范事項時實時記錄、反饋、考核。

（四）考核評價機制

為了確保會計規(guī)范性相關(guān)的制度、流程得到切實落實，公司建立了會計工作規(guī)范性考核評價機制。

1.考核評價內(nèi)容

公司對共享中心及基層單位設(shè)置了三類共十個考核評價指標，并制定了相應(yīng)的目標值，保證會計核算業(yè)務(wù)的及時、正確、規(guī)范（見表1）。

2.考核評價周期：按月進行統(tǒng)計分析，按月通報；按季度進行考核，考核結(jié)果與各單位的獎懲激勵機制相銜接，形成管理閉環(huán)。

3.考核評價機構(gòu)：評價考核由省公司財務(wù)部負責組織，考核結(jié)果反饋至各單位財務(wù)部和人力資源部，由人力資源部兌現(xiàn)。

（五）信息系統(tǒng)支撐

對于部分會計科目選擇、憑證摘要填寫等能夠標準化、規(guī)范化的會計核算工作，公司建立、拓展了單據(jù)與科目、憑證摘要的映射關(guān)系，在業(yè)務(wù)單據(jù)推送過程中自動生成會計分錄及憑證摘要，進一步減少人為判斷過程，降低了因會計人員工作失誤而導致信息缺失及核算差錯。

公司在《會計核算手冊》的基礎(chǔ)上，細化會計核算場景、提煉各類明細業(yè)務(wù)的會計處理模版，從2010年至今共有57個模板固化到系統(tǒng)中，保證了相同業(yè)務(wù)會計處理的唯一性，保障了會計報表的質(zhì)量。

（六）操作規(guī)范支撐

為了提高共享中心和基層單位會計工作的規(guī)范性，公司編制了《財務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)操作手冊》，用于規(guī)范共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)操作。

《操作手冊》的編制目的是為了解決財務(wù)共享服務(wù)中心人員輪崗較快與服務(wù)質(zhì)量要求高之間的矛盾。共享中心新上崗的人員通過查閱“傻瓜式”的操作手冊，能夠在短時間內(nèi)熟悉業(yè)務(wù)流程和操作要求?！恫僮魇謨浴芬约{入財務(wù)共享服務(wù)的業(yè)務(wù)流程為主線進行編制，包括20類，共112個流程。每個流程的規(guī)范包括以下內(nèi)容：會計分錄、憑證摘要、必須的原始憑證附件、財務(wù)審核的內(nèi)容、業(yè)務(wù)操作流程等。

四、共享服務(wù)對推進會計工作規(guī)范化的效果

對于企業(yè)集團而言，如何有效地提高會計工作的規(guī)范化、標準化水平是財務(wù)管理工作中的難點。青海公司在開展財務(wù)共享服務(wù)的過程中，總結(jié)出了一套行之有效的會計工作規(guī)范化管理體系，取得了顯著的效果。

（一）制度體系的規(guī)范化水平顯著提升

財務(wù)共享服務(wù)體系的建設(shè)和實施過程，就是會計工作逐步規(guī)范、標準的過程。公司通過開展財務(wù)共享服務(wù)，建立了會計工作規(guī)范性動態(tài)完善機制，形成了良性循環(huán)。通過共享服務(wù)體系建設(shè)，公司統(tǒng)一了線下單據(jù)、審批流程，進一步規(guī)范了原始憑證、財務(wù)審核要求、會計分錄、憑證摘要，加強了公司會計核算流程、單據(jù)和憑證的標準化與規(guī)范性，提高了會計信息的完整性與準確性。

（二）標準與規(guī)范的執(zhí)行力顯著提升

加強制度規(guī)范的執(zhí)行性是標準化、規(guī)范化建設(shè)的核心。公司充分發(fā)揮財務(wù)共享服務(wù)“業(yè)務(wù)集中處理”的優(yōu)勢，建立了多級監(jiān)控機制，實現(xiàn)了“規(guī)范制訂、規(guī)范執(zhí)行和規(guī)范監(jiān)控”既相互分離又相互融合，相互制約、相互促進，保證了標準與規(guī)范的落實。同時，公司通過信息系統(tǒng)固化、操作手冊規(guī)范等方式，采用多種方法與手段強化執(zhí)行機制，解決了標準化、規(guī)范化過程中“有制度、難落實”的痼疾，標準與規(guī)范的執(zhí)行力顯著加強。

（三）內(nèi)部控制力度顯著加強

在財務(wù)共享服務(wù)中心成立之前，財務(wù)風險的內(nèi)部控制主要依賴于各基層單位，省公司主要采用事前制度規(guī)范、事后監(jiān)督檢查的方式強化執(zhí)行，難以做到過程控制。開展財務(wù)共享服務(wù)之后，內(nèi)部控制措施植入了共享中心的日常業(yè)務(wù)處理流程，共享中心在日常工作中對各單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的合法合規(guī)性、審批流程的完整性、單據(jù)的真實性進行控制，控制行為更標準、控制過程更集中，使得相關(guān)的各項控制措施落到實處，內(nèi)部控制力度明顯加強。

（作者單位：國網(wǎng)青海省電力公司財務(wù)資產(chǎn)部）