試論加強(qiáng)人事檔案管理工作的幾點建議

劉雨竹

摘 要：人事檔案的管理工作是面向所有具有人事檔案人員的一種服務(wù)性質(zhì)的工作，通過對檔案的管理及整理，記載具有檔案人員的成長歷程，追蹤其社會動態(tài)。通過檔案管理工作，可以發(fā)揮對相關(guān)人員的激勵與提高層次的作用。加強(qiáng)人事檔案的管理，可以更大限度提升檔案在工作中的作用，也是做好干部工作的必要準(zhǔn)備。因此，為做好相關(guān)工作，該文提出了幾點建議，希望有裨益于實現(xiàn)人事制度的深化改革。

關(guān)鍵詞：人事檔案 管理工作 建議

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）12（c）-0165-01

近些年來，伴隨科技的飛速發(fā)展，人們生活水平的日益提高，城市之間的人員流動量逐漸加大，相關(guān)的人事檔案管理工作的難度也日益加大，隨著人事體制制度的不斷改革和深入，人事檔案的相關(guān)管理工作也需要進(jìn)行更深入的研究與管理，使之能夠適應(yīng)當(dāng)今社會的發(fā)展，緊跟社會發(fā)展的步伐。人事檔案的管理工作是按照國家有關(guān)的政策法規(guī)，對從事人員的相關(guān)工作經(jīng)歷及成就進(jìn)行總結(jié)和歸納的具有具體化性質(zhì)的個人資料，具有代表性、真實性和可靠性[1]。它可以一定程度上反應(yīng)出一個人的工作水平、精神面貌及思想素質(zhì)等方面。正是通過這些資料的記載，為選拔優(yōu)秀人才及干部提供了可靠的依據(jù)。但是就目前人事檔案的發(fā)展?fàn)顩r來看，還有許多不足的地方需要改正，有待提高。其中也包括硬件設(shè)施的不健全，還有相關(guān)軟件設(shè)施的不足，如缺乏真正懂得人事檔案管理工作的優(yōu)秀人才。這些因素使得在檔案管理的過程中，缺乏創(chuàng)新，相關(guān)管理制度沒有進(jìn)行合理化的完善，人事檔案整理工作不及時等問題仍然存在。為此，進(jìn)一步提高人事檔案管理工作首先要解決這些問題。

1 制定檔案管理目標(biāo)

1.1 保證人事檔案的真實性、完整性

個人檔案內(nèi)容的真實性是進(jìn)行人事檔案工作的前提基礎(chǔ)，這對后續(xù)工作有著重要的意義。檔案的真實及完整性充分體現(xiàn)了職工干部的工作狀態(tài)及精神面貌，也可以使相關(guān)部門提拔有能力的干部時，進(jìn)行準(zhǔn)確的定位及相關(guān)評估，做出更接近個人實際情況的判斷。因此可以看得出來，這個關(guān)系到每個人自身利益的人事檔案，更是關(guān)乎個人仕途的人事檔案。這樣具有重要性的人事檔案其內(nèi)容的真實性是非常重要的，一旦因為檔案內(nèi)容的不真實，影響了真正具有能力和水平的人在仕途上面的發(fā)展，這不僅僅對有能力的人是一項損失，更是對社會的嚴(yán)重?fù)p失，使社會沒有能夠充分發(fā)揮培養(yǎng)人才的目的，發(fā)揮其社會價值。這就要求從事檔案管理的相關(guān)人員認(rèn)真對有關(guān)人員的檔案進(jìn)行核實、整理，使其個人檔案能夠充分反映這個人的實際工作能力和水平。但值得注意的是，將所有檔案資料整理入冊并不意味著檔案整理工作就此順利結(jié)束，檔案是隨著個人的工作經(jīng)歷及事業(yè)發(fā)展所改變的，因此對個人檔案的管理要隨時改變、隨時建立，使個人的檔案完善，把個人的閱歷及經(jīng)歷都體現(xiàn)在個人檔案中，這樣個人的檔案也就隨之豐富起來。

1.2 實現(xiàn)人事檔案管理的目的

實現(xiàn)人事檔案管理工作的既定目標(biāo)，是在檔案管理工作方面實現(xiàn)質(zhì)的進(jìn)步。這一定程度上使目前人事制度的管理實現(xiàn)體制化、規(guī)范化、科學(xué)化的道路。這也為社會的建設(shè)提供了有利的資源和保障。為此進(jìn)行人事檔案的管理工作有幾點亟需注意[2]。

1.2.1 按程序歸檔

檔案內(nèi)資料的收集及整理要按照程序進(jìn)行，把材料整理后歸檔。按照個人工作經(jīng)驗及歷程將相關(guān)證明材料納入個人的人事檔案中，在個人檔案中能夠突出本人的實際業(yè)務(wù)水平的資料都要放入其中，以待在以后選拔干部的時候作為一項有力的參考依據(jù)。并且要做到檔案的更新要及時，隨時變動隨時更新，緊跟個人的社會腳步，同步個人業(yè)績。整理完相關(guān)資料要按照有關(guān)要求，將檔案交給檔案存放處進(jìn)行檔案存檔的管理，對于檔案內(nèi)容要求字跡清晰，手續(xù)完備，并且對于組織上形成的證明材料需要有相應(yīng)的組織印章、任免資料以及聘用信息。如有審批表等一系列文件需要有相應(yīng)批準(zhǔn)機(jī)關(guān)的單位名稱、時間及文件編號等信息。個人書寫的證明材料需要本人簽名及資料形成的時間，需要一一將這些材料按照歸檔程序裝入檔案。

1.2.2 檔案規(guī)范化整理

檔案管理的工作人員要做到對人事檔案規(guī)范管理，對人事檔案定期進(jìn)行核實及整理，及時糾正有問題的檔案，如不該納入人事檔案的資料應(yīng)該剔除，缺少的人事檔案資料需要補(bǔ)充進(jìn)去，如發(fā)現(xiàn)虛假資料需要按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，對檔案的真實性進(jìn)行嚴(yán)格審查，杜絕虛假資料。一旦發(fā)現(xiàn)問題需要及時上報，向相關(guān)部門反應(yīng)情況，按照規(guī)定進(jìn)行處理。

1.2.3 建立符合標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)施

檔案管理的相關(guān)設(shè)施進(jìn)行升級及更新，追隨社會的步伐及大眾的需求。要配備專門的庫房進(jìn)行管理，設(shè)置專門的檔案盒、檔案紙及打孔機(jī)等相關(guān)配備用品。還要配置除去空氣中的濕氣的空調(diào)，以防止紙質(zhì)的檔案發(fā)霉等情況發(fā)生。而且還要配置專門的防火、防蟲等設(shè)施，保證人事檔案的安全性。

2 增強(qiáng)檔案信息化管理水平

提高檔案的管理水平及能力是實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的最高目標(biāo)，可以充分利用人事檔案對個人工作經(jīng)歷的整理為人事部門的工作提供便利。為提升工作效率及管理水平，當(dāng)務(wù)之急就是要使檔案管理加快信息化進(jìn)程。要使計算機(jī)在檔案管理過程中發(fā)揮其自身優(yōu)勢。建立電子檔案，實現(xiàn)電子信息化的檔案管理。建立個人的檔案系統(tǒng)及人事檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)各省市的聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用及查詢。這樣就可以對人事檔案進(jìn)行動態(tài)跟蹤，省時省力，便于管理人員的輸入與信息的提取，實現(xiàn)將固定的人事資料變成可以靈活更新的動態(tài)化信息。設(shè)置專人專戶的賬號信息，可以確保檔案的真實性，內(nèi)容準(zhǔn)確可靠。

3 增強(qiáng)檔案管理人員整體素質(zhì)

加強(qiáng)檔案管理人員的整體素質(zhì)是實現(xiàn)人事檔案管理工作高效率及高質(zhì)量的重要保證。要實現(xiàn)整體素質(zhì)的提高就需要不斷努力地學(xué)習(xí)一些技能，能夠應(yīng)用到實際工作當(dāng)中去，不僅如此，還要堅定自己的工作準(zhǔn)則，因為人事檔案涉及切身的利益，需要有關(guān)人員有較強(qiáng)的責(zé)任心，更高的原則性，否則就不能勝任人事檔案的管理工作。從業(yè)人員要有高尚的職業(yè)操守，管理人員應(yīng)該具有清正廉潔的品德，多聽取不同意見及見解，來彌補(bǔ)工作的不足，樂于奉獻(xiàn)，嚴(yán)于律己，使自己處于服務(wù)于人的工作態(tài)度中。并且樹立好正確的人生觀、價值觀。了解及掌握相關(guān)人事檔案管理的法律法規(guī)，及時關(guān)注政府的相關(guān)動態(tài)，提高自身的理論水平以及管理能力，使自己在工作中能夠不斷應(yīng)付新的挑戰(zhàn)，具有迎接困難不畏懼的精神。

參考文獻(xiàn)

[1] 張兵.關(guān)于加強(qiáng)事業(yè)單位登記檔案管理工作的思考[J].黑龍江科技信息，2011（21）：12.

[2] 蔣榮蓉.對加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點思考[J].科學(xué)管理與決策，2013（10）：67.endprint