公證機(jī)構(gòu)審查和核實(shí)義務(wù)之思忖

關(guān)溫瑩

廈門(mén)市湖里區(qū)公證處，福建 廈門(mén) 361009

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公證機(jī)構(gòu)審查和核實(shí)義務(wù)之思忖

關(guān)溫瑩

廈門(mén)市湖里區(qū)公證處，福建 廈門(mén) 361009

真實(shí)性和合法性是公證審查工作的生命線，它直接決定了公證書(shū)的質(zhì)量。本文結(jié)合公證工作實(shí)踐，對(duì)公證機(jī)構(gòu)審查和核實(shí)義務(wù)存在的問(wèn)題進(jìn)行全面分析，進(jìn)一步研究公證機(jī)構(gòu)調(diào)查核實(shí)權(quán)的行使路徑，努力盡到審慎的義務(wù)，從而保障公證質(zhì)量。

公證機(jī)構(gòu)；核實(shí)義務(wù)；調(diào)查核實(shí)權(quán)

一、公證機(jī)構(gòu)審查和核實(shí)義務(wù)概述

(一)公證機(jī)構(gòu)審查和核實(shí)義務(wù)簡(jiǎn)介

《中華人民共和國(guó)公證法》第二十八條、二十九條以及《公證程序規(guī)則》第五章都對(duì)公證審查和核實(shí)義務(wù)作了明確規(guī)定。具體而言，公證是指公證機(jī)構(gòu)按照法律程序?qū)ψ匀蝗?、法人或者其他組織的民事法律行為予以證明，或者根據(jù)他們自己的申請(qǐng)，對(duì)具有法律意義的事實(shí)和文本證明其真實(shí)性和合法性。在我國(guó)，公證機(jī)構(gòu)的審查核實(shí)是指遵照《公證法》及《公證程序規(guī)則》的規(guī)定，公證人員針對(duì)必須接受公證的事項(xiàng)有異議的時(shí)候，對(duì)公證事項(xiàng)的情況及相關(guān)證明材料進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，從而確認(rèn)公證事項(xiàng)和文件是否真實(shí)和其來(lái)源是依照法律規(guī)定。

(二)審查核實(shí)義務(wù)的原則

真實(shí)性和合法性是公證機(jī)構(gòu)審查工作的生命線，它直接決定了公證書(shū)的質(zhì)量。審查的客體主要包括對(duì)書(shū)證的審查和對(duì)證人證言的審查。對(duì)書(shū)證真實(shí)性的審查，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：其一，對(duì)書(shū)證制作者的審查。對(duì)書(shū)證制作者的審查首先審查的是書(shū)證制作者的簽名、蓋章、捺印是否屬實(shí)，是否存在虛假簽名，私刻公章的情形。其次就是在制作者主體真實(shí)的情況下，審查該制作主體出具書(shū)證的資格。其二，對(duì)書(shū)證形式的審查。對(duì)書(shū)證形式的審查主要是審查書(shū)證有無(wú)變?cè)旌圹E。其三，對(duì)書(shū)證實(shí)質(zhì)真實(shí)的審查。一是要審查明確書(shū)證記載內(nèi)容所表達(dá)的真實(shí)含義，二是審查明確書(shū)證所表達(dá)的含義是否是書(shū)證制作者的真實(shí)意思表示。三是審查書(shū)證與待證事實(shí)的關(guān)聯(lián)性。

而對(duì)證人證言的審查，其一是對(duì)證人資格的審查。證人資格的審查，首先證人必須是對(duì)公證待證事實(shí)具有親身知識(shí)的人。第二，證人必須是能夠正確表達(dá)意志的人。第三，證人必須是與當(dāng)事人無(wú)直接利害關(guān)系的人。其二是對(duì)證言的規(guī)范性審查。最后是對(duì)證言?xún)?nèi)容的審查。證人證言作為一項(xiàng)復(fù)雜的證據(jù)，主客觀各方面因素都會(huì)給這類(lèi)證據(jù)的證明力造成影響，因此必須結(jié)合證人的各項(xiàng)因素加以綜合分析。另外，對(duì)于辦理某些公證例如委托書(shū)公證時(shí)必須進(jìn)行目的審查。我國(guó)《民法通則》第五十八條明確規(guī)定以合法形式掩蓋非法目的的民事行為無(wú)效。因此，目的不法在法律上存在著違法性。

怎樣審查證明材料的真實(shí)、合法？首先，公證員在進(jìn)行公證審查時(shí)應(yīng)達(dá)到公證行業(yè)內(nèi)公證員的平均水平以及應(yīng)負(fù)有起碼的注意義務(wù)，也就是說(shuō)應(yīng)當(dāng)具備一名普通公證員審查公證事項(xiàng)和證明材料的能力與經(jīng)驗(yàn)。根據(jù)我國(guó)《公證法》第23條規(guī)定，“證明對(duì)象真實(shí)合法”是我們公證的首要目標(biāo)，對(duì)于公證審查的注意義務(wù)一般只要求根據(jù)可搜集到的證據(jù)，能夠?qū)崿F(xiàn)“優(yōu)勢(shì)證據(jù)”和“證據(jù)真實(shí)”的高度蓋然性即可。

其次，對(duì)證明材料的真實(shí)性合法性審查核實(shí)不能超過(guò)公證員一般注意義務(wù)的限度，即只要形式上足以證明公證申請(qǐng)人提供的各類(lèi)材料本身是真實(shí)、合法的，公證員在針對(duì)具體的案件時(shí)則需根據(jù)經(jīng)驗(yàn)法則、邏輯規(guī)則和自己的理性良心來(lái)判斷證據(jù)和認(rèn)定事實(shí)。這就決定了公證審查核實(shí)權(quán)的行使，是對(duì)公證員法律素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)執(zhí)業(yè)水平的考驗(yàn)，直接決定了公證質(zhì)量和公證執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的大小和可能性。

二、公證實(shí)務(wù)中公證審查和核實(shí)存在的問(wèn)題

實(shí)質(zhì)審查即實(shí)體性審查，也叫“全面性審查”，即對(duì)公證材料的真實(shí)性、合法性予以證明。形式審查即形式性審查，也叫“間接性審查”，即公證書(shū)，對(duì)文件，簽名或蓋章簽名的真實(shí)性，并與本原件，等保持一致。這種方法一般只能證明簽字和印章的真實(shí)性。原則上，公證機(jī)構(gòu)公證員不對(duì)證明材料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。一般而言，證明材料的由相關(guān)單位出具，其真實(shí)性也由相關(guān)單位負(fù)責(zé)。在我國(guó)《公證法》中，明確規(guī)定公證員具有有權(quán)審查的義務(wù)，但對(duì)公證員履行其義務(wù)應(yīng)采用何種審查方式，法律沒(méi)有明文規(guī)定。對(duì)此，《公證法》只是模糊地規(guī)定根據(jù)公證事項(xiàng)的不同，采用不同的公證規(guī)則。因此，公證人員如何審查是盡到實(shí)質(zhì)的審查義務(wù)，學(xué)術(shù)界有不同的觀點(diǎn)筆者認(rèn)為，公證的形式審查與實(shí)質(zhì)審查并不是獨(dú)立的，但對(duì)同一公證事項(xiàng)來(lái)說(shuō)這兩種方式的“審查與確認(rèn)”需并行不可偏廢，如果偏重實(shí)質(zhì)審查就會(huì)加重公證機(jī)構(gòu)和公證員的責(zé)任，如果偏重形式審查，就不利于公證質(zhì)量的提高，至于公證實(shí)踐中這種限度的把握，還需要公證員根據(jù)辦證經(jīng)驗(yàn)、當(dāng)事人的要求和辦證慣例來(lái)確定。

公證機(jī)構(gòu)公證人員審查核實(shí)權(quán)有限，同時(shí)相關(guān)部門(mén)不配合，這是造成公證機(jī)構(gòu)審查核實(shí)困難的實(shí)質(zhì)原因。在目前的公證實(shí)踐中，審查核實(shí)過(guò)程是必要的傳導(dǎo)公證的過(guò)程中，公證人員在行使過(guò)程中這種權(quán)力必須履行的義務(wù)并認(rèn)真核查?，F(xiàn)行法律法規(guī)并沒(méi)有賦予公證機(jī)構(gòu)主動(dòng)收集證據(jù)的權(quán)力，公證機(jī)構(gòu)的核實(shí)只能是存在的事實(shí)和當(dāng)事人提供的材料的前提下，無(wú)法為當(dāng)事人補(bǔ)充證據(jù)。也就是說(shuō)，公證人員審查核實(shí)，一般的范圍不得超過(guò)當(dāng)事人提供材質(zhì)證明的范圍。

在目前的公證實(shí)踐中，公證人員負(fù)責(zé)審查當(dāng)事人提供材料的真實(shí)性，這是因?yàn)榫哂蟹尚ЯΦ氖聦?shí)和文書(shū)都是由申請(qǐng)人提供的相關(guān)材料予以證明的。而我國(guó)正處于社會(huì)的轉(zhuǎn)型期，部分社會(huì)公眾的誠(chéng)信度不高，容易出現(xiàn)造假，客觀上對(duì)公證人員的審查核實(shí)能力提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。

結(jié)合筆者從事公證工作實(shí)踐及與同行交流所得，現(xiàn)實(shí)情況下，公證機(jī)構(gòu)進(jìn)行核實(shí)并不順利。歸納起來(lái)主要有以下幾個(gè)方面：

(一)目前法律沒(méi)有賦予公證機(jī)構(gòu)具體明確的核實(shí)權(quán)?！豆C法》僅在第二十八條、二十九條規(guī)定公證機(jī)構(gòu)具有審查、核實(shí)義務(wù)，但沒(méi)有賦予具體明確的核實(shí)權(quán)。很多機(jī)關(guān)不配合公證機(jī)構(gòu)的核實(shí)。例如繼承公證中，需要當(dāng)事人提供被繼承人家庭關(guān)系中法定繼承人的親屬關(guān)系證明。但當(dāng)事人基本反映開(kāi)具證明難，公安機(jī)關(guān)基本不給予證明，甚至拒絕公證機(jī)構(gòu)的核實(shí)。由于法律沒(méi)有賦予公證機(jī)構(gòu)具體明確的核實(shí)權(quán)，加上我國(guó)戶(hù)籍制度不夠完善，公安機(jī)關(guān)公民信息系統(tǒng)中也未能全面反映公民家庭關(guān)系，故公安機(jī)關(guān)拒絕出具證明，甚至公證機(jī)構(gòu)向公安機(jī)關(guān)核實(shí)情況時(shí)，公安機(jī)關(guān)往往以戶(hù)籍制度不健全或者保護(hù)當(dāng)事人隱私為由拒絕。

(二)目前公證機(jī)構(gòu)沒(méi)有一套統(tǒng)一的戶(hù)籍、婚姻查詢(xún)系統(tǒng)。當(dāng)事人戶(hù)籍關(guān)系、婚姻狀況不清楚，完全靠當(dāng)事人到相關(guān)機(jī)構(gòu)開(kāi)具證明，當(dāng)當(dāng)事人提供開(kāi)具的證明前來(lái)公證時(shí)，公證機(jī)構(gòu)出于謹(jǐn)慎審查和核實(shí)義務(wù)，需要再次對(duì)當(dāng)事人所提供的證明予以核實(shí)，但公證機(jī)構(gòu)由于沒(méi)有一套統(tǒng)一的戶(hù)籍、婚姻查詢(xún)系統(tǒng)，還得再次到相關(guān)部門(mén)核實(shí)，造成人力、物力浪費(fèi)，也給相關(guān)部門(mén)工作帶來(lái)麻煩。由于目前我國(guó)戶(hù)籍制度不完善、婚姻登記制度存在建檔時(shí)間較短、信息庫(kù)信息不全、全國(guó)各區(qū)域之間不聯(lián)網(wǎng)等弊端，導(dǎo)致當(dāng)事人的戶(hù)籍信息及婚姻情況很難核實(shí)清楚。

(三)目前全國(guó)不動(dòng)產(chǎn)沒(méi)有統(tǒng)一登記制度，當(dāng)事人涉及不動(dòng)產(chǎn)公證時(shí)，公證機(jī)構(gòu)無(wú)法核實(shí)該不動(dòng)產(chǎn)的具體信息，尤其是受理異地不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)公證時(shí)，公證機(jī)構(gòu)僅能進(jìn)行形式審查，這也給公證工作帶來(lái)困擾。

(四)居委會(huì)等基層組織和單位證明的不嚴(yán)謹(jǐn)性加大了公證機(jī)構(gòu)核實(shí)的難度。居委會(huì)等基層組織開(kāi)具證明的隨意性，私企單位公章管理的不嚴(yán)謹(jǐn)，加上國(guó)有企業(yè)的解散、分立、合并等情況經(jīng)常發(fā)生，以及當(dāng)今社會(huì)人員流動(dòng)性增大，人事檔案管理混亂，事事講人情，拼關(guān)系，基層組織及單位隨意蓋章出具證明的情況屢見(jiàn)不鮮，這也給公證機(jī)構(gòu)的核實(shí)工作增加了很大難度。

(五)異地調(diào)查核實(shí)的難度很大。雖然《公證程序規(guī)則》第三十三條規(guī)定了公證機(jī)構(gòu)有委托異地公證機(jī)構(gòu)核實(shí)公證事項(xiàng)及有關(guān)證明材料的權(quán)力，但是實(shí)踐中由于存在異地核實(shí)成本過(guò)高、調(diào)查不便等諸多因素，導(dǎo)致異地調(diào)查核實(shí)基本僅能局限于電話調(diào)查核實(shí)，這也使公證機(jī)構(gòu)的核實(shí)結(jié)果存在一定片面性。

(六)對(duì)當(dāng)事人的制假造假行為懲罰不力，對(duì)制假造假的當(dāng)事人沒(méi)有任何威懾力，客觀上助長(zhǎng)了某些別有用心的人假造假的囂張氣焰。

三、公證機(jī)構(gòu)審查核實(shí)權(quán)的行使路徑

目前，對(duì)于公證機(jī)構(gòu)的審查核實(shí)權(quán)存在各種各樣的問(wèn)題，亟需得到重視和解決。公證需要保證質(zhì)量，公證程序也需要更好的執(zhí)行。因此，公證機(jī)構(gòu)要提高公證的質(zhì)量，必須做好以下幾個(gè)方面：

(一)審查核實(shí)一貫公證辦理的全部過(guò)程。公證員不論是了解申請(qǐng)人的情況，還是在審查核實(shí)的過(guò)程中，每一個(gè)環(huán)節(jié)都必須認(rèn)真對(duì)待當(dāng)事人。通過(guò)與當(dāng)事人的面對(duì)面交流以及對(duì)其書(shū)面材料的審查，盡最大努力地了解當(dāng)事人的情況，仔細(xì)檢查和比對(duì)其他材料，以確認(rèn)身份。

(二)重視詢(xún)問(wèn)筆錄，防范執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。在制作詢(xún)問(wèn)筆錄時(shí)，將當(dāng)事人闡述的事情原委、公證員所判斷的公證事項(xiàng)、公證后的法律后果以及向當(dāng)事人闡明后當(dāng)事人的意見(jiàn)等情況記錄下來(lái)，明確告知公證事項(xiàng)法律意義和法律后果。

(三)進(jìn)一步落實(shí)公證核實(shí)法律職權(quán)，運(yùn)用形式邏輯和日常生活邏輯識(shí)別證明材料，進(jìn)一步增強(qiáng)辦證科技含量，使用錄音錄像設(shè)備，采取照相、錄音、錄像等一系列措施，對(duì)辦證過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)全程錄音錄像。

(四)建立網(wǎng)絡(luò)誠(chéng)信檔案并定期公布“黑名單”，對(duì)提供虛假證明的當(dāng)事人予以曝光，并將各個(gè)公證處信用查詢(xún)系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)。加強(qiáng)法制宣傳，搞好普法教育，進(jìn)一步完善和強(qiáng)化虛假證明過(guò)錯(cuò)責(zé)任追究和制裁制度。

審查核實(shí)，不但是一個(gè)公證人員顯著的職責(zé)，而且是一個(gè)公證人員一項(xiàng)重大的義務(wù)。為了使社會(huì)各界確保公證機(jī)構(gòu)的公證質(zhì)量，切實(shí)提高公證的社會(huì)公信力。面臨公證中存在的許多現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，一方面相關(guān)部門(mén)需要營(yíng)造良好的公證環(huán)境，另一方面更需要公證人員的不懈努力，通過(guò)仔細(xì)的盡職調(diào)查，依法客觀合理的運(yùn)用調(diào)查核實(shí)權(quán)，努力履行謹(jǐn)慎義務(wù)。

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2095-4379-(2015)32-0186-02

關(guān)溫瑩(1982-)，女，漢族，福建廈門(mén)人，廈門(mén)市湖里區(qū)公證處公證員，研究方向：公證制度。