基于知識(shí)管理理念的地質(zhì)檔案服務(wù)模式簡(jiǎn)介

鐘智瓊

（北京市地質(zhì)研究所，北京 100120）

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代背景下，知識(shí)管理成為檔案管理理念的未來(lái)發(fā)展方向[1]。知識(shí)管理是對(duì)知識(shí)、知識(shí)創(chuàng)造過(guò)程和知識(shí)的應(yīng)用進(jìn)行規(guī)劃和管理的活動(dòng)，它源自企業(yè)，強(qiáng)調(diào)對(duì)隱性知識(shí)的管理，將人的能力的提高作為組織實(shí)施知識(shí)管理的出發(fā)點(diǎn)，將知識(shí)創(chuàng)新作為實(shí)施知識(shí)管理的目標(biāo)，使知識(shí)得到更有效的開(kāi)發(fā)和利用[2]。地質(zhì)檔案部門(mén)基于知識(shí)管理的信息服務(wù)，可以通過(guò)應(yīng)用知識(shí)管理的理論合理地配置和管理地質(zhì)檔案資源，以所擁有的地質(zhì)檔案資源為核心，以檔案知識(shí)收集和整理為基礎(chǔ)，以檔案知識(shí)挖掘和開(kāi)發(fā)為手段，最大化的提取地質(zhì)檔案知識(shí)的內(nèi)在價(jià)值，滿足地質(zhì)技術(shù)人員的知識(shí)創(chuàng)新需要，使地質(zhì)檔案信息服務(wù)水平提升到一個(gè)新的高度。

1 知識(shí)管理在地質(zhì)檔案管理的運(yùn)行因素

地質(zhì)檔案是在地質(zhì)調(diào)查研究、礦產(chǎn)勘查等活動(dòng)中形成的科技檔案，是地質(zhì)工作活動(dòng)的記錄和成果。地質(zhì)檔案管理模式的發(fā)展經(jīng)歷兩個(gè)階段：

第一階段，基于實(shí)體保管的傳統(tǒng)檔案管理時(shí)代，偏重地質(zhì)資料的收集與保管。地質(zhì)檔案種類繁多，按類型可分為：為國(guó)家進(jìn)行基礎(chǔ)建設(shè)提供相應(yīng)決策服務(wù)的地質(zhì)資料，如區(qū)域地質(zhì)調(diào)查、化探、物探等;為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和國(guó)防、科技發(fā)展提供原料產(chǎn)品基地的地質(zhì)資料，如礦產(chǎn)、石油、煤層和天然氣等; 關(guān)系國(guó)計(jì)民生服務(wù)的地質(zhì)資料，如水文、工程、災(zāi)害、環(huán)境、地震等; 為地勘經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供服務(wù)的資料，如合同、協(xié)議等;不同形式和不同載體實(shí)物資料，如巖礦芯、磁盤(pán)、標(biāo)本等。傳統(tǒng)地質(zhì)檔案管理以實(shí)物管理為主，對(duì)環(huán)境要求高，檔案損耗速度快，檔案查找沿用傳統(tǒng)人工方法，信息查找依靠手工及借閱者和館員的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。地質(zhì)檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性，并且有保密性要求，普通的檔案管理者往往不懂技術(shù)，經(jīng)驗(yàn)不豐富的年輕地質(zhì)工作者對(duì)如何查找地質(zhì)檔案的流程不了解，在查找過(guò)程中容易發(fā)生遺漏，難以有效提取所需信息。檔案信息資源的服務(wù)能力較弱，未得到充分有效開(kāi)發(fā)利用。

第二階段，基于信息管理的數(shù)字地質(zhì)檔案管理時(shí)代。特點(diǎn)是在繼承傳統(tǒng)檔案管理的基本功能的情況下，以數(shù)字檔案資源為主要管理對(duì)象、以信息技術(shù)為手段、以互聯(lián)網(wǎng)為依托，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有序整合和便于檢索利用?；谛畔⒐芾淼臄?shù)字檔案管理屬于我國(guó)電子政務(wù)建設(shè)的一部分。目前，我國(guó)的電子政務(wù)建設(shè)已經(jīng)開(kāi)始向基于知識(shí)管理的第三代電子政務(wù)過(guò)渡[1]，作為電子政務(wù)的一部分，基于信息管理的數(shù)字地質(zhì)檔案管理也應(yīng)融入知識(shí)管理的理念，從用戶需求出發(fā)，把對(duì)知識(shí)的管理和對(duì)人的管理融為一體，對(duì)館藏地質(zhì)檔案進(jìn)行知識(shí)挖掘，對(duì)信息進(jìn)行精簡(jiǎn)、提取、發(fā)現(xiàn)在信息中有用的知識(shí)單元并對(duì)其進(jìn)行集合組織，使之成為使用者容易檢索識(shí)別的知識(shí)信息內(nèi)容。

2 用知識(shí)管理思想指導(dǎo)地質(zhì)檔案服務(wù)

用知識(shí)管理思想指導(dǎo)地質(zhì)檔案服務(wù)，主要體現(xiàn)在服務(wù)內(nèi)容上以用戶為中心，為用戶提供解決問(wèn)題方案的服務(wù)；在服務(wù)方式上是基于檔案內(nèi)容的服務(wù)。除了常規(guī)的借閱、檔案檢索等顯性知識(shí)服務(wù)，還可提供的服務(wù)有：

2.1 為用戶提供個(gè)性化數(shù)據(jù)處理與分析服務(wù)平臺(tái)

標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理信息服務(wù)通常是根據(jù)關(guān)鍵字進(jìn)行查找所需資料，側(cè)重于顯性知識(shí)的挖掘，信息查找范圍往往局限于報(bào)告名稱和關(guān)鍵字，對(duì)地質(zhì)工作覆蓋范圍、工作程度、工作方法等信息無(wú)法直觀的了解，導(dǎo)致信息查找效率低下、信息遺漏等問(wèn)題。在知識(shí)管理的理念下，地質(zhì)檔案館員可針對(duì)用戶需求，利用信息系統(tǒng)檢索庫(kù)中資料與信息，抽取相關(guān)的報(bào)告、圖件、表格等，按照標(biāo)準(zhǔn)格式生成電子報(bào)告供用戶利用。該服務(wù)所提供知識(shí)產(chǎn)品質(zhì)量的優(yōu)劣取決于地質(zhì)檔案知識(shí)庫(kù)是否有效。檔案知識(shí)庫(kù)的建立要經(jīng)過(guò)“知識(shí)積累—?jiǎng)?chuàng)造—應(yīng)用—形成知識(shí)平臺(tái)—再積累—再創(chuàng)造—再應(yīng)用—形成新的知識(shí)平臺(tái)”的循環(huán)過(guò)程后逐漸成長(zhǎng)，逐漸成為信息查找更可靠的來(lái)源。

2.2 逐步開(kāi)展地質(zhì)檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)挖掘工作為知識(shí)創(chuàng)新服務(wù)

知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)的是知識(shí)的創(chuàng)新, 而有價(jià)值的情報(bào)產(chǎn)品是通過(guò)有能力、有經(jīng)驗(yàn)的檔案管理者才能綜合提取和歸納出來(lái)，這種提取和歸納從某種意義上來(lái)說(shuō)屬于數(shù)據(jù)挖掘工作。我國(guó)信息技術(shù)普及程度很高，但因人力物力的限制，目前地質(zhì)檔案的數(shù)字化程度并不令人滿意，尤其是原始地質(zhì)資料，數(shù)字化和共享程度都很低，數(shù)據(jù)挖掘工作更受此限制。地質(zhì)檔案管理應(yīng)平衡多方訴求，合理制定計(jì)劃，逐步開(kāi)展檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)挖掘工作。一方面，地質(zhì)單位面臨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，可通過(guò)需求分析將更多的資源投入到見(jiàn)效速度快的情報(bào)資料以及其他即時(shí)研究得出的信息。這里就需要分析檔案使用者的需求，可采用分析借閱數(shù)據(jù)或建立在線交流等開(kāi)放式的交流方式，根據(jù)業(yè)務(wù)需求，優(yōu)先開(kāi)展該類情報(bào)收集和數(shù)據(jù)挖掘工作。另一方面， 地質(zhì)單位還承擔(dān)著基礎(chǔ)科研的任務(wù)，應(yīng)分主題、分階段，由有經(jīng)驗(yàn)的地質(zhì)檔案管理員和技術(shù)工作者選取有價(jià)值的檔案進(jìn)行數(shù)字化和關(guān)鍵信息提取，使地質(zhì)檔案充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3 顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的有效轉(zhuǎn)化是地質(zhì)檔案知識(shí)服務(wù)的關(guān)鍵

地質(zhì)檔案知識(shí)服務(wù)的質(zhì)量取決于知識(shí)庫(kù)的有效性，目標(biāo)為最大程度將組織成員的隱性知識(shí)和顯性知識(shí)都積累到知識(shí)庫(kù)中，滿足地質(zhì)技術(shù)人員的知識(shí)創(chuàng)新需要。需要強(qiáng)調(diào)的是，隱性知識(shí)只有通過(guò)顯性化才能被更多的人員應(yīng)用，真正發(fā)揮它的最大價(jià)值；顯性知識(shí)只有變?yōu)闄n案管理員自身的隱性知識(shí)才能在工作中得以應(yīng)用。因此，在知識(shí)管理流程中，它們之間的相互轉(zhuǎn)化尤為重要。依據(jù)SCEI模型，顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的轉(zhuǎn)化過(guò)程為經(jīng)過(guò)社會(huì)化、外部化、綜合化、內(nèi)部化4個(gè)過(guò)程來(lái)實(shí)現(xiàn)個(gè)人之間、個(gè)人與組織之間知識(shí)的傳遞，并形成一個(gè)不斷成長(zhǎng)的知識(shí)螺旋[3]。下面分別就地質(zhì)資料知識(shí)管理在每個(gè)過(guò)程應(yīng)注意的問(wèn)題闡述如下：

社會(huì)化過(guò)程是指?jìng)€(gè)人將自己的隱性知識(shí)交流和分享給他人的過(guò)程。這里的個(gè)人，既包括地質(zhì)檔案管理員，還包括一切與地質(zhì)檔案有關(guān)的人員。一方面，地質(zhì)檔案管理員應(yīng)通過(guò)各種方式向檔案使用者共享和傳遞隱性知識(shí)，如特殊資料的查找、系統(tǒng)使用辦法培訓(xùn)等；另一方面，年代較久遠(yuǎn)的地質(zhì)資料由于技術(shù)人員的更新?lián)Q代逐步被遺忘，新的技術(shù)人員往往因不了解歷史資料，或查找資料困難，費(fèi)時(shí)多而難以找到有用的信息而不去查找。珍貴的歷史地質(zhì)基礎(chǔ)資料漸漸被塵封在庫(kù)房中失去利用價(jià)值。如果地勘單位不能很好地管理其所獲得的知識(shí)，將有失去其知識(shí)基礎(chǔ)的風(fēng)險(xiǎn)；檔案管理員應(yīng)及時(shí)與經(jīng)驗(yàn)豐富的老地質(zhì)工作者交流，鼓勵(lì)他們用書(shū)寫(xiě)、討論、演講、輔導(dǎo)等形式來(lái)共享和傳遞隱性知識(shí)，并通過(guò)對(duì)地質(zhì)檔案進(jìn)行加工，如檔案數(shù)字化、檔案標(biāo)引、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、資源整合等方式，分期分批的進(jìn)行館藏資源數(shù)字化加工和專題建設(shè)，提高信息保障水平和供給能力，使用戶獲取信息和知識(shí)的需求得到滿足。

外部化過(guò)程是指地質(zhì)檔案管理員在工作中將自己的隱性知識(shí)沉淀和轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)的過(guò)程；地質(zhì)檔案管理員可通過(guò)OA系統(tǒng)中規(guī)章制度發(fā)布、文檔工作流、地質(zhì)檔案知識(shí)庫(kù)建設(shè)、技術(shù)論壇、搜索引擎、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)和在線分析、數(shù)據(jù)挖掘和知識(shí)挖掘等進(jìn)行知識(shí)的轉(zhuǎn)化和積累。其中，地質(zhì)檔案知識(shí)庫(kù)的建立是地質(zhì)單位知識(shí)積累和再積累的關(guān)鍵，是促進(jìn)知識(shí)再創(chuàng)造的基礎(chǔ)。

綜合化過(guò)程是將轉(zhuǎn)化得到的零碎的顯性知識(shí)轉(zhuǎn)化和組合、系統(tǒng)化的過(guò)程，是個(gè)體成員在接受顯性知識(shí)以后進(jìn)行理解消化，并用專業(yè)的語(yǔ)言表述出來(lái)的一個(gè)過(guò)程。只有經(jīng)過(guò)深刻理解和消化，個(gè)體才能形成自己新的顯性知識(shí)。接受新的顯性知識(shí)的個(gè)體成員通過(guò)技術(shù)論壇等平臺(tái)交流，可促進(jìn)檔案管理者和使用者之間的知識(shí)交流，建立尊重知識(shí)的內(nèi)部環(huán)境，并最終形成組織的一般顯性知識(shí)，為組織的工作提供支持。知識(shí)綜合化的有效手段有知識(shí)庫(kù)管理、文檔管理、數(shù)據(jù)庫(kù)搜索等。

內(nèi)部化過(guò)程是指地質(zhì)檔案管理員通過(guò)學(xué)習(xí)和交流形成自己的隱性知識(shí)的過(guò)程。地質(zhì)檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性，覆蓋面廣，對(duì)檔案管理員的知識(shí)、技能等綜合素質(zhì)提出了更高的要求，檔案管理員應(yīng)重新認(rèn)識(shí)自己的角色，從單一角色向多元化角色轉(zhuǎn)變，改變以往人們印象中的檔案管理人員素質(zhì)低的局面。隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，地質(zhì)檔案的用戶對(duì)檔案信息的加工、存儲(chǔ)、查詢、利用等有了新的要求，在知識(shí)管理理念下的地質(zhì)檔案管理員需具備的素質(zhì)有：熟悉本單位地質(zhì)業(yè)務(wù)專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)流程，如地質(zhì)環(huán)境調(diào)查、工程物探勘查、遙感與信息技術(shù)等；掌握主流專業(yè)軟件使用方法，如MAPGIS、ARCGIS；掌握和利用各種信息技術(shù)，如智能搜索、推送技術(shù)、知識(shí)發(fā)現(xiàn)、數(shù)據(jù)融合，為實(shí)現(xiàn)構(gòu)建知識(shí)服務(wù)窗口，信息、知識(shí)的有效共享與服務(wù)提供可能性。

4 結(jié)語(yǔ)

將知識(shí)管理應(yīng)用于地質(zhì)檔案管理，雖還未取得檔案界的共識(shí)，有待于認(rèn)識(shí)的深化和實(shí)踐的檢驗(yàn)。然而，知識(shí)管理在臨近的圖書(shū)情報(bào)文獻(xiàn)學(xué)等學(xué)科領(lǐng)域產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，必將逐步影響到地質(zhì)檔案管理中來(lái)。在知識(shí)管理的理念下管理地質(zhì)檔案，不再是規(guī)范化的信息資源的收集和組織, 而是從使用者的角度出發(fā)，充分利用和調(diào)動(dòng)地質(zhì)檔案工作者的智慧分析問(wèn)題和解決問(wèn)題，為地質(zhì)工作者知識(shí)再創(chuàng)造提供更到位的服務(wù)。

[1] 蔡 娜，姚樂(lè)野.知識(shí)管理在數(shù)字檔案館中的應(yīng)用研究[J] .檔案學(xué)通訊，2008,3:54~58.

[2] 何立陽(yáng),盛小平.數(shù)字圖書(shū)館知識(shí)管理研究[J].圖書(shū)館學(xué).信息科學(xué).資料工作,2003，(2):7~9.

[3] 張紅太.淺談隱性知識(shí)與顯性知識(shí)的相互轉(zhuǎn)化[J].重慶科技學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）,2001，(7):162~163.