大ERP下的企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)建立探討

黃云春

摘要：信息化時(shí)代的內(nèi)部控制系統(tǒng)建立，對企業(yè)提出了更高的要求。大ERP系統(tǒng)結(jié)合了當(dāng)前最先進(jìn)的現(xiàn)代企業(yè)管理理論，從組織變革、流程優(yōu)化、信息共享和風(fēng)險(xiǎn)管控等方面對企業(yè)內(nèi)控系統(tǒng)的建立提供了全面的解決方案。對此，本文就大ERP下企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的建立進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：ERP 內(nèi)部控制 信息化

一、組織變革

大ERP環(huán)境的部署要求企業(yè)自身在其組織架構(gòu)和管理方式上進(jìn)行變革，大ERP系統(tǒng)的應(yīng)用不僅使組織變革成為可能，并且直接促使了這種變革。企業(yè)在引入大ERP管理之前，必須從戰(zhàn)略上重構(gòu)現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)，與系統(tǒng)集成商一道梳理整個(gè)業(yè)務(wù)處理流程，顛覆傳統(tǒng)的經(jīng)營模式，這是保障大ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)其效果的根本所在。同時(shí)，在計(jì)算機(jī)硬件高速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)穩(wěn)定增長的計(jì)算能力不僅可以增加企業(yè)對信息的處理規(guī)模，也加快了信息的處理速度。信息在整個(gè)企業(yè)組織范圍中的擴(kuò)散速度遠(yuǎn)超傳統(tǒng)模式，進(jìn)而免去了中間人員的傳遞過程，減少了中間環(huán)節(jié)。在企業(yè)日常運(yùn)營中使用信息技術(shù)，可以有效提高信息的處理速度并減小信息傳遞過程中的扭曲，提供管理決策輔助，合理減少企業(yè)的中間人員和總?cè)藬?shù)，精簡組織層次，變集中管理為分散管理，使管理機(jī)制更靈活敏捷。信息時(shí)代下，管理及管理科學(xué)工程的變革是大勢所趨，企業(yè)的組織架構(gòu)將在功能、方法和愿景上產(chǎn)生由量到質(zhì)的變化，呈現(xiàn)新的模式。大ERP環(huán)境下，企業(yè)組織架構(gòu)將趨于扁平化，并有效減少內(nèi)部控制體系的層次，從而縮減不必要的崗位，提高綜合效率，使企業(yè)組織架構(gòu)的變革在潛移默化的過程中被固化。大ERP系統(tǒng)的部署會(huì)使企業(yè)組織架構(gòu)變革趨于靈活機(jī)動(dòng)，企業(yè)甚至可以根據(jù)項(xiàng)目或者工程需要，定制化的設(shè)置管理的集中程度，更針對性的進(jìn)行管理工作。當(dāng)企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，企業(yè)也可以使用大ERP系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置，很迅速的調(diào)整企業(yè)的權(quán)限分布，達(dá)到平衡狀態(tài)。大ERP環(huán)境中，上一級的管理者可以很便捷地了解到下級人員的各種信息變化，這樣就把企業(yè)管理層從日?；嵥榛氖聞?wù)處理中解放出來，使其能把更多的注意力和時(shí)間用在決策的制定和戰(zhàn)略管理工作上，提高企業(yè)管理層的綜合管理效率。大ERP系統(tǒng)與企業(yè)組織架構(gòu)的變革并非是一種簡單的誰在前誰在后的關(guān)系，它們在企業(yè)的運(yùn)營過程中相互作用、相互制衡、相互轉(zhuǎn)化，目的上兩者都是為企業(yè)的高效運(yùn)行而服務(wù)。

二、流程優(yōu)化

企業(yè)的流程主要包含管理流程、控制流程及業(yè)務(wù)流程，大ERP系統(tǒng)則提供了對這幾個(gè)關(guān)鍵流程的集成和優(yōu)化的解決方案。業(yè)務(wù)流程是企業(yè)日常經(jīng)營活動(dòng)的基礎(chǔ)流程，其他流程都是為業(yè)務(wù)流程更好實(shí)現(xiàn)而衍生出來的。管理流程直接對接業(yè)務(wù)流程，由對業(yè)務(wù)的可行性論證、實(shí)施過程的決策、績效的評價(jià)等環(huán)節(jié)組成。控制流程是值得特別關(guān)注的，它的根本目的是不斷發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程及管理流程中出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，通過對關(guān)鍵點(diǎn)的控制來保證流程的正常運(yùn)作。優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的目的在于提高執(zhí)行效率，而所有業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化最終要達(dá)到的目標(biāo)是雙效，即效率和效果。因此對于各項(xiàng)流程的優(yōu)化來講，單純的理順現(xiàn)行流程并不是問題的關(guān)鍵。大ERP要求企業(yè)對各業(yè)務(wù)流程進(jìn)行結(jié)構(gòu)化、層次化的抽象，通過信息化、模塊化的手段，將企業(yè)不同層級，不同部門的業(yè)務(wù)單元和業(yè)務(wù)信息融合在一起，并在外部與企業(yè)的上下游產(chǎn)業(yè)客戶建立信息化的溝通機(jī)制。這種流程上的協(xié)同機(jī)制，可以打破傳統(tǒng)的采購和倉儲(chǔ)模式，使生產(chǎn)、銷售的流程和原材料供應(yīng)的流程可以打破時(shí)間上的先后，實(shí)現(xiàn)原材料采購和產(chǎn)品銷售的高度協(xié)同，大大縮減企業(yè)業(yè)務(wù)流程的等待環(huán)節(jié)，提高企業(yè)資金的周轉(zhuǎn)速度。而企業(yè)內(nèi)部控制流程在大ERP環(huán)境下的主要內(nèi)容，將轉(zhuǎn)變?yōu)閷I(yè)務(wù)流與信息流的整體控制，控制重點(diǎn)由傳統(tǒng)的節(jié)點(diǎn)控制改進(jìn)為事前預(yù)算控制和實(shí)時(shí)跟蹤控制，控制理念轉(zhuǎn)變?yōu)橐粤鞒虉?zhí)行為主，對違規(guī)操作進(jìn)行檢查和審計(jì)，并及時(shí)對不規(guī)范和錯(cuò)誤行為進(jìn)行更正。針對上述轉(zhuǎn)變，企業(yè)在做業(yè)務(wù)流程的控制設(shè)計(jì)時(shí)，相關(guān)人員的第一任務(wù)就是對企業(yè)的業(yè)務(wù)單元和伴隨的信息過程進(jìn)行完整總結(jié)，并理順?biāo)麄冎g的邏輯關(guān)系和時(shí)間序列。大ERP系統(tǒng)將更好的實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)水平整合、業(yè)務(wù)垂直整合和業(yè)務(wù)流程最優(yōu)化。業(yè)務(wù)水平整合指將原來分布在不同業(yè)務(wù)部門的相關(guān)工作，耦合或壓縮成為一個(gè)連貫的工作流；或?qū)⒎稚⒌钠髽I(yè)資源進(jìn)行集中，指定專門的小組或組織單元負(fù)責(zé)其運(yùn)作，這樣做可以消除部門間的溝通障礙和時(shí)間浪費(fèi)，并能為下游客戶提供單一的業(yè)務(wù)點(diǎn)；業(yè)務(wù)垂直整合指合理科學(xué)地給予業(yè)務(wù)執(zhí)行人員自由處置權(quán)和必要的信息，避免過度的監(jiān)督和指揮，使作業(yè)現(xiàn)場的事能在現(xiàn)場及時(shí)解決，推進(jìn)業(yè)務(wù)或者項(xiàng)目進(jìn)度，減少逐級匯報(bào)的低效；業(yè)務(wù)流程最佳化是指利用信息化的工作流管理，調(diào)整傳統(tǒng)工序，實(shí)現(xiàn)工作流在生產(chǎn)和管理的最優(yōu)化。

三、信息共享

企業(yè)內(nèi)部控制建立的重要先決條件就是企業(yè)信息的共享，大ERP系統(tǒng)采用信息集成技術(shù)，將企業(yè)運(yùn)營的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫化和分級化。大ERP環(huán)境下的企業(yè)數(shù)據(jù)易操作，企業(yè)信息需求者可以快速定位并及時(shí)獲取所需信息，使其明確企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)和各業(yè)務(wù)流的責(zé)任人。管理層能通過大ERP系統(tǒng)實(shí)時(shí)了解內(nèi)控制度的執(zhí)行和反饋情況。大ERP環(huán)境下的企業(yè)信息易傳送，傳統(tǒng)辦公環(huán)境的空間和時(shí)間限制問題將不復(fù)存在。合理的ERP管理系統(tǒng)將實(shí)現(xiàn)企業(yè)各類業(yè)務(wù)流程的有機(jī)融合，有效實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)單元之間的橫向交流和管理人員間的縱向管理。同時(shí)，企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)平臺所組建的上下游一體化利益相關(guān)者機(jī)制，可以幫助相關(guān)方可及時(shí)獲取交易信息與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)處理結(jié)果，結(jié)合有效的溝通而實(shí)現(xiàn)信息和利益共享。大ERP系統(tǒng)在一定程度上使企業(yè)的財(cái)務(wù)管理公開化，使特定業(yè)務(wù)核算可以提前進(jìn)行，節(jié)約時(shí)間成本。大ERP系統(tǒng)通過對企業(yè)全面數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘和綜合利用，可以為管理層制定規(guī)劃、分析決策、有效管理和績效評價(jià)等提供系統(tǒng)化的企業(yè)信息運(yùn)用平臺，加強(qiáng)企業(yè)的信息共享和高效利用。真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)資金流和信息流的有機(jī)融合，有效地克服了銷售網(wǎng)點(diǎn)多、地域分布廣的困難，促使企業(yè)業(yè)務(wù)流中的各生產(chǎn)要素得到實(shí)時(shí)的動(dòng)態(tài)調(diào)度。傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部控制體系中的單據(jù)管理在大ERP環(huán)境下，都設(shè)置相應(yīng)系統(tǒng)模塊進(jìn)行代替，從而提高工效，降低人力成本，使企業(yè)內(nèi)控效用最大化，使企業(yè)經(jīng)營效益最大化。必須指出的是，大ERP系統(tǒng)的信息管理，基于企業(yè)內(nèi)部的所有信息都存儲(chǔ)在企業(yè)數(shù)據(jù)庫服務(wù)器中，現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)的高度開放性和信息入口的多樣化會(huì)增加基于大ERP系統(tǒng)的信息管理風(fēng)險(xiǎn)。例如機(jī)密數(shù)據(jù)可能被非授權(quán)人員暗中復(fù)制、篡改甚至銷毀。同時(shí)，計(jì)算機(jī)軟硬件病毒、不法黑客的入侵、系統(tǒng)管理員的違規(guī)指令也會(huì)造成服務(wù)器出現(xiàn)故障甚至導(dǎo)致ERP系統(tǒng)的崩潰。所以，企業(yè)在享受到大ERP系統(tǒng)帶來的便捷時(shí)，也要時(shí)刻加強(qiáng)對信息化后的企業(yè)數(shù)據(jù)的保護(hù)，建立有效的備份機(jī)制和應(yīng)急預(yù)案。

四、風(fēng)險(xiǎn)管控

大ERP環(huán)境下信息的及時(shí)共享和高度集中，為企業(yè)管理層提供了及時(shí)發(fā)現(xiàn)跟蹤風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管控的有效工具。在風(fēng)險(xiǎn)甄別上，大ERP系統(tǒng)對海量數(shù)據(jù)進(jìn)行集中存儲(chǔ)和實(shí)時(shí)共享的特點(diǎn)，使指標(biāo)化的預(yù)警體系成為可能。預(yù)警指標(biāo)體系是指定量化的使用各類經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，對企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)的波動(dòng)區(qū)間進(jìn)行統(tǒng)計(jì)上的風(fēng)險(xiǎn)分析，不僅從絕對值上發(fā)現(xiàn)異常，更能從波動(dòng)的頻率和幅度上提供風(fēng)險(xiǎn)評估依據(jù)，這是傳統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)分析的軟肋。建立企業(yè)內(nèi)部控制的核心目標(biāo)，就是通過對各業(yè)務(wù)流單元的分析，準(zhǔn)確及時(shí)地把握企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中的各類風(fēng)險(xiǎn)，并有效應(yīng)對。大ERP系統(tǒng)對業(yè)務(wù)流程中關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行跟蹤分析，對業(yè)務(wù)流程中的權(quán)限嚴(yán)密控制，從而實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)督和前期預(yù)防。大ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制的結(jié)合，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中就能顯示并加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的各種要求，使企業(yè)經(jīng)營的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)最大程度地予以監(jiān)測和管理。企業(yè)以信息化的風(fēng)險(xiǎn)管理為主線，對整個(gè)生產(chǎn)流程和管理流程進(jìn)行整體的調(diào)度和優(yōu)化，可以更加有效地防范經(jīng)營中的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制的重要保證是對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中的監(jiān)督。我國建立公司制企業(yè)的歷史還不長，企業(yè)的經(jīng)營過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)人為因素的影響，比如企業(yè)財(cái)務(wù)人員與管理層存在私人關(guān)系。一旦在企業(yè)內(nèi)控執(zhí)行過程中出現(xiàn)人為因素干擾，就會(huì)給企業(yè)的經(jīng)營管理埋下隱患。

五、結(jié)束語

大ERP系統(tǒng)不僅集合了先進(jìn)的信息化技術(shù)和科學(xué)的管理思想，更集合了企業(yè)內(nèi)外部的資源和各項(xiàng)流程。完善大ERP環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)控制度，逐漸成為企業(yè)實(shí)現(xiàn)永續(xù)經(jīng)營的重要工具之一。但是，實(shí)現(xiàn)信息化的內(nèi)控制度并非一日之功，內(nèi)部控制系統(tǒng)的建立與大ERP平臺的融合將成為現(xiàn)代公司治理領(lǐng)域的重要方向。

（作者單位：中國聯(lián)通云南省分公司）