企業(yè)檔案工作改革的思考

侯香艷

摘 要：檔案管理向知識資源管理方向發(fā)展，構建知識資源管理平臺，可以有效地應對企業(yè)檔案工作所面臨的挑戰(zhàn)；檔案成為企業(yè)重要的知識資源，被賦予重要的意義；原有檔案機構職能拓展或機構擴展為“知識資源管理中心”之后，有了全新的角色定位，在企業(yè)組織體系中取得重要的地位；實行檔案數(shù)字化，“實體檔案保管模式”發(fā)展成為“數(shù)字檔案保管模式”，電子文件、檔案能被有效集中管理；企業(yè)各部門和各分公司可以向“知識資源管理中心”移交、傳遞數(shù)字檔案的同時，自己保存實體檔案；檔案可以與圖書、情報一起被有效整合，集中管理，提供系統(tǒng)服務。

關鍵詞：企業(yè)檔案；改革；思考

一、問題：企業(yè)檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

當前，我國企業(yè)檔案工作面臨的挑戰(zhàn)主要表現(xiàn)在以下幾方面：（1）檔案觀念依然落后，檔案價值未被充分認識。（2）企業(yè)實施組織結構扁平化，檔案機構何去何從。（3）企業(yè)信息化建設進程加快，“實體檔案保管”模式難以為繼。

二、思路：以知識管理思想指導企業(yè)檔案工作改革

知識管理思想簡介：（1）知識管理是知識經濟時代的企業(yè)管理模式。人類社會已經進入知識經濟時代。知識經濟是直接依賴知識和信息的生產、分配和使用的經濟，它是一種與農業(yè)經濟、工業(yè)經濟相對應的全新的經濟形態(tài)。一種全新的經濟形態(tài)，必然需要一種全新的管理理念、管理模式和管理方法與之相對應。在知識經濟時代，知識是一個國家、民族、企業(yè)最重要的戰(zhàn)略資源，知識創(chuàng)新能力是一個國家、民族、企業(yè)可持續(xù)的核心競爭力。（2）知識管理的基本內涵。知識管理是指為了提高企業(yè)競爭力而對企業(yè)內外各種信息、知識進行有效的識別、全面的收集、科學的整理和充分的運用；并且通過促進知識共享，鼓勵知識創(chuàng)新，實現(xiàn)知識增值。它是利用企業(yè)的集體智慧來提高企業(yè)的應變能力和創(chuàng)新能力。（3）知識資源管理是知識管理的基礎工作。知識管理的內容和范圍十分廣泛，主要包括知識資源管理、知識技術管理、知識員工管理等方面。知識資源管理側重于企業(yè)知識的識別、收集、加工、存儲、傳遞、檢索和提供利用，為整個知識管理提供資源平臺。

檔案管理和知識資源管理的關系。（1）企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識資源，檔案管理是知識資源管理重要的內容。（2）檔案管理應以知識資源管理為發(fā)展方向，知識資源管理應以檔案管理為核心內容。

對策：構建知識資源管理平臺。（1）知識資源管理平臺的功能。“知識資源管理平臺”是企業(yè)知識資源管理的基礎平臺。它是企業(yè)整個信息流、知識流的載體和媒介，是企業(yè)知識資源的收集裝置、加工儀器、存儲場所、傳遞通道、服務系統(tǒng)。借助于這個平臺，使企業(yè)任何部門和員工，可以在任何時間和地點，通過最簡便的方式，最迅速地利用到所需要的信息、知識，充分實現(xiàn)企業(yè)知識的價值，從而提高企業(yè)的生產效率、經營管理水平的和創(chuàng)新能力。（2）知識資源管理平臺的結構。 “知識資源管理平臺”由“知識資源庫”、“知識資源整合系統(tǒng)”“、“知識資源服務系統(tǒng)”三個部分組成。

管理機構： （1）機構設置。 “知識資源管理平臺”的建設、運行與維護，需要有專門的機構來負責。根據(jù)企業(yè)類型、規(guī)模、內部管理體制的不同，可以選擇不同的機構設置：一是企業(yè)檔案館（室）；二是企業(yè)圖書、情報，檔案一體化機構，如檔案信息中心、情報信息中心或信息中心等；三是設置新的管理機構，這個機構可取名為“知識資源管理中心”。該機構可以在企業(yè)原有的檔案機構基礎上改建而成。（2）基本職能。該管理機構的基本職能是：a、知識資源整體規(guī)劃，b、知識資源建設c、知識服務。

構建知識資源管理平臺的條件：（1）更新觀念。構建知識資源管理平臺，是企業(yè)知識管理的重要內容。知識管理是適應知識經濟時代的一種管理思想、理念和方法，對于我國大多數(shù)企業(yè)特別是國有企業(yè)來說是全新的。因此，要成功地構建企業(yè)知識資源管理平臺，就必須更新現(xiàn)有的企業(yè)管理理念，應使企業(yè)管理層到一般員工都要樹立知識管理、知識資源管理理念。（2）檔案數(shù)字化。企業(yè)的各種信息、知識必須以統(tǒng)一、規(guī)范的格式才能存入知識資源庫。在現(xiàn)代信息技術條件下，這種統(tǒng)一、規(guī)范格式就是數(shù)字格式。因此，我們首先需要對原有的實體形式的文件、檔案、圖書、情報進行數(shù)字化，使之便于整合成為知識資源。而且，只有數(shù)字化的信息、知識，才能不受時間、地點的限制，被適時地提供服務。

三、提高人員素質

檔案管理拓展為知識資源管理之后，原有的檔案工作人員從檔案保管者轉變?yōu)橹R資源的管理者和提供者，其工作性質、內容和方式發(fā)生根本性的變化，對其知識、能力和素質提出更高的要求。

總結：檔案管理向知識資源管理方向發(fā)展，構建知識資源管理平臺，可以有效地應對企業(yè)檔案工作所面臨的挑戰(zhàn)；檔案成為企業(yè)重要的知識資源，被賦予重要的意義；原有檔案機構職能拓展或機構擴展為“知識資源管理中心”之后，有了全新的角色定位，在企業(yè)組織體系中取得重要的地位；實行檔案數(shù)字化，“實體檔案保管模式”發(fā)展成為“數(shù)字檔案保管模式”，電子文件、檔案能被有效集中管理；企業(yè)各部門和各分公司可以向“知識資源管理中心”移交、傳遞數(shù)字檔案的同時，自己保存實體檔案；檔案可以與圖書、情報一起被有效整合，集中管理，提供系統(tǒng)服務。最為重要的是，檔案管理向知識資源管理方向發(fā)展之后，企業(yè)檔案工作有了更為廣闊的發(fā)展空間，將在企業(yè)活動中發(fā)揮更為重要的作用。