淺談用友u8采購系統(tǒng)下“暫估入庫”業(yè)務(wù)的處理

摘要：采購管理系統(tǒng)是用友u8供應(yīng)鏈系統(tǒng)的重要產(chǎn)品，在高職院校中使用的財務(wù)軟件基本上以用友u8為主，采購業(yè)務(wù)中“暫估入庫”是采購管理系統(tǒng)中一項難點，本文就此問題進行分析。

關(guān)鍵詞：暫估入庫 ?月初回沖 ?單到回沖 ?單到補差

用友u8系統(tǒng)是集資金流、信息流、物資流為一體的ERP管理軟件，該系統(tǒng)內(nèi)容龐大，操作程序復(fù)雜。一些作者討論了用友u8系統(tǒng)中財務(wù)核算中應(yīng)注意的問題，但對供應(yīng)鏈管理中采購業(yè)務(wù)處理的“暫估入庫”業(yè)務(wù)分析的比較少，本文就此問題進行分析，以供初學者及同行參考。

1 暫估入庫業(yè)務(wù)的類型

暫估業(yè)務(wù)是指本月存貨已驗收入庫但尚未收到采購發(fā)票，因而不能確定存貨的成本。為了核算存貨的庫存成本，在手工方式下，一般是在月末將這些存貨暫估入庫，然后下月初再紅字沖回。在信息化方式下，暫估可以在月末進行，業(yè)務(wù)可以在錄入入庫單后馬上暫估。而暫估業(yè)務(wù)處理可以有以下三種方式。

1.1 月初回沖。這種業(yè)務(wù)是指本月不做任何處理，等到下月初，系統(tǒng)自動生成紅色回沖單。同時登記相應(yīng)的存貨明細賬，以沖回存貨明細賬上月的暫估入庫。

1.2 單到回沖。下月初不做處理，待收到發(fā)票時再做相應(yīng)處理。

1.3 單到補差。下月初不作處理。待收到并錄入采購發(fā)票后，對采購入庫單和采購發(fā)票進行采購結(jié)算。

2 暫估入庫業(yè)務(wù)的處理參數(shù)設(shè)置

若采用暫估入庫業(yè)務(wù)的類型中的其中一種，需要設(shè)置“存貨管理”子系統(tǒng)下的參數(shù)設(shè)置，它將決定使用供應(yīng)鏈系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)控制。一般在“存貨管理”子系統(tǒng)下控制參數(shù)默認的是“月初回沖”。根據(jù)選擇的暫估業(yè)務(wù)處理類型在暫估方式的選項上選擇控制參數(shù)是月初回沖、單到回沖、單到補差。

3 暫估入庫業(yè)務(wù)處理方法

3.1 月初回沖處理方法

3.1.1 自動生單。到下月初，在存貨核算管理子系統(tǒng)自動生成紅色回沖單，根據(jù)紅色回沖單對存貨進行記賬，以沖回上月暫估入庫存貨明細賬。并根據(jù)紅色回沖單生單以沖回上月暫估入庫生成的憑證。

圖1 ?查詢紅色回沖單

3.1.2 錄入發(fā)票。收到發(fā)票后在“采購管理”子系統(tǒng)錄入發(fā)票，并與上月錄入采購入庫單進行成本結(jié)算。在“采購管理”子系統(tǒng)下進行成本結(jié)算的目的是采購人員對采購的材料進行成本核算，向存貨會計報賬的依據(jù)。結(jié)算的成本的數(shù)據(jù)系統(tǒng)自動傳遞到“存貨管理”子系統(tǒng)下。

3.1.3 結(jié)算成本處理。在存貨核算下進行暫估業(yè)務(wù)處理，這里的暫估成本不需輸入數(shù)據(jù)，系統(tǒng)已經(jīng)將“采購管理”中的成本結(jié)算數(shù)據(jù)傳遞過來了，存貨會計只需要進行暫估業(yè)務(wù)的處理為下一步生單作準備。

3.1.4 生單。在存貨系統(tǒng)下根據(jù)系統(tǒng)自動生成的藍色回沖單生成憑證，以確定存貨入賬的實際成本。生成的憑證將自動傳遞到總賬系統(tǒng)下，再對憑證進行審核、記賬處理。同時在“存貨管理”子系統(tǒng)下查詢“存貨明細賬”，可以看到紅色回沖單下只將少估存貨的金額進行回沖，藍色回沖單是根據(jù)采購發(fā)票進行實際存貨成本進行記賬。

3.2 單到回沖處理方法

3.2.1 錄入采購發(fā)票。下個月不作處理，待收到并在采購管理子系統(tǒng)填制專用發(fā)票，與上月采購入庫單進行結(jié)算。

3.2.2 采購結(jié)算。上月采購入庫單與本月錄入發(fā)票在“采購管理”子系統(tǒng)結(jié)算后，到存貨管理子系統(tǒng)進行結(jié)算成本核算。系統(tǒng)會同時生成紅色回沖單和藍色回沖單，同時在“存貨管理”子系統(tǒng)下登記存貨明細賬，查詢存貨明細賬中可以發(fā)現(xiàn)賬簿中紅色回沖單已經(jīng)沖銷了上月暫估入賬的記錄。并根據(jù)藍色回沖單生成本月報銷的存貨金額。

圖3 ?采購結(jié)算

3.2.3 結(jié)算成本。

圖4 ?處理存貨結(jié)算成本

3.2.4制單。在“存貨管理”子系統(tǒng)下對紅色回沖單和藍色回沖單進行制單。生成的憑證系統(tǒng)自動傳遞到總賬系統(tǒng)下，以便對應(yīng)付賬款進行核銷和對總賬系統(tǒng)下存貨進行入賬。紅色回沖單沖銷的是上月暫估入庫的業(yè)務(wù)，藍色回沖單生成的憑證是根據(jù)本月錄入的采購發(fā)票上存貨實際成本數(shù)據(jù)生單。

3.3 單到補差處理方法

3.3.1 錄入采購發(fā)票。下月初不作處理，待收到采購發(fā)票后，在“采購管理”子系統(tǒng)下錄入采購發(fā)票，并與上月暫估入庫的采購入庫單進行結(jié)算。

3.3.2 采購結(jié)算。在“采購管理”子系統(tǒng)將上月采購入庫單與本月收到的采購發(fā)票進行成本結(jié)算，這里的結(jié)算即采購報賬。

3.3.3 結(jié)算成本處理。在存貨管理系統(tǒng)下對存貨進行暫估處理，以確定存貨的實際成本。所謂存貨暫估是外購入庫的貨物發(fā)票未到，在無法確定實際的采購成本時，財務(wù)人員期末暫時按估計價格入賬，后續(xù)按照選擇的暫估處理方式進行回沖或者補差。

3.3.4 制單。若報銷金額的實際成本大于上月暫估的成本，系統(tǒng)自動生成調(diào)整單，調(diào)整存貨明細賬中存貨成本，并根據(jù)調(diào)節(jié)單生成憑證，傳遞到總賬系統(tǒng)下以調(diào)整應(yīng)付賬款的金額與總賬存貨的成本。若報銷金額的實際成本等于上月暫估的成本，系統(tǒng)不自動生成調(diào)整單，就可以不生成憑證。

4 結(jié)論

通過分析暫估入庫業(yè)務(wù)的三種不同處理方法，需要注意的是不論使用哪一種方法都需要前期在“存貨核算”子系統(tǒng)下進行控制參數(shù)的設(shè)置，而參數(shù)設(shè)置一旦定義了今后就不能再修改了，參數(shù)是進行操作程序的開關(guān)鍵，它決定對“暫估入庫”業(yè)務(wù)下月的處理方法，我們可以根據(jù)企業(yè)或教學的需要進行設(shè)置，本文只是對這三種處理暫估業(yè)務(wù)方法進行討論，不對其優(yōu)缺點進行分析，所討論的問題僅供參考學習。

參考文獻：

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[2]張洪波.會計信息化[M].北京：高等教育出版社，2011.

[3]熊細銀.會計電算化[M].北京：清華大學出版社，2011.

作者簡介：胡敏（1976-），農(nóng)業(yè)經(jīng)濟管理碩士，講師，主要從事會計教學工作，工作于楊凌職業(yè)技術(shù)學院經(jīng)濟與貿(mào)易學院。endprint