醫(yī)院人事檔案管理與醫(yī)院人才戰(zhàn)略

王金鳳

人事檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，是真實(shí)記錄和反映廣大醫(yī)務(wù)人員個人經(jīng)歷、德能勤績表現(xiàn)和工作實(shí)績的重要信息，是了解人才、考察人才、提拔重用人才的重要參考依據(jù)，管好用好人事檔案對醫(yī)院人才資源開發(fā)，優(yōu)化人力資源配置起著舉足輕重的作用。人才是第一資源，是醫(yī)院競爭和實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要保證。實(shí)施人才戰(zhàn)略，會不斷充實(shí)和豐富醫(yī)院的人事檔案，而人事檔案的科學(xué)化管理，又會推動人力資源的開發(fā)與使用。因而，醫(yī)院建立和完善人事檔案審核制度和管理制度，維護(hù)人事檔案的真實(shí)、完整和嚴(yán)肅性，會更好地促進(jìn)人才合理流動、合理配置和合理使用，為醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

1??加強(qiáng)人事檔案管理對促進(jìn)人才戰(zhàn)略的重要意義

1.1??人事檔案的科學(xué)管理有助于開發(fā)人力資源。人事檔案全面、完整地記錄了醫(yī)院員工的個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，通過檔案可以了解員工的個人成長及發(fā)展經(jīng)歷，從而了解其專業(yè)特長、興趣愛好、業(yè)務(wù)水平等，并預(yù)測其發(fā)展?jié)摿?，為醫(yī)院及時發(fā)現(xiàn)人才、選用人才提供依據(jù)。

1.2??人事檔案的科學(xué)管理能夠促進(jìn)人力資源合理配置。醫(yī)院管理者通過人事檔案的相關(guān)信息，能夠進(jìn)一步了解員工從事的專業(yè)及特長，并根據(jù)人才的能力和不同特點(diǎn)進(jìn)行合理配置，因人設(shè)崗，因崗擇人，揚(yáng)長避短，人盡其才，最大限度地發(fā)揮人才效力。還能充分發(fā)揮人才的特長，促進(jìn)人才合理有序地流動，高效合理地配置人力資源。?1.3??人事檔案的科學(xué)管理有利于強(qiáng)化醫(yī)療隊伍建設(shè)。通過人事檔案提供的信息及數(shù)據(jù)，能夠使管理者分析醫(yī)院人力資源狀況是否適應(yīng)醫(yī)改政策和醫(yī)院競爭發(fā)展需求，能夠全面真實(shí)地掌握人才隊伍的結(jié)構(gòu)、布局、現(xiàn)狀，從而制定科學(xué)合理的人才培養(yǎng)和使用計劃，不斷加強(qiáng)醫(yī)院人才隊伍建設(shè)。?2??醫(yī)院人事檔案管理缺陷與不足對人才戰(zhàn)略的影響

近年來，隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，社會人力資源的逐步開放，人才流動日趨頻繁，工作人員由單位人變成了社會人，人事檔案管理終身制被打破，傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理模式受到挑戰(zhàn)與沖擊。而檔案管理手段與時代發(fā)展的脫節(jié)已不適應(yīng)人力資源發(fā)展的需求，并對其產(chǎn)生了負(fù)面影響：

存在問題：（?1）檔案管理意識比較薄弱。由于受傳統(tǒng)檔案管理思想及檔案自身保密性、利用滯后性等特點(diǎn)的影響，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、員工對檔案工作重要性缺乏足夠的了解和認(rèn)識，普遍存在對檔案管理重視不夠，人力、物力投入不到位。（2）檔案管理模式滯后。醫(yī)院人事檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等呈現(xiàn)非系統(tǒng)性、地域性、非共享性等缺陷，缺乏創(chuàng)新和探索。（3）現(xiàn)代管理手段差。大部分醫(yī)院的檔案收集、整理、歸類、編目等工作還主要依靠手工操作，以紙質(zhì)文件材料為工作對象，無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化的程度不高，影響了案卷質(zhì)量和收集效率。手工操作的檔案不易檢索和利用，易被人為破壞，形成的檔案缺乏嚴(yán)肅性和多樣性。（4）開發(fā)利用不好。沒有樹立起開發(fā)利用檔案信息、主動為醫(yī)院人才戰(zhàn)略服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)的意識。（5）檔案材料甄別不嚴(yán)謹(jǐn)，內(nèi)容不規(guī)范。普遍存在不經(jīng)甄別直接歸檔的問題。有些檔案材料填寫隨意，內(nèi)容前后矛盾或不符、內(nèi)容失真。（6）管理人員專業(yè)素質(zhì)低。人事檔案管理需要專人管理，單獨(dú)存放。但現(xiàn)在大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員往往身兼數(shù)職，對檔案工作缺乏足夠的了解和認(rèn)識，專業(yè)知識不強(qiáng)。

負(fù)面影響：（1）檔案材料失真現(xiàn)象妨礙了人力資源的合理配置。真實(shí)性是檔案的基本特性，但人事檔案的涂改、造假等使檔案喪失了真實(shí)性、權(quán)威性和嚴(yán)肅性，使得人力資源中的科學(xué)配置、解聘、續(xù)聘、人才補(bǔ)充計劃不能正確制定，從而造成人才斷層、結(jié)構(gòu)不合理，人力資源的供求脫節(jié)影響醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。（2）檔案材料內(nèi)容簡單雷同，降低了人事檔案對人力資源開發(fā)的參考價值。醫(yī)院人事檔案管理普遍存在材料單一、內(nèi)容簡單，鑒定、考察材料套話、空話多，體現(xiàn)不出個性特色，失去真正意義上的參考價值，進(jìn)而影響到員工的正常晉升、選拔和使用，挫傷了員工的積極性，醫(yī)院發(fā)展也受到影響。（3）人事檔案材料的分散管理、缺失，棄檔、重新建檔，破壞了人事檔案內(nèi)容的真實(shí)與完整，降低了人力資源的效力。（4）人事檔案管理手段落后，制約了人力資源的開發(fā)?，F(xiàn)代人力資源管理要求人事檔案管理科學(xué)化，及時有效地提供各種信息，為人力資源管理提供服務(wù)。但現(xiàn)階段人事檔案管理仍處于傳統(tǒng)管理模式，以手工操作、檢索為主，管理人員滿足于看攤守點(diǎn)，缺乏創(chuàng)新精神和競爭意識，無法為人力資源開發(fā)提供高效服務(wù)。

3??加強(qiáng)人事檔案管理，促進(jìn)人才戰(zhàn)略開發(fā) 醫(yī)院作為人才密集的地方，人事檔案管理必須適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院管理的要求，積極拓展管理職能，使人事檔案工作真正適應(yīng)醫(yī)院人才戰(zhàn)略的新發(fā)展和新要求，為人力資源開發(fā)提供強(qiáng)有力的保障。3.1??切實(shí)增強(qiáng)依法治檔意識。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員要加強(qiáng)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《河南省檔案管理條例》等法律法規(guī)的學(xué)習(xí)、宣傳與教育，增強(qiáng)醫(yī)院干部職工的檔案法制意識，特別要增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識。依法編制本單位的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，使醫(yī)院檔案從形成、收集到整理、編目、歸檔、保管、借閱、保密、利用等各個環(huán)節(jié)都得到保障，做到依法建檔、依法治檔。

3.2??切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)。隨著醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)水平的發(fā)展要求，舊有的醫(yī)院檔案管理模式已不適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需求。醫(yī)院要注重對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，全面提高人事檔案管理人員的素質(zhì)和能力，使他們能夠適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的新趨勢和新要求。端正思想，擺正位置，增強(qiáng)服務(wù)意識，改變坐等服務(wù)的被動方式，積極主動地與各部門溝通協(xié)作，及時有效地提供各種信息，更好地為醫(yī)院人才戰(zhàn)略服務(wù)，為高層決策服務(wù)。同時醫(yī)院要不斷引進(jìn)高素質(zhì)人才充實(shí)到人事檔案管理部門，為醫(yī)院人才戰(zhàn)略服務(wù)。??3.3??建立健全合理的人事檔案管理制度。在人事檔案管理活動中，對于不適應(yīng)新形勢、新任務(wù)的規(guī)章制度，醫(yī)院必須及時進(jìn)行修改和完善，建立健全新的、科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。只有建立健全嚴(yán)謹(jǐn)合理的規(guī)章制度，才能做到檔案材料在收集整理上及時完整、在材料鑒別上去偽存真、在材料歸檔中分類準(zhǔn)確、在檔案遞轉(zhuǎn)中安全可靠、在查閱傳閱時保密安全，從而使醫(yī)院決策層更加科學(xué)有效地布局和實(shí)施醫(yī)院人才戰(zhàn)略。3.4??推進(jìn)人事檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。人事制度改革和人員模式的改變，帶來了單位人事身份多元、管理多元化的特點(diǎn)，也給人事檔案的管理模式提出了新要求，建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢在必行。人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是以員工個人人事信息為基礎(chǔ)的信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，通過微機(jī)終端和系統(tǒng)互聯(lián)，可以實(shí)現(xiàn)個人信息微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，及時更新檔案信息，最大效益地為育才、用才、激才、留才提供服務(wù)，更好地為醫(yī)院各項事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。醫(yī)院要創(chuàng)造條件購置必要的現(xiàn)代化設(shè)施、建立本單位的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、投入適用的檔案計算機(jī)管理軟件及有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和資料，使檔案管理能力不斷增強(qiáng)，并達(dá)到檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

3.5??重視檔案資源的開發(fā)與利用。檔案管理的最終目的就是提供利用。因此，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，使醫(yī)院的人事檔案為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)布局人才、使用人才服務(wù)，為臨床一線的醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)。要積極開展多種編研活動，對人才信息進(jìn)行開發(fā)，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實(shí)效的信息。人事檔案管理人員還要積極主動地開發(fā)人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最短的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學(xué)和科研工作服務(wù)。還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，以滿足單位用人、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。

總之，新形勢下做好醫(yī)院人事檔案管理工作，既是醫(yī)院現(xiàn)實(shí)發(fā)展的需要，也是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的堅實(shí)基礎(chǔ)。人力資源管理部門要充分認(rèn)識人事檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的重大意義，遵循人事檔案管理工作的客觀規(guī)律，站在新起點(diǎn)，拓展新思路、新方法去研究和處理各種問題，使人事檔案管理科學(xué)化、高效化、標(biāo)準(zhǔn)化，為實(shí)施醫(yī)院人才戰(zhàn)略提供完整、準(zhǔn)確、公正的第一手資料。