淺談信息化時代測繪檔案的管理

董旭琴

(浙江省測繪資料檔案館，浙江 杭州310012)

一、引 言

測繪是經(jīng)濟社會發(fā)展和國防建設的一項基礎性工作，測繪檔案是一種重要的地理信息資源，是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展不可缺少的基礎性、戰(zhàn)略性資源。當前，物聯(lián)網(wǎng)、移動技術和云計算等信息技術應用日益廣泛，我國的測繪行業(yè)已逐步開始信息化測繪體系建設，這些新變化將不可避免地對測繪檔案信息資源管理產(chǎn)生直接的、深刻的影響。因此，順應信息技術發(fā)展的新趨勢、研究測繪檔案管理信息化發(fā)展的新理念、新思路和新技術是測繪檔案管理工作者當前需要面對和思考的問題。

二、測繪檔案管理信息化的必要性

隨著社會發(fā)展的信息化程度不斷提高，社會各界對測繪檔案的利用和服務也提出了信息化的新要求，同時，信息技術的發(fā)展為測繪檔案管理信息化建設提供了技術支撐，因此，測繪檔案管理信息化建設也將成為必然趨勢。

1．社會信息化發(fā)展的要求

近年來，隨著經(jīng)濟城鎮(zhèn)化、信息化的快速發(fā)展，越來越多的數(shù)據(jù)記錄將產(chǎn)生于電子環(huán)境，人們的交流手段也逐步從紙質轉向電子媒體，同時，各個行業(yè)、各個領域對測繪檔案的應用越來越廣泛，測繪檔案在政府管理決策、社會公共管理事業(yè)和城市智能化管理等諸多方面發(fā)揮著重要的作用。因此，應充分重視測繪檔案管理信息化建設。

2．信息化測繪體系發(fā)展的要求

測繪體系從模擬化、數(shù)字化、信息化向縱深發(fā)展，測繪生產(chǎn)模式也從傳統(tǒng)模擬測繪、數(shù)字測繪向信息化測繪轉變，各種來源廣泛、載體不同、內容豐富的測繪檔案應接不暇，測繪檔案從傳統(tǒng)的紙質檔案向地理信息數(shù)據(jù)檔案轉變。因此，測繪檔案管理面臨著更高的要求，必須從傳統(tǒng)的手工管理模式向數(shù)字化、網(wǎng)絡化管理模式轉變。

3．測繪檔案服務社會能力的要求

當前，經(jīng)濟社會發(fā)展與社會公眾對測繪檔案的利用，從內容到形式都發(fā)生了很大的變化，除了政府職能管理部門有需求，民生對測繪檔案也有需求;從過去的紙質地圖的需求轉化到對地理信息數(shù)據(jù)與服務需求;從單一的對地理信息需求轉化到技術信息服務一體化需求等。面對這些需求，傳統(tǒng)的檔案服務模式遠遠不能滿足和適應社會發(fā)展的需要，因此，建立檔案管理信息化系統(tǒng)勢在必行。

三、當前測繪檔案管理存在的問題

筆者結合工作實踐及近幾年對我國主要省級測繪檔案管理同行的調研，發(fā)現(xiàn)目前在測繪檔案管理信息化建設方面普遍存在以下問題。

1．測繪檔案管理信息化的觀念比較薄弱

雖然這幾年各單位對測繪檔案信息化的認識有所提高，但總體上測繪檔案管理部門和保管部門對測繪檔案信息化在新時期測繪事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略地位認識不夠，沒有意識到社會信息化發(fā)展給測繪檔案管理帶來的危機和機遇，沒有充分認識到測繪檔案信息化建設是大勢所趨，是時代要求，因此，導致許多測繪檔案管理部門在檔案信息化建設方面缺乏積極性和主動性。

2．測繪檔案管理信息化缺乏相應制度

目前針對傳統(tǒng)的測繪檔案管理的標準規(guī)范相對健全，但是，隨著測繪技術的發(fā)展，測繪生產(chǎn)體系已經(jīng)由模擬化、數(shù)字化發(fā)展到信息化階段，測繪生產(chǎn)形成的檔案在內容、格式、載體形態(tài)等都已經(jīng)向信息化模式轉變，舊的測繪檔案相關規(guī)定已難以適應現(xiàn)行的測繪檔案的管理需要，制定適用于信息化測繪發(fā)展的新的檔案管理規(guī)定已經(jīng)迫在眉睫。

3．測繪檔案管理機制和手段相對落后

長期以來，測繪生產(chǎn)單位一直存在著“重業(yè)務生產(chǎn)、輕檔案管理”，即注重生產(chǎn)經(jīng)濟指標，忽視檔案管理和檔案開發(fā)利用的現(xiàn)象，測繪檔案管理有被邊緣化的趨勢，測繪檔案工作經(jīng)費投入相對不足。目前，提供測繪檔案和成果服務仍主要以傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)刻錄、紙圖輸出為主，數(shù)據(jù)分發(fā)、交換還是采用離線拷貝和簽訂保密協(xié)議的方式，管理、服務手段較為滯后，現(xiàn)代化水平不高，與信息化測繪體系建設目標相距甚遠。

4．測繪檔案管理缺乏復合型人才

由于歷史原因，測繪檔案管理長期缺乏復合型管理人才，現(xiàn)有人員很難勝任地理信息系統(tǒng)管理和維護，以及熟練運用各系統(tǒng)提供測繪服務等工作，這已成為測繪檔案管理的發(fā)展和業(yè)務創(chuàng)新進程中的阻力之一。此外，檔案專業(yè)的管理人員普遍比較缺乏，而且從事測繪檔案開發(fā)利用的人員數(shù)量很少，水平參差不齊，難以挖掘歷史檔案潛在價值。因此，想要開展深化測繪檔案應用、拓展測繪檔案服務面、提高檔案館影響力等工作比較困難。

四、測繪檔案管理信息化建設的對策

測繪檔案信息化是一項系統(tǒng)性工程，涉及的范圍很廣，它幾乎涵蓋了檔案業(yè)務建設的所有內容，筆者主要針對測繪檔案管理在信息化建設方面進行了一些思考，認為測繪檔案管理信息化建設應考慮以下幾個方面。

1．重視測繪檔案管理與服務的工作

隨著政府公共管理的信息化、電子政務的發(fā)展，測繪檔案應用已延伸到社會管理、公共安全管理、應急管理等全新的領域，測繪檔案管理的理念和思路也要隨之變化，才能適應新的形勢、新的要求。首先要通過學習宣傳《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國測繪法》和《中華人民共和國測繪成果管理規(guī)定》等法律、法規(guī)和規(guī)章制度，強調測繪檔案在測繪活動中的地位和作用;同時測繪檔案保管部門必須以用戶需求為導向，以用戶滿意為目標，以用戶便利為原則，重新構建科學的測繪檔案知識服務體系，加快測繪檔案從傳統(tǒng)的靜態(tài)服務向靜態(tài)服務與動態(tài)網(wǎng)絡化服務相結合的模式轉變。

2．建立健全測繪檔案管理制度

測繪檔案管理制度是對檔案管理工作的約束，測繪檔案管理制度的內容不僅應該包括歸檔前后的檔案管理工作的流程制度;還應該是一個單位檔案管理同科技工作程序、生產(chǎn)研發(fā)工作計劃及相關人員職責相統(tǒng)一的綜合制度。信息化測繪檔案的管理制度重點應針對數(shù)據(jù)檔案制定相應規(guī)范和標準，重點要規(guī)范數(shù)據(jù)檔案的歸檔范圍、整理立卷、著錄標引、歸檔移交、接收檢驗、日常維護、異地備份、存儲介質及系統(tǒng)升級換代、信息安全保護等管理的各個環(huán)節(jié)。

3．建立測繪檔案“全生命周期”管理機制

每一個測繪項目無論大小都要經(jīng)過計劃下達、測繪生產(chǎn)、質量檢查、成果匯交、歸檔、管理、利用和銷毀等全過程，這個過程就是測繪檔案的一個“全生命周期”。

項目承建單位應將檔案的形成、積累、整理和歸檔工作納入工作計劃、工作程序、相關部門和人員職責范圍，每個單位必須指定專職或兼職的檔案管理人員，項目承建單位在項目開始之初就要對檔案的整理和歸檔提出明確要求，并對項目參與的相關人員進行檔案管理的培訓，讓參與項目的人員明確知道哪些文件和材料是應該要作為檔案保留的，特別是對重大測繪項目，在制定項目管理制度的同時要考慮項目檔案管理制度的制定，在檔案管理制度中要對項目歸檔范圍、整理規(guī)范、保管要求等提出明確的要求;檔案管理部門必須進行檔案形成的前端控制，要及早介入對項目檔案工作進行業(yè)務指導，要及時跟蹤項目進度，從而確保檔案質量和管理水平，避免重復勞動，消除文件形成初期由于管理不善而導致檔案不齊全、不完整等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

檔案管理的職能部門應在任務下達、進度檢查、成果鑒定驗收、評獎提職的各階段，都要對測繪檔案工作同步提出要求和加以考核。要用制度明確檔案工作職責，保障經(jīng)費投入，強化前端控制和全過程管理。要理順測繪檔案收集、歸檔工作渠道，延伸建檔指導工作。

4．測繪檔案館要由檔案保管機構向信息服務機構轉變

追求最大的社會效益是測繪檔案管理服務機構的核心價值和體現(xiàn)。檔案管理人員應該重新定義檔案在信息時代的位置，要有“后保管意識”。檔案管理工作環(huán)節(jié)包括積累、管理和利用，就三者關系而言，積累是基礎，管理是手段，利用才是目的。因此，檔案管理工作的重心要從傳統(tǒng)的只關注檔案實體整理、編目、保管轉向了解關注檔案文件形成過程，關注信息系統(tǒng)和文件、文件形成及其過程的有機聯(lián)系、目的和相互關系等。這就需要樹立開放的服務理念，通過多種形式、多種渠道向社會提供測繪檔案信息服務。

5．推進測繪檔案服務信息化建設

大數(shù)據(jù)時代在不斷改造傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的同時，對傳統(tǒng)的檔案管理模式也提出了挑戰(zhàn)，數(shù)字檔案館建設將是可預見的未來。因此，通過采取“存量數(shù)字化”的思路大力推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，“增量電子化”加強原生電子檔案的歸檔和接收。通過不斷推進測繪檔案管理信息化建設，依托云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術智能化地管理多元化測繪檔案資源，逐步改變測繪檔案管理模式，逐步建成基于測繪檔案信息資源、檔案信息服務、檔案信息安全保障的測繪管理信息服務平臺，真正實現(xiàn)測繪檔案管理自動化、服務網(wǎng)絡化、決策智能化。

6．加強檔案管理人員的業(yè)務素質

對檔案管理人員的培訓要有針對性。檔案管理人員主要有兩種:一種是專職檔案工作人員，另一種是分散在單位各個部門的兼職檔案人員。對專職檔案工作人員要求是一專多能，知識全面，既要有檔案管理專業(yè)的知識，具備綜合分析、高度概括信息的能力，又要懂得相關測繪技術知識，熟練掌握計算機操作和網(wǎng)絡安全知識技能，同時還應具有強烈的參與意識，能夠超前介入，超前服務，及時提供高價值的信息材料。而兼職的檔案人員是做好檔案管理工作的前提和基礎，他們是負責檔案的收集、整理和歸檔工作的，工作質量直接決定檔案的完備性、真實性和有效性，因此要加強檔案兼職人員培訓，有計劃、有針對性地組織開展檔案管理教育和培訓。

五、結束語

近幾年，隨著信息化測繪的快速發(fā)展，產(chǎn)生了大量的寶貴資源，測繪檔案的信息利用價值和作用也逐步在各行各業(yè)顯現(xiàn)，因此，在新的形勢下，各級領導都應加大對檔案工作的重視和投入，充分調動檔案人員的工作積極性，發(fā)揮測繪檔案的功能，為各級政府和社會各界提供快速、準確和全方位的地理信息服務。

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