論企業(yè)檔案管理信息化建設

張靜

摘要：隨著企業(yè)信息化建設的發(fā)展，局域網及辦公自動化系統(tǒng)的全面普及應用，檔案管理信息化就成為一種必然。檔案管理信息系統(tǒng)的建立有利于實現(xiàn)檔案信息儲存的數字化、檔案信息傳遞的網絡化、檔案信息開發(fā)的智能化和檔案信息服務的遠程化，使企業(yè)檔案信息在企業(yè)工作中顯現(xiàn)出其潛在的價值。加快完善檔案信息化進程，有利于提高企業(yè)檔案管理運作效率，降低企業(yè)人工成本，促進企業(yè)檔案管理更好更快發(fā)展。

關鍵詞：檔案管理 ?信息化 ?發(fā)展

計算機信息化時代的到來以及網絡技術的發(fā)展和廣泛應用，為企業(yè)檔案管理信息化建設提供了技術支持，讓企業(yè)檔案管理逐漸告別紙質化管理。企業(yè)檔案管理信息化建設不僅順應了時代的需要，朝著新的方向又好又快的發(fā)展，最重要的是企業(yè)節(jié)省了人力財力，同時也為低碳環(huán)保事業(yè)做出自己的一份貢獻。

1 企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 目前有的企業(yè)的檔案管理還停留在完全紙質檔案，有的企業(yè)處于半紙質化檔案，有的企業(yè)卻在領導的長遠考慮和重視下，與時俱進，全面推進信息化建設，檔案管理已經全面進入信息化軌道。各個企業(yè)檔案管理方面已經形成了差距。

1.2 實體檔案特別是紙質檔案不僅耗費大量紙張，形成一種浪費，不符合環(huán)保要求，且保存難度大。部分紙質檔案因為年代久遠，查閱頻繁，出現(xiàn)紙張發(fā)黃變脆，邊角磨損，圖片模糊等現(xiàn)象，不利于檔案的長久保存。

1.3 實體文件的收集與歸檔沒有完整的信息系統(tǒng)支持，全部人為主觀的因素在里面。就檔案收集為例，檔案管理人員多數情況下只是接收，而并不是去每個部門調查催要。如果部門負責人因為檔案意識不強或者檔案知識欠缺沒有向檔案室遞送資料而造成后面需要檔案資料卻提取不成功。檔案歸檔方面，歸檔的條件是否滿足也是人為決定，這樣的話難免造成疏漏。

1.4 實體化檔案特別是紙質檔案的查閱也存在很多問題，例如，并發(fā)查閱（多人同時查閱同一文件）的問題，查閱過程中文件的毀壞，缺失，毀壞等等問題。同時，實體檔案的查閱對文件的保密性造成嚴重威脅，一旦保密且重要文件內容泄露，會給企業(yè)帶來嚴重的后果。

1.5 隨著企業(yè)大發(fā)展，檔案的數量和類別也與日俱增，檔案借閱給檔案管理人員造成很大的工作量與出錯概率。

2 企業(yè)檔案管理信息化的理論指導

在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”規(guī)劃》中，提出全國檔案信息化建設的指導思想是：以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，適應國家信息化建設和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國家信息化的總格局，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開放和現(xiàn)代化建設服務。而且，在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中，肯定了前面的成績，繼續(xù)把檔案管理信息化建設作為主要任務并不斷加強。2002年下發(fā)的《全國檔案信息化建設實施綱要》明確提出了全國檔案信息化建設的目標和主要任務，提出把信息化作為檔案基礎業(yè)務建設的重點內容，在企業(yè)信息化建設中具有重要的指導作用。

3 企業(yè)檔案管理信息化的意義

3.1 對管理人員的意義 ①檔案管理不再費時費力。數據只需一次錄入可以多次利用，檔案庫中的信息需要統(tǒng)計時可以自動統(tǒng)計。②檢索查詢更為方便。可以提供多種查詢手段，檔案管理員可以選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。公司其他人員也可以根據檔案管理權限自行查閱檔案信息，提高了保密性。③檔案的查閱工作更加可控。對國企不換的借閱者進行有效的催促。

3.2 對部門的意義 ①有效地進行檔案的收集工作。檔案的收集需要管理人員付出辛苦的勞動，檔案的分類，整理需要付出辛苦的勞動，沒有一個好的信息化系統(tǒng)，檔案的收集和整編是零星和不完整的。②有效地為決策服務。文書檔案包括發(fā)文和收文，都是領導決策的具體體現(xiàn)，所以檔案的信息化建設可更好地為檔案的再利用和領導決策提供依據。③讓檔案室變?yōu)楣緝炔康男畔⒅行模沧寙T工更好地查閱一般檔案。

3.3 對于公司的意義 ①更好地收集和管理檔案。企業(yè)檔案是一個企業(yè)在企業(yè)活動中直接產生的依法歸檔的具有保存價值的文件和材料，是企業(yè)歷史活動的原始記錄，特別對于收文和發(fā)文文件來說，實行檔案信息化管理后，必將更好地收集和管理這種信息資源。②發(fā)提高利用率。一般單位形成的檔案要經過一年才整理完畢，但事實上本年的檔案在二次利用的要求上是最多的，在這個過程中不可避免地會造成文件的損壞，檔案管理信息化可以解決這一問題而且解決檔案的并發(fā)查閱。③解決檔案損壞、丟失的問題?？咳斯し绞絹硎占瘷n案、借閱實體檔案不可避免地會造成檔案的損壞和丟失。④形成完整的檔案信息網絡。紙質檔案不能形成信息網絡，對于檔案管理、統(tǒng)計，查閱，借閱都造成很大不便，大大降低了工作效率。檔案管理信息化可以使得這一切形成一個完整的信息化網絡。

檔案管理信息化建設需要高素質的人才，需要檔案管理專業(yè)和計算機技術專業(yè)的雙人才，只有這樣，企業(yè)在檔案管理信息化建設中才能越走越遠，越走越好。在當今這個信息化時代，信息化和網絡的發(fā)展使得企業(yè)檔案管理必須走信息化這條路，這是一種必然。

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