加強(qiáng)水務(wù)項(xiàng)目檔案管理工作的對(duì)策建議

丁端鋒張 祥鮑善軍

加強(qiáng)水務(wù)項(xiàng)目檔案管理工作的對(duì)策建議

丁端鋒1張 祥1鮑善軍2

工程檔案是工程建設(shè)過程的真實(shí)記錄，檔案資料對(duì)工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、改建、擴(kuò)建具有重要作用。因此，加強(qiáng)水務(wù)工程項(xiàng)目的檔案資料整理工作是夯實(shí)基礎(chǔ)工作，提高水務(wù)工程建設(shè)質(zhì)量的重要保障。

一、水務(wù)工程是城市建設(shè)的重要基礎(chǔ)保障

城市作為一定區(qū)域范圍內(nèi)的經(jīng)濟(jì)中心、文化中心、物流中心和信息中心，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活中發(fā)揮著越來越重要的作用。統(tǒng)一管理的道路網(wǎng)、電力網(wǎng)、水網(wǎng)和信息網(wǎng)是城市重要的基礎(chǔ)設(shè)施和現(xiàn)代化城市的標(biāo)志。城市水務(wù)是城市化地區(qū)為水資源開發(fā)、利用、治理、配置、節(jié)約和保護(hù)而進(jìn)行的防洪、水源開發(fā)、供水、輸水、用水、排水、污水處理及回用。城市水務(wù)是城市建設(shè)與發(fā)展的前提和基礎(chǔ)，是現(xiàn)代化城市管理的重要組成部分。做好城市水務(wù)工作，建立城市可持續(xù)發(fā)展的可靠的防洪安全保證，穩(wěn)定的水資源供應(yīng)保障和優(yōu)美的生態(tài)與環(huán)境保障，是傳統(tǒng)水務(wù)向現(xiàn)代水務(wù)、可持續(xù)發(fā)展水務(wù)轉(zhuǎn)變的必然要求，對(duì)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化具有重要現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。

1.明確檔案管理的基本原則，是做好相關(guān)資料歸檔的首要條件

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案管理的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。在水務(wù)工程建設(shè)過程中，各相關(guān)單位內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)要對(duì)本工程的檔案工作實(shí)行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，建立統(tǒng)一的檔案管理制度，對(duì)檔案實(shí)施綜合管理。維護(hù)檔案的完整，從數(shù)量上說，要保證水務(wù)工程建設(shè)檔案在內(nèi)容上齊全配套；從質(zhì)量上說，要保持檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系；在范圍上應(yīng)涵蓋工程全部工作活動(dòng)所產(chǎn)生的各種門類、各種形式的檔案文書；從檔案的物質(zhì)安全上說，要努力采取科學(xué)措施，對(duì)檔案進(jìn)行管理和保護(hù)，使其免遭損壞，盡量延長壽命；從安全上說，要加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)防檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，嚴(yán)守檔案中所含的涉密事項(xiàng)，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。水務(wù)工程建設(shè)檔案的利用，既是檔案工作的基本出發(fā)點(diǎn)，又是檔案工作的最終目的。檔案的利用貫穿于檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和始終，并且是檢驗(yàn)檔案管理工作質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)。

2.做好檔案管理工作，促進(jìn)檔案開放與運(yùn)用，發(fā)揮檔案功能。

水務(wù)工程建設(shè)檔案各參與單位應(yīng)保存最原始資料，以便核對(duì)資料的準(zhǔn)確性及查證需要；其次檔案管理可以便于建立人事或者項(xiàng)目履歷；另外還在于資料保存的完整性和連續(xù)性。

三、水務(wù)項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問題

水務(wù)工程是水務(wù)一體化的產(chǎn)物，工程建設(shè)原由多個(gè)市政部門負(fù)責(zé)，水務(wù)一體化后統(tǒng)一由水務(wù)局管理，原先從業(yè)企業(yè)、人員對(duì)檔案資料沒有統(tǒng)一的要求，行業(yè)間有差異；同時(shí)，隨著城市化進(jìn)程的加快，城市水務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)逐年增多，水務(wù)項(xiàng)目檔案的現(xiàn)實(shí)管理中，存在著一些不容忽視的問題。

1.項(xiàng)目法人對(duì)檔案工作不夠重視

項(xiàng)目法人一般由水行政主管部門組建，按照批準(zhǔn)的工程規(guī)模、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、概算等組織工程建設(shè)，對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、建設(shè)計(jì)劃、工程質(zhì)量、建設(shè)工期等負(fù)責(zé)，一般設(shè)置工程科、綜合科、財(cái)務(wù)科，缺少專職科室和人員做好檔案工作。工程資料的整理歸檔工作人員缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，資料整理工作難以規(guī)范。

研究組患者血糖達(dá)標(biāo)時(shí)間短于對(duì)照組，且胰島素用量與對(duì)照組相比更低，兩組數(shù)據(jù)互比差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＜0.05）。 見表 2。

2.資料收集整理歸檔的制度不健全

水務(wù)項(xiàng)目檔案資料收集、整理、立卷、歸檔貫穿于水務(wù)項(xiàng)目實(shí)施的不同階段，形成于各參建單位。及時(shí)、準(zhǔn)確地收集和整理每個(gè)階段的檔案資料是檔案資料工作者的重要職責(zé)，健全的檔案管理制度是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的重要保障。水務(wù)工程建設(shè)檔案管理工作主要涉及項(xiàng)目法人、勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、等參建單位，因制度不健全、關(guān)系理不順、責(zé)任不明確等原因造成資料收集不及時(shí)、資料歸檔沒著落、資料遺失現(xiàn)行屢見不鮮。

3.資料整理缺少統(tǒng)一指導(dǎo)和協(xié)調(diào)

水行政主管部門的主要業(yè)務(wù)是水務(wù)的建設(shè)與管理，雖部門內(nèi)部設(shè)有檔案室，多掛靠辦公室，主要工作任務(wù)是整理歸檔部門機(jī)關(guān)的資料，對(duì)工程建設(shè)資料沒有指導(dǎo)和監(jiān)督的義務(wù)，而水行政上級(jí)主管部門對(duì)這種由地方政府投資的水務(wù)項(xiàng)目，也沒有管轄的權(quán)利和義務(wù)，造成水務(wù)工程檔案資料整理缺少統(tǒng)一指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和驗(yàn)收工作。

四、加強(qiáng)水務(wù)工程建設(shè)檔案管理工作的對(duì)策與建議

1.提高認(rèn)識(shí)，檔案管理是水務(wù)工程建設(shè)的重要組成部分

水務(wù)工程是國民經(jīng)濟(jì)的重要基礎(chǔ)設(shè)施之一，其行業(yè)技術(shù)含量高、質(zhì)量要求嚴(yán)格，一旦出現(xiàn)問題，對(duì)廣大人民群眾生命財(cái)產(chǎn)及社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活都會(huì)產(chǎn)生重大影響。同時(shí)，水務(wù)工程具有與其他工程不同的特點(diǎn)，其基礎(chǔ)設(shè)施大部分屬于地下隱蔽工程，檢查維修極為困難，因此加強(qiáng)水務(wù)工程檔案資料的管理具有重要意義。

2.理順關(guān)系，健全機(jī)制是水務(wù)工程資料整理歸檔的重要前提

水務(wù)工程的檔案資料除了要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文檔歸檔要求與檔案管理規(guī)范》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等國家檔案法律法規(guī)收集整理外，還要按照水行政主管部門以及同級(jí)政府檔案部門的要求來整理歸檔。這就要求水行政主管部門中負(fù)責(zé)工程建設(shè)行業(yè)管理的部門積極溝通協(xié)調(diào)，加強(qiáng)與同級(jí)檔案管理部門的對(duì)接，深入學(xué)習(xí)國家、同級(jí)政府檔案部門的檔案管理規(guī)范及要求，根據(jù)水務(wù)工程的特點(diǎn)，切實(shí)制度符合實(shí)際的水務(wù)工程檔案管理的規(guī)章制度，以利于理順管理，明確任務(wù)和要求。

3.依法治檔，項(xiàng)目法人要切實(shí)重視檔案管理工作

項(xiàng)目法人在成立之初，應(yīng)專門設(shè)立檔案資料科，負(fù)責(zé)工程資料檔案的收集、整理、歸檔工作，負(fù)責(zé)對(duì)各參建單位的資料歸檔工作的協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、督促工作。要深入學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《檔案法》等檔案規(guī)章制度的精神，充分運(yùn)用獎(jiǎng)懲制度，在工程參建單位中間積極宣傳檔案在經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、管理、建設(shè)中的重要地位和作用，把檔案管理工作納入合同管理范疇，作為工程款支付的前提條件，使各參建單位自覺重視和支持檔案管理工作，推進(jìn)水務(wù)工程建設(shè)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用規(guī)范化的開展，切實(shí)形成依法治檔、依法管檔、依法用檔的良好氛圍。

4.落實(shí)責(zé)任，切實(shí)保障檔案資料整理收集的質(zhì)量

水務(wù)工程建設(shè)檔案管理工作要涉及項(xiàng)目法人、勘測設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等，項(xiàng)目法人要提早動(dòng)員、落實(shí)責(zé)任，保障資料歸檔工作有序進(jìn)行。項(xiàng)目法人是工程建設(shè)的組織者，在工程建設(shè)過程中，要加強(qiáng)管理，約束勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的資料收集工作。施工單位是工程施工的主體，是工程質(zhì)量、進(jìn)度、資料整理的中堅(jiān)力量。工程施工的第一手資料，特別是工程竣工圖資料是保障工程長效管理發(fā)揮效益以及改建、擴(kuò)建、維修的重要基礎(chǔ)資料，要切實(shí)認(rèn)真繪制，及時(shí)提交。監(jiān)理單位要切實(shí)擔(dān)負(fù)起工程資料的現(xiàn)場監(jiān)理工作，在工程質(zhì)量、進(jìn)度、投資等三控制的基礎(chǔ)上，在做好監(jiān)理資料的收集歸檔工作的基礎(chǔ)上，增加檔案資料質(zhì)量控制，切實(shí)履行職責(zé)，協(xié)調(diào)好關(guān)系，確保檔案收集的準(zhǔn)確性、完整性。

5.驗(yàn)收移交，檔案資料管理工作要善始善終

《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》中明確要求：進(jìn)行單位工程和分部工程等級(jí)評(píng)定和工程驗(yàn)收包括單位工程與階段和竣工驗(yàn)收時(shí)，要同時(shí)驗(yàn)收歸檔文件資料的完整程度和整理質(zhì)量，并在驗(yàn)收后及時(shí)整理歸檔；水行政主管部門在水務(wù)工程驗(yàn)收時(shí)，要按照該項(xiàng)規(guī)定，將工程驗(yàn)收與檔案資料工作同管理、同驗(yàn)收、同移交，真正做到善始善終，確保工程效益長效發(fā)揮。

6.與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)檔案資料信息化

隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案資料信息化是大勢所趨，利用計(jì)算機(jī)建立相應(yīng)的工程項(xiàng)目檔案資料管理系統(tǒng)，對(duì)工程資料進(jìn)行程序化、科學(xué)化、規(guī)范化管理，不但可以快速、有效、自動(dòng)地儲(chǔ)存、修改、查找和處理大量的檔案資料，而且可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工程圖紙、資料的快速專遞和信息溝通，實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效利用。

五、結(jié)束語

水務(wù)一體化建設(shè)管理是一個(gè)新課題，水務(wù)工程建設(shè)是水務(wù)一體化的重要載體，雖然目前全國很多城市實(shí)現(xiàn)了形式上的一體化，但是離真正的一體化還有很長的路要走。工程資料是水務(wù)工程建設(shè)的重要組成部分，研究水務(wù)工程資料整理的體制機(jī)制，對(duì)于切實(shí)加快城市建設(shè)、保障實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化具有重要意義

（作者單位：1.江蘇省徐州市水利局221000 2.江蘇省新沂市水利局221000）